1.    Małe firmy, zatrudniające od 20 do 49 osób są obowiązane wdrażać PPK od 1 lipca. Skąd wiadomo, że moja firma ma wdrożyć PPK właśnie wtedy?

Ważny jest stan zatrudnienia na 31 grudnia 2019. A słowem-kluczem są „zatrudnieni”, których ustawa o PPK definiuje jako osoby, od wynagrodzenia których odprowadzane są obowiązkowe składki na ubezpieczenia emerytalno-rentowe. Dotyczy to zarówno umów o pracę, jak i umów zlecenia (o ile ww. składki są odprowadzane), członków rady nadzorczej (o ile spełniają powyższe kryterium), czy wykonujących pracę nakładczą.

2.    Ponieważ z powodu koronawirusa zmieniły się daty wdrożenia PPK w firmach 50-249, to czy małe firmy (20-49) też będą mieć zmienione terminy?

Dla firm średnich termin zawarcia umowy o zarządzanie PPK został wydłużony do 27 października, a zawarcia umowy o prowadzenie – do 10 listopada 2020 roku. Tym samym drugi i trzeci etap PPK, który obejmie firmy zatrudniające między 20 a 49 osób, będą prowadzone równolegle.

3.    Czy zatrudnieni pracownicy znajdą się na liście uczestników z automatu? Czy muszą się zapisać?

Dział kadrowo-płacowy w ramach działań przedwdrożeniowych musi przygotować listy osób, które spełniają kryteria uczestnictwa. Jedno z nich to zatrudnienie w firmie i obligatoryjne podleganie ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowemu. Drugie kryterium dotyczy wieku. O ile pracownik mieści się w przedziale wiekowym 18-55 lat, to należy do grona osób uprawnionych do przystąpienia do PPK.

4.    Co z pracownikami zatrudnionymi po 1 lipca?

W takiej sytuacji umowa zawierana jest po upływie trzeciego miesiąca zatrudnienia, ale nie później niż do 10. dnia miesiąca następującego po tym, w którym upłynął termin trzech miesięcy zatrudnienia. Jak liczy się owe trzy miesiące? Do okresu 3-miesięcznego zatrudnienia wlicza się – o ile takie były - okresy zatrudnienia z poprzednich 12 miesięcy w podmiocie zatrudniającym. Może się bowiem zdarzyć np. sytuacja, w której pracownik został zatrudniony na umowę o pracę, ale pół roku wcześniej, u tego pracodawcy, był przez miesiąc zatrudniony na umowę zlecenie. 

5.    Czy pracownik 55 plus może przystąpić do PPK?

Zatrudnieni mający więcej niż 55 lat, ale mniej niż 70, mogą przystąpić do PPK na własną prośbę. Ponieważ nie znajdą się na liście osób „automatycznie”, będą musieli złożyć wniosek o zawarcie umowy o prowadzenie PPK.

6.    Kiedy pracownicy mogą zrezygnować z PPK?

Pracownik może zrezygnować nawet jeszcze przed zawarciem umowy o prowadzenie. Wtedy w ogóle nie stanie się uczestnikiem PPK.  Może też zrezygnować już po jej zawarciu – w dowolnym momencie, a wtedy na jego konto nie będą wpływać wpłaty. Deklaracja musi być złożona na piśmie i zawierać własnoręczny podpis pracownika (złożona bezpośrednio a nie mailowo).

7.    Czy obcokrajowcy też mogą należeć do PPK?

Uczestnictwo w PPK nie jest gwarantowane tylko obywatelom polskim. Kryteria udziału są takie same niezależnie od narodowości.

PPK w czasach epidemii

8.    Z czego składa się składka na PPK ?

Pracownik finansuje co miesiąc wpłatę podstawową w wysokości 2 proc. swojego wynagrodzenia brutto. Może także zadeklarować wpłatę dodatkową w wysokości do 2 proc. brutto wynagrodzenia, czyli maksymalnie 4 proc. wynagrodzenia brutto. Gdy ma niższe dochody, a łączne wynagrodzenie osiągane z różnych źródeł w danym miesiącu nie przekracza kwoty odpowiadającej 120% aktualnego minimalnego wynagrodzenia – może obniżyć wpłatę podstawową do wysokości od 0,5 do 2 proc. wynagrodzenia brutto.
Wpłaty przekaże też pracodawca. Obowiązkowo co miesiąc 1,5 proc. wynagrodzenia brutto pracownika. Może też zdecydować o wpłacie dodatkowej do 2,5 proc wynagrodzenia brutto.
Ponadto na konto uczestnika PPK wpłynie jeszcze wpłata powitalna z funduszu socjalnego w wysokości 250 zł, a potem raz w roku dopłata roczna w wysokości 240 zł.

