Pracownicze Plany Kapitałowe to program na lata. Z tego faktu wynikają określone konsekwencje dla pracodawcy: trzeba zaplanować koszty wdrożenia i obsługi PPK oraz przygotować harmonogram cyklicznych prac, które w dużym stopniu spadną na działy kadrowo-płacowe.
Średnie firmy, zatrudniające od 50 do 249 pracowników (stan na 30 czerwca 2019) weszły do programu PPK już 1 stycznia 2020. Zgodnie z pierwotnymi założeniami do 24 kwietnia miały podpisać umowę na zarzadzanie z wybraną instytucją finansową, a do 11 maja umowę na prowadzenie. Ale lockdown wpłynął m.in. na zmianę tych dat. Nowe to: 27 października – termin na podpisanie umowy o zarządzanie i 10 listopada – termin podpisania z instytucją finansową umowy o prowadzenie. To oznacza, że średnie firmy będą obowiązywać terminy przypisane też do firm małych, zatrudniających od 20 do 49 pracowników (stan na 31 grudnia 2019), które 1 lipca przystąpiły do PPK.
W sumie w II i III etapie wdrażania PPK weźmie udział ok. 80 tys. MSP. Wśród nich są firmy zdecydowane na zakup systemu informatycznego oraz takie, które obawiają się, czy podołają dodatkowym kosztom, zwłaszcza w mocno niepewnej sytuacji gospodarczej. Oszczędzać na wszystkim? Także PPK wprowadzając „po kosztach”? Rezygnując z – wydawałoby się – najdroższego elementu czyli oprogramowania do wdrażania i obsługi PPK?
Zdecydowanie nie: bo oszczędny płaci dwa razy.
Ile to będzie kosztować?
Właściwie jeszcze na etapie przedwdrożeniowym pracodawca powinien posiadać podstawowe informacje, które pozwolą mu na oszacowanie kosztów i podjęcie odpowiednich decyzji. Także tej na czym faktycznie można oszczędzić. Warto więc wiedzieć:
• jaki będzie poziom uczestnictwa w programie, bo pozwoli w przybliżeniu określić, ile osób pozostanie w PPK, ile zrezygnuje, ile osób w wieku 55-70 będzie chciało do niego przystąpić
• czy na starcie programu pracodawca będzie odprowadzać składkę podstawową 1,5 proc. czy też dodatkową - maksymalnie 2,5 proc.
• czy potrzebne będzie zatrudnienie dodatkowej osoby do wdrażania i obsługi PPK, czy obecni pracownicy wezmą na siebie te obowiązki. Etat, pół etatu, ¼ etatu – przekładają się na konkretne koszty
• czy pracownicy działów kadrowo-płacowych będą wprowadzać wszelkie konieczne dane bez korzystania z odpowiedniej aplikacji do obsługi PPK, czy też pracodawca zdecyduje się jednak na zakup systemu kadrowo-płacowego lub dostosowanie aplikacji do już funkcjonującego w firmie
• jakie wsparcie oferuje we wdrożeniu i obsłudze PPK firma dostarczająca oprogramowanie
• czy w przedsiębiorstwie są warunki do archiwizacji dokumentów, czy też trzeba je dopiero przygotować
Jeśli w tym momencie pracodawca zaczyna myśleć o tym, by zaoszczędzić na zakupie oprogramowania PPK, dodajmy kolejne zadania, za które będzie odpowiedzialny już po wdrożeniu programu:
• aktualizacja listy pracowników przystępujących do programu lub z niego rezygnujących
• naliczanie wpłat
• korekty list płac (nieuniknione, bo pracownicy będą rezygnować lub dołączać w ostatniej chwili lub po terminie)
• przekazywanie pliku rozliczeniowego oraz nazwisk do instytucji finansowej
• komunikacja dotycząca portalu pracownika i pobranych wpłat
Ręcznie – tak, można. Ale…
Ustawodawca narzucił na pracodawcę szereg nowych obowiązków i uczynił go za nie odpowiedzialnym. Czy da się zrealizować wszystkie zadania wprowadzając ręcznie dane niezbędne do wdrożenia i obsługi PPK?
Tak, oczywiście jest to możliwe.
Alternatywą dla odpowiedniego oprogramowania jest ręczne wprowadzanie danych przez pracowników działów kadrowo-płacowych.
