Instytucje kultury: Jak je utworzyć i jak prowadzić ewidencję księgową

Planujemy powołać samorządową instytucję kultury. Co powinny zawierać akt o jej utworzeniu, a także statut? Kto odpowiada za jej zobowiązania? Jeśli w przyszłości będziemy chcieli połączyć takie instytucje, to jak to przeprowadzić? Jakie operacje należy ujmować w księgach instytucji kultury?

Dokumentacja
Niezbędny dyrektor
Łączenie lub dzielenie
Likwidacja
Gospodarka finansowa
Na kontach

rozwiń ›

Zgodnie z art. 9 ustawy o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej jednostki samorządu terytorialnego organizują działalność kulturalną, tworząc samorządowe instytucje kultury. Ich podstawowym celem statutowym jest prowadzenie działalności kulturalnej, która zgodnie z ww. ustawą polega na tworzeniu, upowszechnianiu i ochronie kultury. Prowadzenie działalności kulturalnej jest zadaniem własnym jednostek samorządu terytorialnego o charakterze obowiązkowym. Instytucje kultury, dla których organizatorem jest samorząd, mogą też otrzymywać dotacje celowe na zadania objęte mecenatem państwa (w tym dotacje celowe na finansowanie lub dofinansowanie kosztów realizacji inwestycji) z budżetu państwa z części, której dysponentem jest minister właściwy do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego.

Dokumentacja

Jednostka samorządu terytorialnego (gmina, powiat, województwo) jako organizator musi wydać akt o utworzeniu samorządowej instytucji kultury, w którym określa jej przedmiot działania, nazwę i siedzibę. Musi też zapewnić jej środki niezbędne do rozpoczęcia i prowadzenia działalności kulturalnej oraz do utrzymania obiektu, w którym ta działalność jest prowadzona. Co ważne, samorząd może utworzyć instytucję kultury prowadzącą działalność kulturalną w więcej niż jednej formie organizacyjnej.

Samorządowe instytucje kultury działają na podstawie aktu o ich utworzeniu oraz statutu nadanego przez organizatora. W statucie organizator musi wskazać:

nazwę, teren działania i siedzibę instytucji kultury,
zakres działalności,
organy zarządzające i doradcze oraz sposób ich powoływania,
źródła finansowania,
zasady dokonywania zmian statutowych,
postanowienia dotyczące prowadzenia działalności innej niż kulturalna, jeżeli instytucja zamierza taką działalność prowadzić.

Z kolei organizacja wewnętrzna instytucji kultury musi być określona w regulaminie organizacyjnym nadawanym przez jej dyrektora po zasięgnięciu opinii organizatora oraz działających w niej organizacji związkowych i stowarzyszeń twórców.

Samorządowe instytucje kultury uzyskują osobowość prawną i mogą rozpocząć działalność z chwilą wpisu do rejestru prowadzonego przez organizatora. Co ważne, nie odpowiada on za zobowiązania utworzonej przez siebie instytucji kultury.

Niezbędny dyrektor

Organizator, przed powołaniem dyrektora samorządowej instytucji kultury, zawiera z nim odrębną umowę w formie pisemnej. Strony określają w niej warunki organizacyjno-finansowe działalności tej instytucji oraz program jej działania. Umowa wchodzi w życie z dniem powołania dyrektora. Odmowa zawarcia tej umowy przez kandydata na stanowisko dyrektora uniemożliwia jego powołanie. Jeśli zaś dojdzie do powołania dyrektora, wówczas w ciągu siedmiu dni organizator (na swojej stronie w biuletynie informacji publicznej) lub instytucja kultury (na swojej stronie internetowej) podaje do wiadomości publicznej program działania.

Organizator może powierzyć zarządzanie samorządową instytucją kultury osobie fizycznej lub prawnej. Powierzenie to odbywa się na podstawie umowy o zarządzaniu instytucją kultury. W przypadku gdy zarządcą jest osoba prawna, umowa powinna przewidywać, kto w jej imieniu będzie wykonywał czynności zarządu.

Łączenie lub dzielenie

Samorządowe instytucje kultury mogą być łączone lub dzielone. I tak połączenie polega na utworzeniu jednej instytucji, w której skład wchodzą załogi i mienie należące do instytucji podlegających połączeniu. Połączenie następuje w drodze aktu wydanego przez organizatora, w którym musi on:

podać nazwy łączonych instytucji kultury oraz nazwę, rodzaj, siedzibę i przedmiot działania instytucji kultury powstałej w wyniku połączenia,
określić termin połączenia instytucji kultury,
ustalić zasady przejęcia zobowiązań i wierzytelności przez instytucję powstającą w wyniku połączenia.

