Obiekt inwentarzowy (obiekt środków trwałych) jest podstawową jednostką ewidencji środków trwałych. Zbiorczy obiekt inwentarzowy jest specyficznym obiektem inwentarzowym składającym się z wielu elementów, często powiązanych ze sobą nie tylko fizycznie, lecz również prawnie.

Sposób tworzenia obiektów inwentarzowych środków trwałych nie został wprost określony w ustawie z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 120; ost.zm. Dz.U. z 2023 r. poz. 295 - dalej: u.r.). Zapisy art. 3 ust. 1 pkt. 15 u.r. wskazują, że aby uznać dany składnik aktywów za środek trwały, powinien on mieć formę rzeczową, a jego przewidywany okres ekonomicznej użyteczności powinien być dłuższy niż rok. Ponadto taki składnik aktywów powinien być kompletny i zdatny do użytku oraz przeznaczony na potrzeby jednostki.

Obiekt inwentarzowy, oprócz własnego środka trwałego, który tworzą jego części składowe, może obejmować także części dodatkowe i części peryferyjne – w szczególności, jeśli są one z nim związane w sposób trwały fizycznie lub na podstawie przepisów prawa.

W świetle zapisów punktu 5.3 Krajowego Standardu Rachunkowości nr 11 „Środki trwałe” (Dz.Urz. MRiF z 2017 r. poz. 105; dalej: KSR 11) każdemu obiektowi inwentarzowemu nadaje się unikalny (niepowtarzalny), kolejny numer inwentarzowy, zamieszczany – w miarę możliwości – w sposób trwały na obiekcie. Numer ten wraz z opisem obiektu środka trwałego ujmuje się we wchodzącej w skład ewidencji środków trwałych (przyjmującej formę np. kart inwentarzowych) – księdze obiektów (księdze inwentarzowej) prowadzonej na bieżąco oraz odpowiednio przechowywanej i zabezpieczonej, zgodnie z wymogami u.r.

Obiekt inwentarzowy może stanowić: pojedynczy obiekt inwentarzowy, jakim jest indywidualny środek trwały; zbiorczy obiekt inwentarzowy, w skład którego wchodzą co najmniej dwa środki trwałe, z których każdy mógłby stanowić pojedynczy obiekt, ale ich połączenie jest uzasadnione.

PROBLEM Mamy aparat fotograficzny i obiektyw do niego, które zostały przyjęte na stan jako zestaw. Niestety obiektyw się zepsuł – jak w tej sytuacji odłączyć obiektyw od zestawu?

ODPOWIEDŹ Objęty ewidencją środek trwały może utracić zdatność do użytkowania lub jego użytkowanie jest nieopłacalne ze względu np. na fizyczne zużycie lub uszkodzenie, zużycie moralne wynikające z postępu technicznego, zmianę przepisów, zdarzenie losowe lub zmianę rodzaju prowadzonej przez jednostkę działalności. Zgodnie z zapisami punktu 9.6 KSR 11 postawienie środka trwałego w stan likwidacji oznacza podjęcie udokumentowanej decyzji o wycofaniu środka trwałego z użytkowania oraz zaprzestaniu jego ujmowania w księgach rachunkowych i prowadzi do jego likwidacji polegającej na fizycznym unicestwieniu (rozbiórka, demontaż, złomowanie) albo wyłączeniu środka trwałego z ksiąg rachunkowych, bez przeprowadzania fizycznej likwidacji lub wykorzystaniu likwidowanego środka trwałego jako bazy (elementu konstrukcyjnego) nowego środka trwałego. Postawiony w stan likwidacji środek trwały ujmuje się w ewidencji pozabilansowej do momentu jego fizycznej likwidacji.

W przypadku częściowej likwidacji środka trwałego, czyli odłączenia części dodatkowej, uzasadnione jest odpowiednie zmniejszenie jego wartości księgowej brutto i umorzenia. Zmniejszenie wartości księgowej brutto i umorzenie środka trwałego na skutek trwałego odłączenia części dodatkowej lub peryferyjnej wpływa na wynik finansowy jako koszt (strata) z tytułu rozchodu środka trwałego.

Jednostka obniża wartość księgową brutto środka trwałego o kwotę odpowiadającą wartości brutto odłączanej części dodatkowej lub peryferyjnej. Jednocześnie pomniejsza umorzenie środka trwałego o wartość umorzenia przypadającego na część dodatkową lub peryferyjną.

PROBLEM W naszej jednostce była wymiana lamp w całym budynku o wartości ok. 300 000 zł. Zostało to wykonane pod nadzorem inspektora na podstawie dokumentacji technicznej. Czy potraktować to jako wydatek na zwiększenie budynku, czy jako remont?