Instytucje finansowe udostępniają pracodawcom systemy, pozwalające, by deklaracje czy informacje o składkach, pracodawca mógł przekazywać im bezpośrednio, wpisując je ręcznie. Oszczędza się tym samym na zakupie aplikacji. Tylko że jednocześnie zasadniczo wzrasta koszt obsługi PPK w firmie.
- Instytucje finansowe mają swoje strony, portale i interfejsy do wprowadzania danych, więc jeśli pracodawca ma odpowiednio dużo pracowników lub zatrudni dodatkowych do przepisywania danych, to oczywiście zadanie zostanie wykonane – przyznaje Tomasz Homel, dyrektor departamentu produkcji oprogramowania dla małych i średnich przedsiębiorstw w firmie Comarch. - Tyle że taka alternatywa dla aplikacji jest niestety kosztowna, bo błędogenna. Im więcej pracowników w programie, tym więcej czasu należy poświecić na wdrożenie i obsługę PPK, a o pomyłkę w takich warunkach nie trudno. Można też wybrać inne rozwiązanie: zlecić wszystkie działania do biura rachunkowego, tylko że wtedy też opłat się nie uniknie. Więc to jest pozorna oszczędność – przekonuje Tomasz Homel.
Wdrażanie i obsługa PPK z aplikacją
Trzy podstawowe zalety: mniej błędów, szybkość, aktualizacja = faktyczna oszczędność
- Aplikacja Comarch PPK umożliwia obsługę wszystkich procesów związanych z programem; pozwala je zautomatyzować i uprościć, dzięki czemu działy kadrowo-płacowe mogą oszczędzić swój czas, a rutynowe czynności mogą się odbywać automatycznie. Na przykład wysyłka danych do instytucji finansowej odbywa się w całkowicie zautomatyzowany sposób, bo aplikacja sama te dane pobiera z systemu kadrowo-płacowego – mówi Magdalena Pacan z firmy Comarch.
Mniej błędów
Ręczne wprowadzanie danych zawsze obarczone jest ryzykiem błędu. Ryzyko to wzrasta, gdy zwiększa się liczba pracowników należących do PPK, gdy jest mało czasu na wykonanie konkretnych zadań lub gdy w działach kadrowo-płacowych w ramach oszczędności zatrudnia się za mało osób.
Gdy firma korzysta z odpowiedniego oprogramowania do obsługi PPK, ryzyko to zdecydowanie maleje, a wręcz spada do zera. Dane są wpierw gromadzone w systemie kadrowo-płacowym, gdzie są sprawdzane pod różnymi względami. Dopiero wtedy następuje ich automatyczna wysyłka. Jak to wygląda w praktyce wyjaśnia Magdalena Pacan. - Jeśli na przykład przekazujemy listę uczestników PPK to program Comarch PPK sprawdza czy dane są kompletne. Podczas ich przesyłania pojawia się komunikat określający, gdzie należy uzupełnić ewentualne braki.
Ryzyko wysyłki niekompletnej lub błędnej listy maleje do zera.
Szybkość wykonywanych zadań
Ma znaczenie niebagatelne, zwłaszcza, że mówimy o działaniach cyklicznych, comiesięcznych, na wiele przyszłych lat. W dodatku trzeba sobie uzmysłowić, że pracownicy będą dynamicznie podchodzić do PPK. Jedni się wypiszą, inni zapiszą, jeszcze inna grupa zechce zmienić wysokość składki, a ktoś inny będzie dokonywał transferu środków. - Podczas wprowadzania ręcznego tych dyspozycji, pracownik obsługujący PPK będzie musiał się zalogować do rozwiązań zewnętrznych, znaleźć pracowników, wprowadzić odpowiednie dane. Sama liczba kliknięć i przechodzenie między systemami spowoduje, że czas wykonania zadania będzie się wydłużać. Podczas gdy przy wykorzystaniu aplikacji Comarch PPK zintegrowanej z systemem kadrowo-płacowym, jednym kliknięciem można wprowadzić zmiany, a dane przenieść – mówi dyrektor Homel.
