Kasowy PIT to nowe obowiązki 
dla biur rachunkowych

Prowadząc podatkową księgę przychodów i rozchodów lub ewidencję przychodów, księgowy będzie musiał założyć odrębną ewidencję i śledzić wyciągi bankowe. To drugie robi już dziś, ale tylko przy księgach rachunkowych, a ta forma sprawozdawczości akurat wykluczy możliwość wyboru metody kasowej

Metodę kasową wprowadza ustawa z 27 września 2024 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. poz. 1593; dalej: ustawa nowelizująca). Metoda ta będzie dobrowolna, a po raz pierwszy będzie można ją wybrać już od 2025 r. Będzie można ją stosować tylko do przychodów, które:

• wynikają z transakcji z innymi przedsiębiorcami (nie na rzecz konsumentów) i
• są udokumentowane fakturami wystawionymi w terminach określonych zgodnie z odrębnymi przepisami – chodzi tu głównie o ustawę z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 361; ost.zm. Dz.U. z 2024 r. poz. 1473; dalej: ustawa o VAT, w tym jej art. 106i ust. 1, zgodnie z którym fakturę wystawia się nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę, z zastrzeżeniem art. 106i ust. 2–9).

Kto może

Według obliczeń Ministerstwa Finansów po kasowy PIT mogłoby sięgnąć nawet 2,3 mln podatników, ale to mocno zawyżone szacunki. Po pierwsze, księgowi nie będą entuzjastami tej metody rozliczeń z fiskusem i prawdopodobnie nie będą zachęcać do niej swoich klientów. [ramka 1]

Po drugie, w trakcie sejmowych prac obniżono – z 250 tys. euro do 1 mln zł ‒ limit maksymalnych przychodów uprawniających do wyboru kasowego PIT. Różnica niby niewielka, ale sprawia, że uprawnionych będzie jeszcze mniej niż pierwotnie zakładano.

Kasowy PIT będą mogli stosować przedsiębiorcy, którzy będą:

• rozliczać się z podatku dochodowego według skali podatkowej PIT, liniowej 19-proc. stawki PIT, 5-proc. stawki PIT (ulga IP Box) lub ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych lub
• wykonywać działalność wyłącznie samodzielnie, co oznacza, że osoby prowadzące działalność w spółce osobowej (cywilnej, jawnej, partnerskiej) nie będą mogły wybrać w tym zakresie kasowego PIT, przy czym uwaga: samodzielne prowadzenie działalności nie oznacza, że w tej działalności podatnik nie może zatrudniać pracowników ‒ wynika to wprost z rządowego uzasadnienia do projektu ustawy nowelizującej;
• rozpoczynać dopiero prowadzenie działalności gospodarczej lub mieć w poprzednim roku nie więcej niż 1 mln zł przychodów z tej działalności (prowadzonej samodzielnie), przy czym w przypadku przedsiębiorstwa w spadku uwzględnia się również przychody z działalności gospodarczej prowadzonej samodzielnie przez zmarłego przedsiębiorcę.

Nie będzie miała znaczenia wysokość przychodów osiągniętych na bieżąco, tj. w roku stosowania kasowego PIT. Jeżeli więc podatnik w danym roku osiągnie ponad 1 mln zł przychodów, to będzie w nim mógł kontynuować metodę kasową. Prawo do niej straci od następnego roku podatkowego.

Kasowy PIT jest wykluczony przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych, mimo że akurat w tym wypadku byłoby to dużo prostsze, bo przy prowadzeniu takich ksiąg biuro rachunkowe i tak rozlicza wyciągi bankowe. Najwyraźniej jednak nowe rozwiązanie jest skierowane wyłącznie do mniejszych przedsiębiorców, na co wskazuje również niski dopuszczalny pułap rocznych przychodów (1 mln zł).

Transakcje wyłączone

Metody kasowej nie będzie można stosować do przychodów z:

• transakcji z podmiotami powiązanymi (co to oznacza, tłumaczymy dalej);
• transakcji z podmiotami z rajów podatkowych (o tym także dalej);
• odpłatnego zbycia środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych ujętych w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych (data powstania przychodu z ich zbycia będzie ustalana zawsze metodą memoriałową).