ODPOWIEDŹ Wartość początkową stanowiącą cenę nabycia lub koszt wytworzenia środka trwałego zgodnie z zapisami art. 31 ust. 1 u.r. powiększają koszty jego ulepszenia, polegającego na przebudowie, rozbudowie, modernizacji lub rekonstrukcji i powodującego, że wartość użytkowa tego środka po zakończeniu ulepszenia przewyższa posiadaną przy przyjęciu do używania wartość użytkową, mierzoną okresem używania, zdolnością wytwórczą, jakością produktów uzyskiwanych przy pomocy ulepszonego środka trwałego, kosztami eksploatacji lub innymi miarami.

W okresie użytkowania środka trwałego ponoszone są nakłady skutkujące ulepszeniem lub warunkujące jego użytkowanie, które jednostka ujmuje: jako zwiększenie wartości początkowej środka trwałego – ulepszenie, oraz jako koszty okresu bieżącego użytkowania (eksploatacji) – remonty i konserwacje.

W świetle zapisów pkt 7.2 KSR 11 nakłady zalicza się do dotyczących ulepszenia lub bieżącego użytkowania zależnie od rodzaju przeprowadzanych prac lub czynności oraz efektów wykonanych prac lub czynności mierzonych wzrostem wartości użytkowej środka trwałego.

Nakłady poniesione na środek trwały uznaje się za ulepszenie zwiększające jego wartość początkową, jeżeli spełnione są jednocześnie dwa warunki. A mianowicie przeprowadzane prace lub czynności mają charakter: przebudowy, rozbudowy, modernizacji lub rekonstrukcji obiektu środka trwałego oraz w wyniku tych prac oczekuje się wzrostu wartości użytkowej ulepszonego środka trwałego w stosunku do posiadanej uprzednio wartości użytkowej. Wzrost wartości użytkowej środka trwałego wymaga odpowiedniego udokumentowania, wskazującego cechy wartości użytkowej, które ulegną zwiększeniu.

Miarami wartości użytkowej środka trwałego zgodnie z zapisami pkt 7.11 KSR 11 mogą być w szczególności: okres użytkowania mierzony w latach lub w miesiącach, zdolność wytwórcza, jakość produktów uzyskiwanych przy pomocy środka trwałego, koszty eksploatacji przypadające na jednostkę czasu, zmniejszenie zanieczyszczenia środowiska, zwiększenie bezpieczeństwa pracy, wyższy komfort przekładający się na wzrost ceny usług (np. czynsz, opłaty za nocleg), zwiększenie powierzchni użytkowej mierzonej w mkw. Wymiana lamp w całym budynku mimo znacznych nakładów nie wpływa na zmianę sposobu użytkowania budynku.

W myśl zapisów pkt 7.20 KSR 11 remont to wykonywanie robót polegających na przywróceniu stanu pierwotnego istniejącego środka trwałego, w jakim został on wprowadzony do ewidencji środków trwałych, które nie stanowią bieżącej konserwacji. Remont nie staje się ulepszeniem w razie stosowania do remontu materiałów innych – także lepszych niż zawartych w środku trwałym, w momencie jego przyjęcia do użytkowania, o ile nie powoduje to istotnej zmiany wartości użytkowej środka trwałego.

PROBLEM Co rozumiemy pod pojęciem pierwszego wyposażenia w obiekcie, który podlegał modernizacji? Czy będą to tylko instalacje i urządzenia na stałe wbudowane w strukturę budynku, a pozostałe wyposażenie – jak meble, projektory – traktujemy jako osobne środki i klasyfikujemy zgodnie z KST?

ODPOWIEDŹ Pierwsze wyposażenie dotyczy wyłącznie nowo powstałych obiektów budowlanych. Zgodnie z par. 3 pkt 5 rozporządzenia Rady Ministrów z 2 grudnia 2010 r. w sprawie szczegółowego sposobu i trybu finansowania inwestycji z budżetu państwa (Dz.U. z 2010 r., nr 238, poz. 1579) są finansowane inwestycje państwowych jednostek budżetowych oraz mogą być udzielane dotacje celowe na finansowanie lub dofinansowanie kosztów realizacji inwestycji, o ile środki te zostaną przeznaczone na pokrycie kosztów zakupu lub wytworzenia we własnym zakresie środków trwałych bez względu na ich wartość oraz innych przedmiotów – jeżeli są pierwszym wyposażeniem obiektów budowlanych.

