Otrzymaliśmy fakturę za badanie sprawozdania finansowego za 2022 r. W jaki sposób należy ją ująć w księgach 2023 r.? Zagadnienie wyjaśnia Jadwiga Szabat, ECOVIS POLAND Audit Tax & Accounting sp. z o.o.

Jednostki zobowiązane do poddawania sprawozdań finansowych badaniu przez biegłego rewidenta muszą ująć koszty z tym związane w księgach rachunkowych. Są to koszty działalności operacyjnej jednostki. Stanowią one też koszty uzyskania przychodów, ponieważ są ponoszone w celu zabezpieczenia źródła przychodów. Księgowo mogą zostać zewidencjonowane na dwa sposoby.

Rozliczenie rezerwy

W praktyce najczęściej mamy do czynienia z sytuacją, kiedy podmiot, którego sprawozdanie finansowe będzie poddawane badaniu przez audytora, tworzy rezerwę na koszty tego badania. W takiej sytuacji otrzymanie w 2023 r. faktur za badanie sprawozdania powinno zostać ujęte jako rozliczenie utworzonej uprzednio rezerwy na badanie sprawozdania finansowego. Należy przypomnieć, że rezerwa na badanie sprawozdania finansowego jest w istocie rozliczeniem międzyokresowym biernym, które jest prezentowane jako zobowiązanie z tytułu dostaw i usług – jednostka w związku z 2022 r. uzyskała bowiem usługę badania sprawozdania finansowego, która zgodnie z postanowieniami umowy zostanie zafakturowana w kolejnym roku. Zgodnie z zasadą współmierności przychodów i kosztów powinno zatem zostać utworzone rozliczenie międzyokresowe bierne zapisem:

  • Wn „Koszty zarządu”,
  • Ma „Rozliczenia międzyokresowe bierne kosztów – rezerwa na badanie sprawozdania finansowego”.

W przypadku kiedy jednostka nie prowadzi układu kalkulacyjnego kosztów, utworzenie rezerwy na badanie sprawozdania powinno zostać ujęte na koncie Wn konta „Rozliczenie kosztów”.

Teraz, w 2023 r., kiedy do jednostki wpływa dokument potwierdzający wartość wykonanej usługi audytorskiej, należy ten dokument ująć:

  • Wn „Koszty usług obcych”,
  • Wn „VAT naliczony – jeśli podlega odliczeniu na ogólnych zasadach”,
  • Ma „Rozrachunki z dostawcami”.

Równolegle należy zaprezentować w księgach wykorzystanie utworzonego w poprzednim okresie sprawozdawczym rozliczenia międzyokresowego biernego poprzez zapis:

  • Wn „Rozliczenia międzyokresowe bierne kosztów – rezerwa na badanie sprawozdania finansowego”,
  • Ma „Rozliczenie kosztów”.

Jeśli kwota rzeczywistych kosztów badania będzie inna niż ta, na którą utworzono rezerwę, należy różnice odnieść na wynik finansowy bieżącego roku, tj. :

  • jako zwiększenie kosztów okresu – jeśli faktura jest na wyższą kwotę niż utworzone rozliczenie międzyokresowe bierne,
  • jako zmniejszenie kosztów okresu – jeśli faktura jest na niższą kwotę niż utworzone rozliczenie międzyokresowe bierne.

Dzięki takim zapisom kosztami badania za 2022 r. zostanie obciążony wynik finansowy tego roku, którego dotyczy badanie sprawozdania finansowego.

KUP

Należy oczywiście zauważyć, że koszty badania sprawozdania finansowego są kosztami podatkowymi dopiero w oparciu o dokument przygotowany przez firmę audytorską. W tym przypadku do kosztów podatkowych zaliczymy je w 2023 r., występuje w związku z tym różnica przejściowa pomiędzy rachunkowością a podatkiem dochodowym. Te jednostki, które w polityce rachunkowości mają wpisane zasady o rozpoznaniu aktywów i rezerw z tytułu odroczonego podatku dochodowego, powinny ten zapis uwzględnić na koniec 2022 r. i rozpoznać aktywa z tytułu odroczonego podatku dochodowego ze względu na koszty badania sprawozdania. Obecnie, w 2023 r., w związku z otrzymaniem faktury od firmy audytorskiej, aktywa te powinny zostać rozliczone.

Gdy nieistotna kwota

W przypadku tych jednostek, które regularnie poddają swoje sprawozdanie finansowe badaniu przez biegłego rewidenta, a kwota kosztów usługi audytorskiej nie jest znacząca (nie jest istotna), można przyjąć uproszczenie, które polega na tym, że nie tworzy się rezerwy na koszty badania sprawozdania finansowego, lecz całą wartość tej usługi odnosi się w koszty okresu. I to jest ta druga sytuacja, z którą możemy mieć do czynienia. W tym przypadku przyjęte uproszczenie powinno zostać zapisane w dokumentacji polityki rachunkowości i powinno być stosowane konsekwentnie w kolejnych latach obrotowych. Rozwiązanie to może być oczywiście stosowane pod warunkiem że nie zniekształca to obrazu sytuacji majątkowej i finansowej jednostki oraz jej wyniku finansowego. ©℗

przykład

Ewidencja

W 2022 r.

Spółka podpisała umowę o badanie sprawozdania finansowego za kwotę 20 000 zł netto. W 2022 r. utworzyła rezerwę na koszty badania:

• Wn „Koszty zarządu” 20 000 zł,

• Ma „Rozliczenia międzyokresowe bierne kosztów – rezerwa na badanie sprawozdania finansowego” 20 000 zł.

W sprawozdaniu za 2022 r. rezerwa ta została zaprezentowana w ramach pozycji „Zobowiązania krótkoterminowe – z tytułu dostaw i usług do 12 miesięcy”.

W 2023 r.

Po otrzymaniu sprawozdania z badania wpłynęła w 2023 r. faktura na kwotę 22 000 netto + 5060 VAT. Została ona ujęta:

• Wn „Koszty usług obcych” 22 000 zł,

• Wn „VAT naliczony” 5060 zł,

• Ma „Rozrachunki z dostawcami” 27 060 zł.

Równolegle ujęto wykorzystanie utworzonego w poprzednim okresie sprawozdawczym rozliczenia międzyokresowego biernego, odnosząc różnice w ciężar kosztów 2023 r.:

• Wn „Rozliczenia międzyokresowe bierne kosztów – rezerwa na badanie sprawozdania finansowego” 20 000 zł,

• Wn „Koszty zarządu” 2000 zł,

• Ma „Rozliczenie kosztów” 22 000 zł. ©℗