Pracuję w jednostce budżetowej, ale nie oświatowej. Czy odpis na ZFŚS przelicza się po nowej stawce według zatrudnienia, jakie było planowane na 2023 r., a potem w grudniu dopiero koryguje się całość? Czy jak nie zrobię teraz korekty zatrudnienia do sierpnia, a dopiero w grudniu za cały rok, to będzie jakiś błąd?

Jeśli chodzi o korektę wysokości odpisu na ZFŚS w związku ze zmianą kwoty bazowej, to musi być ona zrobiona, a środki przekazane na ZFŚS do końca września. Natomiast jeżeli chodzi o korektę zatrudnienia, to tu, w przepisach, nic się nie zmieniło, bo sam sposób ustalania przeciętnego zatrudnienia do celów socjalnych nie uległ zmianie. Trzeba tylko uwzględnić przy wyliczeniach, że zmieniły się kwoty bazowe do wyliczenia wielkości odpisów, a nie sposób liczenia faktycznej liczby zatrudnionych. Możemy takiego przeliczenia dokonać w grudniu według rzeczywistego zatrudnienia, ale jeśli wiemy, że były duże zmiany w zatrudnieniu, to taką korektę można zrobić już do końca września. Wtedy przekazanie drugiej raty można traktować jako wstępne oszacowanie środków pieniężnych z tytułu corocznego odpisu.

Przypomnijmy, że zakładowy fundusz świadczeń socjalnych jest tworzony z corocznego odpisu podstawowego naliczanego w stosunku do przeciętnej liczby zatrudnionych, której sposób obliczania określa rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 9 marca 2009 r. w sprawie ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych. Odpisy powinny być naliczone na podstawie rzeczywistego średniorocznego zatrudnienia. Dlatego do 31 grudnia trzeba dokonać ich korekty do faktycznej przeciętnej liczby zatrudnionych. Obejmuje ona pracowników zatrudnionych w pełnym i niepełnym wymiarze czasu pracy (po przeliczeniu na pełny etat).

Podstawę trzeba uwzględnić proporcjonalnie

Jeśli zakładany na początku roku przeciętny stan zatrudnienia nie zmienił się w kolejnych miesiącach roku, to w grudniu pracodawca nie przeprowadza korekty odpisu na ZFŚS. Jednak jeżeli rzeczywiste zatrudnienie różni się od planowanego (wcześniej ustalonego), to pracodawca musi ponownie przeliczyć odpisy i zwiększenia na ZFŚS za dany rok. W 2023 r. musi przy tym uwzględnić przy wyliczeniach faktyczne zatrudnienie i daną podstawę odpisu proporcjonalnie do okresu jej obowiązywania:

  • za pierwszych sześć miesięcy roku – według niższej podstawy (faktyczna liczba pracowników x kwota odpisu dla danego rodzaju zatrudnienia plus
  • za następne sześć miesięcy – według wyższej podstawy (faktyczna liczba pracowników x kwota odpisu dla danego rodzaju zatrudnienia).

Pracodawca robi to odrębnie dla każdego rodzaju zatrudnienia, czyli w zależności od rodzaju pracownika wstawia odpowiednią kwotę, a potem przelicza. Następnie porównuje wysokość odpisów na ZFŚS dokonanych na podstawie planowanego zatrudnienia z odpisami faktycznie należnymi i koryguje odpis. Zazwyczaj przy obliczaniu przeciętnej faktycznej liczby zatrudnionych w danym roku kalendarzowym (obrachunkowym) pracodawca może się posługiwać znaną i rzetelną ewidencją kadrową. Powinien więc policzyć osoby zatrudnione w poszczególnych miesiącach i przeliczyć na pełne etaty. Posługuje się przy tym jedną z trzech metod statystycznych: uproszczoną, średnią chronologiczną lub arytmetyczną. Następnie sumuje liczbę pracowników zatrudnionych w poszczególnych miesiącach i otrzymany wynik dzieli przez 12.

Odpisy powinny zostać naliczone na podstawie rzeczywistego średniorocznego zatrudnienia. W przypadku gdy zaplanowana liczba zatrudnionych była niższa niż stan zatrudnienia w rzeczywistości, na 31 grudnia należy dokonać uzupełnienia odpisu, a także uzupełnienia środków przekazywanych na wyodrębniony rachunek bankowy. Natomiast jeśli na koniec roku kalendarzowego faktyczna liczba zatrudnionych była niższa od planowanej, to należy dokonać korekty. Praktyką jest pozostawienie nadpłaty na rachunku. Środki niewykorzystane w danym roku kalendarzowym przechodzą bowiem na rok następny.

Jak przeliczać

Sposób przeliczania liczby pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy na zatrudnionych na pełny etat jest następujący:

1) liczbę godzin pracy w tygodniu pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy należy podzielić przez liczbę godzin pracownika zatrudnionego na pełny etat;

2) otrzymany współczynnik pomnożyć przez liczbę osób pracujących w danym wymiarze czasu pracy.

Księgowania

1. Zaksięgowanie przypisu z tytułu odpisu na ZFŚS: Wn 240 „Pozostałe rozrachunki” (analityka ZFŚS), Ma 851 „Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych”.

2. WB – przekazanie z rachunku bieżącego – subkonto wydatków I raty odpisu (75 proc. wartości odpisu) na rachunek ZFŚS: Wn 141 „Środki pieniężne w drodze”, Ma 130 „Rachunek bieżący jednostki – subkonto wydatków” (analityka par. 4440).

3. PK – przypis kosztów z tytułu odpisu na ZFŚS w części, w jakiej przekazano I ratę (75 proc.) na rachunek ZFŚS: Wn 405 „Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia” (analityka ZFŚS), Ma 240 „Pozostałe rozrachunki” (analityka ZFŚS).

