Poradnia z prawa pracy

Pragmatyka zawodowa pracowników samorządowych nie przewiduje uprawnienia do zwolnienia z pracy z powodu siły wyższej. Czy urzędnicy mogą skorzystać z tego kodeksowego prawa? Jeżeli tak, to kiedy trzeba złożyć wniosek i co wpisać w jego treści?

Wprawdzie ustawa z 21 listopada 2018 r. o pracownikach samorządowych (dalej u.p.s.) nie przewiduje zwolnienia z powodu działania siły wyższej, to jednak urzędnicy mogą skorzystać z tego prawa na mocy art. 43 ust. 1 u.p.s. Zgodnie z tym przepisem w sprawach nieuregulowanych w ustawie stosuje się odpowiednio przepisy kodeksu pracy. Przypomnijmy, że prawo do tego zwolnienia przewidziane zostało w nowym art. 1481 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (dalej k.p.). Przepis ten został dodany do k.p. przez nowelizację z 9 marca 2023 r., która weszła w życie 26 kwietnia br. Przewiduje on, że pracownikowi przysługuje w ciągu roku kalendarzowego zwolnienie od pracy w wymiarze 2 dni albo 16 godzin z powodu działania siły wyższej w pilnych sprawach rodzinnych spowodowanych chorobą lub wypadkiem, jeżeli jest niezbędna natychmiastowa obecność pracownika. W okresie tego zwolnienia od pracy pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia w wysokości połowy wynagrodzenia (par. 1). O sposobie wykorzystania w danym roku kalendarzowym zwolnienia od pracy decyduje pracownik w pierwszym wniosku o udzielenie takiego zwolnienia złożonym w danym roku kalendarzowym (par. 2). Pracodawca jest obowiązany udzielić zwolnienia od pracy na wniosek zgłoszony przez pracownika najpóźniej w dniu korzystania z tego zwolnienia (par. 3). Zwolnienie od pracy udzielane w wymiarze godzinowym dla pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy ustala się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy tego pracownika. Niepełną godzinę zwolnienia od pracy zaokrągla się w górę do pełnej godziny (par. 4). Regulację w zakresie zwolnienia od pracy udzielanego w wymiarze godzinowym stosuje się odpowiednio do pracownika, dla którego dobowa norma czasu pracy, wynikająca z odrębnych przepisów, jest niższa niż osiem godzin (par. 5).

Na gruncie ww. przepisu jako „działanie siły wyższej” należy rozumieć wystąpienie pilnych spraw rodzinnych w przypadku choroby lub wypadku, jeżeli jest niezbędna natychmiastowa obecność pracownika, niezależnie od tego, czy sytuacjom tym można było zapobiec czy nie. Przy czym słowo „wypadek” należy rozumieć szeroko i objąć nim także zjawiska klimatyczne, takie jak powódź, huragan czy gradobicie, a nie tylko zdarzenia odnoszące się wprost do osób (tak A. Sobczyk, „Kodeks pracy. Komentarz”, Legalis 2023/el). Odnosząc się do kwestii związanych z samym wnioskiem, należy wskazać, że pośrednio moment jego złożenia reguluje art. 1481 par. 2 k.p. Mówi on, że pracodawca jest obowiązany udzielić zwolnienia od pracy na wniosek zgłoszony przez pracownika najpóźniej w dniu korzystania z tego zwolnienia. Przepis ten nie określa natomiast treści wniosku. W literaturze wskazuje się, że może być on pisemny i ustny, a ponadto pracodawca jest obowiązany udzielić tego zwolnienia na wniosek pracownika w terminie wskazanym przez pracownika (M. Rycak, „Kodeks pracy. Komentarz”, pod red. K. Walczak, Legalis 2023/el). Podczas korzystania ze zwolnienia od pracy z powodu działania siły wyższej pracownik pozostaje w stosunku pracy i zachowuje swoje prawa pracownicze, a za czas tego zwolnienia zachowuje prawo do 50 proc. wynagrodzenia obliczanego co do zasady jak wynagrodzenie za czas urlopu wypoczynkowego. Wynika to z par. 5 rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w kodeksie pracy, zgodnie z którym przy ustalaniu wynagrodzenia za czas zwolnienia od pracy oraz za czas niewykonywania pracy, gdy przepisy przewidują zachowanie przez pracownika prawa do wynagrodzenia, stosuje się zasady obowiązujące przy ustalaniu wynagrodzenia za urlop, z tym że składniki wynagrodzenia ustalane w wysokości przeciętnej oblicza się z miesiąca, w którym przypadło zwolnienie od pracy lub okres niewykonywania pracy. Do pracownika korzystającego ze zwolnienia od pracy z powodu działania siły wyższej odpowiednie zastosowanie będzie miał przepis art. 1864 k.p. dotyczący obowiązku dopuszczenia pracownika do pracy po urlopach związanych z urodzeniem dziecka (art. 1481 par. 6 k.p.). Oznacza to, że pracodawca dopuszcza pracownika po powrocie do pracy na dotychczasowym stanowisku, a jeżeli nie jest to możliwe, na stanowisku równorzędnym z zajmowanym przed rozpoczęciem urlopu lub na innym stanowisku odpowiadającym jego kwalifikacjom zawodowym, za wynagrodzeniem nie niższym od wynagrodzenia za pracę przysługującego pracownikowi w dniu podjęcia pracy na stanowisku zajmowanym przed tym urlopem. ©℗