9.    Co dzieje się ze zgromadzonymi środkami, gdy pracownik zmienia pracę?

U nowego pracodawcy zatrudniony może przystąpić do PPK po upływie 10. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym upłynął trzymiesięczny okres zatrudnienia. Rolą pracownika jest powiadomić nowego pracodawcę, że posiada rachunek PPK oraz w której instytucji finansowej. Obowiązkiem pracodawcy jest złożyć wniosek w imieniu pracownika o wypłatę transferową środków zgromadzonych w tych instytucjach. Pracownik mógłby więc zgromadzone środki przenieść na nowe konto.  Ale nie musi! Może zrezygnować z transferu, zachować wcześniejsze konta i utworzyć kolejne. Uczestnik PPK ma prawo posiadać wiele rachunków PPK.

10.    Czy w przypadku złożenia dyspozycji wypłaty transferowej (na inny rachunek PPK) i przeniesienia środków z rachunku PPK, pracodawca nadal będzie finansować wpłaty do PPK?

Tak. Jeśli pracownik nadal jest zatrudnionym w firmie i pozostaje uczestnikiem PPK, wpłaty od pracodawcy będą utrzymane. Zmiana nastąpiłaby tylko w sytuacji złożenia deklaracji rezygnacji z uczestnictwa w PPK.

11.    Kto wybierze instytucję finansową?

Zgodnie z ustawą o PPK wyboru dokonuje pracodawca w porozumieniu ze związkami zawodowymi lub – gdy nie ma ich w firmie – z reprezentacją pracowniczą. Termin na wspólne podjęcie decyzji, w przypadku małych firm, upływa 27 września. Po tej dacie, gdyby do porozumienia nie doszło, pracodawca wybierze instytucję finansową sam.

12.    Jakie są kryteria wyboru instytucji finansowej?

Wyboru instytucji finansowej należy dokonać spośród 20 prezentowanych na stronie www.mojeppk.pl. Warto zwrócić uwagę na to jakie instytucja ma doświadczeniem w zarządzaniu funduszami oraz jakie ma efekty; jaka jest wielkość zarządzanych przez nią aktywów i liczba dotychczasowych klientów. Można też kierować się wysokością wynagrodzenia pobieranego przez instytucję za zarządzanie PPK lub propozycjami dodatkowych usług oferowanymi uczestnikom PPK (np. dostęp pracownika do konta; możliwość składania dyspozycji itp.).

Czym mogą zainteresować wybrane instytucje finansowe? Na przykład TFI Allianz podkreśla stabilną strukturę właścicielską (co szczególnie ważne obecnie) oraz działanie w ramach dużej międzynarodowej organizacji Allianz Global Investors i PIMCO. Gwarantuje też przeprowadzenie przez wszystkie etapy wdrożenia PPK poprzez internet. Na rozwiązania online zwraca też uwagę Aviva. Podpisanie umowy o zarządzanie odbywa się przez formularz, a pracownicy mają dostęp do swoich rachunków w serwisie online MojaAviva. Podobnie jest w AXA, która umożliwia zawarcie umowy o zarządzanie PPK w prosty i szybki sposób przez internet. Dodatkowo potencjalni klienci mogą liczyć na wsparcie dedykowanego zespołu PPK w procesie wdrożenia i co nie mniej ważne późniejszej obsługi. Oferta Millennium TFI to m.in. zdalny proces zawierania umów, do wyboru dwa systemy do obsługi (PPK Serwis i Comarch PPK), bezplikowa wymiana danych przez API, wsparcie opiekuna w trakcie wdrożenia, jedne z najniższych na rynku opłat za zarządzanie funduszami PPK oraz pakiet korzyści wynikających ze współpracy z silną grupą bankową.

Wszystkie te instytucje finansowe współpracują z Comarch. Z poziomu aplikacji Comarch PPK pracodawca ma możliwość zapoznania się z ofertą, zawarcia umowy o zarządzanie oraz automatyczną wymianę danych z instytucją finansową.

13.    Kiedy należy dokonać pierwszej wpłaty do PPK?

Po wyborze instytucji finansowej, pracodawca musi podpisać umowę o zarządzanie (w postaci elektronicznej, pozwalającej na utrwalenie jej treści na trwałym nośniku). W przypadku firm zatrudniających od 20 do 49 pracowników do 27 października. A następnie musi zawrzeć umowę o prowadzenie w imieniu i na rzecz osób zatrudnionych. Lista osób, będących uczestnikami PPK, stanowi załącznik do umowy o prowadzenie PPK. Termin zawarcia umowy o prowadzenie dla małych firm upływa 10 listopada 2020. Pierwsze wpłaty do PPK powinny zostać naliczone od wynagrodzenia uczestników PPK wypłaconego po zawarciu umowy o prowadzenie PPK’. Jeśli umowa zostanie zawarta 10 listopada 2020 w terminie do 30 listopada 2019 r. i przekazane instytucji finansowej do 15 grudnia. Wpłaty za uczestników, których wynagrodzenie zostanie wypłacone w terminie do 10 grudnia, powinny zostać naliczone w grudniu i dokonane do 15 stycznia 2020 r.

