Jest to wewnątrzzakładowy akt normatywny wydawany przez pracodawcę, ustalający organizację i porządek w procesie pracy oraz związane z tym prawa i obowiązki pracodawcy i pracowników. Regulaminu pracy nie musi tworzyć pracodawca, u którego pracuje mniej niż 20 pracowników lub który jest objęty zakładowym lub ponadzakładowym układem zbiorowym.
Jak wprowadzać regulamin
Regulamin pracy zazwyczaj zawiera:
* postanowienia regulujące porządek wewnętrzny w zakładzie pracy,
* postanowienia określające prawa i obowiązki pracowników związane z organizacją i porządkiem pracy.
Kodeks pracy nie określa wyczerpująco kwestii, jakie powinien określać regulamin pracy. Obowiązkowe jest zamieszczenie informacji o karach porządkowych przewidzianych w art. 108 k.p. Kodeks pracy jedynie przykładowo wskazuje, iż postanowienia regulaminowe powinny określać m.in.:
* organizację pracy, warunki przebywania na terenie zakładu pracy w czasie pracy i po jej zakończeniu, wyposażenie pracowników w narzędzia i materiały, a także w odzież i obuwie robocze oraz w środki ochrony indywidualnej i higieny osobistej,
* systemy i rozkłady czasu pracy oraz przyjęte okresy rozliczeniowe czasu pracy,
* porę nocną,
* termin, miejsce, czas i częstotliwość wypłaty wynagrodzenia,
* wykazy prac wzbronionych pracownikom młodocianym oraz kobietom,
* rodzaje prac i wykaz stanowisk pracy dozwolonych pracownikom młodocianym w celu odbywania przygotowania zawodowego,
* wykaz lekkich prac dozwolonych pracownikom młodocianym zatrudnionym w innym celu niż przygotowanie zawodowe,
* obowiązki dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony przeciwpożarowej, w tym także sposób informowania pracowników o ryzyku zawodowym, które wiąże się z wykonywaną pracą,
* przyjęty u pracodawcy sposób potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy.
Regulamin pracy ustalany jest przez pracodawcę, w uzgodnieniu z zakładową organizacją związkową,
lub samodzielnie, jeżeli u pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa.
Regulamin pracy wchodzi w życie w terminie dwóch tygodni od daty podania go do wiadomości pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy. Jeżeli regulamin nie zostanie podany do wiadomości pracowników, nie wejdzie w życie i nie będzie wpływał na prawa i obowiązki pracodawcy i pracowników. Najczęstszymi sposobami podania do wiadomości pracowników treści regulaminu pracy są:
* wywieszenie na tablicy ogłoszeń,
* pozostawienie tekstu regulaminu w miejscu ogólnodostępnym, np. w dziale kadr,
* rozesłanie pracownikom tekstu regulaminu drogą mailową,
* przekazanie tekstu regulaminu pracownikom,
* przekazanie tekstu regulaminu osobom pełniącym funkcje kierownicze, z poleceniem podania go do wiadomości pracowników.
Pracodawca zobowiązany jest zapoznać przyjmowanego do pracy pracownika z obowiązującym w zakładzie pracy regulaminem przed rozpoczęciem przez niego pracy. Pracownik powinien potwierdzić tę okoliczność, składając opatrzone własnoręcznym podpisem pisemne oświadczenie.
Skutki wprowadzenia regulaminu pracy
Regulamin pracy jest źródłem prawa pracy, który kształtuje prawa i obowiązki pracodawcy i pracownika. Postanowienia regulaminu pracy nie mogą być mniej korzystne dla pracowników niż przepisy kodeksu pracy, ustaw, rozporządzeń wykonawczych, układów zbiorowych oraz porozumień zbiorowych.
Jeżeli umowa o pracę zawiera postanowienia mniej korzystne dla pracownika niż wynikające z obowiązującego u pracodawcy regulaminu pracy, postanowienia takie są nieważne i zamiast nich stosowane będą odpowiednie przepisy regulaminu, bez konieczności zmiany umowy o pracę.
Zmiana regulaminu pracy
Zmiana regulaminu pracy następuje w takim samym trybie, jak jego wprowadzenie. Zmiany dokonywane są:
* samodzielnie przez pracodawcę, jeżeli w zakładzie pracy nie działa zakładowa organizacja związkowa, lub jeżeli zmiana regulaminu nie zostanie uzgodniona z zakładową organizacją związkową, albo gdy kilka organizacji nie przedstawi wspólnego stanowiska w terminie 30 dni od otrzymania projektu zmian regulaminu,
* w uzgodnieniu z zakładową organizacją związkową, jeżeli działa ona w zakładzie pracy.
