Pracownicze Plany Kapitałowe wchodzą w życie 1 lipca, warto więc już teraz zainteresować się narzędziami, które od strony technologicznej ułatwią wdrożenie programu.
/>
Aplikacja Comarch PPK przeznaczona jest do obsługi Pracowniczych Planów Kapitałowych w firmie. Jest ściśle zintegrowana z modułami kadrowo-płacowymi Comarch ERP HR, ale również współpracuje z systemami kadrowo-płacowymi innych producentów. Może także działać samodzielnie.
W praktyce oznacza to, że jeśli przedsiębiorca korzysta już z systemu Comarch ERP HR, to część zgromadzonych w nim informacji automatycznie pojawi się w aplikacji PPK, co zminimalizuje pomyłki związane z przenoszeniem danych. Jeśli przedsiębiorca nie posiada Comarch ERP HR, będzie mógł zaopatrzyć się w wersję niezależną od tego systemu (stand-alone). Różnica między tymi wersjami polega na tym, że użytkownik po zainstalowaniu i uruchomieniu tej wersji będzie musiał dane wpisać ręcznie lub importować z arkuszy Excel. Oznacza to większy nakład pracy, ale docelowo zadanie zostanie wykonane.
Oczywiście całkowitą wygodę, komfort pracy i szybkość zapewni posiadanie oprogramowania Comarch ERP HR.
Kluczowymi funkcjonalnościami aplikacji Comarch PPK będą:
1. możliwość ewidencjonowania danych uczestników PPK
2. możliwość comiesięcznego naliczania i ewidencjonowania składek
3. możliwość przesyłania ich do wybranej instytucji finansowej.
1. Możliwość ewidencjonowania danych uczestników PPK
Na początek aplikacja pomoże sporządzić listę pracowników wraz z informacją, czy pracownik pozostaje w Pracowniczych Planach Kapitałowych, czy też zrezygnował z uczestnictwa w programie.
/>
2. Comiesięczne naliczanie i ewidencjonowanie składek
Pracownicy, którzy przystąpili do PPK będą musieli zadeklarować jaką składkę chcą odprowadzać na swoje konto. Chodzi zarówno o składkę podstawową (2 proc. wynagrodzenia brutto), jak i dodatkową (maksymalnie do 2 proc). W przypadku zarobków nieprzekraczających pensji minimalnej, pracownik będzie mógł zadeklarować mniejsze składki (gdy pracownik ma najniższe dochody, a łączne wynagrodzenie osiągane z różnych źródeł w danym miesiącu nie przekracza kwoty odpowiadającej 120 proc. aktualnego minimalnego wynagrodzenia – może wpłacać od 0,5 do 2 proc. wynagrodzenia brutto).
Te informacje za pośrednictwem aplikacji Comarch PPK będzie można wprowadzić do bazy. Znajdą się w niej również dane pochodzące od pracodawcy, czyli wysokość składki podstawowej odprowadzanej co miesiąc na konto pracownika (obowiązkowo 1,5 proc. wynagrodzenia brutto pracownika), i składki dodatkowej (maksymalnie 2,5 proc. wynagrodzenia brutto).
/>
- Będą to informacje historyczne, dokumentujące wszystkie zmiany w deklaracjach zarówno pracownika, jak i pracodawcy - zapewnia Grzegorz Mączka, dyrektor centrum produkcji Comarch ERP SA. Archiwizacja tego rodzaju danych jest konieczna. - Pracodawca może zmienić zdanie np. na temat wysokości składki dodatkowej, bo uzna, że wprowadzenie jej będzie równoznaczne z konkurencyjnością na rynku pracy, a pracownik może zmienić zdanie już na etapie składania deklaracji lub później jeśli chodzi o wysokość składek – opisuje hipotetyczne sytuacje Grzegorz Mączka.
