Czy faktury prognozujące zużycie mediów można na bieżąco ująć w kosztach?

Jak księgować faktury prognozy za zużycie energii i gazu? Czy takie dokumenty należy traktować jak faktury zaliczkowe, czy też można ująć taki dokument w kosztach?

Faktury prognozy służą ujęciu kosztów związanych ze zużyciem mediów (energia, gaz, woda). Nie odzwierciedlają one rzeczywistego zużycia, tylko zakładane przez dostawcę mediów. Prognoza polega na ustaleniu opłaty za dany okres rozliczeniowy na podstawie faktycznego zużycia mediów w poprzednim okresie rozliczeniowym. W takim przypadku dostawa odbywa się na bieżąco, ale koszty bieżącego zużycia są ustalane na podstawie wielkości zużycia w poprzednim okresie rozliczeniowym. Po zakończeniu danego okresu rozliczeniowego następuje porównanie faktycznego zużycia ze zużyciem prognozowanym.

W przypadku źródła przychodów, jakim jest pozarolnicza działalność gospodarcza, można przyjąć, że kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie i zachowanie źródła przychodów niewymienione w art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej: ustawa o PIT).

Co do zasady przyjmuje się, że nie stanowią kosztów uzyskania przychodów zaliczki jako wpłaty niemające charakteru definitywnego (ze względu na każdorazową możliwość ich zwrotu przed terminem wykonania usług, na poczet których zostały wpłacone). Wartość wynikająca z faktury prognozy jest jednak kosztem definitywnym. Spełnia więc kryterium zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o PIT oraz art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. Nie ma więc przeciwskazań, aby ujmować koszty, w tym podatkowe, na podstawie faktur prognoz.

W księgach rachunkowych ujmuje się je na koncie „Zużycie materiałów”. Data zdarzenia jest datą sprzedaży na fakturze. Różnice rozlicza się jako zwiększenie lub zmniejszenie kosztów pod datą sprzedaży z faktury rozliczeniowej.

Przykład

Warto przypomnieć, że z faktur szacunkowych można odliczyć VAT, o ile oczywiście zakup jest związany z działalnością opodatkowaną podatnika. Jeśli faktura prognoza, określana często jako „faktura szacunkowa”, spełnia warunki do uznania jej za fakturę w rozumieniu art. 2 pkt 31 ustawy o VAT, to podatnik ma prawo do odliczenia na jej podstawie podatku naliczonego w rozliczeniu za okres rozliczeniowy, w którym wystawiono tę fakturę, nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym jednostka ją otrzymała. Przesądza o tym art. 86 ust. 10 w związku z ust. 10b pkt 1 ustawy o VAT. Warto tu bowiem też przypomnieć, że zgodnie z art. 19a ust. 1 ustawy VAT obowiązek podatkowy powstaje z chwilą dokonania dostawy towarów lub wykonania usługi, z zastrzeżeniem ust. 5 i 7‒11, art. 14 ust. 6, art. 20 i art. 21 ust. 1. Z kolei, jak stanowi art. 19a ust. 5 pkt 4 lit. a, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wystawienia faktury z tytułu dostaw energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego. Na podstawie ust. 7 powyższego artykułu w przypadkach, o których mowa w ust. 5 pkt 3 i 4, gdy podatnik nie wystawił faktury lub wystawił ją z opóźnieniem, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą upływu terminów wystawienia faktury określonych w art. 106i ust. 3 i 4, a w przypadku, gdy nie określono takiego terminu ‒ z chwilą upływu terminu płatności. Zatem skoro wystąpił obowiązek podatkowy u sprzedawcy w momencie wystawienia faktury prognozy, to u nabywcy w tym samym okresie jest już prawo do odliczenia VAT naliczonego (przy założeniu, że pozostałe warunki ogólne zostały spełnione). ©℗