Cyfryzacja sądów: skoku na głęboką wodę nie będzie

Cyfryzację rozpoczęliśmy od wybranych podmiotów i wybranych procesów.Nie digitalizujemy wszystkich sądów jednocześnie, bo to nie miałoby sensu. Poszczególne funkcjonalności wprowadzamy etapami. Obecnie rozpoczęliśmy testy pierwszych funkcjonalności cyfrowych akt w kilku apelacjach: w Warszawie, Poznaniu, Gdańsku i we Wrocławiu. Wkrótce testy rozpoczną się również w apelacji białostockiej. Prowadzimy je także w największym w Polsce wydziale frankowym, działającym przy Sądzie Okręgowym w Warszawie oraz w Sądzie Ochrony Konkurencji i Konsumentów.

G.P.: Chcemy dostać informacje zwrotne od sądów, więc na tym etapie nie możemy przesadzić z liczbą zaangażowanych podmiotów. Dlatego zaczęliśmy pracę z wybranymi sądami. Do końca sierpnia zbieramy uwagi i sugestie, co działa dobrze, a co należy poprawić w obecnej wersji cyfrowych akt. Następnie przez miesiąc będziemy udoskonalać funkcjonalności programu do obsługi tych dokumentów. A potem planujemy rozpocząć prace nad cyfrową przeglądarką akt sądowych oraz pilotażem ich udostępniania pomiędzy prokuraturą a sądem.

Oczywiście w kolejnych etapach cyfryzacji możemy dodawać kolejne 10, 20 czy 50 sądów, ale wtedy mówilibyśmy już o zupełnie innej skali i innych realiach pracy. Dziś zespół spotyka się w małych grupach, w których praca jest prowadzona w formie warsztatów. Każdy ma swój laptop, pracujemy razem, analizujemy, wspólnie zastanawiamy się, co zmienić.

Zakładamy, że system wymiaru sprawiedliwości powinien działać w oparciu o wzajemne zaufanie. Jeśli więc Poznań coś przygotuje i przetestuje, to zakładamy, że dane rozwiązanie równie dobrze sprawdzi się w apelacji łódzkiej czy krakowskiej.

G.P.: Datą graniczną jest 2029 r. Taką datę wskazał również minister sprawiedliwości. Na razie tworzymy narzędzia do pracy z dokumentami elektronicznymi, zarówno do ich obsługi, jak i przeglądania. Zakładamy jednak, że to, co już funkcjonuje w sądach, musi pozostać, aby zapewnić sprawną obsługę. Mam na myśli aktualnie funkcjonujące systemy repertoryjno-biurowe. Ściśle współpracujemy z ich dostawcami, chcemy, aby nasze systemy były kompatybilne. Dzięki temu unikniemy przynajmniej części problemów związanych z pracą z dokumentami i danymi w różnych niezależnych programach. Mamy też zupełnie inne podejście do migracji niż to, które zastosowano przy cyfryzacji ksiąg wieczystych. Zakładamy stopniową migrację z istniejących systemów do budowanego rozwiązania, dzięki czemu będzie możliwe poprawienie ich działania oraz jednolite rozszerzenie funkcjonalności o akta cyfrowe.

G.P.: Podstawowe założenie jest takie, aby sądy, które będą już gotowe do pracy na dokumentach cyfrowych, jak najszybciej zaczęły je przechowywać na centralnych macierzach, zarządzanych przez sądy apelacyjne, poza serwerowniami Ministerstwa Sprawiedliwości. Będzie to więc rozwiązanie zupełnie inne niż w przypadku ksiąg wieczystych, których centralny rejestr znajduje się w MS. Chodzi o to, żeby rozwiać wszelkie wątpliwości dotyczące konstytucyjności rozwiązań informatycznych – zapewnić, że dane z akt sądowych będą w całości przechowywane w ramach infrastruktury sądów, tak by respektowany był trójpodział władzy.