W ten sposób nie będzie też można rozliczać odpisów amortyzacyjnych, czyli kosztów, o których mowa w art. 22 ust. 8 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 226; ost.zm. Dz.U. z 2024 r. poz. 1593; dalej: ustawa o PIT), co wydaje się zrozumiałe.

Jak zawiadomić

Jeśli ktoś wybierze metodę kasową, to będzie musiał ją stosować przez cały rok. Wybór będzie dotyczyć również lat następnych, chyba że podatnik do 20 lutego danego roku zawiadomi pisemnie właściwego naczelnika urzędu skarbowego o rezygnacji z metody kasowej.

Sam wybór również będzie wymagał złożenia właściwemu naczelnikowi urzędu skarbowego pisemnego oświadczenia do 20 lutego danego roku. Jeżeli podatnik będzie rozpoczynał działalność gospodarczą w trakcie roku, to oświadczenie o wyborze metody kasowej będzie musiał złożyć do:

• 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu rozpoczęcia działalności gospodarczej;
• końca roku podatkowego, jeżeli rozpoczęcie działalności gospodarczej nastąpi w grudniu.

Co się zmieni

Metoda kasowa to odstępstwo od stosowanej powszechnie w podatku dochodowym metody memoriałowej, polegającej na tym, że:

• przychód wykazuje się w momencie sprzedaży towaru lub wykonania usługi, nawet gdy kontrahent nie zapłacił;
• koszty uzyskania przychodu rozlicza się na podstawie otrzymanej faktury, nawet gdy podatnik za nią jeszcze nie zapłacił.

Po wybraniu kasowego PIT przedsiębiorca wykaże:

• przychód dopiero wtedy, gdy dostanie zapłatę za sprzedany towar albo wykonaną usługę;
• koszt uzyskania przychodów (z wyłączeniem odpisów amortyzacyjnych) dopiero wtedy, gdy sam zapłaci za otrzymany towar lub wykonaną usługę, nie wcześniej jednak niż w dacie poniesienia kosztu.

Przy czym uwaga: nowe przepisy (art. 14c ust. 2 ustawy o PIT dotyczący przychodów i art. 22 ust. 4a ustawy o PIT dotyczący kosztów) mówią o „uregulowaniu” należności i zobowiązania. To niekoniecznie musi oznaczać zapłatę gotówką lub przelewem na rachunek bankowy.

Z dodanego art. 14c ust. 3 ustawy o PIT wynika, że na potrzeby metody kasowej rozliczania przychodów (oraz kosztów – art. 22 ust. 4a zdanie drugie ustawy o PIT) przez uregulowanie należności rozumie się również:

• częściowe uregulowanie należności;
• wpłaty na poczet dostaw towarów i usług, które zostaną wykonane w następnych okresach sprawozdawczych.

Jeżeli miną dwa lata od dnia wystawienia faktury, a należność wciąż nie będzie uregulowana, to przedsiębiorca będzie musiał rozpoznać przychód z działalności gospodarczej, chyba że skorzysta z ulgi na złe długi w PIT (o czym dalej).

Jak już wspomnieliśmy, kasowy PIT będą też mogli wybrać podatnicy ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych. Będą oni rozliczać przychody zgodnie z nowym art. 14c ustawy o PIT.

W razie likwidacji…

Podatkowy przychód trzeba będzie również wykazać nie później niż na dzień likwidacji działalności gospodarczej. Jeśli idzie natomiast o koszty, to nieuregulowane zobowiązania będą potrącane w ostatnim okresie rozliczeniowym przed likwidacją działalności gospodarczej.

…i zmiany formy opodatkowania

To samo, ale wyłącznie w zakresie kosztów, dotyczy zmiany formy opodatkowania na zryczałtowaną, określoną w:

• ustawie z 20 listopada 1998 r. o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 776; ost.zm. Dz.U. z 2024 r. poz. 1593, dalej: ustawa o zryczałtowanym podatku dochodowym) lub
• ustawie z 24 sierpnia 2006 r. o podatku tonażowym (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 985).

W takiej sytuacji również koszty uzyskania przychodów będą potrącane w ostatnim okresie rozliczeniowym przed zmianą formy opodatkowania.

