Umowa o zarządzanie (między pracodawcą a instytucją finansową) musi być zawarta w postaci elektronicznej, pozwalającej na utrwalenie jej treści na trwałym nośniku, nie później niż na 10 dni roboczych przed dniem, w którym pracodawca jest obowiązany zawrzeć umowę o prowadzenie PPK. W przypadku średnich firm (50-249 osób), które rozpoczęły wdrażanie PPK 1 stycznia 2020, termin ten przypada 24 kwietnia 2020. W przypadku małych firm (20-49 osób zatrudnionych), które do programu wejdą 1 lipca 2020, będzie to 27 października.

Informację o zawarciu umowy o zarządzanie zatrudniający musi przekazać do ewidencji prowadzonej przez Polski Fundusz Rozwoju.

Umowa o prowadzenie to de facto zapisanie zatrudnionych do PPK. Podmiot zatrudniający zawiera ją z instytucją finansową w imieniu i na rzecz osób zatrudnionych, a lista osób, będących uczestnikami PPK, stanowi załącznik do umowy o prowadzenie PPK. Termin zawarcia umowy o prowadzenie upływa dla średnich firm 11 maja 2020 roku, a 10 listopada 2020 dla firm małych.

Zapisanie automatyczne

Automatycznie do PPK pracodawca może zapisać osoby zatrudnione, podlegające obowiązkowym ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym, w wieku od 18 do 55 lat. W przypadku pracowników zatrudnionych w dniu, od którego ustawa znajduje zastosowanie (zgodnie z art. 134), pracodawca nie bierze pod uwagę 3-miesięcznego okresu zatrudnienia.

Zapisanie po trzech miesiącach

Ale jeśli okres zatrudnienia powstał po tej dacie, wtedy zgodnie z art. 16 ust 1. umowa zawierana jest po upływie trzeciego miesiąca zatrudnienia, nie później niż do 10. dnia miesiąca następującego po tym, w którym upłynął termin trzech miesięcy zatrudnienia. Naturalnie dotyczy to osoby zatrudnionej, która nie zadeklaruje przed upływem tego terminu, że nie będzie dokonywać wpłat do PPK. Zgodnie z art. 16 Ust 2. do okresu zatrudnienia, o którym tu mowa, wlicza się okresy zatrudnienia z poprzednich 12 miesięcy, które miały miejsce w podmiocie zatrudniającym, a także okresy zatrudnienia w innych podmiotach zatrudniających, jeżeli są one powiązane z obecnym zatrudniającym. 

- Aplikacja Comarch PPK na podstawie danych dotyczących historii zatrudnienia, wieku oraz ubezpieczenia pozwala na stworzenie listy pracowników w imieniu i na rzecz, których należy zawrzeć umowę o prowadzenie PPK. Jeśli pracownik spełnia warunki uczestnictwa w PPK i nie złożył deklaracji rezygnacji Użytkownik zostanie poinformowany, że należy zgłosić go do PPK. W przypadku pracowników, którzy są zatrudnieni w firmie poniżej 3 miesięcy aplikacja dodatkowo podpowie datę, kiedy minie 3-miesięczny okres zatrudnienia i pracodawca będzie miał obowiązek zgłoszenia ich do PPK. Pracodawca poza informacją o przystąpieniu czy rezygnacji z PPK ma także możliwość ewidencji składanych przez pracowników deklaracji związanych z PPK dotyczących np. obniżenia składki podstawowej. Na podstawie wprowadzonych na karcie pracownika danych dotyczących uczestnictwa w PPK, aplikacja co miesiąc przygotuje listę pracowników, za których należy przekazać wpłaty do instytucji finansowej oraz wyliczy je na podstawie wprowadzonych podstaw.  – mówi Magdalena Pacan, konsultant systemów Comarch ERP.

Podmiot zatrudniający bez umowy o zarządzanie

Może zaistnieć sytuacja, gdy podmiot zatrudniający, któremu pracownik złożył wniosek o dokonywanie wpłat do PPK, nie zawarł umowy o zarządzanie PPK z instytucją finansową. Dzieje się tak w przypadku mikroprzedsiębiorcy, gdy wszystkie zatrudnione osoby złożą deklarację rezygnacji.

Gdy pojawi się jednak pracownik zainteresowany przystąpieniem do PPK, wtedy pracodawca powinien najpierw zawrzeć umowę o zarządzanie PPK. Przyjmując, że dzień złożenia wniosku o dokonywanie wpłat do PPK jest pierwszym dniem, od którego należy liczyć termin na zawarcie umowy o prowadzenie PPK, to umowa o zarządzanie powinna zostać zawarta zgodnie z dyspozycją art. 8 ust. 1 ustawy o PPK nie później niż na 10 dni roboczych przed dniem, w którym przypada termin zawarcia umowy o prowadzenie PPK. 

Nowy pracownik ze starym kontem

Innym przypadkiem może być ten, gdy nowy pracownik był już uczestnikiem PPK u innego pracodawcy. W nowej firmie będzie mógł być zapisany do PPK po upływie 10. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym upłynął trzymiesięczny okres zatrudnienia.

Pracownik powinien poinformować nowego pracodawcę o posiadanych rachunkach PPK i instytucjach finansowych, w których do tej pory gromadził środki, a pracodawca o obowiązku złożenia wniosku w imieniu pracownika o wypłatę transferową środków zgromadzonych we wskazanych instytucjach. Pracownik będzie mógł wybrać czy przenieść je na nowy rachunek, który otworzy mu nowy pracodawca, czy ciągu 7 dni poinformować, że rezygnuje z transferu i chce zachować dotychczasowe rachunki.

Zatrudnienie w kilku miejscach pracy

Gdy pracownik u jednego pracodawcy jest zatrudniony na niepełny etat, ale pracuje też w innych miejscach, to wszyscy zatrudniający go muszą go zgłosić do PPK (o ile oczywiście nie złożył deklaracji rezygnacji). Art. 18 wyraźnie wskazuje, że pracownik może być uczestnikiem stroną więcej niż jednej umowy PPK. Naturalnie pracownik zostanie zgłoszony do PPK u pozostałych pracodawców tylko w przypadku, gdy prowadzą PPK. 

Obligatoryjne dane uczestnika PPK

Adres poczty elektronicznej i numer telefonu nie stanowią obligatoryjnych danych uczestnika PPK, których podanie jest niezbędne do zawarcia w jego imieniu i na jego rzecz umowy o prowadzenie PPK. Nie jest też konieczne przekazanie instytucji finansowej przez podmiot zatrudniający rodzaju dokumentu tożsamości oraz jego serii i numeru o ile pracownik posiada PESEL.