Do wprowadzenia regulaminu pracy zobowiązany jest pracodawca, który zatrudnia co najmniej 20 pracowników lub gdy zasady i porządek pracy nie są określone w zakładowym układzie zbiorowym pracy.
3 ETAPY Jak ustalić regulamin, gdy w zakładzie pracy jest jeden związek zawodowy
Etap 1
Przekazanie projektu regulaminu pracy zakładowej organizacji związkowej.
Etap 2
Określenie przez pracodawcę i zakładową organizację związkową terminu przeprowadzenia uzgodnień.
Etap 3
Wprowadzenie regulaminu samodzielnie przez pracodawcę w przypadku bezskutecznego upływu ustalonego ze związkiem zawodowym terminu do dokonania uzgodnień.
WARTO ZAPAMIĘTAĆ
Uzyskanie mocy obowiązującej przez regulamin pracy uwarunkowane jest podaniem go do wiadomości pracowników, a nie faktycznym zapoznaniem się przez pracowników z jego treścią. Pracodawca ma zapewnić faktyczną możliwość dotarcia do tekstu regulaminu, natomiast decyzja o zapoznaniu się z jego postanowieniami zależy od pracownika. Pracownik nie będzie mógł kwestionować obowiązków wynikających z regulaminu, jeżeli się z nim nie zapoznał, pomimo iż pracodawca możliwość taką zapewnił.
4 ETAPY Jak ustalić regulamin, gdy w zakładzie pracy jest kilka związków zawodowych
Etap1
Przekazanie projektu regulaminu pracy zakładowym organizacjom związkowym.
Etap 2
Dokonanie uzgodnień pomiędzy organizacjami związkowymi i przekazanie pracodawcy wspólnego stanowiska – 30 dni od daty otrzymania projektu regulaminu.
Etap 3
Ustalenie regulaminu pracy przez pracodawcę – w razie bezskutecznego upływu terminu lub braku zajęcia wspólnego stanowiska przez organizacje związkowe
lub
ustalenie terminu dokonania uzgodnień – w razie przekazania wspólnego stanowiska organizacji związkowych odmiennego od projektu pracodawcy.
Etap 4
Ustalenie regulaminu przez pracodawcę – w przypadku gdy nie zostanie ustalony termin uzgodnień lub gdy w wyznaczonym terminie uzgodnienia nie zostaną dokonane.
WARTO ZAPAMIĘTAĆ
Zmiana regulaminu pracy wchodzi w życie po upływie 14 dni od daty podania jej do wiadomości pracowników. W przypadku regulaminu pracy zmiana określonych w nim warunków pracy, nawet jeżeli jest mniej korzystna dla pracowników, nie wymaga dokonania wypowiedzenia zmieniającego dotychczasowe warunki pracy.
RADZIMY
Pracownik nie powinien potwierdzać znajomości regulaminu pracy bez zapoznania się z jego tekstem. Złożenie takiego oświadczenia oznacza, że pracownik akceptuje treść regulaminu i wynikające z niego obowiązki, do których zobowiązany jest się stosować. W razie naruszenia obowiązków regulaminowych pracownik, który pisemnie potwierdził zapoznanie się z jego treścią, nie będzie mógł powoływać się, iż tekst regulaminu nie został mu przedstawiony i nie jest mu znany. Dowód taki jest przed sądem dopuszczalny, jednakże wykazanie, że pracodawca w rzeczywistości nie przedłożył pracownikowi regulaminu, jeżeli pracownik pisemnie potwierdził jego znajomość, będzie zwykle niemożliwe.
PRZYKŁAD
Regulamin pracy wydany przez pracodawcę bez wymaganego uzgodnienia z zakładową organizacją związkową nie ma mocy wiążącej. (...) W razie nieprzedstawienia w terminie 30 dni wspólnie uzgodnionego stanowiska przez organizacje związkowe w kwestii zaproponowanego przez pracodawcę terminu prowadzenia negocjacji, może on ustalić regulamin pracy bez uzgodnienia z tymi organizacjami (wyrok SN z 21 marca 2001 r., sygn. akt I PKN 320/00, OSNP 2002/24/599).
Podstawa prawna
* Art. 9, 18 i 1041–1043 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.).
* Art. 30 ust. 4 i 5 ustawy z dnia 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (t.j. Dz.U. z 2001 r. nr 79, poz. 854 z późn. zm.).