Z kolei podział polega na utworzeniu dwóch lub więcej instytucji kultury w oparciu o załogę i mienie należące do podmiotu ulegającego podziałowi. Podział może również polegać na wyłączeniu z instytucji kultury wyodrębnionej jednostki lub jednostek organizacyjnych, aby włączyć ją (je) do innej instytucji kultury lub utworzyć nową instytucję kultury. Zasady przekazania składników majątkowych ujętych w bilansie wyłączonych jednostek określa organizator. W akcie o podziale musi on:

wskazać nazwę dzielonej instytucji kultury oraz nazwę, rodzaj, siedzibę i przedmiot działania instytucji kultury powstałych w wyniku podziału,
określić jednostki organizacyjne wyłączone w celu utworzenia nowej instytucji kultury lub włączenia do instytucji tworzonych w wyniku podziału oraz
ustalić zasady przejęcia zobowiązań i wierzytelności przez instytucje powstające w wyniku podziału.

Jednostki samorządu terytorialnego jako organizatorzy mogą na podstawie umowy zawartej między sobą tworzyć lub łączyć prowadzone przez nich instytucje kultury, a także prowadzić wspólną instytucję kultury prowadzoną przez jednego z organizatorów. Tu warto jeszcze wspomnieć, że minister właściwy ds. kultury i ochrony dziedzictwa narodowego lub kierownik urzędu centralnego administracji rządowej może powierzyć jednostce samorządu terytorialnego, za jej zgodą, prowadzenie instytucji kultury. Instytucja taka wciąż jednak pozostaje państwową instytucją kultury i otrzymuje konieczne do wykonania zadań środki finansowe z budżetu państwa.

Likwidacja

W szczególnie uzasadnionych przypadkach organizator może zlikwidować powołaną przez siebie samorządową instytucję kultury (akt o likwidacji stanowi podstawę do wykreślenia jej z rejestru). W takiej sytuacji organizator przejmuje zobowiązania i wierzytelności likwidowanej instytucji kultury. Wstępuje też we wszystkie stosunki prawne, których podmiotem była likwidowana instytucja, bez względu na charakter prawny tych stosunków (w szczególności pozostaje podmiotem zezwoleń, koncesji oraz ulg, które zostały przyznane likwidowanej instytucji przed jej likwidacją). Co ważne, organizator musi zabezpieczyć mienie likwidowanej instytucji. Przy czym może je przekazać odpłatnie lub, w wyjątkowych przypadkach, nieodpłatnie osobie prawnej lub fizycznej w celu prowadzenia przez nią działalności kulturalnej.

Gospodarka finansowa

Samorządowa instytucja kultury gospodaruje samodzielnie przydzieloną i nabytą częścią mienia oraz prowadzi samodzielną gospodarkę w ramach posiadanych środków, kierując się zasadami efektywności ich wykorzystania. Może ona zbywać środki trwałe (przy ich sprzedaży stosuje odpowiednio przepisy dotyczące przedsiębiorstw państwowych).

Podstawą gospodarki finansowej samorządowej instytucji kultury jest plan finansowy ustalony przez jej dyrektora z zachowaniem wysokości dotacji organizatora (powinien on zostać sporządzony zgodnie z przepisami ustawy o finansach publicznych). Samorządowa instytucja kultury pokrywa koszty bieżącej działalności i zobowiązania z przychodów uzyskiwanych z: prowadzonej działalności (w tym ze sprzedaży składników majątku ruchomego), najmu i dzierżawy składników majątkowych, dotacji podmiotowych i celowych z budżetu państwa lub jednostki samorządu terytorialnego, środków otrzymanych od osób fizycznych i prawnych oraz z innych źródeł.

Organizator przekazuje samorządowej instytucji kultury środki finansowe w formie dotacji:

podmiotowej – na dofinansowanie działalności bieżącej w zakresie realizowanych zadań statutowych, w tym na utrzymanie i remonty obiektów,
celowej – na finansowanie lub dofinansowanie kosztów realizacji inwestycji,
celowej – na realizację wskazanych zadań i programów.

