Jaka ewidencja obowiązuje we wspólnocie mieszkaniowej

Zastanawiam się nad prowadzeniem rachunkowości wspólnoty mieszkaniowej. Czy może ona prowadzić księgi rachunkowe? Jakie operacje gospodarcze związane z obsługą finansową wspólnoty mieszkaniowej wymagają ujęcia w tych księgach?

Zgodnie z art. 6 ustawy o własności lokali ogół właścicieli, których lokale wchodzą w skład określonej nieruchomości, tworzy wspólnotę mieszkaniową. Wspólnota mieszkaniowa może nabywać prawa i zaciągać zobowiązania, pozywać i być pozwana.

Właściciel lokalu ma prawo do współkorzystania z nieruchomości wspólnej zgodnie z jej przeznaczeniem. Pożytki i inne przychody z nieruchomości wspólnej służą pokrywaniu wydatków związanych z jej utrzymaniem, a w części przekraczającej te potrzeby przypadają właścicielom lokali w stosunku do ich udziałów. W takim samym stosunku właściciele lokali ponoszą wydatki i ciężary związane z utrzymaniem nieruchomości wspólnej w części nieznajdującej pokrycia w pożytkach i innych przychodach. Uchwała właścicieli lokali może ustalić zwiększenie obciążenia z tego tytułu właścicieli lokali użytkowych, jeżeli uzasadnia to sposób korzystania z tych lokali. Właściciel ponosi wydatki związane z utrzymaniem jego lokalu. Jest on zobowiązany utrzymywać swój lokal w należytym stanie, przestrzegać porządku domowego, uczestniczyć w kosztach zarządu związanych z utrzymaniem nieruchomości wspólnej, korzystać z niej w sposób nieutrudniający korzystania przez innych współwłaścicieli oraz współdziałać z nimi w ochronie wspólnego dobra. Na pokrycie kosztów zarządu właściciele lokali uiszczają zaliczki w formie bieżących opłat, płatne z góry do 10. dnia każdego miesiąca. Za zobowiązania dotyczące nieruchomości wspólnej odpowiada wspólnota mieszkaniowa bez ograniczeń, a każdy właściciel lokalu – w części odpowiadającej jego udziałowi w tej nieruchomości.

Rola zarządu

Zarząd kieruje sprawami wspólnoty mieszkaniowej i reprezentuje ją na zewnątrz oraz w stosunkach między wspólnotą a poszczególnymi właścicielami lokali. Zarząd lub zarządca, któremu powierzono zarząd nieruchomością wspólną, jest zobowiązany prowadzić dla każdej nieruchomości wspólnej określoną przez wspólnotę mieszkaniową ewidencję pozaksięgową kosztów zarządu nieruchomością wspólną oraz zaliczek uiszczanych na pokrycie tych kosztów, a także rozliczeń z innych tytułów na rzecz nieruchomości wspólnej. Taka ewidencja pozaksięgowa powinna obejmować wydatki na remonty i bieżącą konserwację, opłaty za dostawę energii elektrycznej i cieplnej, gazu i wody, w części dotyczącej nieruchomości wspólnej, opłaty za antenę zbiorczą i windę, ubezpieczenia, podatki i inne opłaty publicznoprawne, chyba że są pokrywane bezpośrednio przez właścicieli poszczególnych lokali, wydatki na utrzymanie porządku i czystości, wynagrodzenie członków zarządu lub zarządcy.

Zarząd lub zarządca, któremu powierzono zarząd nieruchomością wspólną, powinien sporządzić protokół przejęcia nieruchomości i jej dokumentacji technicznej (budowlanej, powykonawczej i książki obiektu budowlanego) w imieniu wspólnoty mieszkaniowej, przechowywać dokumentację techniczną budynku oraz prowadzić i aktualizować spis właścicieli lokali i przypadających im udziałów w nieruchomości wspólnej. Czynności zwykłego zarządu podejmuje zarząd samodzielnie. Do podjęcia przez zarząd czynności przekraczającej zakres zwykłego zarządu potrzebna jest uchwała właścicieli lokali wyrażająca zgodę na dokonanie tej czynności oraz udzielająca zarządowi pełnomocnictwa do zawierania umów stanowiących czynności przekraczające zakres zwykłego zarządu w formie prawem przewidzianej.

Na kontach

Pamiętać należy, że wspólnota mieszkaniowa może fakultatywnie prowadzić księgi rachunkowe zgodnie z przepisami prawa bilansowego (powinna wówczas określić zasady prowadzenia tego typu ewidencji w podjętej uchwale przez właścicieli lokali). W razie podjęcia decyzji o prowadzeniu ksiąg z zastosowaniem przepisów ustawy o rachunkowości, wspólnota mieszkaniowa może ponadto skorzystać z uproszczeń przewidzianych dla podmiotów mikro, obejmujących m.in. skrócone sprawozdania finansowe (tj. bilans oraz rachunek zysków i strat).