Nowa ewidencja

Kasowy PIT wymaga odrębnego ewidencjonowania faktur dokumentujących przychody rozliczane w ten sposób. Ewidencja musi zawierać:

• datę wystawienia faktury;
• numer faktury;
• kwotę należności wynikającą z faktury oraz
• datę uregulowania należności.

Ustawa nowelizująca nie wspomina o obowiązku prowadzenia odrębnej ewidencji dla faktur dokumentujących koszty uzyskania przychodu (u podatników PIT).

Ulga na złe długi

Jeżeli miną dwa lata od dnia wystawienia faktury, a przedsiębiorca rozliczający się według metody kasowej wciąż nie dostanie pieniędzy od kontrahenta, to trzeba będzie co do zasady rozpoznać przychód z działalności gospodarczej, chyba że przedsiębiorca skorzysta z ulgi na złe długi w PIT. Co do zasady ona również przepada po dwóch latach (w VAT przepada po trzech latach). Jednak u podatników, którzy wybiorą kasowy PIT, będzie inaczej. Będą to regulowały nowe przepisy:

• art. 26i ust. 20–21 ustawy o PIT, które dotyczą wykazania ulgi w zeznaniu rocznym;
• art. 44 ust. 25–26 ustawy o PIT, które dotyczą wykazania ulgi już na etapie obliczania zaliczek na podatek dochodowy;
• art. 11 ust. 20–21 ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym, które dotyczą wykazania ulgi w zeznaniu rocznym składanym przez ryczałtowca.

Z przepisów tych wynika, że warunek dotyczący dwóch lat nie ma zastosowania do należności i zobowiązań podlegających zaliczeniu według metody kasowej odpowiednio do przychodów (tj. w dacie określonej zgodnie z art. 14c ust. 2 ustawy o PIT) i do kosztów ich uzyskania (tj. zgodnie z art. 22 ust. 4a i 4b ustawy o PIT).

Przypomnijmy, że ulga polega na zmniejszeniu podstawy opodatkowania lub zwiększeniu podatkowej straty. Jak wyjaśniło Ministerstwo Finansów w odpowiedzi na pytanie DGP, „to znaczy, że należności podlegające zaliczeniu do przychodów na dzień upływu dwóch lat, licząc od dnia wystawienia faktury albo likwidacji działalności gospodarczej będą mogły, nawet po upływie dwóch lat, zmniejszać podstawę obliczenia podatku lub zwiększać stratę, jeżeli spełnione będą pozostałe warunki określone w art. 26i ustawy PIT”. Odpowiedź MF zacytowaliśmy w artykule „Podatnik na kasowym PIT też skorzysta z ulgi na złe długi” (DGP nr 195/2024).

W praktyce ulga na złe długi u podatnika, który wybierze kasowy PIT, będzie oznaczać, że gdy miną dwa lata od wystawienia faktury, wolno mu będzie:

• zmniejszyć podstawę obliczenia podatku lub zwiększyć stratę w zeznaniu składanym za rok, w którym podatnik ustalił przychód (art. 26i ust. 21 ustawy o PIT);
• zmniejszyć dochód stanowiący podstawę obliczenia zaliczki za okres, w którym podatnik ustalił przychód (art. 44 ust. 26 ustawy o PIT).

W wyżej wspomnianym artykule podaliśmy przykład opracowany przez Małgorzatę Samborską, doradcę podatkowego i partnera w Grant Thornton.

Przykład 1

Podmioty powiązane…

Nie będzie można stosować metody kasowej do przychodów wynikających z transakcji między podatnikiem a podmiotem z nim powiązanym w rozumieniu art. 23m ust. 1 pkt 4 ustawy o PIT. Zgodnie z tym przepisem powiązane są:

a) podmioty, z których jeden podmiot wywiera znaczący wpływ na co najmniej jeden inny podmiot, lub

b) podmioty, na które wywiera znaczący wpływ:

– ten sam inny podmiot lub

– małżonek, krewny lub powinowaty do drugiego stopnia osoby fizycznej wywierającej znaczący wpływ na co najmniej jeden podmiot, lub

c) spółka niebędąca osobą prawną i jej wspólnik, lub

d) spółka komandytowa lub komandytowo-akcyjna mające siedzibę lub zarząd na terytorium RP i ich komplementariusz, lub

e) spółka jawna będąca podatnikiem CIT i jej wspólnik, lub

f) podatnik i jego zagraniczny zakład.