14.    Do kiedy obowiązuje dyspozycja pracownika o obniżeniu wpłaty podstawowej?

Dyspozycja pracownika obowiązuje do odwołania.

15.    Czy przekazywanie wpłat oraz dane osobowe pracowników są bezpieczne?

Rolą pracodawcy jest zadbać o szeroko pojęty interes pracownika. Stąd m.in. tak ważny, obok wyboru instytucji finansowej, jest wybór odpowiedniego systemu kadrowo-płacowego.  Pozwoli to na uniknięcie błędów, których konsekwencje odczułby pracownik.
Firmy korzystające z aplikacji Comarch PPK podkreślają, że jest to dla nich bardzo dobre rozwiązanie. - Jako kadrowa zajmowałam się wyborem PPK w firmie – mówi przedstawicielka firmy prowadzącej PPK w Millenium TFI. - Dla mnie najważniejsze było to, żeby system pozwalał na realizację wszystkich obowiązków związanych z PPK w sposób gwarantujący bezpieczeństwo przesyłanych danych, a także oszczędność czasu. Współpraca pomiędzy Millennium TFI i Comarch PPK działa bardzo dobrze i o wielu sprawach nie muszę pamiętać  - dodaje. Z kolei firmy prowadzące PPK w Aviva Investors TFI podkreślają, że aplikacja Comarch PPK pozwala im ograniczyć żmudną pracę i ryzyko błędów w danych, a dzięki ścisłej integracji mają możliwość bezpośredniego i automatycznego transferu deklaracji pracowników i informacji o składkach. Klienci prowadzący PPK w TFI Allianz Polska, którzy korzystają z aplikacji Comarch PPK zwracają uwagę na fakt, że dzięki współpracy systemu informatycznego instytucji finansowej z aplikacją Comarch, dane są przesyłane od pracodawcy bez konieczności ręcznego wprowadzania plików, dodatkowych weryfikacji i przeliczeń bezpośrednio do instytucji finansowej. Pracodawcy, którzy mają PPK w AXA TFI podkreślają, że mogą obsługiwać wszystkie procesy związane z PPK bezpośrednio z poziomu swojego systemu kadrowo-płacowego. To oznacza oszczędność czasu pracowników odpowiedzialnych za obsługę, brak konieczności poznawania nowego systemu dostawcy PPK i eliminację potencjalnych błędów.

16.    Jakie informacje powinien przekazać pracodawca pracownikowi?

Kiedy umowa o zarządzanie zostanie zawarta, trzeba o tym poinformować pracowników. Pracodawca powinien też powiadomić o prawach dotyczących rezygnacji lub przystąpienia do PPK, o wysokości wpłat, o możliwości obniżenia wpłaty podstawowej itp.

17.    Czy, gdyby wszyscy zatrudnieni, uprawnieni do uczestnictwa w PPK,  złożyli deklarację rezygnacji, to pracodawca nadal musiałby podpisywać umowę o zarządzanie?

Tak. Pracodawca ma taki obowiązek. Oczywiście z wyjątkiem mikroprzedsiębiorców.

18.    Kiedy powstaje przychód z tytułu finansowania przez pracodawcę wpłat  w ramach Pracowniczych Planów Kapitałowych?

W przypadku przychodów ze świadczeń otrzymywanych przez pracownika, przychód z tego tytułu powstaje w momencie otrzymania lub postawienia do dyspozycji środków pieniężnych. W przypadku wpłat do PPK finansowanych przez pracodawcę będzie to zatem miesiąc, w którym pracodawca przekaże wpłaty do instytucji finansowej.

19.    Czy są możliwe sytuacje, kiedy pracodawca może zawiesić wpłaty do PPK?

Tak, ustawa dopuszcza takie możliwości. Są to: przestój ekonomiczny, niewypłacalność pracodawcy czy przejściowe zaprzestanie prowadzenia działalności gospodarczej. Tym samym wpłaty do PPK nie są finansowane również wtedy, gdy przestój ekonomiczny albo obniżony wymiar czasu pracy został wprowadzony zgodnie z przepisami ustawy z 31 marca 2020 r. o zmianie ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2020 r. poz. 568). Uwaga: w takiej sytuacji nie są finansowane wpłaty do PPK jedynie w stosunku do osób objętych przestojem ekonomicznym lub obniżonym wymiarem czasu pracy.

20.    Czy w okresie przestoju ekonomicznego oraz w okresie obniżonego wymiaru czasu pracy jest obligatoryjne czy dobrowolneniefinansowanie wpłat do PPK ?

Pracodawca nie powinien finansować wpłat w tym okresie, ale jeśli uczestnik PPK chciałby odprowadzać składkę podstawową (lub też dodatkową) – może to robić, mimo że pracodawca wpłat dokonywać nie będzie.