4. WB – wpływ na rachunek ZFŚS środków z tytułu odpisu: Wn 135 „Rachunek środków funduszy specjalnego przeznaczenia”, Ma 141 „Środki pieniężne w drodze”.

5. WB – przekazanie z rachunku II raty (25 proc.) wartości odpisu na ZFŚS: Wn 141 „Środki pieniężne w drodze”, Ma 130 „Rachunek bieżący jednostki – subkonto wydatków” (analityka par. 4440).

6. PK – przypis kosztów z tytułu odpisu na ZFŚS w części, w jakiej przekazano środki na rachunek ZFŚS (II rata 25 proc.): Wn 405 „Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia” (analityka ZFŚS), Ma 240 „Pozostałe rozrachunki” (analityka ZFŚS).

7. WB – wpływ na rachunek ZFŚS środków z tytułu II raty odpisu (25 proc.): Wn 135 „Rachunek środków funduszy specjalnego przeznaczenia”, Ma 141 „Środki pieniężne w drodze”.

8. PK – korekta odpisu w końcu roku na ZFŚS (in minus) – zmniejszenie zobowiązania: Wn 851 „Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych”, Ma 240 „Pozostałe rozrachunki” (analityka ZFŚS).

9. PK – zmniejszenie kosztów z tytułu korekty odpisu w końcu roku na ZFŚS: Wn 240 „Pozostałe rozrachunki” (analityka ZFŚS) , Ma 405 „Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia” (analityka ZFŚS).

10. PK – zwrot środków z rachunku bankowego ZFŚS na rachunek wydatków z tytułu korekty na ZFŚS (in minus): Wn 141 „Środki pieniężne w drodze”, Ma 135 „Rachunek środków funduszy specjalnego przeznaczenia”.

11. PK – wpływ na rachunek wydatków bieżących środków zwróconych z rachunku ZFŚS, w związku z korektą odpisu na ZFŚS: Wn 130 „Rachunek bieżący jednostki – subkonto wydatków” (analityka par. 4440), Ma 141 „Środki pieniężne w drodze”.

11a. PK – techniczny zapis ujemny (do pkt 11) dla zachowania czystości zapisów na rachunku bankowym: Wn/Ma 130 „Rachunek bieżący jednostki – subkonto wydatków” (analityka par. 4440).

12. PK – korekta odpisu w końcu roku na ZFŚS (in plus) – zwiększenie zobowiązania: Wn 240 „Pozostałe rozrachunki” (analityka ZFŚS), Ma 851 „Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych”.

13. PK – obciążenie kosztów w związku z korektą odpisów na ZFŚS (in plus): Wn 405 „Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia” (analityka ZFŚS), Ma 240 „Pozostałe rozrachunki” (analityka ZFŚS).

14. PK – przekazanie z rachunku bieżącego środków na rachunek bankowy ZFŚS (w związku z dokonaniem korekty odpisu na ZFŚS in plus): Wn 141 „Środki pieniężne w drodze”, Ma 130 „Rachunek bieżący jednostki – subkonto wydatków” (analityka par. 4440).

15. PK – wpływ na rachunek bankowy ZFŚS środków (w związku z korektą odpisu na ZFŚS in plus): Wn 135 „Rachunek środków funduszy specjalnego przeznaczenia”, Ma 141 „Środki pieniężne w drodze”. ©℗

Przeliczenia osób zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy na pełne etaty dokonuje się według liczby godzin pracy ustalonych w umowie o pracę w stosunku do obowiązującej normy. Wynikiem przeliczania niepełnoetatowców na pełne etaty może być liczba z kilkoma miejscami po przecinku. Przepis nie określa, czy i na jakich zasadach są dopuszczalne zaokrąglenia, w przypadku gdy wynik wyżej opisanych przeliczeń będzie miał więcej niż dwa miejsca po przecinku. Zazwyczaj przyjęte jest zaokrąglanie wyniku do dwóch miejsc po przecinku, chociaż nie ma takiego obowiązku.

Korekta odpisu

Po ostatniej nowelizacji ustawy o ZFŚS w tym roku trzeba zastosować dwie kwoty bazowe do wyliczeń odpisów na ten fundusz. Bez zmian pozostała kwota od stycznia do czerwca, ale podwyższono kwotę dla odpisu od lipca br. I ta podstawą naliczania odpisu na fundusz jest w okresie od:

1) 1 stycznia 2023 r. do 30 czerwca 2023 r. – przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej w drugim półroczu 2019 r., w wysokości 4434,58 zł;

2) 1 lipca 2023 r. do 31 grudnia 2023 r. – przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej w drugim półroczu 2021 r., w wysokości 5104,90 zł.

Odpis na jednego pracownika zatrudnionego w pełnym wymiarze czasu pracy w 2023 r. wynosi w pierwszym półroczu 1662,97 zł, zaś w drugim wyniesie aż 1914,34 zł.

Co ważne, równowartość dokonanych odpisów i zwiększeń naliczonych na 2023 r. pracodawca przekazuje na rachunek bankowy ZFŚS w terminie do 30 września 2023 r., uwzględniając dotychczas przekazaną kwotę odpisów i zwiększeń naliczonych na podstawie przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w drugim półroczu 2019 r. ©℗

Podstawa prawna

Podstawa prawna:

ustawa z 7 lipca 2023 r. o zmianie ustawy o szczególnych rozwiązaniach służących realizacji ustawy budżetowej na rok 2023 oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2023 r. poz. 1586)

ustawa z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 998)

par. 1 rozporządzenia ministra rodziny, pracy i polityki społecznej z 9 marca 2009 r. w sprawie ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (Dz.U. nr 43 poz. 349)