Jak e-doręczenia wpłyną na pracę księgowych z budżetówki

Stosowanie Krajowego Systemu Doręczeń Elektronicznych przez pierwszą grupę podmiotów publicznych wzbudza zainteresowanie działów finansowo-księgowych. Chcą wiedzieć, z jakimi obowiązkami wiąże się wprowadzenie nowego kanału korespondencyjnego i czy trzeba zaktualizować wewnętrzne procedury. W końcu 10 grudnia już niebawem.

Nie ulega wątpliwości, że doręczenia elektroniczne mogą być wykorzystywane w pracy księgowych. Trzeba wziąć pod uwagę, że ustawa o doręczeniach elektronicznych definiuje zasady wymiany korespondencji z podmiotami publicznymi w relacji z innymi podmiotami publicznymi oraz podmiotami niepublicznymi, w tym z osobami fizycznymi. Nietrudno sobie wyobrazić, jak wygląda obecna korespondencja, za którą odpowiada dział księgowy, docierająca do adresata kilkoma kanałami komunikacyjnymi, tj.:

• w wersji papierowej;
• jako wersja elektroniczna w rozumieniu ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną – wiadomość e-mail;
• przez elektroniczną skrzynkę podawczą (ESP) na platformie ePUAP (elektroniczna platforma usług administracji publicznej) w rozumieniu ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne;
• za pośrednictwem programów używanych przez służby finansowo-księgowe w zakresie przekazywania wymaganych dokumentów (formularzy) dotyczących rozliczeń z ZUS, urzędem skarbowym, GUS itd.

Nie będziemy szczegółowo omawiać terminów wejścia czy charakteryzować poszczególnych usług związanych z ustawą o doręczeniach elektronicznych: PURDE (publiczna usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego), PUH (publiczna usługa hybrydowa), ADE (adres doręczeń elektronicznych) czy BAE (baza adresów elektronicznych). Skupimy się na znaczeniu doręczeń elektronicznych dla księgowej pracującej w jednostce sektora finansów publicznych, która została zobowiązana do wprowadzenia doręczeń elektronicznych od 10 grudnia 2023 r. w zakresie usługi PURDE i PUH.

Jakie działania trzeba podjąć

Czy każda korespondencja księgowa będzie wymagać bezwzględnego kierowania jej kanałem e-doręczeń? Nie każda i nie zawsze. Czy wejście obowiązkowych e-doręczeń będzie wymagało zmiany wewnętrznych regulacji zarządzeń i instrukcji czy stosownych procedur? Wydaje się to bardzo prawdopodobne ze względu na zupełnie nowe uregulowanie tej materii, dotychczas niewystępującej w obszarze organizacyjnym i prawnym jednostek sektora finansów publicznych.

Nie budzi wątpliwości, że e-doręczenia (usługa PURDE lub PUH) będą stosowane do wysyłki korespondencji, która dotychczas była wysyłana w formie tradycyjnej czy elektronicznej. Nie oznacza to jednak zarzucenia form dotychczas praktykowanych w jednostkach sfery finansów publicznych. Warto tutaj podać kilka przykładów.

► Dokumenty finansowo-księgowe, jakimi są faktury. Dziś powszechnie faktury otrzymujemy na wskazany adres mailowy bądź adres korespondencyjny. Zatem czy w tym przypadku będzie trzeba zastosować e-doręczenia? W mojej ocenie nie. Dlatego, że kwestia dotycząca faktur została szczegółowo uregulowana w ustawie o podatku od towarów i usług. Zaznaczyć należy, że w nieodległym czasie obowiązkowym kanałem dystrybucji faktur będzie Krajowy System e-Faktur; dla czynnych podatników VAT od 1 lipca 2024 r., a dla zwolnionych podatników VAT od 1 stycznia 2025 r. Warta podkreślenia wydaje się konieczność rozmowy z producentami oprogramowania (elektroniczne zarządzanie dokumentacją) do obsługi e-doręczeń, aby przewidzieć możliwość importowania do używanego systemu faktur ustrukturyzowanych występujących w KSeF w formacie xml.

