Do obowiązków biur rachunków nie należy już tylko poprawne księgowanie i wyliczanie zobowiązań podatkowych i na rzecz ZUS. Obecnie księgowy powinien być również strażnikiem czuwającym nad uczciwością przedsiębiorcy a także inspektorem danych osobowych.

Obowiązek wdrożenia AML

AML to skrót od ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. Wśród podmiotów, które muszą wdrożyć procedury AML znajdują się m.in.:

  • doradcy podatkowi w zakresie czynności doradztwa podatkowego,
  • biegli rewidenci,
  • podmioty prowadzące działalność w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych.

Tym samym biura rachunkowe są zobowiązane opracować i wdrożyć wewnętrzne procedury anonimowego zgłaszania nieprawidłowości. Zgodnie z art. 34 ustawy AML polegają one m.in. na:

  • identyfikacji klienta i weryfikacji jego tożsamości;
  • ocenie stosunków gospodarczych i uzyskania informacji na temat ich celu i zamierzonego charakteru;
  • analizy transakcji w celu zapewnienia, że są one zgodne z wiedzą biura rachunkowego o kliencie, rodzaju i zakresie prowadzonej przez niego działalności oraz zgodne z ryzykiem prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu związanym z tym klientem,
  • badania źródła pochodzenia wartości majątkowych będących w dyspozycji klienta - w przypadkach uzasadnionych okolicznościami.

Szczególne obowiązki związane z AML odnoszą się do ustalenia i weryfikacji stanu faktycznego ze stanem ujawnionym w rejestrach jak:

  • Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych (CBR),
  • CEIDG,
  • KRS.

Raportowanie schematów podatkowych

Z założenia, mechanizm schematów podatkowych (z ang. MDR) to kolejne narzędzie mające na celu uszczelnienie systemu podatkowego oraz zapobieganie agresywnemu planowaniu podatkowemu.

W uproszczeniu MDR to nic innego jak raportowanie do Szefa KAS w zakresie optymalizacji podatkowych, czyli unikaniu opodatkowania (pomimo podejmowania działań dozwolonych w ustawach podatkowych).

Obowiązek przekazania informacji o schematach podatkowych może dotyczyć trzech kategorii podmiotów:

  • promotora,
  • korzystającego (w tym wypadku klient biura),
  • wspomagającego.

Biuro rachunkowe może występować albo w roli promotora lub wspomagającego. Rolę promotora będzie pełniło gdy we własnym zakresie opracuje i przygotuje dla klienta określony schemat księgowy, który następnie zostanie wdrożony. Wtedy zgłasza do szefa KAS schemat podatkowy na formularzu MDR-3. Natomiast w sytuacji, gdy będzie prowadziło wyłącznie usługi księgowe, wystąpi jako wspomagający.

Jedynym w pełni skutecznym środkiem uniknięcia konieczności raportowania jako wspomagający, jest otrzymanie od korzystającego lub promotora numeru schematu podatkowego.

Obowiązek rejestracji do BDO

BDO to baza danych o produktach i opakowaniach, która systematyzuje procesy polegające na przeciwdziałaniu nieprawidłowościom związanym z gospodarowaniem odpadami. Kwestie BDO reguluje w dość precyzyjny sposób ustawa o odpadach. W ramach raportowania BDO niektóre podmioty są zobowiązane prowadzić osobną ewidencję odpadów. Natomiast podmioty, które nie wytwarzają większej ilości odpadów niż zwykłe gospodarstwo domowe, nie muszą prowadzić takiej ewidencji.

Jedną z branż, które z pewnością ucieszy się z takiego stanu prawnego, są między innymi biura rachunkowe. Zazwyczaj wytwarzają one odpady w małej ilości i tym samym nie muszą dokonywać rejestracji do BDO. Obowiązujące limity to:

  • odpadowy toner drukarski inny niż wymieniony w 08 03 17 - do 0,2 Mg rocznie;
  • baterie alkaliczne (z wyłączeniem 16 06 03) - do 0,02 Mg rocznie;
  • inne baterie i akumulatory - do 0,02 Mg rocznie.

Szczególna dbałość o bezpieczeństwo danych w związku z RODO

Przetwarzanie danych osobowych to czynności takie jak zbieranie, utrwalanie, porządkowanie, przechowywanie, modyfikowanie, przeglądanie, przesyłanie, rozpowszechnianie, usuwanie lub niszczenie, zwłaszcza te, które realizuje się w systemach informatycznych.

Osoba, która korzysta z usług biura rachunkowego, przekazuje mu m.in. faktury, dokumenty pracownicze, umowy czy też wyciągi bankowe. Tym samym klient-przedsiębiorca powierza pracownikom biura rachunkowego:

  • wartościowe dane dotyczące informacji o wielkości dokonywanych przez klienta transakcji;
  • dane kontrahentów, zarówno dostawców, jak i odbiorców;
  • dane zatrudnionych pracowników (w tym dane wrażliwe, jak zwolnienia lekarskie).

Korzystanie przez biuro rachunkowe z tego typu dokumentów obcych, to czynność nosząca miano przetwarzania danych osobowych. Tym samym każde biuro rachunkowe podlega pod RODO oraz krajowe przepisy o ochronie danych osobowych i powinno zawrzeć ze swoimi klientami umowę o powierzeniu danych osobowych. Ma również do spełnienia określone zadania w zakresie zabezpieczenia otrzymanych danych, zarówno w kwestii technicznej jak i formalnej.

Jeżeli biuro rachunkowe korzysta z oprogramowania księgowego instalowalnego, a dokumenty klienta w formie papierowej przechowuje w swojej siedzibie, to musi we własnym zakresie zadbać o wdrożenie procedur RODO. M.in. zaopatrzyć się w specjalną szafę na dokumenty, najlepiej z zamkiem z certyfikatem, a w przypadku przechowywania akt osobowych również taką, która jest ognioodporna. Komputer, na którym przechowywane są dane, pełni rolę serwera i tym samym należy go odpowiednio zabezpieczyć przed zawirusowaniem, kradzieżą czy uszkodzeniem.

Aby ograniczyć obowiązki wynikające z RODO warto wybrać system księgowy online dla Biur Rachunkowych wFirma. Obowiązek zabezpieczenia danych przeniesiony jest na dostawcę oprogramowania, który tworzy kopie zapasowe, zabezpiecza dane przed ich utratą czy niepożądanym dostępem (np. dzięki wbudowanym narzędziom dwuetapowego logowania). System posiada również moduł e-akt, dzięki czemu cała dokumentacja pracownicza ma postać elektroniczną i jest przechowywana na bezpiecznym serwerze zgodnie z zachowaniem najwyższych standardów bezpieczeństwa.