e-Doręczenia wystartowały. To nowy obowiązek dla urzędów

Mogą od niego odstąpić tylko w wyjątkowych okolicznościach w okresie przejściowym – w pierwszym roku obowiązywania e-Doręczeń. Dla obywateli usługa jest dobrowolna. Jeśli jednak założą adres do doręczeń elektronicznych (ADE), to pisma urzędowe będą otrzymywać w tej formie. Miniony rok upłynął pod znakiem prac nad nowelizacją ustawy o doręczeniach elektronicznych. Przesądzono w niej m.in. o wprowadzeniu okresu przejściowego czy wskazano, że ADE dla jednostki samorządu terytorialnego zakładany jest dla urzędu ją obsługującego. W tym roku prace ma kontynuować grupa robocza z udziałem przedstawicieli JST. Jej zadaniem będzie wypracowanie tzw. dużej nowelizacji. Jednym z priorytetów ma być zwiększenie funkcjonalności bazy adresów elektronicznych (BAE). Urzędnicy mają obowiązek jej sprawdzenia przed wysłaniem korespondencji.

Doręczenia elektroniczne i kłopoty z PESEL

– W pierwszej kolejności należy zadbać o dostarczenie odpowiednich dowodów potwierdzających przeszukiwanie BAE i ułatwić przeszukiwanie masowe – podkreśla Patrycja Grebla-Tarasek, radca prawny Związku Powiatów Polskich. Eksperci podkreślają, że tylko wyszukiwanie adresata po numerze PESEL da gwarancję, że znalezione informacje dotyczą właściwej osoby. Dziś nie jest to jednak takie proste. – W niewielu przypadkach samorządy będą mieć numer PESEL osoby, do której będą kierować korespondencję – zwraca uwagę Mateusz Karciarz, prawnik z Kancelarii Radców Prawnych Zygmunt Jerzmanowski i Wspólnicy sp.k.

A to dlatego, że w formularzach czy podaniach składanych do urzędów najczęściej nie ma obowiązku wskazywania tego numeru. Do tego potrzebna jest nowelizacja kodeksu postępowania administracyjnego. Nad taką zmianą pracuje już Zespół ds. Administracji Publicznej i Bezpieczeństwa Obywateli Komisji Wspólnej Rządu i Samorządu Terytorialnego, w ramach pakietu decentralizacyjnego. ©℗

Rządowi eksperci o e-Doręczeniach

Tak, ustawa z 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 1045 ze zm., dalej: ustawa) dopuszcza takie sytuacje w okresie przejściowym, tj. od 1 stycznia do końca 2025 r.

Artykuł 147 ust. 3 i 6 ustawy umożliwia doręczenie korespondencji przez ePUAP, jeśli odbiorca nie ma adresu do e-Doręczeń oraz jeśli:

korespondencja jest odpowiedzią na podanie złożone przez ePUAP,

▪ jej odbiorca poprosił o doręczenie korespondencji na swoje konto w ePUAP.

Natomiast art. 147 ust. 5 i 6 ustawy dotyczy możliwości doręczenia korespondencji na ePUAP, gdy odbiorca ma adres do e-Doręczeń – ale tylko jeśli w podmiocie publicznym występują przesłanki organizacyjne, które uniemożliwiają doręczenie na taki adres albo przez usługę hybrydową. W takim przypadku urząd nie ma obowiązku sprawdzać, czy odbiorca ma adres do e-Doręczeń, i może mu doręczyć korespondencję na ePUAP, jeśli:

▪ ma zgodę odbiorcy na takie doręczenie albo

▪ jest to odpowiedź na podanie złożone przez ePUAP.

Muszą to być przesłanki organizacyjne, które uniemożliwiają stosowanie publicznej usługi doręczenia elektronicznego i publicznej usługi hybrydowej. Powinny się one odnosić do okoliczności związanych z organizacją i funkcjonowaniem doręczeń w danym podmiocie. Mogą dotyczyć np. jednego wydziału.

Te przesłanki muszą być obiektywne, uzasadnione i udokumentowane, aby można je było przedstawić, gdyby zakwestionowano skuteczność doręczenia.

Decyzja o wystąpieniu przesłanki organizacyjnej jest podejmowana przez kierownika jednostki lub osobę przez niego upoważnioną.

Takie przesłanki to np.:

▪ Tymczasowa niedostępność narzędzi do obsługi e-Doręczeń – gdy podmiot publiczny utracił chwilowo dostęp do systemów umożliwiających obsługę doręczeń elektronicznych – np. chwilowo nie można złożyć podpisu elektronicznego, gdy globalnie zawieszono certyfikaty lub je unieważniono albo czasowo nie jest dostępny system EZD czy dziedzinowy. Ale niewdrożenie systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją nie jest przesłanką wystarczającą, aby zastosować art. 147 ust. 5 ustawy.

▪ Specyfika działalności organizacji – podmiot publiczny lub jego jednostka może mieć specyficzne potrzeby, procedury lub strukturę, które sprawiają, że doręczenie korespondencji elektronicznej jest niewłaściwe lub niemożliwe.

▪ Konieczność wydania i wysłania dużej ilości korespondencji w krótkim czasie wynikającym z przepisów (np. decyzje podatkowe).

Od 1 stycznia 2025 r. jednorazowe skorzystanie z publicznej usługi hybrydowej oznacza co do zasady obowiązek stosowania tej usługi. Wyjątki są przewidziane w art. 6 albo art. 147 ust. 5 ustawy. Decyzja o skorzystaniu z tych przepisów leży po stronie nadawcy. Powinien on sprawdzić, czy występują przesłanki w nich określone. Jeśli podmiot publiczny (jednostka samorządu terytorialnego) po 1 stycznia 2025 r. podejmie decyzję, aby stosować publiczną usługę hybrydową, to ma obowiązek stosować przepisy jej dotyczące w całości. Elastyczne stosowanie publicznej usługi hybrydowej przez podmiot publiczny w 2025 r. umożliwiają pod pewnymi warunkami art. 6 i art. 147 ust. 5 ustawy, a od 2026 r. wyłącznie art. 6. ©℗