► Potwierdzenie salda. Uzyskanie od kontrahentów potwierdzeń prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych jednostki stanu tych aktywów oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic będzie następowało:

• jeśli kontrahent posiada ADE, to potwierdzenie salda zostanie przesłane i skutecznie doręczone w ramach usługi PURDE;
• jeśli kontrahent nie będzie posiadał ADE, to potwierdzenie salda zostanie przesłane i skutecznie doręczone w ramach usługi PUH.

► Decyzje administracyjne, na podstawie których właściwe jednostki sektora finansów publicznych uzyskują należności, o których mowa w art. 60 ustawy o finansach publicznych. Pomijamy tutaj całą procedurę związaną z postępowaniem administracyjnym skutkującym wydaniem przedmiotowej decyzji, a jedynie przypominamy, że w przypadku nieuiszczenia opłaty z niej wynikającej konieczne będzie przeprowadzenie postępowania egzekucyjnego, o którym mowa w ustawie o postępowaniu egzekucyjnym w administracji. Dość częstą praktyką jest, że upomnienia, o których mowa w art. 15 ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji, i wezwania do zapłaty, o których mowa w art. 455 kodeksu cywilnego, wysyła dział księgowości. Czy zatem w tym przypadku można stosować wysyłkę tradycyjną czy e-doręczenia? To zależy:

• jeśli dłużnik posiada ADE, to upomnienie zostanie przesłane i skutecznie doręczone w ramach usługi PURDE;
• jeśli dłużnik nie będzie posiadał ADE, to upomnienie zostanie przesłane i skutecznie doręczone w ramach usługi PUH.

Warto w tym miejscu przypomnieć o opłatach za ww. usługi, o których mowa w art. 52 ustawy o doręczeniach elektronicznych i cenniku operatora wyznaczonego, który obowiązuje od 5 października danego roku do 4 października roku następnego.

Aby ustalić, jaka korespondencja będzie wysyłana za pomocą e-doręczeń, warto przywołać także art. 6 ustawy o doręczeniach elektronicznych, który stanowi, w jakich przypadkach nie stosujemy tej ustawy. Otóż art. 4 ustawy o doręczeniach elektronicznych (dotyczącego PURDE) i art. 5 tej ustawy (dotyczącego PUH) nie stosuje się w przypadkach, gdy:

1) podmiot wnosi o doręczenie oryginału dokumentu sporządzonego pierwotnie w postaci papierowej;

2) korespondencja nie może być doręczona na adres do doręczeń elektronicznych albo z wykorzystaniem publicznej usługi hybrydowej ze względu na:

a) brak możliwości sporządzenia i przekazania dokumentu w postaci elektronicznej wynikający z przepisów odrębnych,

b) brak możliwości wykorzystania publicznej usługi hybrydowej wynikający z przepisów odrębnych,

c) konieczność doręczenia niepodlegającego przekształceniu dokumentu utrwalonego w postaci innej niż elektroniczna lub rzeczy,

d) ważny interes publiczny, w szczególności bezpieczeństwo państwa, obronność lub porządek publiczny,

e) ograniczenia techniczno-organizacyjne wynikające z objętości korespondencji oraz inne przyczyny mające charakter techniczny;

3) przepisy odrębne przewidują możliwość dokonywania doręczeń z wykorzystaniem także sposobów innych niż publiczna usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego lub publiczna usługa hybrydowa, w szczególności przy pomocy swoich pracowników, a nadawca w konkretnych okolicznościach uzna inny sposób doręczenia za bardziej efektywny.

Co ważne, to nadawca ocenia istnienie przesłanek, o których wyżej mowa. Wydaje się zatem zasadne, by wziąć pod rozwagę przyjęcie wewnętrznego rozwiązania skutkującego wprowadzeniem określonego sposobu postępowania, z którego wynikać będzie ocena przeprowadzona przez nadawcę zwalniająca ze stosowania ustawy o doręczeniach elektronicznych.

Wnioski

Ustawa o doręczeniach elektronicznych zapewne spowoduje, że w obszarze księgowości będzie trzeba poddać analizie wewnętrzne procesy związane z przesyłaniem korespondencji, które dotychczas były związane z przesyłaniem przedmiotowej korespondencji kanałem tradycyjnym, mailowym czy też za pomocą platformy ePUAP. Jednym z istotnych argumentów mogą się stać koszty związane z korespondencją, które generuje system tradycyjny, a od których uwalnia system e-doręczeń. ©℗