W świetle objaśnień załącznika do rozporządzenia z 3 października 2016 r. w sprawie Klasyfikacji Środków Trwałych (Dz.U. poz. 1864) do wyposażenia budynku zalicza się̨ wszystkie instalacje wbudowane w konstrukcje budynku na stałe, np. instalacje sanitarne, elektryczne, sygnalizacyjne, komputerowe, telekomunikacyjne, przeciwpożarowe oraz normalne wyposażenie budynku, takie jak wbudowane meble.

W skład budynku jako pojedynczego obiektu inwentarzowego wlicza się̨ także obiekty pomocnicze obsługujące dany budynek, np. chodniki, dojazdy, podwórka, place, ogrodzenia, studnie. Obiekty pomocnicze obsługujące więcej niż jeden budynek należy zaliczać do właściwych rodzajów zgodnie z ich przeznaczeniem. Meble konstrukcyjnie niewbudowane w budynek oraz projektory należy traktować jako odrębne składniki majątku i zaklasyfikować do odpowiedniego rodzaju klasyfikacji środków trwałych.

W świetle zapisów pkt 5.7 KSR 11 nie łączy się w jeden (pojedynczy) obiekt inwentarzowy kilku indywidualnych składników aktywów, jeżeli każdy spełnia definicję środka trwałego, nawet wtedy, gdy są ze sobą połączone. Przykładowo budynek lub budowla nie stanowią jednego obiektu z gruntem, na którym zostały posadowione, mimo że są z nim trwale połączone. Decydują o tym różne grupy klasyfikacji rodzajowej środków trwałych oraz to, że budynek lub budowla są amortyzowane, a grunt nie. Podobnie jest z budynkami w zabudowie szeregowej, które nie stanowią jednego obiektu inwentarzowego, choć mają wspólne ściany. Kluczowa jest tu zdolność do samodzielnego wykonywania funkcji przez każdy z tych budynków.

PROBLEM Czy głośniki, kamera internetowa, słuchawki itp. mogą stanowić oddzielny środek, czy muszą być ujęte razem w zestawie komputerowym?

ODPOWIEDŹ Sposób ujęcia urządzeń wskazujących i multimedialnych w ewidencji bilansowej środków trwałych będzie związany z praktycznym wykorzystaniem poszczególnych elementów w jednostce i ze specyficznymi potrzebami jednostki w tym zakresie.

W świetle art. 3 ust. 1 pkt. 15 u.r. przez środki trwałe rozumie się rzeczowe aktywa trwałe i zrównane z nimi, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, kompletne, zdatne do użytku i przeznaczone na potrzeby jednostki. Składnik aktywów może być uznany za środek trwały tylko wtedy, gdy jest zdatny do użytkowania. Warunkiem wstępnym uznania składnika majątkowego za zdatny do użytkowania jest jego kompletność.

W świetle zapisów pkt 5.7 dalej: KSR 11 nie łączy się w jeden (pojedynczy) obiekt inwentarzowy kilku indywidualnych składników aktywów, jeżeli każdy spełnia definicję środka trwałego, nawet wtedy, gdy są ze sobą połączone.

Jeżeli na potrzeby jednostki zakupione składniki zestawu będą wykorzystywane łącznie przez cały okres użytkowania, zasadne jest utworzenie obiektu inwentarzowego środka trwałego stanowiącego system nagłośnienia.

W myśl zapisów pkt 4.15 KSR 11 środek trwały uznaje się za zdatny do użytkowania, jeżeli jest kompletny i jednocześnie spełnia wymogi wewnętrzne polegające na jego dostosowaniu do miejsca i warunków funkcjonowania, zgodnie z wymaganiami. Jeżeli poszczególne elementy systemu nie będą mogły być wykorzystywane osobno, zestaw należy ująć w ewidencji środków trwałych w całości.

Co do zasady można przyjąć, że jeżeli dane urządzenie może działać prawidłowo jedynie z jednym typem drugiego urządzenia, jednostka zakłada, że te urządzenia będą współpracować ze sobą razem aż do czasu ich zużycia lub wymiany i powinna uznać te urządzenia za jeden środek trwały.

Jeżeli zaś prawidłowe działanie urządzenia nie jest uwarunkowane podłączeniem go do wyłącznie jednego, określonego urządzenia – urządzenie może działać z powodzeniem z wieloma innymi urządzeniami na wielu stanowiskach pracy – jednostka zakłada, że to urządzenie będzie współpracowało z różnymi urządzeniami w różnych konfiguracjach. W takiej sytuacji powinna ona uznać takie urządzenie za samodzielny środek trwały. ©℗