Zastrzeżenie w ogłoszeniu, że dom kultury przez sześć miesięcy będzie przechowywał dokumenty niewybranych kandydatów jest zgodne z prawem. Podstawy prawnej można się doszukać w art. 221 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (dalej: k.p.), który uprawnia przyszłego pracodawcę do pozyskiwania określonego zakresu danych kandydata, a więc podanie danych jest co prawda dobrowolne, lecz niezbędne do udziału w naborze. Dodatkowo administrator po uzyskaniu odrębnej zgody może wykorzystywać pozyskane dokumenty aplikacyjne przez dłuższy czas, niż to zostało określone w wewnętrznych regulacjach, np. w celach przyszłych naborów. Celem przetwarzania danych w procesie naboru jest jego przeprowadzenie, wyłonienie kandydata na wskazane w ogłoszeniu stanowisko oraz ewentualne działania w sytuacji odwołania się pozostałych kandydatów od decyzji lub rezygnacji wyłonionej osoby. Należy jednak pamiętać, że wszelkie dokumenty zawierające dane osobowe osób fizycznych udostępniane w BIP powinny być przetwarzane zgodnie z zasadami zawartymi w RODO. Jedną z nich jest zasada z art. 5 ust. 1 lit. e RODO, mówiąca o przechowywaniu danych osobowych przez okres nie dłuższy niż wynika to z celu, w którym były przetwarzane, oraz ewentualnie w celach archiwalnych. ©℗

Niezależnie od tego, czy pracodawca skorzysta z możliwości wprowadzenia kontroli, czy też nie, w aktach osobowych należy wydzielić część E, tak aby w razie potrzeby wpiąć do niej odpowiedni dokument, w tym informację o wyniku badania przeprowadzonego przez uprawniony organ. Należy przy tym pamiętać, że możliwość samodzielnego kontrolowania stanu trzeźwości pracowników jest uprawnieniem, a nie obowiązkiem pracodawcy. Jeżeli jednak pracodawca chce kontrolować trzeźwość pracowników, musi ustalić zasady przeprowadzania kontroli w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu. Natomiast pracodawca, który nie zdecyduje się wprowadzić kontroli trzeźwości w przepisach wewnątrzzakładowych, w przypadku podejrzenia, że pracownik stawił się do pracy w stanie po użyciu alkoholu albo w stanie nietrzeźwości lub spożywał alkohol w czasie pracy, będzie mógł żądać zbadania stanu trzeźwości pracownika przez uprawniony organ. Dokumenty dotyczące kontroli trzeźwości pracowników lub kontroli pracowników na obecność w ich organizmach środków działających podobnie do alkoholu przeprowadzonej przez pracodawcę oraz dokumenty związane z badaniem pracownika na obecność w jego organizmie alkoholu lub środków działających podobnie do alkoholu przeprowadzonym przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego przechowuje się w nowej części E akt osobowych. Zgodnie bowiem z art. 221c k.p., jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia ochrony życia i zdrowia pracowników lub innych osób albo ochrony mienia, pracodawca może wprowadzić kontrolę trzeźwości pracowników. Na analogicznych zasadach pracodawca może wprowadzić kontrolę pracowników na obecność w ich organizmach środków działających podobnie do alkoholu.