Te cztery składki: podstawową i dodatkową od pracownika oraz podstawową i dodatkową od pracodawcy za pomocą aplikacji Comarch PPK będzie można co miesiąc ewidencjonować i wysyłać do funduszy inwestycyjnych, ubezpieczeniowych lub innych instytucji finansowych zarządzających naszymi pieniędzmi.
/>
Aplikacja pozwoli też wygenerować całościową informację dotyczącą składki podstawowej i dodatkowej firmy.
Jeśli chodzi o obliczanie wysokości składki to Magdalena Pacan, ekspert z firmy Comarch przypomina, że składka jest naliczana od kwot wypłaconych po dacie przystąpienia do PPK.
I tak, jeśli pracownik przystąpił do PPK i umowa o prowadzenie PPK została dla niego podpisana np. 10 sierpnia, a pensję otrzymał po 10 sierpnia, to od niej pobrana zostanie składka w wysokości, którą zadeklarował, a następnie przekazana będzie do instytucji finansowej. - Terminy pobrania składek od pracowników będą różne, gdyż są zależne od daty wypłaty wynagrodzenia, natomiast termin przekazania tych pieniędzy do instytucji finansowej może być jeden, ale zawsze do 15. dnia każdego następnego miesiąca – przypomina Magdalena Pacan.
Program pozwoli naliczyć składki, a jeśli chodzi o samą płatność, to użytkownik tej aplikacji będzie otrzymywać również informację jaką kwotę globalnie winien przekazać do instytucji finansowej. W przypadku współpracy aplikacji z systemem Comarch ERP, taka płatność zostanie automatycznie po naliczeniu tej opłaty utworzona w systemie ERP. – Jeśli system ERP jest zintegrowany z aplikacją, to płatność wygenerowana w systemie ERP może być szybko wysłana do banku poprzez funkcje bezpośredniej i internetowej wymiany danych z bankami istniejące w systemie Comarch ERP - mówi Tomasz Homel, dyrektor produkcji i wsparcia rozwiązań dla rynku małych i średnich przedsiębiorstw firmy Comarch.
/>
3. Przesyłania składek do wybranej instytucji finansowej
Jedną z najważniejszych decyzji pracodawcy jest wybór instytucji finansowej. Istotnymi czynnikami decydującymi o wyborze są m.in. doświadczenie na rynku, wyniki finansowe, ale też systemy technologiczne, z których korzysta. Dlaczego jest to takie ważne tłumaczy Tomasz Homel odpowiedzialny za produkcję aplikacji Comarch do PPK. - Tworząc systemy ERP i funkcje do obsługi PPK kładziemy nacisk, by wszystkie procesy odbywały się w sposób elektroniczny i zautomatyzowany. Ewidencjonowane dane w aplikacji Comarch PPK elektronicznie przepływają do instytucji finansowej co pozwala nam minimalizować ryzyko pomyłek przy przepisywaniu danych. Szybkość obsługi procesu i małe ryzyko pomyłek to jest istotna wartość tworzonego rozwiązania – mówi Homel.
Twórcy aplikacji podają taki przykład: Jeśli przedsiębiorca wybierze instytucję finansową, która będzie wymagać przesyłania wydruków lub innego sposobu wpisywania danych do systemu, to osobę odpowiedzialną w firmie za to zadanie czeka ręczne pobieranie danych i przenoszenie ich. A to zawsze jest czasochłonne i jest obarczone dużym ryzykiem błędu. Jeśli jednak instytucja finansowa posiada dobry interfejs informatyczny ,a producenci systemów ERP dostosują się do niego, to zminimalizuje to ryzyko popełnienia pomyłek. - Interfejsy będą ewoluować w czasie, bo zawsze tak się dzieje przy wdrożeniach nowych oprogramowań – uprzedza Tomasz Homel. - Jeśli przedsiębiorca oprze się na ręcznym przekazywaniu danych, to będzie musiał nieustannie śledzić przepisy i proces przesyłania modyfikować. Jeśli jednak uda się powiązać systemy informatyczne firmy i instytucji finansowej, pracownicy po stronie ERP w odpowiednim czasie wprowadzą konieczne modyfikacje – dodaje Homel.
Twórcy aplikacji zwracają też uwagę na fakt, że clou systemu Comarch PPK jest comiesięczne wysyłanie składek przez kolejne 20, 30 lat. - Żmudna, powtarzalna informacja wysyłana co miesiąc, ale właśnie ona musi być przeprowadzona bezbłędnie – mówi Grzegorz Mączka.
Aplikacja Comarch skupi się przede wszystkim na kanale przedsiębiorca – instytucja finansowa. Nie obejmie kanału pracownik - instytucja finansowa (bo ta utworzy własne rozwiązania), ale w dalszym etapie rozwoju aplikacji planowana jest obsługa kanału pracownik - pracodawca, zapowiadają Tomasz Homel i Grzegorz Mączka, aby umożliwiać składanie deklaracji o przystąpieniu do PPK, o rezygnacji, składkach itp.
/>
Aplikacja Comarch PPK = oszczędność, panowanie nad procesem obsługi PPK, bezpieczeństwo
Tomasz Homel, opisując działanie aplikacji wskazuje na największą jej zaletę: oszczędność pracy. Nie do przecenienia jest też unikanie kar, bo aplikacja pokaże statusy procesu i odpowie na pytanie, czy składki zostały naliczone, czy zostały przesłane, co pozwoli panować nad procesem. I wreszcie: bezpieczeństwo. Część danych będzie bezpośrednio u klienta i od niego w dużej mierze będzie zależeć ich bezpieczeństwo, ale system Comarch PPK będzie tak skonstruowany, by bezpieczeństwo danych i ich przechowywania zachować na wysokim poziomie.
Na jeszcze jedną kwestię zwraca uwagę Grzegorz Mączka: - Będą zdarzać się pomyłki, a to oznacza potrzebę nanoszenia korekt. Nasza aplikacja pomoże zapanować nad tym. W jakich sytuacjach korekta będzie konieczna? Mogą nastąpić błędy w deklaracjach, np. jeśli pracownica wyjdzie za mąż, konieczna będzie aktualizacja dokumentów. Zgłoszenie tego faktu do działu HR pozwoli na wprowadzenie danych i automatyczne uruchomienie procesu, który tę aktualizację prześle też do instytucji finansowej.
Aplikacje ERP, zintegrowane całościowo panują nad ciągłym procesem zmian .
Docelowy zakres funkcjonalny aplikacji Comarch PPK obejmie:
• informacje o pracodawcy i wybranej instytucji finansowej zarządzającej PPK
• rejestr pracowników
• prowadzenie ewidencji pracowników
• integracja z Comarch ERP HR lub import z pliku
• rejestr deklarowanych procentowych składek członkowskich dla PPK
• rejestr wystąpień i przystąpień pracowników do PPK
• naliczanie i ewidencja miesięcznych składek na PPK
• generowanie plików zgłoszeniowych, wyrejestrowujących, aktualizujących dane dla instytucji finansowych
• generowanie plików o składkach na PPK dla instytucji finansowych
Start w maju
Aplikacja Comarch PPK dostępna będzie w maju. Jej pierwsza wersja będzie realizować wybrane procesy gdyż do ostatniej chwili ustalane są całościowe zasady współpracy z instytucjami finansowymi, ale Comarch będzie szybko dostarczać kolejne aktualizacje aplikacji wraz z rozwojem sytuacji.. Jak zapowiada Grzegorz Mączka, Comarch będzie proponować modele handlowe tak pomyślane, by klient mógł wybrać wersję dostosowaną do liczby pracowników, których dane będzie ona przetwarzać. Dostępnych będzie 5 pakietów: do 10 pracowników, do 50, do 250, do 500 oraz powyżej 500 tzw. pakiet indywidualny.