…i z rajów podatkowych

Metoda kasowa nie wchodzi w grę także przy transakcjach z:

• podmiotem mającym miejsce zamieszkania, siedzibę lub zarząd na terytorium lub w kraju stosujących szkodliwą konkurencję podatkową, lub
• zagranicznym zakładem położonym na terytorium lub w kraju stosujących szkodliwą konkurencję podatkową, określonych w tych przepisach.

Co na przełomie roku

Jak już wspomnieliśmy, wybór metody kasowej będzie na cały rok. A co w sytuacji, gdy w jednym roku podatnik będzie ją stosował, a w innym nie? Na tę okoliczność przewidziano odrębne przepisy (art. 14c ust. 8–10 ustawy o PIT). Wynika z nich, że zawsze data powstania przychodu będzie ustalana według zasad stosowanych w roku, w którym faktura została wystawiona. Będzie to więc dotyczyć obu sytuacji, tj. gdy podatnik:

• stosował metodę kasową, a należność zostanie uregulowana w roku, w którym podatnik nie stosuje tej metody;
• nie stosował metody kasowej, a należność zostanie uregulowana w roku, w którym podatnik stosuje tę metodę.

Co będzie więc, gdy faktura zostanie wystawiona np. w grudniu roku, w którym podatnik stosował metodę kasową, a opłacona w styczniu następnego roku, w którym podatnik będzie stosował metodę memoriałową? W takim przypadku data powstania przychodu będzie określana metodą kasową, tj. przychód powstanie w styczniu w dacie uregulowania należności.

Jeżeli przedsiębiorca umrze w roku, w którym stosował metodę kasową, to przedsiębiorstwo w spadku będzie ją kontynuować do końca tego roku podatkowego.

Przepisy przejściowe

Co do zasady przepisy dotyczące kasowego PIT będą miały zastosowanie do przychodów udokumentowanych fakturami wystawionymi po 31 grudnia 2024 r. oraz do kosztów uzyskania przychodów poniesionych po tym dniu.

Dodatkowym warunkiem jest jednak to, żeby przed 1 stycznia 2025 r.:

• przychody nie zostały zaliczone do przychodów, zgodnie z art. 14 ustawy o PIT lub art. 6 ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym, w brzmieniu dotychczasowym;
• koszty nie zostały potrącone.

Uwaga! Metoda kasowa nie będzie stosowana do faktury wystawionej po 31 grudnia 2024 r., jeżeli faktura ta dokumentuje przychód rozpoznany w 2024 r., np. w związku z wydaniem towaru albo wykonaniem usługi w grudniu 2024 r.

Jeżeli wpłata lub należności na poczet dostaw towarów i usług (które zostaną wykonane w następnych okresach sprawozdawczych) zostaną pobrane lub zarachowane przed 1 stycznia 2025 r., a będą udokumentowane fakturami wystawionymi po 31 grudnia 2024 r., to przychód powstanie w dniu wystawienia tych faktur, jeżeli:

1) w dniu ich wystawienia podatnik będzie stosował metodę kasową rozliczania przychodów, o której mowa w art. 14c ustawy o PIT, oraz

2) pobrane wpłaty lub zarachowane należności nie zostaną zaliczone do przychodów przed 1 stycznia 2025 r. zgodnie z art. 14 ustawy o PIT.

Przykład 2

A co z kosztami? Jeżeli podatnik stosujący metodę kasową wpłaci przed 1 stycznia 2025 r. należność na poczet dostaw towarów i usług, które zostaną wykonane po 31 grudnia 2024 r., to koszty uzyskania przychodów z tytułu tych wpłat potrąci najwcześniej w dniu, o którym mowa w art. 22 ust. 6b ustawy o PIT, przypadającym po 31 grudnia 2024 r. Zgodnie z art. 22 ust 6b ustawy o PIT za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów u podatników prowadzących podatkowe księgi przychodów i rozchodów uważa się dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu.

Te przejściowe zasady wynikają z art. 5 ustawy nowelizującej. ©℗