Czy wielkość zatrudnienia wpływa na termin wdrożenia compliance i na czym polega to wdrożenie? Autorem artykułu jest Łukasz Kuczkowski, radca prawny, partner w kancelarii Raczkowski.
Nie, próg zatrudnienia nie ma zastosowania do pracodawców wykonujących działalność w zakresie zapobiegania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, a do takich należą biura rachunkowe. W konsekwencji będą one zobowiązane wdrożyć regulamin zgłoszeń wewnętrznych bez względu na poziom zatrudnienia, niezwłocznie po wejściu w życie polskiej ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia praw. Przypomnijmy: od 31 lipca 2021 r. przedsiębiorcy, których podstawową działalnością gospodarczą jest świadczenie usług polegających na sporządzaniu deklaracji, prowadzeniu ksiąg podatkowych, udzielaniu porad, opinii lub wyjaśnień z zakresu przepisów prawa podatkowego lub celnego, są tzw. instytucjami zobowiązanymi w rozumieniu ustawy z 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 971; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 815).
Na czym polega wdrożenie compliance?
Realizacja tego obowiązku polega na stworzeniu i stosowaniu wewnętrznego systemu zgłaszania naruszeń wskazanego prawa. Wymaga to podjęcia następujących działań:
a) ustalenia kanałów komunikacji i sposobu dokonywania zgłoszeń,
b) opracowania i wdrożenia regulaminu określającego wewnętrzny sposób zgłaszania naruszeń prawa i podejmowania działań następczych,
c) zapoznania pracowników i innych zgłaszających z regulaminem i stworzonym systemem,
d) przyjmowania zgłoszeń naruszeń prawa,
e) podejmowania działań następczych polegających na wyjaśnianiu zgłoszeń.
Na powyższe obowiązki nakłada się jeszcze zakaz podejmowania działań odwetowych wobec osób zgłaszających naruszenie (np. pracownika).
Czy regulamin zgłoszeń wewnętrznych wymaga uzgodnienia ze stroną społeczną?
Nie, regulamin wymaga jedynie konsultacji, a nie uzgodnienia. Zgoda strony społecznej na treść regulaminu nie jest konieczna. Tak więc pracodawca jest jedynie zobowiązany przedstawić treść regulaminu stronie społecznej (związkowi zawodowemu działającemu u pracodawcy, a w przypadku jego braku – przedstawicielom pracowników), omówić projekt i podjąć decyzję co do jego ostatecznej treści.
Czy zgłoszenie może dotyczyć dowolnych nieprawidłowości?
Tak, ale decyzja w tym zakresie należy do pracodawcy. Należy jednak podkreślić, że procedowany projekt ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa wskazuje przepisy, których naruszenie jest objęte zgłoszeniem. I tak zgodnie z nimi za naruszenie prawa uznaje się działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa dotyczące: zamówień publicznych; usług, produktów i rynków finansowych; zapobiegania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu; bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami; bezpieczeństwa transportu; ochrony środowiska; ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego; bezpieczeństwa żywności i pasz; zdrowia i dobrostanu zwierząt; zdrowia publicznego; ochrony konsumentów; ochrony prywatności i danych osobowych; bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych; interesów finansowych Unii Europejskiej; rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych.
Pracodawca może dodatkowo ustanowić zgłaszanie innych naruszeń, w szczególności dotyczących regulacji wewnętrznych pracodawcy czy standardów etycznych. Takie naruszenia mogą w szczególności obejmować relacje pracownicze (np. mobbing, molestowanie), przeciwdziałanie korupcji, polityki prezentowe itp. Przy czym dodatkowe naruszenia należy wskazać w regulaminie naruszeń wewnętrznych. Zatem pracodawca może stworzyć kompleksowy system compliance obejmujący swoim zakresem wszelkie naruszenia, a nie tylko te wskazane w projekcie ustawy. Jeśli się na to zdecyduje, wówczas w regulaminie musi także określić procedurę wyjaśniającą, która będzie miała zastosowanie do dodatkowych naruszeń.