Dane, które trafią do sądów, zostaną umieszczone poza serwerowniami ministerstwa, w bazach, za które odpowiadają sądy apelacyjne. Obecnie rozważamy, czy infrastruktura obsługująca system powinna znajdować się w każdym sądzie apelacyjnym, czy tylko w wybranych. Pierwsze odpowiedzi uzyskamy po trwających pilotażach.

Testy zaczynamy, wykorzystując infrastrukturę apelacji warszawskiej i gdańskiej. Dzięki temu, że dane będą przechowywane i przetwarzane w lokalnych serwerowniach, nie będzie potrzeby „twardej” migracji dokumentów z obecnego systemu.

A.W.-D.: Nie do końca. Rozmawiamy o cyfrowym sądzie, a księgi wieczyste to rejestry. Trzeba to wyraźnie rozróżnić. Cyfryzacja sądów przebiega inaczej niż cyfryzacja rejestrów. Architektura cyfrowego sądu to coś zupełnie innego niż architektura rejestrów. Nie można zakładać, że skoro rejestry są zorganizowane w określony sposób, to sądy cyfrowe będą działały tak samo.

Jeśli chodzi o księgi wieczyste, również czekają nas zmiany, prowadzimy intensywne działania w tym zakresie. Na razie jednak akta ksiąg wieczystych pozostaną papierowe.

A.W.-D.: Nie wszystko da się zdigitalizować, np. dowody rzeczowe w sprawach karnych – trudno jest zdigitalizować siekierę. Dlatego oddzielnie cyfryzujemy procedurę karną, a oddzielnie cywilną. Teraz zastanawiamy się, co powinno pozostać w tradycyjnej formie, a co można już dziś przenieść do świata cyfrowego. W przypadku procedury cywilnej cyfryzacja jest znacznie łatwiejsza, ponieważ znacząca większość procedury może być w pełni cyfrowa, a dokumenty i materiały w postaci niecyfrowej mogą stanowić nieliczne wyjątki.

A.W.-D.: Czy pytanie dotyczy wykluczenia cyfrowego obywateli, czy też preferencji sędziów? Jeśli chodzi o pracę sędziów, niektórzy pytają nas, czy wprowadzenie akt cyfrowych oznacza koniec drukarek. Pragnę uspokoić – nikt nie będzie zabierał drukarek ani blokował możliwości drukowania dokumentów. Przejście na pełną cyfryzację będzie procesem stopniowym. Będziemy wspierać sędziów oraz pracowników sądów w jego wdrażaniu i w budowaniu kompetencji do korzystania z cyfrowych narzędzi.

Jeśli chodzi natomiast o wykluczenie cyfrowe, musimy najpierw zdefiniować, czym ono jest. Czy chodzi o osobę, która z uzasadnionych i obiektywnych powodów nie jest w stanie korzystać z narzędzi cyfrowych? Czy o kogoś, kto po prostu mówi: „nie chcę i już”? Są przypadki i takie, i takie.

Nie mamy jeszcze gotowego rozwiązania. Czy np. adwokat może być cyfrowo wykluczony? Raczej nie. A sędzia? Też nie powinien. Mamy nadzieję, że mimo obaw, jakie mogą się pojawić, wszyscy zauważą ogromną korzyść, którą daje cyfryzacja. Jeśli chodzi o sędziów, zapewnimy narzędzia i pełne szkolenie.

Problem jest jednak wielowymiarowy. Proszę sobie wyobrazić: jest pani dziennikarką, funkcjonuje w świecie nowoczesnych technologii. Pani sprawa trafia do sędziego, który nie używa komputera. Czy ma możliwość pełnego zrozumienia sprawy?

A.W.-D.: Właśnie. Na przykład ja doświadczam hejtu w mediach społecznościowych ze strony niektórych kancelarii frankowych. Sędzia, który ocenia takie sprawy, powinien rozumieć, jak funkcjonują algorytmy w mediach społecznościowych. Budowany system powinien być zorientowany na tu i teraz oraz na przyszłość – a cyfryzacja już od lat jest koniecznością. Nie ma mowy o pracy w przyszłości w sądach bez jej wdrożenia jak najszybciej i jak najpełniej.