Wybrane operacje gospodarcze związane z obsługą finansową wspólnoty mieszkaniowej – w przypadku podjęcia przez nią decyzji w sprawie prowadzenia ksiąg rachunkowych w myśl prawa bilansowego – wymagają następującego ujęcia w tych księgach:

1. Przychody wspólnoty mieszkaniowej:

a) zaliczki wnoszone przez właścicieli lokali mieszkalnych w postaci opłat bieżących na pokrycie kosztów zarządu nieruchomością wspólną:

• Wn konto 20 „Rozrachunki z właścicielami lokali”,
• Ma konto 70-0 „Przychody zarządu nieruchomością wspólną”;

b) wpłata zaliczek przez właścicieli lokali mieszkalnych:

• Wn konto 13 „Rachunki bankowe”,
• Ma konto 20 „Rozrachunki z właścicielami lokali”;

c) inne przychody wspólnoty mieszkaniowej:

• Wn konto 13 „Rachunki bankowe”,
• Ma konto 75-0 „Przychody finansowe” lub konto 76-0 „Pozostałe przychody operacyjne”.

2. Koszty ponoszone przez wspólnotę mieszkaniową:

a) koszty bezpośrednio związane z utrzymaniem nieruchomości wspólnej (wydatki na remonty, bieżącą konserwację, opłaty za dostawę energii elektrycznej i cieplnej, gazu i wody, opłaty za antenę zbiorczą i windę, ubezpieczenia, podatki i inne opłaty publicznoprawne, wydatki na utrzymanie porządku i czystości, wynagrodzenie członków zarządu lub zarządcy):

• Wn konto 50 „Koszty zarządu nieruchomością wspólną”,
• Ma konto 21 „Rozrachunki z dostawcami”;

b) koszty pośrednio związane z utrzymaniem nieruchomości wspólnej:

• Wn konto 75-1 „Koszty finansowe” lub konto 76-1 „Pozostałe koszty operacyjne”,
• Ma konto 21 „Rozrachunki z dostawcami”.

3. Ustalenie wyniku finansowego wspólnoty mieszkaniowej

a) Przeksięgowanie przychodów wspólnoty mieszkaniowej:

• Wn konto 70-0 „Przychody zarządu nieruchomością wspólną”,
• Wn konto 75-0 „Przychody finansowe”,
• Wn konto 76-0 „Pozostałe przychody operacyjne”,
• Ma konto 86 „Wynik finansowy”;

b) przeksięgowanie kosztów wspólnoty mieszkaniowej:

• Wn konto 86 „Wynik finansowy”,
• Ma konto 50 „Koszty zarządu nieruchomością wspólną”,
• Ma konto 75-1 „Koszty finansowe”,
• Ma konto 76-1 „Pozostałe koszty operacyjne”;

c) przeksięgowanie podatku dochodowego od osób prawnych, jeżeli wspólnota mieszkaniowa osiągnęła dochody ze źródeł innych niż gospodarka zasobami mieszkaniowymi:

• Wn konto 86 „Wynik finansowy”,
• Ma konto 87 „Podatek dochodowy i inne obowiązkowe obciążenia wyniku finansowego”.

4. Rozliczenie wyniku finansowego wspólnoty mieszkaniowej:

• Wn/Ma konto 86 „Wynik finansowy”,
• Ma/Wn konto 82 „Rozliczenie wyniku finansowego”.

5. Przeznaczenie nadwyżki przychodów nad kosztami wspólnoty mieszkaniowej:

a) do zwrotu członkom wspólnoty mieszkaniowej:

• Wn konto 82 „Rozliczenie wyniku finansowego”,
• Ma konto 20 „Rozrachunki z właścicielami lokali”;

b) zwrot nadwyżki:

• Wn konto 20 „Rozrachunki z właścicielami lokali”,
• Ma konto 13 „Rachunki bankowe”;

c) Na utrzymanie nieruchomości wspólnej:

• Wn konto 82 „Rozliczenie wyniku finansowego”,
• Ma konto 70-0 „Przychody zarządu nieruchomością wspólną”.

6. Zaliczenie nadwyżki kosztów nad przychodami wspólnoty mieszkaniowej na zwiększenie kosztów zarządu nieruchomością wspólną:

• Wn konto 50 „Koszty zarządu nieruchomością wspólną”,
• Ma konto 82 „Rozliczenie wyniku finansowego”.

Podatki

Wspólnota mieszkaniowa jest podatnikiem podatku dochodowego od osób prawnych (art. 1 ust. 2 ustawy o CIT). Równocześnie podlega ona przedmiotowemu zwolnieniu od tego podatku. Zgodnie bowiem z art. 17 ust. 1 pkt 44 ustawy o CIT wolne od podatku są dochody wspólnot mieszkaniowych uzyskane z gospodarki zasobami mieszkaniowymi – w części przeznaczonej na cele związane z utrzymaniem tych zasobów, z wyłączeniem dochodów uzyskanych z innej działalności gospodarczej, niż gospodarka zasobami mieszkaniowymi.