Na koniec warto zauważyć, że zakres naruszeń wskazany w polskiej ustawie jest szerszy niż ten, który wynika z dyrektywy, obejmuje on bowiem nie tylko przepisy Unii Europejskiej, lecz również prawa krajowego.
Czy zgłoszenie może dotyczyć nieprawidłowości występujących u klienta?
Tak. Z punktu widzenia biur rachunkowych nie chodzi wyłącznie o naruszenia wskazanego prawa w zakresie działalności danego biura rachunkowego, ale również o naruszenia w zakresie prawa ze strony innych obsługiwanych podmiotów (klientów). Biura rachunkowe prowadzą księgi rachunkowe różnych przedsiębiorców zajmujących się niezwykle zróżnicowaną działalnością. Nie sposób zatem wykluczyć, że pracownicy biur rachunkowych będą pozyskiwali informacje dotyczące naruszeń tych praw przez obsługiwanych klientów. W takim przypadku powinni zgłaszać potencjalne naruszenia prawa. Za takim podejściem przemawia definicja zgłaszającego nadużycie. Jest nim bowiem m.in. pracownik, który pozyskał informację o naruszeniu prawa w kontekście związanym z pracą. Jest to całokształt okoliczności związanych ze stosunkiem pracy lub innym stosunkiem prawnym stanowiącym podstawę świadczenia pracy, w ramach których uzyskano informację o naruszeniu prawa. Dodatkowo sama definicja informacji o naruszeniu prawa wskazuje, że jest to informacja – w tym uzasadnione podejrzenie – dotycząca zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w organizacji, w której zgłaszający pracuje lub pracował, lub w innej organizacji, z którą zgłaszający utrzymuje lub utrzymywał kontakt w kontekście związanym z pracą, lub dotycząca próby ukrycia takiego naruszenia prawa. Może to być zatem informacja o nieprawidłowościach u klienta biura rachunkowego, z którym pracownik biura utrzymuje kontakt w kontekście związanym ze swoją pracą.
Czy zgłoszenia mogą dokonywać również osoby niebędące pracownikami biur rachunkowych?
Tak, zgłoszeń mogą dokonywać nie tylko pracownicy, lecz każda osoba fizyczna zgłaszająca informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą. Do takich osób projekt ustawy zalicza:
a) pracownika, także w przypadku gdy stosunek pracy już ustał;
b) osobę ubiegającą się o zatrudnienie, która uzyskała informację o naruszeniu prawa w procesie rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie umowy;
c) osobę świadczącą pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej;
d) przedsiębiorcę;
e) akcjonariusza lub wspólnika;
f) członka organu osoby prawnej;
g) osobę świadczącą pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej;
h) stażystę i wolontariusza.
W regulaminie zgłoszeń wewnętrznych pracodawca może też wskazać inne niż pracownicy osoby, od których są przyjmowane zgłoszenia. Brak takiego wskazania nie wyłącza jednak takich osób od możliwości dokonania zgłoszenia.
Czy zgłoszenia anonimowe są akceptowalne?
Decyzja w tym zakresie należy do pracodawcy. Może on, wedle swojej oceny, dopuścić zgłoszenia anonimowe (niepodpisane) do procedowania albo wręcz przeciwnie – uznać, że takie zawiadomienia nie będą przyjmowane. Przy czym przyjmowanie zgłoszeń anonimowych powinno być wskazane w regulaminie zgłoszeń wewnętrznych. Brak takiej informacji jest równoznaczny z nieakceptowaniem zgłoszeń anonimowych.
W jaki sposób należy dokonywać zgłoszeń?
Zgłoszenia powinny być przyjmowane przez pracodawcę na piśmie lub ustnie. Pracodawca może oczywiście wskazać dodatkowe kanały komunikacji, np. zgłoszenie elektroniczne za pośrednictwem wiadomości e-mailowej albo przy użyciu specjalistycznych internetowych platform zgłoszeniowych.
Zgłoszenie ustne może być dokonane telefonicznie lub za pośrednictwem innych systemów komunikacji głosowej. Na wniosek zgłaszającego zgłoszenie może zostać także dokonane na bezpośrednim spotkaniu.
Kto ma przyjmować i wyjaśniać zgłoszenia?