Jeżeli chodzi o konieczność zakupu alkomatu, to k.p. nie wprowadził takiego obowiązku. Oznacza to, że w urzędzie gminy, w którym postanowiono, że rezygnuje się z kontroli trzeźwości pracowników, nie trzeba kupować alkomatu i nie ma też obowiązku wprowadzania w tej sprawie postanowień do przepisów wewnątrzzakładowych. ©℗

Najlepszym sposobem potwierdzenia spełnienia kryterium obywatelstwa jest oświadczenie kandydata, a następnie potwierdzenie tego faktu poprzez wgląd w dokument, bez wykonania jego kserokopii. Podanie przez kandydata danych osobowych niezbędnych w procesie rekrutacji musi mieć oparcie w przepisach prawa, w tym przypadku zastosowanie mają regulacje k.p. I tak na podstawie art. 221 par. 1 i 2 k.p. pracodawca może zbierać od kandydatów informacje o obywatelstwie. Trzeba jednak pamiętać, że przepisy nie przewidują możliwości pozyskiwania od kandydatów dokumentu potwierdzającego spełnienie tego kryterium. Co więcej, wskazane dokumenty zawierają dane osobowe, których pracodawca nie powinien pozyskiwać nawet od pracowników (np. numer dowodu osobistego), zatem ich zbieranie i przechowywanie byłoby sprzeczne z zasadą minimalizacji, o której mowa w art. 5 ust. 1 lit. c RODO, oraz zasadą zgodności z prawem, określonej w art. 5 ust. 1 lit. a RODO. Rekomendowanym działaniem powinno być zatem pozyskanie oświadczenia o posiadaniu obywatelstwa polskiego i późniejsza weryfikacja – poprzez dokonanie wglądu w dokument potwierdzający ten status (z ewentualnym sporządzeniem notatki potwierdzającej spełnienie kryterium obywatelstwa). Taka praktyka jest także zgodna z art. 221 par. 5 k.p, który wprost wskazuje, że udostępnienie pracodawcy danych osobowych następuje w formie oświadczenia (osoby, której dane dotyczą). Pracodawca może wprawdzie zgodnie z tym przepisem żądać udokumentowania danych wskazanych w k.p. (ale tylko w odniesieniu do danych osobowych wskazanych w art. 221 par. 1–3), jednakże nie dotyczy to danych osobowych niezbędnych do spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa, a taki status ma informacja o obywatelstwie.©℗

Jeśli pracownik udostępnił pracodawcy prywatny adres e-mail w celu komunikowania się z nim, to podstawą przetwarzania danych jest wówczas art. 6 ust. 1 lit. c RODO. Zgodnie bowiem z art. 221 k.p. pracodawca może żądać od pracownika podania danych kontaktowych, przy czym pracownik ma prawo wyboru, jakie dane wskaże pracodawcy. Jeżeli zdecyduje się udostępnić adres poczty elektronicznej (e-mail), to pracodawca przetwarza takie dane na podstawie przepisów prawa, zatem podstawą przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. c i żadne dodatkowe zgody nie są wymagane. Co do zasady przepisy nie zakazują wprost przesyłania informacji o składnikach wynagrodzenia danego pracownika (tzw. paska wynagrodzeń) na prywatny adres poczty elektronicznej pracownika. Z uwagi jednak na obowiązek dbania przez pracodawcę-administratora danych o bezpieczeństwo przetwarzanych danych osobowych (art. 24 i art. 32 RODO) wydaje się, że właściwym jest przesyłanie ich na adres służbowy pracownika. W tej sytuacji pracodawca ma gwarancję zabezpieczania takiej poczty przed ewentualnym ujawnieniem jej osobom postronnym, a zatem ma pewność, że dane osobowe pracowników są chronione. ©℗