Przepisy pod kontrolą
Tomasz Homel zwraca uwagę na jeszcze bardzo ważną kwestię – możliwe zmiany przepisów. – Wtedy oprogramowanie wymaga uaktualnienia. W przypadku Comarch dostarczamy taką aktualizację klientowi przez cały rok - wyjaśnia. - Po roku konieczne jest wykupienie upgrate’u czyli jej przedłużenia. Za ułamek początkowej ceny aplikacji klient ma poczucie bezpieczeństwa, że nie przeoczył żadnej nowelizacji.
I jest to sprawa niebagatelna, bo choć PPK w świadomości pracodawców już funkcjonuje, to jednak jest to nadal nowy obowiązek, a znajomość przepisów ciągle zbyt mała. - Pracodawcy nie zawsze wiedzą co konkretnie mają zrobić, a nasza aplikacja podpowiada niezbędne czynności – wyjaśnia Magdalena Pacan. Na przykład gdy upłyną trzy miesiące od momentu zatrudnienia pracownika, należy go zgłosić do PPK. Albo jeśli pracownik złożył rezygnację z uczestnictwa w PPK, to pracodawca w ciągu siedmiu dni musi poinformować instytucję finansową o tym fakcie. - Aplikacja pomaga w pracy działów HR, ale też podpowiada obowiązki pracodawcy – zwraca uwagę Magdalena Pacan, a Tomasz Homel dodaje: - I zapobiega potencjalnym karom za niedopełnienie czynności. Łatwo zapomnieć o nowych obowiązkach i narazić się na konsekwencje w postaci kar finansowych, tymczasem nasza aplikacja pilnuje terminów i wyprzedzeniem przypomina o nich.
Pracownicy działów HR muszą znać przepisy, ale program jest nieoceniony choćby w pilnowaniu terminów. Bardzo przyda się w przypadku wypłaty transferowej ( jeszcze nie występuje powszechnie, ale w przepisach jest to proces bardzo skomplikowany, podczas gdy aplikacja Comarch PPK podpowiada co w konkretnych terminach pracodawca musi zrobić). - Aplikacja trochę myśli za pracodawcę, a że jest przyjazna w obsłudze, to pracownicy nie mają problemu z jej wręcz intuicyjną obsługą – dodaje Magdalena Pacan.
Integracja systemów – zawsze możliwa
Jeśli firma korzysta z systemów ERP Comarch, to integracja z oprogramowaniem PPK jest w takim wydaniu najpełniejsza. Nie oznacza to jednak, że klient korzystający z innego oprogramowania kadrowo-płacowego, a chcący zainstalować aplikację Comarch PPK, nie będzie mógł tego zrobić. - Integracja z obcymi systemami jest absolutnie możliwa. Jedyny problem, że musi ją zrealizować na własny koszt, a nie w ramach utrzymania produktu – wyjaśnia Tomasz Homel.
Koszty nadal za wysokie? To może chmura
Koszty zakupu oprogramowania są zależne od kilku czynników. Ważne jest, czy firma kupuje cały system płacowo-kadrowy wraz z programem do obsługi PPK, czy też tylko aplikację. Czy konieczne będzie doliczenie kosztów za wdrożenie, czy też firma posiada dział IT i dodatkowych kosztów nie poniesie. Na skalę wydatków wpływa też opłata za aktualizację programowania oraz wielkość firmy i liczba pracowników pozostających w programie.
Jeśli dla kogoś koszty jednorazowe są jednak zbyt wysokie, to może wybrać oprogramowanie w chmurze, a wtedy wydatki są rozkładane w postaci miesięcznego abonamentu za użytkowanie aplikacji i są znacznie mniejsze niż opłata jednorazowa. Czy chmura jest bezpieczna? - Ja bym uspokoił nieprzekonanych – mówi Tomasz Homel. - Przecież od wielu lat wszystkie systemy bankowe oparte są na niej, cała bankowość mobilna funkcjonuje w ten sposób, podobnie jak dostęp do kont bankowych poprzez systemy internetowe, a to przecież są realne pieniądze i firm, i użytkowników. Banki i klienci się nie obawiają, a przecież ryzyko przy systemach bankowych byłoby większe niż w przypadku takiego programu jak PPK. Środowiska informatyczne są już na tyle bezpieczne i dojrzałe, że można do chmury przekonywać – tłumaczy przedstawiciel Comarchu.