Regulamin powinien wskazywać zarówno podmiot wewnętrzny upoważniony do przyjmowania zgłoszeń, jak i niezależny organizacyjnie podmiot upoważniony do ich wyjaśniania, czyli podejmowania tzw. działań następczych. Projekt ustawy wskazuje, że mogą to być dwa odrębne podmioty albo jeden podmiot wewnętrzny upoważniony nie tylko do przyjmowania zgłoszeń, ale również do ich wyjaśniania. Co więcej, taką rolę pracodawca może też powierzyć podmiotowi trzeciemu (spoza własnej organizacji) na podstawie umowy. Decyzje co do podmiotu podejmuje pracodawca. Informacja o poszczególnych podmiotach i przyznanych rolach powinna zostać ujęta w regulaminie zgłoszeń wewnętrznych.
Czy w związku ze zgłoszeniem pracodawca ma jakieś terminy, w których powinien podjąć określone działanie?
Tak. W pierwszej kolejności podmiot przyjmujący zgłoszenie powinien potwierdzić zgłaszającemu przyjęcie zgłoszenia. Ma na to siedem dni od dnia otrzymania zgłoszenia. Oczywiście jeżeli zgłaszając, nie pozostawił żadnych danych kontaktowych, to ten obowiązek nie jest realizowany.
Zgłaszający powinien też otrzymać informację o planowanych lub podjętych działaniach następczych i powodów takich działań w terminie trzech miesięcy od potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia lub – w przypadku nieprzekazania potwierdzenia zgłaszającemu – trzech miesięcy od upływu siedmiu dni od dokonania zgłoszenia.
Są wątpliwości, czy projekt ustawy określa graniczny termin na wyjaśnienie zgłoszenia. Przepisy są w tym zakresie sprzeczne. Można podnosić, że pracodawca ma trzy miesiące na ocenę, czy doszło do naruszenia prawa.
Na czym polega zakaz działań odwetowych?
Pracodawca nie może podejmować wobec zgłaszającego działań, które prowadziłyby do niekorzystnego jego traktowania z powodu dokonania zgłoszenia. Zakazane działania różnią się w zależności od osoby zgłaszającego. W przypadku gdy będzie nim pracownik, zakazane działania odwetowe obejmują m.in. wypowiedzenie lub rozwiązanie bez wypowiedzenia stosunku pracy, niezawarcie kolejnej umowy po okresie próbnym czy po okresie wskazanym w umowie zawartej na czas określony, jeśli pracownik miał uzasadnione oczekiwanie, że zostanie z nim zawarta taka umowa, obniżenie wynagrodzenia za pracę czy wstrzymanie awansu i przeniesienie pracownika na niższe stanowisko pracy.
Wyjątek dotyczy sytuacji, w której pracodawca udowodni, że podejmując takie działania wobec zgłaszającego, kierował się obiektywnymi powodami.
Czy pracownik zgłaszający naruszenie ma jakieś roszczenia wobec pracodawcy?
Tak, o ile pracodawca naruszy zakaz działań odwetowych. Wówczas pracownik będzie mógł żądać odszkodowania w wysokości nie mniejszej niż minimalne wynagrodzenie za pracę. To roszczenie przysługuje mu niezależnie od ewentualnych innych roszczeń, np. z tytułu wypowiedzenia umowy o pracę i odwołania od wypowiedzenia.
Podobne zasady obejmują osoby świadczące pracę na podstawie innej umowy, w tym umowy cywilnoprawnej.
Jakie są sankcje w przypadku niewdrożenia ustawy?
Ustawodawca przewiduje sankcje karne wobec tych osób, które wbrew przepisom ustawy nie ustanowiły wewnętrznej procedury zgłaszania naruszeń prawa i podejmowania działań następczych. Możliwa kara to kara grzywny, ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat trzech.
Tej samej karze będą podlegały osoby, które wdrożą co prawda regulamin zgłoszeń wewnętrznych, ale nie będzie on odpowiadał wymogom wskazanym w ustawie, oraz osoby, które podejmą działania odwetowe wobec zgłaszającego lub naruszą obowiązek zachowania w poufności jego tożsamości. ©℗