Należy przy tym pamiętać, że dotacje udzielone z budżetu jednostki samorządu terytorialnego w części niewykorzystanej do końca roku budżetowego muszą zostać zwrócone do budżetu tej jednostki do 31 stycznia następnego roku. W przypadku gdy termin wykorzystania dotacji jest krótszy niż rok budżetowy, niewykorzystana część dotacji jest zwracana w ciągu 15 dni po upływie terminu wykorzystania dotacji (art. 251 ust. 1 i 3 ustawy o finansach publicznych).

Zgodnie z art. 41 ust. 1 pkt 2 ustawy o rachunkowości rozliczenia międzyokresowe przychodów, dokonywane z zachowaniem zasady ostrożności, obejmują środki pieniężne otrzymane na sfinansowanie nabycia środków trwałych (w tym środków trwałych w budowie oraz prac rozwojowych), jeżeli stosownie do innych ustaw nie zwiększają one funduszy własnych. Zaliczone do rozliczeń międzyokresowych przychodów kwoty zwiększają zaś stopniowo pozostałe przychody operacyjne, równolegle do odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych od środków trwałych lub kosztów prac rozwojowych sfinansowanych z tych źródeł.

Samorządowa instytucja kultury tworzy fundusz instytucji kultury oraz fundusz rezerwowy. Pierwszy z nich odzwierciedla wartość mienia wydzielonego dla samorządowej instytucji kultury w momencie jej utworzenia i ulega zwiększeniu o wartość niepodlegających amortyzacji aktywów trwałych sfinansowanych z dotacji lub otrzymanych nieodpłatnie oraz zmniejszeniu o wartość niepokrytej straty netto. Drugi, czyli fundusz rezerwowy, tworzy się z zysku netto za poprzedni rok obrotowy i przeznacza się go na pokrycie strat samorządowej instytucji kultury. Jeśli strata netto jest wyższa niż fundusz rezerwowy, wówczas pozostałą jej część pokrywa się z funduszu instytucji kultury. Roczne sprawozdanie finansowe samorządowej instytucji kultury zatwierdza organ wykonawczy jednostki samorządu terytorialnego.

Samorządowe instytucje kultury jako inne osoby prawne muszą stosować przepisy prawa bilansowego (m.in. w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych) z uwzględnieniem przyjętej polityki rachunkowości oraz zasad gospodarki finansowej (art. 2 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości w zw. z rozdz. 3 ustawy o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej).

Na kontach

Operacje gospodarcze związane z obsługą finansową samorządowych instytucji kultury wymagają ujęcia w ich księgach rachunkowych. Przedstawiamy przykładowe operacje.

1. Wartość mienia wydzielonego dla samorządowej instytucji kultury w dacie jej utworzenia oraz zwiększenia funduszu instytucji kultury o wartość niepodlegających amortyzacji aktywów trwałych otrzymanych nieodpłatnie od jednostki samorządu terytorialnego jako organizatora samorządowej instytucji kultury:

Wn różne konta, np. konto 01 „Środki trwałe”, konto 02 „Wartości niematerialne i prawne”,
Ma konto 80 „Fundusz instytucji kultury”.

2. Otrzymanie od organizatora środków pieniężnych w formie dotacji celowej na nabycie aktywów trwałych niepodlegających amortyzacji:

Wn konto 13 „Rachunki bankowe”,
Ma konto 80 „Fundusz instytucji kultury”.

3. Zwrot niewykorzystanej dotacji celowej na rzecz jednostki samorządu terytorialnego:

Wn konto 80 „Fundusz instytucji kultury”,
Ma konto 13 „Rachunki bankowe”.

4. Nieodpłatne przekazanie składników aktywów trwałych na podstawie decyzji jednostki samorządu terytorialnego jako organizatora samorządowej instytucji kultury – innej instytucji kultury w wyniku podziału lub połączenia samorządowych instytucji kultury

a) w księgach przekazującej instytucji kultury:

Wn konto 80 „Fundusz instytucji kultury”,
Ma różne konta, np. konto 01 „Środki trwałe”, konto 02 „Wartości niematerialne i prawne”;

b) w księgach przejmującej instytucji kultury:

Wn różne konta, np. konto 01 „Środki trwałe”, konto 02 „Wartości niematerialne i prawne”,
Ma konto 80 „Fundusz instytucji kultury”.