G.P.: Oczywiście! Nikt nikogo nie będzie do niczego zmuszał. Chcemy odczarować cyfryzację. Mam nadzieję, że to się uda, choć słychać głosy, że praca na aktach cyfrowych to zamach na sędziowską niezawisłość. Dlatego też konieczne są szkolenia. Nasze prace w dużej mierze ukierunkowane są na edukację i zachęcanie – pokazujemy możliwości, jakie niesie cyfryzacja i dostępne niemal natychmiast rozwiązania codziennych problemów pracowników sądów. Narzędzia pozwalające na redukcję żmudnych i powtarzalnych czynności, jak weryfikacja czy przepisywanie danych z dokumentów do systemów. Wszyscy widzą olbrzymią korzyść z automatyzacji takich procesów, a to z kolei przełoży się na to, że pracownicy sądów będą mieli więcej czasu na inne czynności, więc skróci się rozpatrywanie spraw.

Na jednej z konferencji zadałam pytanie: które akta obsługuje się szybciej – cyfrowe czy papierowe? Jak pani myśli, jaka była odpowiedź?

A.W.-D.: Tak! Rocznie tworzymy 500 km akt. A mimo to urzędnik uważa, że szybciej przejrzy je ręcznie w wersji papierowej niż cyfrowej. Staramy się pokazywać podczas warsztatów i seminariów, że cyfryzacja niesie korzyści, których nie da się osiągnąć w pracy na papierze. Dziś polskie sądy potrzebują co roku dodatkowych 10 tys. mkw. powierzchni na przechowywanie akt. W warszawskim wydziale frankowym akta były przechowywane w pięciu różnych lokalizacjach. Proszę sobie wyobrazić, ile wysiłku i czasu kosztuje pracownika odnalezienie dokumentów konkretnej sprawy i dostarczenie ich na salę sądową.

A tymczasem wystarczyłoby kilka kliknięć w komputerze, bez wstawania od biurka.

GP: Praca zdalna także staje się łatwiejsza. Nie trzeba zabierać ze sobą kilogramów dokumentów. Wystarczy połączyć się z wewnętrzną siecią sądową i mamy dostęp do wszystkiego. Pamiętam czasy wdrażania systemu elektronicznego obiegu dokumentów w jednym z urzędów polskiej administracji. Na początku to była droga przez mękę. Ludzie się bali, bo zawsze były zeszyty, segregatory, drukarki, dziurkacze. Ale po pół roku okazało się, że nikt już nie wyobrażał sobie pracy bez tego systemu.

G.P.: Nie. Z akt będzie można korzystać wyłącznie na bezpiecznych laptopach będących własnością sądów. Łącza będą szyfrowane. Ryzyko wycieku danych jest więc minimalne.

G.P.: To trudne pytanie. Transformacja cyfrowa w wymiarze sprawiedliwości zwykle nie przebiega szybko. Są obszary już zdigitalizowane i takie, które dopiero czekają na zmiany. Lepsza sytuacja jest np. w Estonii czy krajach skandynawskich – tam działają już cyfrowe sądy.

Ale nasze rejestry wcale nie funkcjonują źle w porównaniu z innymi krajami. Nawet często krytykowany Krajowy Rejestr Zadłużonych wzbudza zainteresowanie, gdy pokazujemy go koleżankom i kolegom z krajów bałtyckich czy ze Skandynawii.

A.W.-D.: Pieniądze będą pochodzić z funduszy unijnych. Szacujemy, że budowa systemu zmieści się w kwocie 200 mln zł.

G.P.: Miałem okazję uczestniczyć w posiedzeniach Sejmu, gdzie przedstawiciele różnych klubów parlamentarnych wypowiadali się na temat cyfryzacji sądownictwa i wiem, że jest powszechna zgoda co do konieczności tej reformy. Mamy szczęście realizować zadania, które jest całkowicie apolityczne.

A.W.-D.: To są projekty, które mają usprawnić funkcjonowanie państwa. Czy wyobraża sobie pani partię polityczną, która sprzeciwia się poprawie działania systemów kluczowych dla Polski?©℗