Spis z natury w pytaniach i odpowiedziach

PYTANIE:Jak przeprowadzić spis z natury zapasów sypkich, złomu i innych trudno mierzalnych składników? Jakie są przesłanki pomiaru szacunkowego?

ODPOWIEDŹ: Pomiar szacunkowy stosuje się, jeżeli pomiar stanu zapasów drogą przeliczenia, zważenia lub ustalenia objętości jest niewykonalny, nieopłacalny lub uciążliwy (przesypywanie, przeważenie, przetransportowanie), a zarazem obarczony błędem. Zapasy przechowywane na otwartym terenie lub materiały sypkie mogą bowiem zmieniać swoje rozmiary (objętość, wagę) w zależności od okresu ich składowania, warunków atmosferycznych.

Pomiar szacunkowy jest stosowany w szczególności do ustalenia zapasów składowanych w hałdach lub stertach na otwartym terenie (np. węgiel, piasek), w dużych zbiornikach, np. w silosach (np. cement, ziarno) czy cysternach (np. paliwa płynne, oleje).

Przy pomiarze szacunkowym wyznacza się akceptowaną (dopuszczalną) niedokładność pomiaru. W zarządzeniu w sprawie inwentaryzacji lub w instrukcji inwentaryzacyjnej jednostki kierownik określa:

• asortymenty zapasów, których stan ustala się drogą pomiaru szacunkowego;
• akceptowany, w związku z niedokładnością techniki szacowania, przedział różnicy między stanem ustalonym drogą pomiaru szacunkowego a stanem ewidencyjnym. Jeżeli różnica stanów mieści się w akceptowanym przedziale, za stan rzeczywisty uznaje się stan ewidencyjny.

Warto pamiętać, że wyniki spisu składnika zapasów drogą pomiaru szacunkowego wpisuje się do arkusza spisowego na ogólnych zasadach. Jednocześnie do arkusza dołącza się protokół pomiaru, w którym podaje się dane stanowiące podstawę szacunku (rodzaj bryły, jej wymiary, ciężar właściwy składnika zapasów, jego waga). Protokół podpisuje zespół spisowy i ewentualnie kontroler spisowy.

• hałdy, w których są składowane zapasy formuje się w odpowiedni kształt, możliwie najbardziej zbliżony do bryły geometrycznej, na przykład równoległościanu, ostrosłupa foremnego lub stożka; pomiar parametrów takiej bryły i zastosowanie odpowiednich wzorów matematycznych pozwala obliczyć jej objętość.

• następnie ustala się stan ilościowy składnika, mnożąc objętość tej bryły przez ciężar właściwy zapasu; jeżeli ciężar ten nie jest znany, waży się kilka próbek pobranych z różnych części hałdy i ustala przeciętny ciężar właściwy; w przypadku zapasów wrażliwych na czynniki środowiskowe (wilgotność, temperatura) jest wskazane odpowiednie przeliczenie z uwzględnieniem wahań ich ciężaru właściwego.

• objętość: π x 32 (promień silosu w metrach) x 4 (spisana wysokość w metrach) = 113,04 m3
• waga: 113,04 m3 x 800 kg/m3 = 90 432 kg = 90,432 t

• objętość: π x 32 (promień silosu w metrach) x 2,2 (spisana wysokość w metrach) = 62,17 m3
• waga: 62,17 m3 x 750 kg/m3 = 46 627,5 kg = 46,628 t

PYTANIE: Jak oceniać przydatność środków trwałych? Czy można to robić w trakcie inwentaryzacji składników majątku ruchomego?

ODPOWIEDŹ: Tak, w przypadku stwierdzenia w roku bieżącej działalności jednostki albo w trakcie inwentaryzacji składników majątku ruchomego, które:

• nie są wykorzystywane w realizacji zadań starostwa lub
• które nie nadają się do dalszego użytku ze względu na zły stan techniczny lub niemożność współpracy ze sprzętem typowym, albo
• posiadają wady lub uszkodzenia, zagrażają bezpieczeństwu użytkowników albo najbliższego otoczenia, lub całkowicie utraciły wartość użytkową, lub są technicznie przestarzałe,

kierownik może powołać komisję do oceny przydatności tych składników do dalszego użytkowania.

W skład komisji może powołać co najmniej trzy osoby spośród pracowników jednostki. Komisja przedstawia propozycje dotyczącego dalszego użytkowania albo zakwalifikowania tych składników do kategorii majątku zużytego lub zbędnego, z przeznaczeniem do odpowiedniego (zgodnego z przepisami) zagospodarowania. W takiej sytuacji komisja sporządza protokół z przeprowadzonej oceny składników rzeczowych majątku ruchomego. Załącza do niego wykaz zużytych i zbędnych składników rzeczowych majątku ruchomego, z propozycją sposobu zagospodarowania tych składników. [wzór 1]

Przy czym to kierownik jednostki decyduje o zakwalifikowaniu składników majątku ruchomego do kategorii majątku zbędnego lub zużytego oraz o sposobie jego zagospodarowania. Po zatwierdzeniu przez kierownika protokołu zazwyczaj powołana zostaje komisja likwidacyjna w składzie co najmniej trzyosobowym, która dokonuje zniszczenia majątku ruchomego. Z czynności zniszczenia komisja likwidacyjna sporządza protokół. [wzór 2] Jest on przekazywany do wydziału organizacyjnego, aby nanieść zmiany w księgach inwentarzowych. Ponadto musi trafić do głównego księgowego, aby nanieść zmiany w ewidencji księgowej.

PYTANIE: Jak należy dokumentować spis z natury?

ODPOWIEDŹ: Spis z natury musi być udokumentowany w postaci arkusza spisowego. Na arkuszu komisja inwentaryzacyjna (zespół spisowy) zapisuje stan majątku ustalony podczas spisu. Komisja inwentaryzacyjna ogranicza się do wypełnienia górnej części arkusza (skład komisji, osoba odpowiedzialna materialnie, rodzaj inwentaryzacji, czas trwania spisu) oraz rubryk dotyczących rodzaju i ilości mienia. Rubryki „Cena jednostkowa” i „Wartość” pozostawia puste, gdyż, zgodnie z założeniem spisu z natury, komisja inwentaryzacyjna (zespół spisowy) spisuje majątek na podstawie tego, co widzi w danym polu spisowym. Komisja nie ma dostępu do ksiąg inwentarzowych, dlatego wycenę po zakończeniu spisu przygotowuje w komórka księgowości. Członkowie zespołów przekazują wypełnione arkusze spisowe oraz oświadczenia złożone przez osoby materialnie odpowiedzialne przewodniczącemu komisji inwentaryzacyjnej wraz ze sprawozdaniem z przebiegu spisu z natury.

Zgodnie ze wskazówkami zawartymi w stanowisku KSR w sprawie inwentaryzacji zespół spisowy ujmuje bieżąco wyniki dokonanych w toku spisu z natury pomiarów stanu poszczególnych składników zapasów, w tym szacunkowych, w arkuszach spisowych. Formularz arkusza spisowego zawiera co najmniej następujące dane:

a) w nagłówku:

– nazwę jednostki,

– numer kolejny arkusza, jeżeli nie został on z góry nadany,

– identyfikację (nazwę lub numer) pola spisowego oraz przedmiotu spisu, z ewentualnym wskazaniem, że chodzi o zapasy obce lub zapasy o obniżonej przydatności gospodarczej,

– datę spisu oraz godzinę rozpoczęcia i zakończenia spisu,

– skład zespołu spisowego.

b) w tabeli z polami wpisuje się kolejno spisywane składniki, z podaniem:

– liczby porządkowej spisywanej pozycji (na każdym polu spisowym spisywane pozycje numerowane są kolejno),

– identyfikacji spisywanego asortymentu (nazwy, symbolu – indeksu lub kodu, ewentualnie bliższego określenia spisywanego składnika),

– jednostki miary i jeżeli to konieczne – jednostki miary stosowanej w bieżącej ewidencji księgowej,

– stanu ilościowego, a ewentualnie także ceny jednostkowej i wartości zapasu, co jest nieodzowne w razie spisu z natury: towarów i opakowań objętych tylko ewidencją wartościową; zapasów objętych tylko bieżącą ewidencją ilościową lub zapasów nieobjętych bieżącą ewidencją księgową

oraz

– uwag (np. ocena przydatności gospodarczej, dokonanie ponownego spisu, obecność kontrolera spisowego lub biegłego rewidenta).

c) w zakończeniu:

– zaznaczenie ostatniej pozycji arkusza spisowego kończącego spis na danym polu spisowym przez wpisanie pod ostatnią pozycją arkusza dotyczącego danego pola spisowego treści: „Spis zakończono na pozycji....” z podaniem jej numeru albo przez zakreślenie wszystkich pustych wierszy pod ostatnią pozycją; jeśli dokonywano poprawek to wymienia się je z podaniem numeru pozycji, np. w formie adnotacji „W arkuszach spisowych dokonano poprawek (parafowanych) w następujących pozycjach...”,

– podpisy wszystkich członków zespołu spisowego,

– podpis osoby odpowiedzialnej lub osoby ją reprezentującej oraz jej ewentualne uwagi (zastrzeżenia); jeżeli osoba odpowiedzialna nie bierze udziału w spisie, w arkuszu dokonuje się stosownej adnotacji.

Jeżeli ustala się i wykazuje różnice inwentaryzacyjne w arkuszach spisowych, to wymagają one dodatkowej rozbudowy.

W przypadku, gdy system informatyczny zapewnia wydruk arkuszy spisowych przed rozpoczęciem spisu, powinny być zachowane ww. wymagania. Trzeba też pamiętać, że posługiwanie się w czasie spisu z natury arkuszami spisowymi z uprzednio wypełnionymi cechami identyfikującymi spisywane składniki zapasów może wpływać ujemnie na poprawność przeprowadzenia spisu, gdyż najczęściej następuje on według wynikającej z arkuszy kolejności składników, co przeczy zasadzie systematycznego spisu z natury. Jednostka powinna rozważyć, czy udostępnienie informacji o asortymencie nie wpłynie negatywnie na wiarygodność spisu. Podawanie w wydrukach arkuszy spisowych stanu ewidencyjnego zapasów podważa rzetelność spisu.

Wszelkie zapisy powinny być wnoszone do arkusza spisowego w sposób czytelny bez pozostawiania pustych (wolnych) miejsc. W razie ich wystąpienia lub pustych końcówek zakreśla się je, aby uniemożliwić dopiski. Nie zaleca się robienia notatek jako podstawy do późniejszego wypełnienia arkuszy.

Arkusz spisu z natury zawsze sporządza się w języku polskim, również wartość inwentaryzowanych składników określa się w walucie polskiej. Ponadto w arkuszach wolno stosować ogólnie przyjęte skróty.

Arkusze spisowe są drukami ścisłego zarachowania, a więc należy je opieczętować, ponumerować oraz zarejestrować ich numery przy wydaniu zespołom spisowym. Po zakończeniu spisu trzeba zwrócić wszystkie wydane arkusze, zarówno wypełnione poprawnie lub błędnie, jak i niewykorzystane.

Ponadto na arkuszach spisu należy wyodrębnić składniki majątku, takie jak: obce, zepsute, uszkodzone, niepełnowartościowe. Należy je ujmować na odrębnych arkuszach spisowych. Każda strona spisu z natury powinna być akceptowana podpisami członków komisji (zespołu) oraz osób odpowiedzialnych za powierzone im mienie.

PYTANIE: Jakie są warunki sporządzania arkusza w wersji elektronicznej?

ODPOWIEDŹ: Dokumenty spisowe mogą być sporządzane w formie elektronicznej, na przykład w arkuszu kalkulacyjnym, pod warunkiem że:

a) zapisy prowadzone podczas elektronicznego rejestrowania stanu zapasów stwierdzonego drogą spisu z natury zyskują trwałą i czytelną postać,

b) można ustalić osobę, która wprowadziła zapisy do dokumentów spisowych albo dokonała ich modyfikacji,

c) stosowana procedura zapewnia sprawdzenie poprawności przetworzenia ustalonych drogą spisu z natury danych oraz kompletności i integralności (nienaruszalności) zapisów,

d) dane źródłowe są odpowiednio chronione, zapewniona jest ich niezmienność przez wymagany okres przechowywania dokumentacji inwentaryzacyjnej.

PYTANIE: Jak poprawiać błędy w arkuszu spisowym?

ODPOWIEDŹ: Arkusz spisu z natury jest dowodem księgowym, w związku z czym błędy należy poprawiać w nim tak, jak w dowodach księgowych. Nie należy też zostawiać niewypełnionych pól. Jeśli zostają puste rubryki, należy je zakreślić.

Punkt 68 stanowiska KSR w sprawie inwentaryzacji wskazuje, że: „dokumenty spisowe wypełnia się w sposób uniemożliwiający modyfikację zapisów. Drobne pomyłki i błędy można poprawiać przez skreślenie dotychczasowej treści z zachowaniem czytelności błędnego zapisu, wpisanie właściwej treści, podpisanie poprawki przez zespół spisowy i osobę odpowiedzialną oraz umieszczenie daty (art. 22 ust 3 i art. 25 ust. 1 pkt 1 u.r.). W pozostałych wypadkach skreśla się błędny zapis i dokonuje poprawnego zapisu w odrębnej pozycji arkusza spisowego. Przy skreśleniu członkowie zespołu spisowego podpisują się i wskazują pozycję, w której figuruje poprawny zapis. Nie jest dopuszczalne dokonywanie poprawek z użyciem korektorów, zamazywań lub w inny sposób, który uniemożliwia odczytanie treści pierwotnego zapisu. ©℗