5. Przekazanie zorganizowanej części przedsiębiorstwa do innej samorządowej instytucji kultury:

a) w księgach przekazującej instytucji kultury:

Wn konto 80 „Fundusz instytucji kultury”,
Wn konta zobowiązań zespołu 2, np. konto 21 „Rozrachunki z dostawcami”, konto 24 „Pozostałe rozrachunki”,
Ma konto 01 „Środki trwałe”,
Ma konto 02 „Wartości niematerialne i prawne”,
Ma konto 13 „Rachunki bankowe”,
Ma konto 31 „Materiały”,
Ma konto 33 „Towary”,
Ma konta należności zespołu 2, np. konto 20 „Rozrachunki z odbiorcami”, konto 24 „Pozostałe rozrachunki”.

b) w księgach przejmującej instytucji kultury:

Wn konto 01 „Środki trwałe”,
Wn konto 02 „Wartości niematerialne i prawne”,
Wn konto 13 „Rachunki bankowe”,
Wn konto 31 „Materiały”,
Wn konto 33 „Towary”,
Wn konta należności zespołu 2, np. konto 20 „Rozrachunki z odbiorcami”, konto 24 „Pozostałe rozrachunki”,
Ma konto 80 „Fundusz instytucji kultury”,

Ma konta zobowiązań zespołu 2, np. konto 21 „Rozrachunki z dostawcami”, konto 24 „Pozostałe rozrachunki”.

6. Zmniejszenie funduszu instytucji kultury o wartość niepokrytej straty netto:

Wn konto 80 „Fundusz instytucji kultury”,
Ma konto 82 „Rozliczenie wyniku finansowego”.

7. Utworzenie funduszu rezerwowego z zysku netto za poprzedni rok obrotowy:

Wn konto 82 „Rozliczenie wyniku finansowego”,
Ma konto 81 „Fundusz rezerwowy”.

8. Pokrycie straty samorządowej instytucji kultury z jej funduszu rezerwowego:

Wn konto 81 „Fundusz rezerwowy”,
Ma konto 82 „Rozliczenie wyniku finansowego”.

9. Sprzedaż przez samorządową instytucję kultury usług kulturalnych:

Wn konto 10 „Kasa” lub konto 13 „Rachunki bankowe”,
Ma konto 70-0 „przychody z działalności statutowej”.

10. Otrzymanie przedpłat na organizowane imprezy kulturalne:

Wn konto 10 „Kasa” lub konto 13 „Rachunki bankowe”,
Ma konto 84 „Przychody przyszłych okresów”.

11. Zwrot otrzymanych przedpłat na imprezy kulturalne w związku z ich odwołaniem:

Wn konto 84 „Przychody przyszłych okresów”,
Ma konto 10 „Kasa” lub konto 13 „Rachunki bankowe”.

12. Zakup od twórców przez samorządową instytucję kultury autorskich praw majątkowych:

Wn konto 02 „Wartości niematerialne i prawne” albo konto 40 „Koszty według rodzajów-usługi obce” lub odpowiednie konto zespołu 5,
Ma różne konta, np. konto 13 „Rachunki bankowe” lub konto 24 „Pozostałe rozrachunki” lub konto 30 „Rozliczenie zakupu”,

oraz odpisy amortyzacyjne od wartości początkowej nabytego prawa majątkowego zaliczonego uprzednio do wartości niematerialnych i prawnych:

Wn konto 40 „Koszty według rodzajów-amortyzacja” lub odpowiednie konto zespołu 5,
Ma konto 07 „Odpisy umorzeniowe wartości niematerialnych i prawnych”.

13. Sprzedaż środków trwałych przez samorządową instytucję kultury:

Wn konto 24 „Pozostałe rozrachunki”,
Ma konto 22 „Rozrachunki publicznoprawne – VAT”,
Ma konto 76-0 „Pozostałe przychody operacyjne”.

14. Otrzymanie dotacji podmiotowej na pokrycie bieżącej działalności statutowej:

Wn konto 13 „Rachunki bankowe”,
Ma konto 70-0 „przychody z działalności statutowej”.

15. Środki pieniężne otrzymane od osób fizycznych i prawnych:

Wn konto 13 „Rachunki bankowe”,
Ma konto 76-0 „Pozostałe przychody operacyjne”.

16. Najem/dzierżawa środków trwałych:

Wn konto 20 „Rozrachunki z odbiorcami” lub konto Ma konto 24 „Pozostałe rozrachunki”,
Ma konto 22 „Rozrachunki publicznoprawne – VAT”,
Ma konto 84 „Rozliczenia międzyokresowe przychodów”,

oraz rozliczenie w czasie usługi najmu/dzierżawy: