Urlopy wypoczynkowe w pytaniach i odpowiedziach [PORADNIK DGP]

Choć przepisy dotyczące urlopów wypoczynkowych zawarte w ustawie z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 1465; ost.zm. Dz.U. z 2024 r. poz. 878; dalej: k.p.) nie zmieniły się w znaczący sposób od lat, to wciąż budzą wątpliwości. Nie są precyzyjne, dlatego pracodawcy przy ocenie uprawnień urlopowych muszą się posiłkować także orzecznictwem oraz wykładnią prezentowaną przez Państwową Inspekcję Pracy. W opracowaniu analizujemy najczęstsze problemy, z jakimi spotykają się działy kadr w kontekście udzielania urlopów wypoczynkowych.

Urlopy wypoczynkowe: wątpliwości w praktyce

wymiar urlopu

W opisywanym przypadku urlopowy staż wynosi 8 lat. Należy bowiem przyjąć ten, który wynika z ukończonych studiów jako najbardziej korzystny dla tej osoby.

Pracownicy mają prawo do dwóch wymiarów urlopu wypoczynkowego w zależności od stażu pracy. W myśl art. 154 par. 1 k.p. wymiar urlopu wynosi:

• 20 dni – jeżeli pracownik jest zatrudniony krócej niż 10 lat;
• 26 dni – jeżeli pracownik jest zatrudniony co najmniej 10 lat.

Do okresu, od którego zależy wymiar urlopu, zaliczamy okres pracy, okresy zrównane z nim w tym zakresie oraz okres nauki.

Staż urlopowy wynikający z pobierania nauki zależy od zdobytego poziomu wykształcenia, przy czym wliczamy tylko ukończone przez pracownika szkoły. Z tytułu ukończenia:

• zasadniczej lub równorzędnej szkoły zawodowej – wliczamy czas trwania nauki wynikający z programu nauczania, jednak nie więcej niż 3 lata;
• średniej szkoły zawodowej dla absolwentów zasadniczych (równorzędnych) szkół zawodowych – 5 lat;
• średniej szkoły zawodowej – przewidziany programem nauczania czas trwania nauki, nie więcej jednak niż 5 lat;
• średniej szkoły ogólnokształcącej – 4 lata;
• szkoły policealnej – 6 lat;
• szkoły wyższej – 8 lat (obejmuje to także studia licencjackie).

Okresów nauki nie sumujemy. Wliczamy jeden, wynikający z najwyższego ukończonego poziomu. Jeżeli pracownik był zatrudniony podczas nauki, wliczamy albo okres nauki, albo okres pracy, w zależności od tego, co jest dla niego korzystniejsze.

W opisywanym przypadku pracownica ukończyła liceum, w związku z czym wraz z 3 latami pracy miałaby wliczone do stażu urlopowego 7 lat (4 lata liceum ogólnokształcące plus 3 lata pracy). Zaliczając studia w miejsce 3 lat pracy, będziemy mieli zaś 8 lat, co jest dla pracownicy korzystniejsze.

Należy przyjąć, że pracownica ma 10-letni staż pracy, ponieważ okres pracy w gospodarstwie w charakterze domownika zaliczamy do okresu, od którego zależy wymiar urlopu wypoczynkowego.

Do okresu, od którego zależy prawo do urlopu i jego wymiar, wliczamy wszystkie poprzednie (zakończone) okresy zatrudnienia. Nie mają przy tym znaczenia ani przerwy w zatrudnieniu, ani też sposób jego zakończenia. Do stażu urlopowego wliczamy więc zarówno zatrudnienie zakończone, jak i trwające. Przez zatrudnienie należy rozumieć stosunek pracy, a nie okres prowadzenia działalności gospodarczej lub wykonywanie umów cywilnoprawnych.

Do ogólnego stażu pracy generalnie wlicza się m.in. staż związany z pracą w rolnictwie, tj.:

• okresy prowadzenia indywidualnego gospodarstwa rolnego lub pracy w takim gospodarstwie prowadzonym przez współmałżonka;
• przypadające przed 1 stycznia 1983 r. okresy pracy po ukończeniu 16. roku życia w gospodarstwie rolnym prowadzonym przez rodziców lub teściów, poprzedzające objęcie tego gospodarstwa i rozpoczęcie jego prowadzenia osobiście lub wraz ze współmałżonkiem;
• przypadające po 31 grudnia 1982 r. okresy pracy w indywidualnym gospodarstwie rolnym w charakterze domownika w rozumieniu przepisów o ubezpieczeniu społecznym rolników indywidualnych i członków ich rodzin.

W tym jednak zakresie ustawa z 20 lipca 1990 r. o wliczaniu okresów pracy w indywidualnym gospodarstwie rolnym do pracowniczego stażu pracy (Dz.U. nr 54, poz. 310) zawiera w art. 2 wyłączenie. Zgodnie z nim okresów pracy w indywidualnym gospodarstwie rolnym nie wlicza się do okresu zatrudnienia, od którego zależy nabycie prawa do urlopu wypoczynkowego. Wyłączenie to nie obejmuje już jednak ustalenia wymiaru urlopu, który należy ustalić z uwzględnieniem potwierdzonego okresu pracy w charakterze domownika.

Analogiczną do zawartej w art. 2 powyższej ustawy regulację zawiera art. 79 ustawy z 20 kwietnia 2024 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 475; ost.zm. Dz.U. z 2024 r. poz. 1089), który dotyczy zaliczania do okresu, od którego zależą uprawnienia pracownicze, okresu pobierania świadczeń związanych z bezrobociem (zasiłek dla bezrobotnych, stypendium w trakcie odbywania stażu). Warto w tym miejscu zwrócić uwagę na pismo Państwowej Inspekcji Pracy (pismo GNP-110-4560/07/PE, Rzeczposp. DF 2007/7/160). Zdaniem PIP okres odbywania stażu absolwenckiego przez pracownika lub też okres pobierania zasiłku dla bezrobotnych będzie wliczany do okresu, od którego zależy wymiar urlopu wypoczynkowego, ale nie może być wliczony do okresu warunkującego nabycie prawa do urlopu. Natomiast okres, kiedy osoba była bezrobotna i nie miała prawa do zasiłku, nie ma wpływu ani na wymiar urlopu, ani na nabycie prawa do niego.

W odniesieniu do opisywanej sytuacji należy jeszcze zwrócić uwagę, że praca w gospodarstwie rolnym może być łączona z nauką w szkole. Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 11 kwietnia 2023 r., sygn. akt III OSK 7466/21, stwierdził, że możliwe jest jednoczesne łączenie nauki w szkole ze stałą pracą w gospodarstwie rolnym. Możliwość ta musi być jednak oceniana przez pryzmat konkretnego stanu faktycznego. Stałość pracy w gospodarstwie nie jest bowiem pojęciem obiektywnym, ale ocennym. O stałości pracy w gospodarstwie rolnym można mówić wówczas, gdy jest ona świadczona w rozmiarach rzeczywiście istotnych dla danego gospodarstwa rolnego. Chodzi więc o taki zakres pracy, której brak powodowałby zakłócenia funkcjonowania gospodarstwa powodujące konieczność ograniczenia zakresu jego działalności przez np. likwidację części produkcji roślinnej lub zwierzęcej.

W opisywanej sytuacji z tytułu ukończonych studiów do stażu urlopowego wliczymy pracownicy 8 lat. Ponadto, jeżeli roczny okres zatrudnienia przypadał poza okresem studiów – a z pytania wynika, że praca ta miała miejsce po ich ukończeniu – to staż ten wynosi łącznie 9 lat. Dodatkowo, przyjmując, że praca w charakterze domownika nie przypadała na okres studiów (jeżeli by przypadała, to wliczeniu podlegałby jeden z tych okresów, korzystniejszy dla pracownika – na pewno zatem byłyby to studia), doliczamy jeszcze 1,5 roku, dzięki czemu pracownica ma ponad 10-letni staż urlopowy, co uprawnia ją do 26 dni urlopu rocznie.

Tak, pracownikowi trzeba przeliczyć urlop za okres 3 lat wstecz.

Artykuł 154 k.p. przewiduje dwa wymiary roczne urlopu wypoczynkowego dla pracowników, tj.:

• 20 dni – dla pracowników zatrudnionych poniżej 10 lat,
• 26 dni – dla pracowników zatrudnionych co najmniej 10 lat.

Ustalając staż urlopowy, wliczamy zarówno okresy zatrudnienia, jak i inne okresy zaliczalne do ogólnego stażu prac oraz okresy nauki. Wymiar urlopu oceniamy jedynie na podstawie kryterium stażowego. Nie ma tu znaczenia moment, w którym pracownik udokumentował okresy uprawniające. Nie można przyjąć, że nieprzekazanie wszystkich dokumentów w chwili zatrudnienia zamyka pracownikowi drogę do naliczenia wyższego wymiaru urlopu za cały okres zatrudnienia. Urlop w wymiarze odpowiednim dla posiadanego stażu pracy bowiem przysługuje nie od chwili jego faktycznego udokumentowania, lecz od momentu rzeczywistego osiągnięcia określonego stażu. W konsekwencji należy przeliczyć wymiar urlopu za wskazany w pytaniu okres, bo nie nastąpiło jeszcze przedawnienie roszczeń pracowniczych. Taką też wykładnię przedstawia PIP w poradni zamieszczonej na stronie internetowej inspekcji (https://www.pip.gov.pl/pl/baza-wiedzy/prawo-pracy/urlopy-pracownicze/123300,czy-udokumentowanie-wyzszego-stazu-pracy-w-trakcie-zatrudnienia-bedzie-mialo-wplyw-na-zwiekszenie-urlopu-wypoczynkowego-.html).

Warto jeszcze zwrócić uwagę na wyrok Sądu Najwyższego z 29 czerwca 2005 r., sygn. akt II PK 339/04. SN stwierdził, że jeśli pracodawca nie uzyskał wiadomości o przysługującym pracownikowi z mocy prawa prawie do dodatkowego urlopu wypoczynkowego, to pracodawcy nie można zarzucić, że z własnej winy nie wykonał zobowiązania do udzielenia urlopu zgodnie z przepisami prawa pracy. Nie pozbawia to jednak pracownika prawa do urlopu, co może mieć znaczenie przy rozpatrywaniu roszczenia o ekwiwalent pieniężny przysługujący w razie niewykorzystania przysługującego urlopu w całości lub w części.

Zatem w opisywanej sytuacji pracodawca powinien przeliczyć staż urlopowy i udzielić nieprzedawnionych urlopów wypoczynkowych. Okres przedawnienia wynosi 3 lata od momentu wymagalności, dlatego urlop za 2020 r. przedawni się z końcem września 2024 r.

Urlop powinien być rozliczony i ustalany osobno dla każdego stosunku pracy.

W przypadku zatrudnienia tego samego pracownika w tym samym czasie na podstawie dwóch umów o pracę mamy dwa odrębne stosunki pracy, które są osobno rozliczane. Można powiedzieć, że w odniesieniu do urlopu wypoczynkowego sytuacja jest analogiczna do tej, w której pracownik byłby zatrudniony w tym samym czasie u dwóch pracodawców. Naliczenie urlopu nie będzie więc ograniczone zasadą, zgodnie z którą wymiar urlopu w roku kalendarzowym nie może przekroczyć odpowiednio 20 lub 26 dni, bo zasadę tę stosujemy do każdego ze stosunków pracy, a nie do obu łącznie. Zatem w ramach pierwszej umowy (na pełny etat) pracownik ma prawo do 26 dni urlopu.

Inaczej należy ustalić wymiar urlopu z zatrudnienia na niepełny etat. Urlop dla osoby zatrudnionej w niepełnym wymiarze czasu pracy ustala się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy, biorąc za podstawę wymiar urlopu uzależniony od tzw. urlopowego stażu pracy (w opisanej sytuacji 26 dni). Jeżeli przy takich obliczeniach uzyskamy niepełny dzień, to należy go zaokrąglić w górę do pełnego dnia.

W przypadku zmian wymiaru czasu pracy w trakcie roku należy oddzielnie obliczyć wymiar urlopu za poszczególne okresy roku – w opisanym przypadku za okres pracy na 1/8 i 2/8 etatu. Musimy przy tym sięgnąć odpowiednio do zasad wynikających z art. 1552a k.p. Zgodnie z nimi:

• miesiąc kalendarzowy pracy w poszczególnych wymiarach czasu pracy odpowiada 1/12 rocznego wymiaru urlopu;
• jeśli zmiana nastąpiła w trakcie miesiąca kalendarzowego – zaokrąglenia do pełnego miesiąca dokonuje się, uwzględniając ten wymiar etatu, z jakim pracownik rozpoczynał ten miesiąc;
• niepełny dzień urlopu zaokrąglamy w górę do pełnego dnia.

W tym przypadku:

26 dni x 1/8 x 6/12 = 2 dni

26 x 2/8 x 6/12 = 4 dni.

Łącznie 6 dni urlopu.

Pracodawca udziela urlopów z obu umów w godzinach przy przeliczeniu dzień urlopu x 8 godzin.

Urlop należny pracownikowi trzeba ustalić, stosując zasadę proporcjonalności, dlatego do 27 grudnia 2024 r. obliczenia będą od 20 dni urlopu rocznie, zaś od 28 grudnia 2024 r. należy dodatkowo rozliczyć uzupełnienie urlopu (6 dni) proporcjonalnie do okresu zatrudnienia.

Po osiągnięciu stażu wynoszącego co najmniej 10 lat pracownik nabywa prawo do wyższego wymiaru urlopu. W zależności od momentu, w którym to następuje, może mu przysługiwać urlop uzupełniający lub od razu pełny, wyższy wymiar urlopu. W opisanej sytuacji pracodawca będzie rozliczać urlop proporcjonalnie do okresu zatrudnienia (7/12 z wymiaru rocznego; wynik zaokrąglony w górę do pełnego dnia).

Jeżeli pracownik przez cały rok kalendarzowy był zatrudniony u jednego pracodawcy, to ma on prawo do wykorzystania urlopu uzupełniającego w pełnym wymiarze. Przy zmianie pracodawców w ciągu danego roku kalendarzowego lub podjęciu zatrudnienia w trakcie roku do urlopu uzupełniającego również stosujemy zasadę proporcjonalności.

Obecnie pracownik ma prawo do urlopu w wymiarze proporcjonalnym rozliczanym od 20 dni urlopu rocznie. Daje to prawo do 12 dni urlopu (7/12 z 20 dni wynosi 11,66 dnia, po zaokrągleniu w górę – 12 dni). 28 grudnia 2024 r. pracownik nabędzie prawo dodatkowo do 4 dni urlopu (6 dni x 7/12= 3,5 dnia, po zaokrągleniu – 4 dni).

wymiar urlopu dla niepełnoetatowca

Przyjmując założenie, że pracownik już nabył prawo do urlopu dodatkowego (przepracował rok po zaliczeniu do umiarkowanego stopnia niepełnosprawności), będzie to 10 lub 13 dni rocznie urlopu zwykłego oraz 5 dni dodatkowego. Przy udzielaniu urlopu należy zastosować przeliczenie: 1 dzień urlop x 7 godzin, bo tyle wynosi norma czasu pracy osoby o umiarkowanym stopniu niepełnosprawności.

Pracownikowi niepełnosprawnemu w stopniu znacznym lub umiarkowanym przysługuje dodatkowy (tj. poza 20 lub 26 dniami rocznie zwykłego urlopu wypoczynkowego) urlop wypoczynkowy w wymiarze 10 dni w roku kalendarzowym. Urlop dodatkowy nie przysługuje, gdy pracownik ma prawo do urlopu:

• wypoczynkowego w wymiarze przekraczającym 26 dni roboczych lub
• dodatkowego na podstawie przepisów odrębnych od ustawy z 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 44); jeżeli wymiar urlopu dodatkowego na podstawie tych odrębnych przepisów jest niższy niż 10 dni roboczych, zamiast tego urlopu przysługuje omawiany urlop dodatkowy w wymiarze 10 dni roboczych w roku kalendarzowym. Urlopy dodatkowe przysługują m.in. pracownikom socjalnym, urzędnikom służby cywilnej.

Prawo do pierwszego dodatkowego urlopu pracownik niepełnosprawny nabywa po przepracowaniu roku po dniu zaliczenia go do znacznego lub umiarkowanego stopnia niepełnosprawności. Chodzi tutaj o okres pozostawania w zatrudnieniu na podstawie stosunku pracy, do którego wliczymy nie tylko okresy świadczenia pracy, ale również nieobecności. Okres ten „wypracowywany” jest raz, a po jego osiągnięciu i następnie zmianie pracodawcy nie jest liczony na nowo. Przyjmując, że pracownik pracował u tego pracodawcy rok po zaliczeniu do umiarkowanego stopnia niepełnosprawności, urlop dodatkowy nabędzie od razu.

Urlop dodatkowy udzielany jest według zasad wynikających z k.p. dotyczących udzielania urlopów, co oznacza, że:

• jest przeliczany na godziny, przyjmując za dzień urlopu liczbę godzin odpowiadającą normie czasu pracy obowiązującej pracownika;
• udzielany jest w wymiarze godzinowym odpowiadającym pełnej liczbie zaplanowanych godzin do przepracowania danego dnia w rozkładzie czasu pracy;
• w przypadku osób zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy urlop dodatkowy przeliczany jest proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy, a dopiero następnie przeliczany na godziny.

Zatem pracownik zatrudniony na 1/2 etatu będzie miał rocznie prawo do:

• 10 lub 13 dni urlopu kodeksowego (w zależności od tego, czy jego staż pracy zaliczany do okresu, od którego uzależniony jest wymiar urlopu, wynosi mniej niż 10, czy co najmniej 10 lat);
• 5 dni urlopu dodatkowego.

Norma dobowa czasu pracy osoby o umiarkowanym stopniu niepełnosprawności wynosi 7 godzin i przez taką też normę należy przemnożyć dni należnego urlopu przy jego udzielaniu. Inaczej będzie, gdy na wniosek pracownika lekarz wyraził zgodę na stosowanie kodeksowych norm czasu pracy – w takiej sytuacji norma dobowa wynosi 8 godzin.

Jeżeli zatrudnienie następuje w trakcie roku, to oczywiście należy ustalić wymiar urlopu, przyjmując zasadę proporcjonalności. Odnosi się ona także do urlopu dodatkowego. Prawidłowe przy rozliczaniu proporcjonalnym jest osobne przeliczenie urlopu zwykłego i dodatkowego (chociaż w tym zakresie wyrażane są także inne opinie). Tak wynika z wyjaśnień zarówno MRPiPS (pismo z 25 maja 2017 r., BON-I.52313.51.2017.AK), jak i wskazuje na to PIP w poradach zamieszczonych na swojej stronie internetowej.

Jeżeli osoba zostanie zatrudniona np. od września do końca roku i u poprzedniego pracodawcy w tym roku nie wykorzystała więcej urlopu, niż wynikałoby z okresu zatrudnienia, to zakładając, że ma prawo do 26 dni urlopu, przysługuje jej:

• 26 x 1/2 x 4/12 = 4,33 dnia, co zaokrąglamy w górę do pełnego dnia i otrzymujemy 5 dni;
• 10 x 1/2 x 4/12 = 1,66 dnia, po zaokrągleniu 2 dni.

Razem 7 dni (49 godzin).

Niezależnie od tego, jak niski jest wymiar etatu, stosujemy te same zasady ustalenia wymiaru urlopu. W przypadku osoby zatrudnionej w niepełnym wymiarze czasu pracy dokonujemy przeliczenia proporcjonalnie do etatu:

26 x 1/20 (wymiar etatu) = 1,3 dnia.

Niepełny dzień zaokrąglamy w górę do pełnego dnia. Stosujemy tę zasadę do każdego niepełnego dnia. Co ważne, nawet wtedy, gdy wynik tylko nieznacznie wykraczałby poza pełny dzień, to zaokrąglamy zawsze w górę. Pracownik ma zatem prawo do 2 dni urlopu rocznie, które zostaną przeliczone na godziny (2 dni x 8 godzin, co daje 16 godzin urlopu w roku).

Należy oddzielnie rozliczyć urlop należny za część roku, w której pracownik pracował w poszczególnych wymiarach czasu pracy. Wrzesień powinien być traktowany przy tych rozliczeniach jako pełny miesiąc pracy przepracowany na 1/2 etatu.

Musimy sięgnąć odpowiednio do zasad wynikających z art. 1552a k.p., a mianowicie pamiętać, że:

• miesiąc kalendarzowy pracy w poszczególnych wymiarach czasu pracy odpowiada 1/12 rocznego wymiaru urlopu;
• jeżeli zmiana nastąpiła w trakcie miesiąca kalendarzowego, to zaokrąglenia do pełnego miesiąca dokonuje się, uwzględniając ten wymiar etatu, z jakim pracownik rozpoczynał ten miesiąc;
• niepełny dzień urlopu zaokrąglamy w górę do pełnego dnia.

Państwowa Inspekcja Pracy w swoim stanowisku z 3 kwietnia 2009 r., znak KPGIP 2009/04/23–1, stwierdziła, że przepisy k.p. nie zawierają bezpośredniej regulacji dotyczącej sposobu ustalania wymiaru urlopu w razie zmiany wymiaru czasu pracy w trakcie roku kalendarzowego. Mając jednak na uwadze, że wymiar urlopu zależy od wymiaru czasu pracy, przy zmianie wymiaru czasu pracy w trakcie roku kalendarzowego wymiar urlopu należy ustalać odrębnie dla każdego okresu zatrudnienia.

Zatem wymiar urlopu dla poszczególnych okresów zatrudnienia przy założeniu, że pracownik ma prawo do 20 dni urlopu rocznie, należy obliczyć następująco:

• 1/2 etatu: (20 dni x 1/2) x 9/12 = 7,5 dnia, co zaokrąglamy w górę do pełnego dnia i otrzymujemy 8 dni urlopu;
• 3/4 etatu: (20 dni x 3/4) x 3/12 = 3,75 dnia, po zaokrągleniu w górę do pełnego dnia mamy 4 dni urlopu.

Łącznie pracownik ma w tym roku prawo do 12 dni urlopu (co oczywiście przeliczamy przy udzielaniu urlopów na godziny, przyjmując za jeden dzień urlopu 8 godzin).

urlop proporcjonalny

Pracownik w związku z obecną umową ma prawo do 7 dni urlopu. W tym momencie przy ustalaniu urlopu proporcjonalnie nie odnosimy się jeszcze do ewentualnej przyszłej umowy. To, że poprzedni pracodawca udzielił urlopu w zbyt małym wymiarze, nie przenosi obowiązku udzielenia wyższego wymiaru wypoczynku na kolejnego pracodawcę.

Przy zatrudnieniu przez niepełny rok kalendarzowy urlop wypoczynkowy jest rozliczany proporcjonalnie do okresu zatrudnienia w danym roku u danego pracodawcy. Należy przy tym pamiętać o kilku zasadach:

• miesiąc kalendarzowy pracy odpowiada 1/12 rocznego wymiaru urlopu przysługującego pracownikowi;
• niepełny kalendarzowy miesiąc zatrudnienia zaokrągla się w górę do pełnego miesiąca; w razie zakończenia i podjęcia kolejnego zatrudnienia w trakcie tego samego miesiąca zaokrąglenia dokonuje pracodawca, u którego pracownik rozpoczął miesiąc (dotychczasowy pracodawca);
• niepełny dzień urlopu zaokrąglamy w górę do pełnego dnia;
• wymiar urlopu proporcjonalnego w roku kalendarzowym, w którym pracownik nabył u danego pracodawcy prawo do urlopu wypoczynkowego w wyższym wymiarze, ustala się, uwzględniając wyższy wymiar tego urlopu;
• wymiar urlopu należny pracownikowi w danym roku kalendarzowym nie może przekroczyć wymiaru wynikającego z art. 154 k.p. (20 lub 26 dni rocznie).

U poprzedniego pracodawcy pracownik miał prawo do urlopu w wymiarze 16 dni (7/12 z 26 dni zaokrąglone w górę do pełnego dnia). W takim też wymiarze ten urlop powinien być udzielony, a w razie niewykorzystania w naturze do dnia zakończenia zatrudnienia, rozliczony ekwiwalentem. W świadectwie pracy pracodawca powinien wskazać cały zrealizowany urlop, tj. łącznie wykorzystany i opłacony ekwiwalentem pieniężnym. Błąd poprzedniego pracodawcy nie wpływa jednak na obowiązki obecnego. Odpowiada on jedynie za wymiar urlopu naliczony zgodnie z zasadą proporcjonalności. Zatem można poradzić pracownikowi, aby zwrócił się do poprzedniego pracodawcy o wyjaśnienie tej kwestii. W świadectwie pracy może być błąd (możliwe, że np. pominął urlop rozliczony ekwiwalentem), a jeśli jest ono sporządzone prawidłowo, to pracownik ma do poprzedniego pracodawcy roszczenie o wypłatę ekwiwalentu za 3 dni urlopu.

Obecnie zawarta jest umowa na okres 3 miesięcy. Pod względem urlopu lipiec musi być rozliczony u poprzedniego pracodawcy. Urlop u obecnego pracodawcy przysługuje pracownikowi za sierpień, wrzesień i październik, w którego trakcie kończy się umowa. Tak więc: 3/12 z 26 dni = 6,5 dnia, po zaokrągleniu w górę 7 dni.

Obecnie nie uwzględnimy w tym rozliczeniu przyszłej ewentualnej umowy. Jeżeli zostanie zawarta, to pracownikowi naliczone zostanie jeszcze 2/12 (5 dni) urlopu za listopad i grudzień, ponieważ październik został już rozliczony przy umowie na okres próbny. Trzeba jednak będzie zastosować zasadę, zgodnie z którą łączny wymiar urlopu w roku nie może przekraczać (w tym przypadku) 26 dni. Z ostatniej umowy pracownikowi będą więc przysługiwać tylko 3 dni urlopu (należy przyjąć konsekwentnie, że pracownik u poprzedniego pracodawcy zrealizował 16 dni urlopu).

Urlop wypoczynkowy nie zostanie obniżony proporcjonalnie ani w 2024, ani w 2025 r.

Niektóre nieobecności skutkują obniżeniem wymiaru urlopu. Kodeks pracy wskazuje zamknięty katalog takich okresów. Urlop proporcjonalny jest naliczany pracownikowi powracającemu do pracy u dotychczasowego pracodawcy w ciągu roku kalendarzowego po trwającym co najmniej miesiąc okresie:

• urlopu bezpłatnego,
• urlopu wychowawczego,
• pełnienia zasadniczej służby wojskowej, pełnienia terytorialnej służby wojskowej rotacyjnie, pełnienia służby w aktywnej rezerwie w dniach tej służby, odbywania ćwiczeń wojskowych w ramach pasywnej rezerwy albo pełnienia służby zastępczej,
• tymczasowego aresztowania,
• odbywania kary pozbawienia wolności,
• nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy.

W przypadku wymienionych nieobecności przypadających po nabyciu przez pracownika prawa do urlopu wypoczynkowego wymiar urlopu pracownika powracającego do pracy w ciągu tego samego roku kalendarzowego jest proporcjonalnie obniżany, chyba że przed rozpoczęciem tego okresu pracownik wykorzystał urlop w przysługującym mu lub w wyższym wymiarze. Spod tej regulacji został jednak wyłączony urlop wychowawczy. Wynika z tego, że obniżenie proporcjonalne urlopu wypoczynkowego nastąpi jedynie w roku, w którym pracownik powraca do pracy po trwającym co najmniej miesiąc urlopie wychowawczym, który rozpoczął się 1 stycznia danego roku albo wcześniej.

Pracownica zarówno w 2024 r. , jak i (na razie w zakresie planów) w 2025 r. nie była (nie będzie) na urlopie wychowawczym od początku roku. Nie nastąpi więc obniżenie wymiaru wypoczynku. Nie ma tu znaczenia, że w 2025 r. poza urlopem wychowawczym będą tylko 4 pierwsze dni stycznia. W obecnym stanie prawnym, nawet jeżeli pracownica rozpoczęłaby trwający do końca rok wychowawczy 2 stycznia, to i tak wymiar urlopu wypoczynkowego nie zostałby obniżony.

Pracownik u obecnego pracodawcy ma prawo do 6 dni urlopu.

Przy zmianie pracodawcy w trakcie roku każdy pracodawca rozliczy urlop proporcjonalnie do okresu zatrudnienia u niego. Możliwe jest jednak, że u dotychczasowego pracodawcy zostanie zrealizowane więcej urlopu, niż wynika to z zasady proporcjonalności (np. w sytuacji, gdy w czasie wykorzystywania urlopu nie było planowane zakończenie stosunku pracy). Kodeks pracy przewiduje w takich przypadkach (jak również w związku ze stosowanymi zaokrągleniami przy naliczaniu proporcjonalnym urlopu) ograniczenie, zgodnie z którym przy rozliczaniu proporcjonalnym łączny wymiar urlopu należny pracownikowi w danym roku kalendarzowym nie może przekroczyć wymiaru wynikającego z art. 154 k.p. (20 lub 26 dni rocznie).

Każdy pracodawca rozliczy urlop odrębnie, ale w przypadku nakładających się na siebie okresów zatrudnienia nie jest możliwe ograniczenie łącznego wymiaru urlopu do 20 lub 26 dni.

Przy rozliczaniu proporcjonalnym łączny wymiar urlopu należny pracownikowi w danym roku kalendarzowym nie może przekroczyć wymiaru wynikającego z art. 154 k.p. (20 lub 26 dni rocznie). W sytuacji gdy pracownik pozostaje w tym samym czasie w zatrudnieniu u dwóch pracodawców, każdy z nich rozlicza całkowicie odrębnie urlop wypoczynkowy. Tak będzie także przy zmianie pracodawcy w trakcie roku, gdy okresy zatrudnienia zachodzą na siebie.

Przyjmując, że pracownik ma rocznie prawo do 26 dni urlopu, u nowego pracodawcy uzyskuje prawo do 11 dni urlopu (5/12 z 26 zaokrąglone w górę do pełnego dnia).

Urlop trzeba naliczyć za okres 5 miesięcy. Niepełne miesiące zatrudnienia należy bowiem zaokrąglić w górę do pełnych. Dotyczy to maja, a także września. To, że jest to dla pracownika dzień wolny, nie ma przy tym znaczenia, bo istotne jest samo pozostawanie w zatrudnieniu.

Umowa o pracę, a dokładniej stosunek pracy, trwa w tym przypadku od 5 maja (pierwszy dzień) do 1 września (ostatni dzień). Nie ma tutaj znaczenia, z jakich powodów umowa została zawarta na taki okres, istotne jest tylko to, że 1 września strony łączy nadal stosunek pracy. Niezależnie od tego, czy w tym dniu pracownik będzie świadczyć pracę, czy będzie miał dzień wolny od pracy (tak jak wynika z rozkładu), urlop należy naliczyć także za wrzesień. Urlop bowiem nie przysługuje jednie za czas przepracowany, ale też za czas pozostawania w stosunku pracy (z wyjątkami wynikającymi z art. 1552 k.p. odnoszącymi się do pewnych rodzajów nieobecności, które pomniejszają wymiar urlopu).

Pracownik został zatrudniony w maju, wcześniej nie pracował. Urlop zostanie rozliczony zatem za okres maj–wrzesień niezależne od tego, w którym dniu miesiąca kończy się stosunek pracy (dokonujemy zaokrąglenia do pełnego miesiąca). Jeżeli pracownik ma prawo rocznie do:

• 20 dni urlopu – przysługuje mu 9 dni urlopu (5/12 z 20 = 8,33 po zaokrągleniu w górę 9 dni),
• 26 dni urlopu – przysługuje mu 11 dni urlopu (5/12 z 26 = 10,83 po zaokrągleniu w górę 11 dni).

Nie można obniżyć wymiaru wypoczynkowego o czas tej nieobecności. Nie stosujemy tutaj zasady proporcjonalnego obniżania urlopu po powrocie pracownika do pracy.

Pracownica jest nadal niezdolna do pracy, nie otrzymała świadczenia rehabilitacyjnego. Nieobecność prawidłowo jest kwalifikowana jako usprawiedliwiona, ale niepłatna. Za czas nieprzepracowany nie przysługuje bowiem wynagrodzenie, chyba że coś innego wynika z konkretnego przepisu. Na pewno okres niezdolności do pracy jest okresem nieobecności usprawiedliwionej bez względu na to, czy pracownica ma w tym czasie prawo do jakichkolwiek świadczeń.

Artykuł 1552 k.p. wymienia okresy nieobecności, po upływie których powracający do pracy pracownik ma prawo do urlopu wypoczynkowego obniżonego proporcjonalnie o czas nieobecności. Dotyczy to trwających co najmniej 1 miesiąc nieobecności spowodowanych:

• urlopem bezpłatnym;
• urlopem wychowawczym;
• pełnieniem zasadniczej służby wojskowej, pełnieniem terytorialnej służby wojskowej rotacyjnie, pełnieniem służby w aktywnej rezerwie w dniach tej służby, odbywaniem ćwiczeń wojskowych w ramach pasywnej rezerwy albo pełnieniem służby zastępczej;
• tymczasowym aresztowaniem;
• odbywaniem kary pozbawienia wolności;
• nieusprawiedliwiona nieobecnością.

Katalog ten jest zamknięty i absolutnie nie można rozciągać proporcjonalnego obniżania wypoczynku na jakiekolwiek inne nieobecności. Przepis nie wymienia okresów nieobecności usprawiedliwionych niepłatnych po wyczerpaniu okresu zasiłkowego. Wskazana więc w pytaniu nieobecność nie wpływa w żaden sposób na wymiar urlopu wypoczynkowego.

Nie, pracownik nie nabywa prawa do urlopu za 2024 r.

Kodeks pracy wymienia okresy nieobecności, po upływie których powracający do pracy pracownik ma prawo do urlopu odpowiednio obniżonego. Naliczany urlop proporcjonalny przysługuje pracownikowi powracającemu do pracy u dotychczasowego pracodawcy w ciągu roku kalendarzowego m.in. po trwającym co najmniej miesiąc okresie urlopu bezpłatnego. Okres co najmniej miesięcznej nieobecności odnoszony jest do konkretnego roku kalendarzowego, nie wpływa na niego nieobecność w części przypadającej na rok poprzedni.

Ze stanu faktycznego wynika, że w styczniu 2024 r. pracownik przebywał na urlopie bezpłatnym i w tym roku już nie nastąpi jego powrót do pracy, gdyż urlop będzie trwać do końca zatrudnienia. Skutkuje to tym, że urlop za 2024 r. nie jest naliczany. Potwierdził to też Sąd Najwyższy w uchwale z 25 września 1980 r., sygn. akt V PZP 2/80. SN uznał, że w razie rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy w czasie bezpłatnego urlopu udzielonego na podstawie art. 174 par. 1 k.p. trwającego dłużej niż miesiąc pracownikowi niewykonującemu pracy od 1 stycznia z powodu urlopu bezpłatnego nie przysługuje prawo do urlopu wypoczynkowego za rok kalendarzowy, w którym ustało zatrudnienie, a zatem i prawo do ekwiwalentu za ten urlop.

ustalenie terminu urlopu

Nie trzeba tworzyć planów urlopów na cały rok. Można ustalać plany półroczne i przyjąć zasady przygotowania ich przed rozpoczęciem okresu objętego planem.

Zasadą jest, że urlopy wypoczynkowe powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów. Z tworzenia planów urlopów można jednak zrezygnować, z tym że:

• jeżeli u pracodawcy działa organizacja związkowa, trzeba uzyskać zgodę związku zawodowego na taką rezygnację; decyzja o nietworzeniu planu urlopów podjęta bez zgody organizacji związkowej jest nieważna;
• jeżeli organizacja związkowa nie działa, decyzję podejmuje pracodawca bez konieczności konsultowania tego ani uzgadniania z przedstawicielami pracowników.

Rezygnacja z tworzenia planów urlopów może nastąpić u każdego pracodawcy niezależnie od stanu zatrudnienia i przynależności do sfery budżetowej lub pozabudżetowej.

Plany urlopowe nie muszą być tworzone na cały rok. Przepisy k.p. nie wprowadzają takiego ograniczenia, jak też ograniczenia takiego nie można wyprowadzić z regulacji odnoszących się do prawa do urlopu. Pracodawca może więc wprowadzić zasadę ustalania planów urlopów na dowolny okres, może to być np. wskazane w pytaniu pół roku. Krótsze niż roczne okresy – jako bardziej przewidywalne – są w praktyce wygodniejsze. Gdy plan obejmuje cały rok, niekiedy następuje znaczna liczba jego modyfikacji na skutek wniosków pracowników o zmiany terminów.

Przepisy nie wskazują terminu. Na wniosek pracownicy udziela się jej urlopu bezpośrednio po urlopie macierzyńskim (odpowiednio również rodzicielskim, a w przypadku pracownika także ojcowskim). Ustanowiono tutaj szczególne uprawnienie pracownicze związane z możliwością narzucenia pracodawcy obowiązku udzielenia urlopu.

Kodeks pracy nie określa minimalnego wyprzedzenia na złożenie wniosku. Uznać należy, że może to nastąpić do ostatniego dnia urlopu rodzicielskiego. Przy czym trzeba pamiętać, że przez złożenie wniosku rozumiemy dotarcie wniosku do pracodawcy w taki sposób, by mógł on zapoznać się z jego treścią, a nie samo nadanie wniosku.

Pracodawca jest związany wnioskiem o urlop wypoczynkowy na okres bezpośrednio przypadający po urlopie ojcowskim. Urlop wypoczynkowy jest w tym przypadku udzielany we wskazanym przez pracownika wymiarze, niezależnie od planu urlopów.

Do urlopu ojcowskiego stosujemy m.in. odpowiednio art. 163 par. 3 k.p., zgodnie z którym na wniosek pracownicy udziela się jej urlopu bezpośrednio po urlopie macierzyńskim. Dotyczy to także pracownika – ojca wychowującego dziecko lub pracownika – innego członka najbliższej rodziny, który korzysta z urlopu macierzyńskiego.

Co do zasady pracodawca udziela urlopu wypoczynkowego, biorąc pod uwagę wnioski pracowników i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy. Oznacza to, że ani nie jest on związany wnioskiem pracownika, ani też nie może (poza biegnącym okresem wypowiedzenia albo w odniesieniu do urlopu zaległego) udzielić urlopu wypoczynkowego bez uzgodnienia tego z pracownikiem. Pracodawca nie jest związany wnioskiem pracownika zawierającym propozycję terminu udzielenia urlopu, ale jest jednak związany takim wnioskiem, gdy pochodzi on od pracownicy, która urodziła lub ma urodzić dziecko i w związku z tym chciałaby przedłużyć czas sprawowania nad nim pełnej, osobistej opieki (wyrok SN z 9 marca 2011 r., sygn. akt II PK 240/10).

Do rozpoczęcia urlopu wystarczy zatem samo złożenie wniosku przez pracownika, który to wniosek pracodawca musi zaakceptować. Mówimy tutaj o zwykłym wniosku urlopowym stosowanym w zakładzie pracy, w którym jednak należy wskazać:

• że wniosek dotyczy wykorzystywania urlopu wypoczynkowego bezpośrednio po korzystaniu z urlopu ojcowskiego;
• datę rozpoczęcia urlopu, która powinna przypadać bezpośrednio po zakończeniu korzystania z urlopu ojcowskiego;
• wymiar urlopu wypoczynkowego, z jakiego ma zamiar skorzystać pracownik.

Wymiar w ten sposób wnioskowanego, trafniej byłoby powiedzieć narzuconego, urlopu ograniczony jest jedynie przez zakres prawa do urlopu, który posiada pracownik. Nie ma tu żadnej korelacji z długością wykorzystanego urlopu ojcowskiego, ponieważ po tygodniowym urlopie ojcowskim pracownik może się domagać urlopu we wskazanym w pytaniu wymiarze.

Artykuł 163 par. 3 k.p. wskazuje, że zobowiązanie pracodawcy dotyczy sytuacji, w której urlop wypoczynkowy ma być wykorzystywany bezpośrednio po macierzyńskim (ojcowskim). „Bezpośredniość” powinniśmy rozumieć tutaj nie jako „od następnego dnia kalendarzowego”, ale od pierwszego dnia pracy danej osoby, ustalonego zgodnie z jej rozkładem czasu pracy. Urlopów wypoczynkowych udzielamy bowiem w dni, które są dla pracownika dniami pracy. Jednak wniosek jak najbardziej może wskazywać na kolejny dzień kalendarzowy po ostatnim dniu urlopu ojcowskiego.

Pracodawca powinien dążyć do tego, by zasada 14-dniowego wypoczynku była realizowana. Może się zdarzyć, że nie będzie to możliwe z powodu np. długotrwałych nieobecności, ale również wyraźnej decyzji pracownika, który chce odpoczywać krócej, a częściej, co od pewnego czasu jest widoczną tendencją. Mimo że niewypełnienie założeń art. 162 k.p. nie stanowi wykroczenia, PIP w protokołach pokontrolnych wskazuje na nieprawidłowości w tym zakresie, wydając zalecenia usunięcia naruszeń prawa.

Zasadą, która w praktyce rzadko bywa stosowana, jest udzielanie urlopu w pełnym przysługującym pracownikowi wymiarze. Dopiero na wniosek pracownika urlop może zostać podzielony na części. Przy takim podziale przepisy art. 162 k.p. wskazują, że co najmniej jedna część wypoczynku powinna trwać nie mniej niż 14 kolejnych dni kalendarzowych. Objąć ma ona kolejne dni kalendarzowe, a nie dni urlopowe – urlopu wypoczynkowego udziela się w dni, które są dla pracownika dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, w wymiarze godzinowym, odpowiadającym dobowemu wymiarowi czasu pracy pracownika w danym dniu. W ramach 14-dniowego wypoczynku może przypadać zdecydowanie mniej dni, na które wprost, literalnie udzielony jest urlop (np. 8 dni urlopowych przy wykorzystaniu 14 dni wypoczynku od 16 do 29 grudnia 2024 r.).

Przede wszystkim realizacja tej zasady nie nastąpi, jeżeli jest to niemożliwe, bo pracownik ma mniej urlopu. Zatem gdy np. pracownik był na urlopie bezpłatnym od początku roku do końca września, przysługuje mu 7 dni urlopu. W tej sytuacji dałoby się wyjątkowo zrealizować zasadę 14-dniowego wypoczynku jedynie przy odpowiedniej konfiguracji świąt.

Trzeba zatem podkreślić, że dosłowne brzmienie art. 162 k.p. nie tworzy wprost zobowiązania do takiego wyłącznie udzielania urlopów, by przynajmniej jedna część objęła kolejnych 14 dni. Chodzi raczej o sytuację, do której pracodawca i pracownik mają dążyć. Jeżeli z jakiegoś powodu doszłoby do naruszenia tej zasady, pracodawca nie będzie ponosić z tego tytułu odpowiedzialności. Tak konsekwentnie i słusznie wskazuje się w literaturze prawa pracy.

Podejście to potwierdził również Główny Inspektora Pracy. W stanowisku z 30 lipca 2021 r. Departament Prawny GIP stwierdził, że wykroczeniem jest nieudzielenie przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego lub bezpodstawne obniżenie wymiaru tego urlopu. Nadmierne rozdrobnienie urlopu udzielanego na wniosek pracownika nie stanowi jednak wykroczenia przeciwko jego prawom – nieudzielenie pracownikowi w roku kalendarzowym co najmniej jednej części urlopu obejmującej co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych nie jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika. Stanowisko to zostało opublikowane w DGP z 5 sierpnia 2021 r. „Inspekcja pracy zmienia zdanie: urlop krótszy niż 14 dni nie jest wykroczeniem, grzywny nie będzie”.

Pracodawca – bo to on udziela urlopów i ostatecznie także ustala plan urlopów – powinien jednak się starać, by zasada wyrażona w art. 162 k.p. została zrealizowana. Akceptując wnioski urlopowe, należy analizować, czy wnioski te nie prowadzą do jej naruszenia i w razie takiego zagrożenia pracownik powinien otrzymać informację o wymogu zachowania 14-dniowego wypoczynku. Pracownikom warto więc zwrócić uwagę na ten wymóg, np. w wewnętrznych procedurach, regulaminie pracy itp. Jeżeli jednak pracownik jasno podtrzymuje wniosek o urlop krótszy (podział prowadzący do niezachowania wskazówki z art. 162 k.p.), to można go udzielić w taki sposób. Należy przyjąć, że jest to działanie na rzecz pracownika, w jego interesie związanym z takim, a nie innym sposobem czy stylem wypoczywania.

Na koniec warto zauważyć, że zbyt duże rozdrobnienie urlopów w części zakładów pracy może być związane z brakiem możliwości uzyskania dopłaty do wypoczynku z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. W wielu regulaminach ZFŚS jako warunek możliwości uzyskania tego wsparcia ze środków socjalnych wskazuje się wykorzystanie kolejnych 14 dni kalendarzowych wypoczynku.

urlop na żądanie

Urlop wypoczynkowy udzielany jest na dni pracy wynikające z rozkładu czasu pracy pracownika, w wymiarze godzinowym odpowiadającym pełnemu wymiarowi pracy w dniu urlopu. Jedyna możliwość udzielenia urlopu na część dnia pracy to sytuacja, w której część urlopu pozostała do wykorzystania jest niższa niż pełny dobowy wymiar czasu pracy pracownika w dniu, na który ma być udzielony urlop. W praktyce może dojść do takiej sytuacji w systemach równoważnych lub przy niepełnym wymiarze czasu pracy połączonym z nierównomiernym rozkładem czasu pracy pod koniec roku lub w czasie pierwszego roku pracy zawodowej danej osoby.

Te zasady dotyczą także urlopu na żądanie.

Pracownica ma przepracować 8 godzin zgodnie z rozkładem. Może uzyskać wolne „składkowe” z różnych tytułów, ale nie w oparciu częściowo o urlop wypoczynkowy, jeżeli wymiar jej pozostałego do wykorzystania urlopu wynosi co najmniej 8 godzin. Nie można przyjmować, że wniosek o 4-godzinną opiekę nad dzieckiem oznacza skrócenie czasu pracy. Zwolnienie to skutkuje oczywiście usprawiedliwioną nieobecnością.

Pozostałe 4 godziny mogą być udzielone jako wolne, np. na podstawie wniosku o udzielenie zwolnienia w celu załatwienia sprawy osobistej.

Zdecydowanie nie. Po pierwsze, pracownik nie może sam sobie udzielić urlopu na żądanie, konieczna jest zgoda pracodawcy, a po drugie, w tym przypadku zgoda i tak nie mogłaby udzielona – o czym niżej.

Pracownik może się domagać udzielenia mu w roku kalendarzowym nie więcej niż 4 dni urlopu we wskazanym przez niego terminie — tzw. urlop na żądanie. Pracodawca co do zasady powinien uwzględnić taki wniosek, który powinien do niego dotrzeć najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu.

Jak podkreślił Sąd Najwyższy w wyroku z 22 listopada 2018 r., syn. akt II PK 199/17, z jednej strony, dominujące znaczenie ma obowiązek zatrudniającego („pracodawca jest obowiązany”), zaś z drugiej podkreślono aktywność i decyzyjność podmiotu oferującego pracę, o czym świadczy słowo „udzielić”. Zmienne te doprowadzają do co najmniej dwóch wniosków. Po pierwsze, w ramach art. 1672 k.p. pracodawcy pozostawiono niewielką przestrzeń decyzyjną, może on odmówić udzielenia urlopu wypoczynkowego tylko w wyjątkowych przypadkach. Po drugie, oczywiste jest, że mimo braku swobody podmiotem decydującym o urlopie pozostaje jednak pracodawca. Znaczy to tyle, że pracownik nie może korzystać z tego prawa bez jego udzielenia.

Sama informacja o urlopie na żądanie nie jest równoznaczna z możliwością jego rozpoczęcia, pracownik powinien uzyskać wyraźną zgodę pracodawcy lub osoby umocowanej do działania w imieniu pracodawcy. W opisanej sytuacji pracownik jedynie złożył wniosek i opuścił pracę. Jego zachowanie można zakwalifikować jako ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych.

Pojawiają się jednak opinie, że pracodawca musi udzielić urlopu na żądanie. Otóż niekoniecznie. Po pierwsze, odmowa może być uzasadniona ważnymi potrzebami pracodawcy. Na możliwość odmowy udzielenia tego urlopu z powodu ważnych potrzeb pracodawcy wskazywał już kilkukrotnie Sąd Najwyższy. W wyroku z 11 września 2012 r., sygn. akt III PK 17/12, orzekł, że obowiązek udzielenia urlopu na żądanie nie jest bezwzględny, a pracodawca może odmówić żądaniu pracownika ze względu na szczególne okoliczności, które powodują, że jego zasługujący na ochronę wyjątkowy interes wymaga obecności pracownika w pracy. Podobnie np. w wyroku z 28 października 2009 r., sygn. akt II PK 123/09. Po drugie, urlop na żądanie udzielany jest na standardowych zasadach dotyczących udzielania urlopów, różni się tylko „siłą” wnioskowania.

Urlop wypoczynkowy jest udzielany na dni pracy wynikające z rozkładu czasu pracy pracownika, w wymiarze godzinowym odpowiadającym pełnemu wymiarowi pracy w dniu urlopu. Udzielenie urlopu w niepełnym wymiarze godzinowym (tzn. na część dnia pracy) dopuszczalne jest tylko wtedy, gdy część urlopu pozostała do wykorzystania jest niższa niż pełny dobowy wymiar czasu pracy pracownika w dniu, na który ma być udzielony urlop. W praktyce zdarzyć się to może w systemach równoważnych lub przy niepełnym wymiarze czasu pracy połączonym z nierównomiernym rozkładem czasu pracy pod koniec roku lub w czasie pierwszego roku pracy zawodowej danej osoby.

W opisywanym przypadku pracownik przepracował dwie godziny, a zatem urlop musiałby być udzielony na część dnia pracy. To zaś jest możliwe tylko wtedy, jeżeli osoba ta miałaby już tylko 6 godzin z tegorocznego wymiaru urlopu, co najprawdopodobniej nie ma miejsca. Pracodawca zatem nie mógłby się przychylić do wniosku pracownika. Pracownik powinien raczej wnioskowej o zwolnienie w celu załatwienia sprawy osobistej, np. w związku z siłą wyższą. Ponadto w każdym przypadku powinien porozmawiać z pracodawcą i przedstawić mu swoją sytuację.

Liczba dni urlopu na żądanie nie jest uzależniona od wymiaru czasu pracy. Także osoby zatrudnione na niepełne etaty mają prawo do 4 dni urlopu na żądanie.

Urlop na żądanie to nie więcej niż 4 dni urlopu w każdym roku kalendarzowym, udzielane w terminie wskazanym przez pracownika. Nie jest to urlop dodatkowy, udzielany jest z rocznej puli urlopu przysługującego pracownikowi (20 lub 26 dni w zależności od stażu pracy). Można go wykorzystać jednorazowo lub w częściach.

Mówimy tutaj o czterech faktycznych dniach nieobecności pracownika w pracy, rozumianej jako całodzienne nieobecności.

Urlop na żądanie nie jest pomniejszany proporcjonalnie do wymiaru etatu. Na przykład dla osoby zatrudnionej w połowie etatu są to nadal 4 dni robocze urlopu rocznie.

udzielanie urlopu w godzinach

W tym przypadku urlop należy udzielić na 38 godzin, a w ostatnim dniu pracy (piątek) jedynie na 8 godzin. Pracownik nabędzie prawo do urlopu w związku z zawarciem kolejnej umowy, gdy powstanie kolejny stosunek pracy. Na tym etapie dla pracodawcy ryzykowne jest przyjmowanie, że tak się stanie, i udzielanie urlopu, do którego pracownik nie ma prawa i nie wiadomo, czy go nabędzie.

Urlopu udziela się w dni, które są dla pracownika dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, w wymiarze godzinowym, odpowiadającym dobowemu wymiarowi czasu pracy pracownika w danym dniu.

Urlopu nie udziela się na dni wolne, wynikające z zasady przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy, wolnych niedziel czy świąt, innych dni wolnych harmonogramowo. Pracownik będzie miał zatem formalnie udzielony urlop na poniedziałek, środę, czwartek i piątek.

Urlop jest udzielany w wymiarze godzinowym na pełny zaplanowany w harmonogramie wymiar czasu pracy. W tym przypadku, w okresie wnioskowanego urlopu, pracownik ma przepracować 42 godziny i tyle też urlopu należałoby odjąć z jego godzinowej puli. Jednak wymiar pozostałego pracownikowi urlopu wynosi tylko 38 godzin. W opisanej sytuacji ma zastosowanie wyjątek. Otóż udzielenie pracownikowi urlopu w dniu pracy w wymiarze godzinowym, odpowiadającym części dobowego wymiaru czasu pracy, jest dopuszczalne w przypadku (podkreślmy, że jedynie w takim przypadku), gdy część urlopu pozostała do wykorzystania jest niższa niż pełny dobowy wymiar czasu pracy pracownika w dniu, na który ma być udzielony urlop. Pracownik byłby zatem w sytuacji, w której po 8 godzinach urlopu w piątek musiałby stawić się do pracy. Trzeba go o tym poinformować, bo oczywiste jest, że może to wpłynąć na jego plany urlopowe (może np. zmienić wniosek urlopowy). Praca przez 4 godziny może być obciążeniem nie tylko dla pracownika, lecz także może nie przynieść pozytywnych efektów dla pracodawcy, a wręcz powodować trudności organizacyjne. Obie strony mogą być więc zainteresowane tym, aby w tym dniu urlop nie był wykorzystywany albo tym, by pracownik nie przychodził do pracy na te pozostałe 4 godziny. Pracownik może złożyć np. wniosek o udzielenie zwolnienia w celu załatwienia sprawy osobistej, które następnie w terminie wyznaczonym przez pracodawcę odpracuje (niekoniecznie jednorazowo 4 godziny, a np. 4 x po jednej godzinie).

Odradzamy natomiast udzielenie na te 4 godziny urlopu, do którego pracownik dopiero ewentualnie nabędzie prawo w razie zawarcia kolejnej umowy o pracę. Sąd Najwyższy w wyroku z 7 czerwca 2011 r., sygn. akt II PK 314/10, wskazał, że k.p. dopuszcza możliwość udzielenia urlopu wypoczynkowego później niż w tym roku kalendarzowym, w którym pracownik nabył do niego prawo, ale nie przewiduje, że można takiego urlopu udzielić wcześniej, tzn. przed nabyciem do niego prawa. Takie podejście uzasadnia cel urlopu wypoczynkowego, jakim jest zapewnienie pracownikowi możliwości corocznej regeneracji sił fizycznych i psychicznych. W ten sposób wyznacza się minimalną częstotliwość korzystania z uprawnień urlopowych – co roku.

Wyrok ten można odpowiednio odnieść do sytuacji przedstawionej w pytaniu, czyli do przypadku, gdy pracownik nie ma jeszcze prawa do kolejnych godzin urlopu. Co więcej, nabycie takiego prawa nie nastąpi z upływem czasu, ale zawarciem kolejnego, nowego stosunku pracy.

Na dzień wolny ustalony przez pracodawcę urlop nie może być udzielony. W konsekwencji pracownik wykorzysta 9 dni urlopu (72 godziny).

Urlop udzielany jest na dni pracy pracownika wynikające z jego rozkładu czasu pracy. Dni wolne – niedziele, święta lub dni wolne wyznaczone za pracę w niedziele i święta, dni wolne wynikające z przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy, dni wolne harmonogramowo – są dniami, w których urlop nie jest wykorzystywany. Tak samo należy potraktować wskazany w pytaniu dzień. Urlop nie może obejmować tego dnia, zatem – w zależności od sytuacji poszczególnych pracowników – będzie to oznaczało całkowite anulowanie urlopu (gdy był ustalony tylko na ten jeden dzień) lub zmniejszenie wymiaru zrealizowanego urlopu (jeżeli dzień ten przypadać będzie w trakcie nieco dłuższego urlopu).

Dla osoby wskazanej w pytaniu oznaczać to będzie tylko tyle, że pula urlopu zmniejszy się o 72 godziny, a nie 80 godzin (9, a nie 10 dni urlopu po 8 godzin).

Pracownica nie może wykorzystać całego zaplanowanego urlopu, o czym trzeba ją poinformować z wyprzedzeniem. Możliwa jest odpowiednia zmiana harmonogramu w taki sposób, by w tym okresie nie przewidywał on więcej niż 60 godzin pracy, ale do takiej modyfikacji harmonogramu konieczny jest wiosek pracownicy i zgoda pracodawcy.

Urlopów wypoczynkowych udziela się na dni, które dla pracownika są dniami pracy, w wymiarze godzinowym odpowiadającym liczbie zaplanowanych na dany dzień godzin do przepracowania, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy. Liczba godzin wykorzystanego urlopu powinna zatem odpowiadać zaplanowanej liczbie godzin pracy na dzień wykorzystywania urlopu.

Roczny wymiar urlopu wyrażony w dniach przeliczamy na godziny (1 dzień urlopu = 8 godzin) i udzielamy już w godzinach. W konsekwencji pracownik może wykorzystywać różne ilości godzin urlopu – w zależności od tego, ile godzin miał zaplanowane do przepracowania.

Istotną cechą systemu równoważnego jest zmienność czasu pracy w poszczególnych dniach. Także w tym systemie czasu pracy, planując urlop, odniesiemy się do dni. Może wystąpić zatem sytuacja taka jak w pytaniu – urlop został rozplanowany prawidłowo w zakresie dat, jednak stosowane rozkłady czasu pracy doprowadziły do „wyczerpania” godzin urlopu. Może to też być powiązane z korzystaniem z urlopu na żądanie na dni planowanych wydłużeń dobowych (4 dni urlopu na żądanie branego na dni planowanej pracy 12 godzinnej to aż 48 godzin wykorzystanego urlopu). W konsekwencji pracownica nie może uzyskać urlopu na cały planowany okres, gdyż po prostu nie dysponuje wystarczającym wymiarem urlopu.

Możliwym rozwiązaniem jest zmiana rozkładu na ten czas na wniosek pracownicy, ale do akceptacji tego wniosku pracodawca nie jest obowiązany. Zmiana taka jest dopuszczalna zarówno odnośnie do harmonogramu, jak i do stałego rozkładu, który w systemie równoważnym występować może, o ile pracodawca dokonuje niezbędnych dla zachowania wymiaru czasu pracy w okresie rozliczeniowym korekt. W tym przypadku jednak mamy na pewno rozkład harmonogramowy, skoro na 2 tygodnie przewidziane jest 90 godzin. Na skutek zmiany rozkład mógłby przewidywać 60 godzin pracy.

przesunięcie terminu urlopu, przerwanie urlopu

Opieka nad dzieckiem nie przerywa już rozpoczętego urlopu wypoczynkowego. Gdyby konieczność opieki powstała przed rozpoczęciem urlopu, to nastąpiłoby przesunięcie terminu urlopu.

Obligatoryjne przesunięcie nierozpoczętego urlopu na termin późniejszy następuje w przypadku, gdy pracownik nie może rozpocząć urlopu w ustalonym terminie z przyczyn usprawiedliwiających nieobecność w pracy. W szczególności stanie się tak z powodu:

• czasowej niezdolności do pracy wskutek choroby,
• odosobnienia w związku z chorobą zakaźną,
• powołania na ćwiczenia wojskowe albo na przeszkolenie wojskowe albo stawienia się do pełnienia terytorialnej służby wojskowej rotacyjnie, na czas do 3 miesięcy,
• urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego i ojcowskiego.

Jest to jednak jedynie przykładowy katalog, wskazujący najczęstsze występujące w praktyce zdarzenia usprawiedliwiające nieobecność w pracy. Przesunięcie terminu urlopu następuje także w każdej innej sytuacji usprawiedliwiającej nieobecność pracownika w pracy (zdarzenia i okoliczności określone przepisami prawa pracy, które uniemożliwiają stawienie się pracownika do pracy i jej świadczenie, a także inne przypadki niemożności wykonywania pracy wskazane przez pracownika i uznane przez pracodawcę za usprawiedliwiające nieobecność w pracy). Taką okolicznością jest m.in. opieka nad chorym dzieckiem.

W opisanej sytuacji mamy już jednak do czynienia z rozpoczętym urlopem, a przerwanie już rozpoczętego urlopu (brak możliwości wykorzystywania urlopu) nie jest wymienione w zamkniętej grupie przypadków wymienionych w art. 166 k.p. Wśród nich znajduje się czasowa niezdolność do pracy z powodu choroby, ale choroby pracownika. Opieka nad chorym dzieckiem nie przerywa zatem automatycznie urlopu. Takie przerwanie wymagałoby zgody pracodawcy.

Pracodawca nie musi nic robić. Samo oświadczenie pracownika nie wystarcza do uznania, że pracownik był niezdolny do pracy. Urlop nie został przerwany.

Pracodawca jest zobowiązany do przerwania urlopu pracownika tylko z przyczyn wskazanych w art. 166 k.p. Przerwanie następuje w przypadku dotyczących bezpośrednio pracownika, tj.:

• czasowej niezdolności do pracy spowodowanej chorobą,
• odosobnienia w związku z chorobą zakaźną,
• powołania na ćwiczenia wojskowe w ramach pasywnej rezerwy, stawienia się do pełnienia terytorialnej służby wojskowej rotacyjnie albo stawienia się do pełnienia służby w aktywnej rezerwie, na czas do 3 miesięcy,
• urlopu macierzyńskiego, na warunkach urlopu macierzyńskiego, rodzicielskiego, ojcowskiego.

W razie zaistnienia którejś z tych sytuacji pracodawca musi przesunąć niewykorzystaną z tego powodu część urlopu na termin późniejszy. Zaznaczmy, że w razie wystąpienia tych okoliczności urlop nie może być kontynuowany nawet za zgodą pracownika.

Czasowa niezdolność do pracy jest ustalana przez lekarza przeprowadzającego badanie i potwierdzona zaświadczeniem lekarskim.

Zgodnie z przepisami rozporządzenia ministra rodziny, pracy i polityki społecznej z 8 grudnia 2015 r. w sprawie zakresu informacji o okolicznościach mających wpływ na prawo do zasiłków z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa lub ich wysokość oraz dokumentów niezbędnych do przyznania i wypłaty zasiłków (t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 87) dokumentem niezbędnym do przyznania i wypłaty zasiłku chorobowego za okres niezdolności do pracy orzeczonej za granicą jest przetłumaczone na język polski zaświadczenie lekarskie, wystawione w zagranicznym zakładzie leczniczym lub przez zagranicznego lekarza:

• zawierające nazwę zagranicznego zakładu leczniczego lub imię i nazwisko zagranicznego lekarza, opatrzone datą wystawienia i podpisem;
• określające początkową i końcową datę tej niezdolności.

Obowiązku przetłumaczenia na język polski nie stosuje się do zaświadczeń lekarskich wystawionych na terytorium państw członkowskich Unii Europejskiej, państw członkowskich Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA) – stron umowy o Europejskim Obszarze Gospodarczym lub Konfederacji Szwajcarskiej oraz państw stron umów międzynarodowych w zakresie zabezpieczenia społecznego, których stroną jest Rzeczpospolita Polska, w językach urzędowych tych państw.

Samo stwierdzenie pracownika, że był chory, w oczywisty sposób nie jest wystarczające dla przyjęcia, że wystąpiła czasowa niezdolność do pracy.

Przesunięcie terminu urlopu może nastąpić, jeżeli pracownica będzie uczestniczyć w kontroli, reprezentując pracodawcę, a jej obecność będzie niezbędna.

Przepisy k.p. przewidują kilka sytuacji, w których nierozpoczęty urlop wypoczynkowy może być z różnych powodów przesunięty:

• przyczyny usprawiedliwiające nieobecność w pracy – urlop jest przesuwany w każdym przypadku, gdy ze względu na usprawiedliwioną nieobecność pracownik nie może rozpocząć go w ustalonym terminie;
• ważne przyczyny wskazane przez pracownika niestanowiące jednak przyczyn usprawiedliwiających nieobecność w pracy – przesunięcie terminu urlopu może nastąpić na umotywowany wniosek pracownika, pracodawca nie jest jednak związany tym wnioskiem;
• szczególne potrzeby pracodawcy.

Możliwość jednostronnego przesunięcia terminu urlopu przez pracodawcę powstaje, gdy zachodzą szczególne potrzeby pracodawcy, a nieobecność pracownika spowodowałaby poważne zakłócenia toku pracy. Chodzi o okoliczności, które nie były znane pracodawcy ani możliwe do przewidzenia w chwili sporządzania planu urlopów lub ustalenia z pracownikiem terminu urlopu (np. awaria, zawarcie przez pracodawcę nowego kontraktu, choroba innego pracownika). Taką okolicznością może być zapowiedziana kontrola skarbowa. W jej trakcie obecność osób pracujących w księgowości może być niezbędna. Ocenić należy jednak to, że konkretnie ta pracownica będzie potrzebna podczas kontroli.

W razie okoliczności uzasadniających przesunięcie urlopu na inny termin niż określony w planie urlopów lub ustalony po porozumieniu z pracownikiem pracodawca udziela pracownikowi niewykorzystanego urlopu w terminie z nim uzgodnionym. Termin ten nie może być późniejszy niż koniec września roku następnego.

Warto także zwrócić uwagę na kwestię potencjalnych kosztów decyzji o jednostronnym przesunięciu terminu urlopu. Przepisy wprost nie wskazują, że w razie przesunięcia zaplanowanego lub ustalonego terminu nierozpoczętego urlopu przez pracodawcę w oparciu o ważne potrzeby zakładu pracy pracodawca jest obowiązany do pokrycia wynikłych z tego kosztów po stronie pracownika. Taki obowiązek wywodzi się jednak poprzez analogię do art. 167 par. 2 k.p. odnoszącego się do odwołania pracownika z urlopu. Warto w tym miejscu zwrócić uwagę na wyrok WSA w Gorzowie Wielkopolskim z 28 kwietnia 2010 r., sygn. akt I SA/Go 56/10. Sąd stwierdził, że „jeżeli pracownicy podjęli już konkretne wydatki dotyczące organizacji urlopu, tj. dokonali przedpłat, lub ponieśli inne koszty bezpośrednio związane z zaplanowanym wypoczynkiem, zaś przesunięcie urlopu nastąpiło z powodu szczególnych potrzeb pracodawcy, to pracodawca jest obowiązany do zwrotu pracownikowi poczynionych wydatków. Jeżeli odszkodowanie jest przewidziane w sytuacji odwołania z urlopu, to tym bardziej dotyczy zaplanowanego urlopu i poniesionych w związku z tym konkretnych wydatków.

(…) Zobowiązanie pracodawcy do zwrotu przedmiotowych kosztów należy również wywieść z zasady sformułowanej w art. 117 par. 2 k.p., zgodnie z którą, pracownik nie może ponosić ryzyka związanego z działalnością pracodawcy”.

Warto zwrócić przy tym uwagę na kontekst, w którym WSA wydawał wyrok. Przedmiotem sporu były bowiem kwestie podatkowe. Zdaniem WSA zwrot wydatków nie stanowi przysporzenia majątkowego po stronie pracownika. Pracodawca pokrywa bowiem konkretne koszty, które pracownik już poniósł w związku z zaplanowanym urlopem do wysokości faktycznie poniesionej, udokumentowanej przez pracownika. Pracownik poniósł te wydatki ze środków wcześniej wypłaconych mu przez pracodawcę, tj. z opodatkowanego już wynagrodzenia. Zatem opodatkowanie zwrotu kosztów oznaczałoby podwójne opodatkowanie tych samych kwot. Dlatego też pokrycie wydatków faktycznie poniesionych i udokumentowanych ma charakter odszkodowawczy, a w konsekwencji nie podlega opodatkowaniu.

Na przesunięcie nierozpoczętego urlopu, jeżeli nie zachodzą okoliczności usprawiedliwiające nieobecność w pracy, pracodawca musi wyrazić zgodę. Jeżeli jednak pracodawca nie reaguje na takie sytuacje, jak wskazano w pytaniu, a więc zezwala na świadczenie pracy przez pracownika w dniu, w którym miał się rozpocząć urlop, to można przyjąć zgodę dorozumianą, wyrażoną poprzez określone zachowanie się pracodawcy na przesunięcie terminu urlopu.

Sporządzenie planu urlopów oznacza, że strony ustaliły, iż we wskazanym w nim terminie pracownik uda się na urlop. Wymaganie od pracownika dodatkowego wniosku o udzielenie urlopu nie jest zatem konieczne, bo pracodawca nie tylko wie o tym urlopie od chwili ustalenia planu urlopów, ale też przy zatwierdzaniu tego planu już wyraził zgodę na ten termin. Często w regulacjach wewnętrznych obowiązek złożenia wniosku jest przewidziany i wówczas pracownik powinien przestrzegać tej procedury.

Nie jest konieczne oddzielne zawiadomienie pracownika o terminie urlopu wypoczynkowego, jeżeli plan urlopu został podany do wiadomości pracownika w sposób przyjęty w zakładzie pracy co najmniej na miesiąc przed rozpoczęciem urlopu (uchwała SN z 6 marca 1980 r., sygn. akt V PZP 7/79). SN w uzasadnieniu do uchwały ponadto wskazał m. in., że wbrew wyrażanemu niejednokrotnie poglądowi planowi urlopu nie można przypisywać jedynie roli organizatorskiej. Urlopy powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów, a z art. 162 i 165 k.p. wynika, że przesunięcie terminu urlopu nastąpić może tylko w szczególnych sytuacjach. Wskazuje to na wiążące strony znaczenie planu urlopów.

Pracownik nie tylko może, lecz także powinien wykorzystać urlop w planowanym okresie, a pracodawca w terminie zaplanowanego urlopu może nie dopuścić go do wykonywania pracy. Może jednak wyrazić zgodę na przesunięcie terminu urlopu.

Przy czym w art. 164 par. 1 k.p. przewidziana została możliwość przesunięcia terminu urlopu w indywidualnych przypadkach w sytuacjach, w których wystąpią zdarzenia uniemożliwiające wykorzystanie przez pracownika urlopu w przewidzianym terminie. Przesunięcie terminu urlopu może nastąpić na wniosek pracownika umotywowany ważnymi przyczynami. Są to okoliczności, które uniemożliwiają pracownikowi wykorzystanie urlopu zgodnie z jego zamierzeniami, zgodnie z przeznaczeniem urlopu wypoczynkowego, które to jednak nie są przyczynami usprawiedliwiającymi nieobecność w pracy. Takimi przyczynami może być np. wydarzenie rodzinne uniemożliwiające wyjazd, brak urlopu partnera itp. Przesunięcie terminu urlopu w tym przypadku wymaga uzasadnionego wniosku pracownika oraz zgody pracodawcy.

W uzasadnieniu wyroku z 27 listopada 1997 r., sygn. akt I PKN 393/97, SN wskazał, że pracodawca nie jest obowiązany do udzielenia urlopu poza terminem wynikającym z planu urlopów, ale jedynie może to uczynić na wniosek pracownika umotywowany ważnymi przyczynami podlegającymi ocenie m.in. z punktu widzenia funkcji urlopu. Zarzutu nadużycia prawa nie można więc stawiać pracodawcy odmawiającemu przesunięcia terminu urlopu ze względu na cele sprzeczne z jego wypoczynkową funkcją, chyba że przemawiałby za tym szczególny interes osobisty lub rodzinny pracownika.

Nie jest przewidziana szczególna forma prośby o przesunięcie terminu wypoczynku, może więc być ona przekazana w jakikolwiek sposób. Także zgoda pracodawcy nie ma określonej formy. Oświadczenie woli, gdy nie ma narzuconej formy, może zostać wyrażone przez każde zachowanie, które w jasny, wystarczający sposób jest czytelne odnośnie do woli danej osoby.

Zatem jeżeli pracownik w dniu zaplanowanego urlopu stawia się do pracy, to pracodawca niezwłocznie powinien zareagować, wskazując na to, że osoba ta ma tego dnia urlop i tym samym nie jest dopuszczona do pracy. Gdy takiej reakcji zabraknie, a pracodawca będzie wiedział, że pracownik świadczy pracę, to należy uznać, że tym samym wyraził zgodę (dorozumiane uzgodnienie) na przesunięcie terminu urlopu.

Nie, byłoby to naruszeniem przepisów o ochronie danych osobowych i zakresie danych kontaktowych, których podania może się domagać pracodawca.

Należy jednak pamiętać, że pracodawca może odwołać pracownika z urlopu tylko wówczas, gdy jego obecności w zakładzie wymagają okoliczności nieprzewidziane w chwili rozpoczynania urlopu. Odwołanie z już rozpoczętego urlopu wypoczynkowego możliwe jest jedynie wtedy, gdy wystąpią łącznie dwa warunki:

• w zakładzie pracy wystąpiły okoliczności nieprzewidziane w chwili rozpoczynania przez pracownika urlopu,
• okoliczności te wymagają konieczności obecności tego konkretnie pracownika w zakładzie pracy.

Odwołanie z urlopu wypoczynkowego powoduje konieczność zgłoszenia się pracownika do pracy w terminie przewidzianym w odwołaniu urlopu. Jest to polecenie służbowe i niezastosowanie się niego stanowi naruszenie obowiązków pracowniczych i może skutkować nawet jego zwolnieniem dyscyplinarnym. Aby odwołanie było skuteczne, pracownikowi musi co najmniej zostać przekazane polecenie. Jak podkreślił Sąd Najwyższy w wyroku z 8 marca 2017 r., sygn. akt II PK 26/16, skuteczne odwołanie pracownika z urlopu wymaga od pracodawcy złożenia jednoznacznego oświadczenia woli w sposób pozwalający pracownikowi zapoznać się z jego treścią. Ponadto, wskazany w poleceniu termin stawienia się do pracy musi być realny przy uwzględnieniu sytuacji pracownika, np. miejsca, w którym pracownik przebywa w danej chwili.

Ponadto należy pamiętać, że choć pracodawca ma prawo żądać od pracownika podania m.in. danych kontaktowych, to pracownik udostępnia dane osobowe kontaktowe (inne niż adres zamieszkania) dobrowolnie. Jeżeli ich nie udostępnił, nie ma z nim właściwie możliwości kontaktu. Nie można nakazać pracownikowi podania prywatnego numeru telefonu.

W odniesieniu zaś do telefonu służbowego należy zwrócić uwagę na stanowisko PIP zamieszczone na stronie internetowej inspekcji: „pracownik poza szczególnymi wyjątkami wynikającymi z pełnionej przez niego funkcji w zakładzie pracy nie ma obowiązku zabierania telefonu służbowego na urlop. Tym samym pracodawca nie może żądać od pracowników odbierania na urlopie wypoczynkowym telefonów służbowych, jak również połączeń kierowanych w celach służbowych na telefon prywatny.

Pracodawca może jedynie ustalić w przepisach wewnątrzzakładowych obowiązek odbierania połączeń przychodzących na telefon służbowy w czasie urlopu, (ale) obowiązek ten może dotyczyć wyłącznie pracowników kluczowych dla firmy lub niezbędnych w razie awarii (kierownicy, kadra menadżerska). Co ważne, pracodawca nie może nas ukarać za to, że podczas urlopu nie odbieraliśmy od niego telefonu. Jeśli nałoży na nas karę za nieodebranie telefonu w trakcie urlopu, pracownik może się odwołać do sądu pracy”.

Natomiast w kontekście prywatnego e-maila warto zwrócić uwagę na wyrok SN z 8 marca 2017 r., sygn. akt II PK 26/16, SN stwierdził, że pracownik korzystający z urlopu wypoczynkowego nie ma obowiązku codziennego kontrolowania prywatnej poczty elektronicznej, zwłaszcza gdy pracodawca nie wykazał, że wykorzystywał ten sposób komunikacji z pracownikiem w dotychczasowej praktyce kontaktów zawodowych.

urlopy zaległe

Zawsze w pierwszej kolejności realizowany powinien być urlop zaległy. Mimo że nie jest to wyrażone wprost w przepisach, to z całej konstrukcji prawa do urlopu wynika, że urlopy zaległe są udzielane w pierwszej kolejności, przed urlopem należnym za rok bieżący.

Jak podkreślił SN w wyroku z 9 maja 2013 r., sygn. akt II PK 199/12, już tylko udzielenie urlopu w kolejnym roku kalendarzowym stanowi wyjątek od reguły udzielania urlopu bieżącego. Regulacja ta łącznie z podstawową zasadą wykorzystywania urlopu jako okresu odpoczynku od pracy uzasadnia wnioskowanie, choćby z mniejszego na większe, że urlop zaległy powinien być wykorzystywany (udzielany) przed urlopem bieżącym.

Oczywiście urlop zaległy może być połączony z tegorocznym.

Zaległy urlop nie może zostać obniżony proporcjonalnie do obecnie zmienionego wymiaru czasu pracy.

Urlop wypoczynkowy osoby zatrudnionej w niepełnym wymiarze czasu pracy ustala się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy tego pracownika, biorąc za podstawę wymiar urlopu (20 lub 26 dni). W przypadku zmian wymiaru czasu pracy w trakcie roku należy oddzielnie obliczyć wymiar urlopu za poszczególne okresy roku.

Tak ustalony wymiar urlopu w dniach przy jego udzielaniu przeliczany jest na godziny, przy przyjęciu, że 1 dzień urlopu = 8 godzin (mniej, jeżeli obowiązuje inna norma czasu pracy, np. dla osób o znacznym stopniu niepełnosprawności wynosi ona 7 godzin). Przy niepełnym wymiarze czasu pracy również przeliczamy przez normę dobową czasu pracy (8 godzin), a nie przez dzienny wymiar czasu pracy. Urlop jest udzielany (realizowany) w wymiarze godzinowym, który odpowiada liczbie godzin zaplanowanych do przepracowania w okresie, na jaki udzielany jest urlop.

W opisywanym przypadku prawo do urlopu za ubiegły rok pracownik nabył w trakcie zatrudnienia na pełny etat. Nie można go pomniejszyć proporcjonalnie do obecnego etatu. Takie pomniejszenie skutkowałoby zmniejszeniem nabytego z początkiem poprzedniego roku urlopu, czyli pozbawieniem pracownika części nabytych praw. Zatem cały zaległy urlop powinien zostać przeliczony przez 8 godzin i następnie wykorzystywany w godzinach. Skutkować to będzie znaczną liczbą faktycznych dni wolnych przy obecnym zatrudnieniu na 1/2 etatu.

Niezdolność do pracy jest okolicznością zewnętrzną, na której powstanie i trwanie strony umowy o pracę nie mają wpływu. W opisanej sytuacji nieudzielenie urlopu zaległego do końca września nie może skutkować odpowiedzialnością pracodawcy za wykroczenie. Urlop powinien być udzielony w możliwie szybkim terminie po powrocie pracownika do pracy.

Artykuł 168 k.p. przewiduje obowiązek udzielenia pracownikowi niewykorzystanego zgodnie z planem urlopu wypoczynkowego najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego. W tym terminie nie musi on być jednak w pełni zrealizowany, wystarczające jest jego rozpoczęcie.

W piśmie z 30 sierpnia 2012 r., znak GNP-110-4560-30-1/12/PE/RP, GIP stwierdził, że zgodnie z art. 168 k.p. urlopu niewykorzystanego w terminie ustalonym zgodnie z art. 163 k.p. należy pracownikowi udzielić najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego. Przyjmuje się, że termin ten jest zachowany, jeżeli pracownik rozpoczął urlop przed upływem 30 września danego roku kalendarzowego.

Nieudzielenie urlopu zaległego od końca września wiąże się z odpowiedzialnością wykroczeniową pracodawcy. Wykroczenie popełnione jest jednak tylko wówczas, gdy po stronie pracodawcy występuje wina umyślna (pracodawca odmawia wprost udzielania urlopów) albo nieumyślna wynikająca z lekkomyślności lub niedbalstwa (np. pracodawca jedynie czeka na wnioski o udzielenie zaległego urlopu).

W opisanej sytuacji termin wykorzystania urlopu zaległego został ustalony, ale wystąpiła niezależna od woli stron sytuacja uniemożliwiająca realizowanie urlopu. Nie można w tym przypadku mówić o odpowiedzialności pracodawcy, nie ponosi on winy za brak możliwości zrealizowania urlopu w zakładanych terminach. Urlop powinien być wykorzystany po powrocie pracownika do pracy.

pierwszy urlop wypoczynkowy

Nie, mimo krótkiego okresu zatrudnienia „pracowniczego” i upływu znacznego okresu od tej pracy pracownik nie jest pracownikiem podejmującym pracę po raz pierwszy. Urlop przysługuje na zasadach ogólnych, a więc zgodnie z zasadą proporcjonalności do okresu, na jaki pracownik został zatrudniony, jeżeli zatrudnienie nie obejmuje całego roku kalendarzowego.

Pracownik podejmując pracę po raz pierwszy, uzyskuje w danym roku kalendarzowym prawo do urlopu z upływem każdego miesiąca pracy w wymiarze 1/12 wymiaru urlopu przysługującego temu pracownikowi po przepracowaniu roku (art. 153 k.p.).

Podjęcie pracy po raz pierwszy dotyczy ogólnej kariery zawodowej pracownika, a nie zatrudnienia po raz pierwszy u danego pracodawcy lub przy danym rodzaju pracy. Wcześniejsze zatrudnienie na podstawie stosunku pracy w latach wcześniejszych, bez względu na to, kiedy miało miejsce, wyklucza zakwalifikowanie danej osoby jako zatrudnionej po raz pierwszy. Dotyczy to jednak tylko istniejącego wcześniej stosunku pracy. W obecnym stanie prawnym okresy prowadzenia działalności gospodarczej lub wykonywania umów cywilnoprawnych nie są zatrudnieniem (wykonywaniem pracy) w rozumieniu art. 153 k.p.

Pracownikowi będzie przysługiwać urlop po 20 dniach zatrudnienia i później kolejno z upływem każdego miesiąca pozostawania w zatrudnieniu do końca tego roku. 1 stycznia 2025 r. nabędzie już urlop na zasadach ogólnych.

W tym roku kalendarzowym, w którym pracownik, podejmując pracę po raz pierwszy, uzyskuje prawo do urlopu z upływem każdego miesiąca pracy w wymiarze 1/12 wymiaru urlopu przysługującego temu pracownikowi po przepracowaniu roku. Taki sposób naliczania urlopu obowiązuje przez cały rok, w którym pracownik podjął pierwsze zatrudnienie, także w razie zmiany pracodawcy.

Jeżeli okres zatrudnienia pracownika w pierwszym roku kalendarzowym został przerwany i nie obejmuje pełnych miesięcy, to miesiąc należy liczyć jako 30 dni. Skoro wypracował już w ramach umowy o pracę 10 dni, zatem to 1/12 z rocznego wymiaru urlopu pracownik nabędzie zatem po przepracowaniu 20 dni.

Przy pierwszej pracy pracownik nabywa prawo do 1/12 z wymiaru urlopu, jaki przysługiwałby mu po roku pracy, po przepracowaniu każdego miesiąca. Liczymy więc od wymiaru urlopu należnego po roku po proporcjonalnym obniżeniu w razie pracy w niepełnym wymiarze czasu pracy.

Główny Inspektorat Pracy w piśmie z 5 lipca 2010 r., znak GPP-110-4560-41-1/10/PE/RP, wskazał, że „w praktyce powstają wątpliwości co do sposobu udzielania urlopu, którego wymiar nie jest określony w pełnej jednostce dnia. Naszym zdaniem, z uwagi na brak szczególnej regulacji należy stosować określony w art. 1542 k.p. ogólny sposób udzielania urlopu z przeliczeniem na godziny. Pracodawca może z korzyścią dla pracownika zaokrąglić w górę ustalony wymiar urlopu do pełnych godzin lub do pełnych dni, pamiętając jednak, aby wymiar urlopu pracownika w roku kalendarzowym nie przekroczył przysługującego mu wymiaru, czyli 20 dni (160 godzin)”.

Zgodnie z ogólną zasadą wymiar urlopu dla pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy ustala się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy tego pracownika.

Przy zmianie z pełnego etatu na 0,8 za każdy miesiąc przepracowany w pełnym wymiarze przysługuje 1/12 z 20 dni (1,67 dnia), za każdy miesiąc przepracowany w 0,8 etatu 1,33 dnia.

Do urlopu w pierwszym roku pracy nie stosuje się zasady proporcjonalnego rozliczania w stosunku do długości umowy. Urlop nabywany jest po przepracowaniu każdego miesiąca. ©℗