Od początku 2028 roku urzędy w Polsce mają przejść na cyfrową dokumentację. O takiej dacie mówiono 14 lipca w siedzibie NASK w Warszawie, podczas konferencji poświęconej popularyzacji elektronicznego zarządzania dokumentacją. Jak podkreśla Ministerstwo Cyfryzacji, jej celem było zachęcenie instytucji – dużych i małych – do wdrażania bezpłatnego systemu EZD RP i chmury SaaS (Software as a Service), co wpisuje się w planowany obowiązek cyfryzacji urzędów.

Podczas spotkania wicepremier i minister cyfryzacji Krzysztof Gawkowski, mówił o EZD RP jako o kroku milowym w budowaniu cyfrowego państwa. Jak powiedział, wdrożenie systemu umożliwi odejście od papierowej biurokracji i przyspieszy kontakt obywatela z urzędem dzięki przejrzystemu, elektronicznemu obiegowi dokumentów. Wicepremier przypomniał, że wdrażanie EZD RP wspierane jest stabilnym finansowaniem z Krajowego Planu Odbudowy (KPO), a kolejne środki będą uruchomione w ramach Funduszy Europejskich na Rozwój Cyfrowy (FERC).

– To inwestycja, która musi być trwała – zaznaczył Krzysztof Gawkowski. – Dlatego EZD RP zostało objęte ustawowym zapewnieniem ciągłości działania, co daje gwarancję stabilnego funkcjonowania niezależnie od zmian politycznych czy kadencyjnych.

NASK zapewnia wsparcie

Jak informuje Ministerstwo Cyfryzacji, już dziś z EZD RP korzystają 473 jednostki, 763 instytucje są w trakcie wdrożenia, 1241 podmiotów znajduje się w formalnym procesie dołączenia. System ma ponad 47 tys. aktywnych użytkowników, zarejestrowanych i obsłużonych w nim zostało ponad 3,3 miliona spraw, a przechowywanych jest ponad 50 mln plików. Z rozwiązania korzystają m.in. ministerstwa, KRUS, Kancelaria Sejmu, samorządy terytorialne, szpitale, przedszkola, biblioteki czy ośrodki pomocy społecznej.

EZD RP integruje się m.in. z ePUAP-em, bazą adresów elektronicznych i systemem e-Doręczeń, którego stosowanie od stycznia 2025 roku stało się obowiązkowe dla wielu podmiotów publicznych.

NASK zapewnia jednostkom techniczne i merytoryczne wsparcie we wdrażaniu systemu; od bezpłatnych szkoleń e-learningowych, po aktualizacje i pomoc w konfiguracji.

Suwerenna polska chmura

Jak zaznaczył dyrektor Centralnego Ośrodka Informatyki Radosław Maćkiewicz, EZD RP działa niezależnie od lokalnych zasobów IT – wystarczy dostęp do internetu. W tym celu zbudowano suwerenną, krajową chmurę obliczeniową.

– Tworzymy polską infrastrukturę, konkurencyjną wobec globalnych gigantów technologicznych – podkreślił Radosław Maćkiewicz.

Wiceminister cyfryzacji Dariusz Standerski zwrócił uwagę, że EZD RP to nie tylko system, lecz cywilizacyjna zmiana w sposobie funkcjonowania administracji. Zauważył, że w ciągu niemal dwóch lat swojej pracy w ministerstwie podpisał ręcznie zaledwie kilka dokumentów – resztę załatwił cyfrowo, dzięki EZD.

– Wielu urzędników nie wierzy, że można pracować bez papieru. Aż do chwili, kiedy sami zaczynają. Udowadniamy, że razem z NASK możemy tę rewolucje przeprowadzać. Nie tylko w dużych miastach, ale także w małych miejscowościach i na wsiach – podkreślał. – EZD RP to konkretne narzędzie do realnej zmiany w administracji. Nie wymaga drogich inwestycji. Każdy urząd – od gminy po ministerstwo – będzie dzięki temu pracować szybciej i bezpieczniej. Tak właśnie cyfryzacja przestaje być deklaracją, a staje się codziennością – podsumowywał.

Urząd w smartfonie

Jak podkreślił dyrektor NASK-PIB Radosław Nielek, EZD RP to w rzeczywistości platforma, nie system.

– Platforma, która tworzy przestrzeń do świadczenia usług, ale także do tego, żeby państwo i prywatne firmy budowały dodatki, integracje, rozszerzenia i na bieżąco udoskonalały to narzędzie. Coś, co jeszcze niedawno było niemożliwe, teraz staje się realne – mówił dr inż. Radosław Nielek. Przyznał, że jest to jeden z trudniejszych projektów NASK.

– Takie projekty wymagają dotarcia do dziesiątków tysięcy ludzi, a docelowo planujemy zbudować infrastrukturę do świadczenia usług dla pół miliona osób. Będą one korzystać z systemu codziennie. To pokazuje skalę wyzwania. Te procesy wymagają odwagi i myślenia strategicznego na lata do przodu. Ale cyfryzacja ma sens tylko wtedy, gdy wprowadzana jest na dużą skalę – powiedział Radosław Nielek.

Podczas konferencji zapowiedziano, że EZD RP zostanie zintegrowany z aplikacją mObywatel, co umożliwi m.in. śledzenie statusu spraw urzędowych bezpośrednio z poziomu smartfona. W zarządzaniu dokumentacją pomoże również sztuczna inteligencja, m.in. poprzez funkcje automatycznego tworzenia dokumentów czy klasyfikacji spraw.

Cyberbezpieczeństwo w centrum uwagi

Ważne w całym przedsięwzięciu są kwestie cyberbezpieczeństwa. Jak mówią jego twórcy, EZD RP projektowano z myślą o odporności na ataki i zagrożenia, które dotykają instytucje publiczne. Architektura systemu zakłada pełne izolowanie środowisk poszczególnych jednostek oraz centralne zarządzanie aktualizacjami i ochroną danych. A krajowa chmura daje niezależność od zagranicznych dostawców oraz zgodność z polskim oraz europejskim prawem.

Jak zgodnie podkreślali uczestnicy konferencji, EZD RP wpisuje się w Strategię Cyfryzacji Polski do 2035 r. jako strategiczny projekt, oznaczający przełom w funkcjonowaniu polskiej administracji i tworzący fundament pod dalsze etapy cyfrowej transformacji.

KR