Kto musi przesyłać skarbówce dane w ramach jednolitego pliku kontrolnego? Jak to zrobić i jaka kara grozi za zaniechanie tego obowiązku. Odpowiadamy na najczęstsze pytania związane z JPK.
Kto jest mikroprzedsiębiorcą?
By zdefiniować status przedsiębiorcy warto sięgnąć do przepisów ustawy o swobodzie działalności gospodarczej. Zgodnie z art. 104 za mikroprzedsiębiorcę uważa się podmiot, który w co najmniej jednym z dwóch ostatnich lat obrotowych spełniał dwa warunki. Po pierwsze, zatrudniał średniorocznie nie więcej niż 10 pracowników. Po drugie, osiągnął roczny obrót netto ze sprzedaży towarów, wyrobów i usług oraz operacji finansowych nieprzekraczający równowartości w złotych 2 milionów euro, lub sumy aktywów jego bilansu sporządzonego na koniec jednego z tych lat nie przekroczyły tej kwoty. Mikroprzedsiębiorcy będący podatnikami VAT, od 1 stycznia 2018 roku zostaną objęci obowiązkiem przekazywania fiskusowi danych w ramach jednolitego pliku kontrolnego.
Jak podpisywać JPK_VAT?
Jedną z możliwości jest podpis kwalifikowany. Podstawą do posługiwania się takim podpisem jest kwalifikowany certyfikat zawierający dane umożliwiające identyfikację podmiotu. Podpisaniu JPK_VAT służy także tzw. Profil Zaufany. Jest to bezpłatne narzędzie, które służy jako elektroniczny podpis. Czy wysyłka JPK w czyimś imieniu jest możliwa? Tak. Należy wymaga jednak uprzedniego złożenia w urzędzie skarbowym pełnomocnictwa do podpisywania deklaracji składanej za pomocą środków komunikacji elektronicznej (UPL-1).
Podatnik rozlicza VAT kwartalnie. Czy może przesyłać JPK_VAT również kwartalnie?
Składanie deklaracji VAT co kwartał nie daje podatnikom możliwości kwartalnego raportowania danych w ramach JPK_VAT. Pliki muszą zostać przesłane do 25 dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni. Co więcej, mimo wprowadzenia miesięcznego obowiązku raportowania JPK, firmy nadal mogą składać deklaracje VAT kwartalnie – przepisy w tym zakresie nie zmieniły się.
Jakie dane należy przesłać fiskusowi?
Przed wysyłką JPK każdy przedsiębiorca powinien przygotować dane identyfikujące podatnika. Dane przekazywane przez mikroprzedsiębiorców od 1 stycznia 2018 roku dotyczyć będą ewidencji sprzedaży i zakupu JPK_VAT. Chodzi o te same dane, które ujmowane są w deklaracjach VAT. Od 1 lipca fiskus może wymagać więcej. Wówczas podatnik na żądanie urzędników będzie zobowiązany do wysyłki danych w ramach następujących struktur: księgi rachunkowe (JPK_KR), wyciągi bankowe (JPK_WB), magazyn (JPK_MAG), faktury VAT (JPK_FA), podatkowe księgi przychodów i rozchodów (JPK_PKPIR) oraz ewidencja przychodów (JPK_EWP).
Czy podatnik, który składa „zerową" deklarację VAT, ma obowiązek przesłania JPK_VAT?
Jednolity plik kontrolny obejmuje wszystkich podatników VAT. Wynika to z przepisów ustawy o VAT, zgodnie z którymi podatnicy, z wyjątkiem podatników wykonujących wyłącznie czynności zwolnione od podatku oraz podmiotów, u których sprzedaż jest zwolniona od podatku, są zobowiązani prowadzić ewidencję zawierającą dane niezbędne do prawidłowego sporządzenia deklaracji podatkowej oraz informacji podsumowującej. Podatnicy VAT mają zarazem obowiązek składania comiesięcznego pliku JPK_VAT. W przypadku, gdy podatnik składa „zerową” deklarację VAT, konieczne jest wypełnienie nagłówka pliku JPK_VAT. Chodzi wówczas o dane umożliwiające identyfikację podmiotu.
Kiedy należy złożyć korektę JPK_VAT
Każda kolejna korekta faktury VAT, która nastąpiła po przesłaniu danych skarbówce, pociąga za sobą obowiązek korekty JPK_VAT. W zależności od wybranego programu księgowości elektronicznej, taka korekta wymaga odpowiedniego zaklasyfikowania pliku w formularzu. Istotnym jest, że korekta składa się nie tylko z poprawionych przez przedsiębiorcę danych, ale wszystkich informacji o zakupach i sprzedaży VAT.
Co grozi za niedopilnowanie obowiązków?
Kary dla przedsiębiorców w tym zakresie określa kodeks karny skarbowy. Zgodnie z jego przepisami, nieprzekazanie JPK na żądanie uprawnionych organów KAS może zostać potraktowane jako udaremnianie lub utrudnianie wykonania czynności służbowej. Czyn ten, w zależności od jego wagi, może zostać zakwalifikowany jako przestępstwo skarbowe lub jako wykroczenie skarbowe, za które grozi kara grzywny. Ile zatem kosztuje zlekceważenie obowiązków skarbowych? Nieprzekazanie JPK na żądanie uprawnionych organów KAS jest zagrożone karą porządkową do 2800 zł. Również niewywiązanie się z obowiązku przekazania JPK VAT bez wezwania organu jest zagrożone karą grzywny za przestępstwo skarbowe.
Należy też odnotować, że czas oczekiwania na UPO w przypadku JPK_VAT jest znacznie dłuższy niż w przypadku VAT-7. Może trwać nawet kilka godzin. W przypadku gdy nastąpi kumulacja eksportowanych danych tuż przed terminem wymagalności ten czas może się jeszcze wydłużyć. Jeśli mamy zatem gotowe dane, to warto je przesłać wcześniej. W przypadku wystąpienia błędu mamy zatem czas, aby go usunąć i przesłać plik ponownie. Pomocą również służy asysta techniczna producentów oprogramowania, która przez telefon lub mailowo pomoże zdiagnozować i poprawić usterki – dodaje Tomasz Tekieli.