dr Katarzyna Trzpioła, ekspert ds. finansów i rachunkowości Wydział Zarządzania UW
Zasady gromadzenia środków w pracowniczych planach kapitałowych (PPK), zawierania umów o zarządzanie PPK i umów o prowadzenie PPK, finansowania i dokonywania wpłat do PPK oraz dokonywania wypłat transferowych, wypłat i zwrotu środków zgromadzonych w PPK określa ustawa z 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych (dalej: ustawa o PPK). Zgodnie z nią podmiot zatrudniający jest obowiązany do obliczenia i dokonania finansowanych przez ten podmiot wpłat do wybranej instytucji finansowej oraz do obliczenia, pobrania od uczestnika PPK i dokonania wpłat do wybranej instytucji finansowej kwot finansowanych przez niego. Wpłaty finansowane przez podmiot zatrudniający są obliczane, a wpłaty finansowane przez uczestnika PPK są obliczane i pobierane od uczestnika PPK w terminie wypłaty wynagrodzenia przez podmiot zatrudniający. Wpłaty wnoszone są w terminie do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym zostały obliczone i pobrane (art. 28 ust. 1‒4 ustawy o PPK), a dokonuje się ich od pierwszego miesiąca następującego po miesiącu, w którym powstał stosunek prawny wynikający z umowy o prowadzenie PPK.
Wpłata podstawowa do PPK finansowana przez podmiot zatrudniający wynosi 1,5 proc. wynagrodzenia. Przy czym podmiot ten może również zadeklarować w umowie o zarządzanie PPK dokonywanie wpłaty dodatkowej w wysokości do 2,5 proc. wynagrodzenia (art. 26 ust. 1 i 2 ustawy o PPK). Wpłata podstawowa do PPK finansowana przez uczestnika PPK wynosi 2 proc. wynagrodzenia. Tu też jest możliwe zróżnicowanie, ponieważ wpłata ta może wynosić mniej niż 2 proc. wynagrodzenia, ale nie mniej niż 0,5 proc. wynagrodzenia, jeżeli wynagrodzenie uczestnika PPK osiągane z różnych źródeł w danym miesiącu nie przekracza kwoty odpowiadającej 1,2-krotności minimalnego wynagrodzenia. Zgodnie z art. 27 ust. 1 pkt 3 ustawy o PPK uczestnik PPK może również zadeklarować wpłatę dodatkową w wysokości do 2 proc. wynagrodzenia.
Dla księgowych ważne jest, że wpłaty do PPK odprowadza się od kwoty wynagrodzenia brutto wypłacanego pracownikowi za świadczoną pracę.
Uwaga! Dodatkowo z Funduszu Pracy pracownik przystępujący do PPK otrzymuje wpłatę powitalną w wysokości 250 zł i corocznie 240 zł (po spełnieniu określonych wymogów).
Wpłaty do PPK finansowane przez pracodawcę (zarówno podstawowe, jak i dodatkowe) stanowią przychód ze stosunku pracy, który:
  • podlega opodatkowaniu w miesiącu, w którym pracodawca przekazał te wpłaty na rachunek instytucji finansowej,
  • nie jest uwzględniany w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i składki na ubezpieczenie zdrowotne.
Koszty z tytułu wynagrodzeń, w tym wynikające z PPK, wprowadza się do ksiąg rachunkowych według zasady memoriału zgodnie z art. 6 ust. 1 ustawy o rachunkowości, czyli w miesiącu, którego dotyczy wynagrodzenie. Stosując tę zasadę, wynagrodzenia za wrzesień 2021 r. będą kosztami tego miesiąca, nawet gdy zostaną wypłacone w październiku 2021 r. Analogicznie postępuje się z wpłatami do PPK w części finansowanej przez pracodawcę. Nie ma tu znaczenia moment wypłaty tych wynagrodzeń (czy postawienia ich do dyspozycji pracownika) ani data przekazania wpłat do instytucji finansowej.
Wpłaty w ramach PPK w częściach finansowanych przez pracodawcę należą do tzw. kosztów pracowniczych, które w księgach odnosi w ciężar konta „Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia” i/lub na odpowiednie konto zespołu funkcjonalnego.

przykład

Ewidencja
Stan faktyczny
W spółce ABC wynagrodzenia za dany miesiąc są wypłacane 10. dnia następnego miesiąca. Pracodawca i pracownik finansują wpłatę do PPK w wysokości podstawowej. Zgodnie z przyjętą przez spółkę zasadą wpłaty do PPK są wnoszone 5. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym zostały obliczone i pobrane.
Wynagrodzenie miesięczne pracownika wynosi 5000 zł. Przysługują mu podstawowe koszty uzyskania przychodów i złożył pracodawcy PIT-2. Nie korzysta on ze zwolnienia z art. 21 ust. 1 pkt 148 ustawy o PIT, czyli dla osób do 26. roku życia.
Obliczenia
• Kwota wpłaty do PPK (nieodpłatne świadczenie podlegające opodatkowaniu, ale niepodlegające składkom ZUS) – przychód pracownika z tytułu wpłaty do PPK, obliczonej w październiku 2021 r. od wynagrodzenia za wrzesień 2021 r., a wniesionej na rachunek pracownika w PPK – 5 października 2021 r.: 75,00 zł (1,5 proc. x 5000,00 zł)
• Kwota wynagrodzenia: 5000,00 zł
• Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne: 5000,00 zł
• Składki na ubezpieczenia społeczne: [5000,00 zł x (9,76 proc. + 1,5 proc. + 2,45 proc.)] = 685,50 zł
• Składka na ubezpieczenie zdrowotne: [(5000,00 zł – 685,50 zł) x 9 proc.] = 388,31 zł
• Składka zdrowotna odliczana od podatku: [7,75 proc. x (5000,00 zł – 685,50 zł)] = 334,37 zł
• Zaliczka na podatek dochodowy przed odliczeniem składki zdrowotnej: [(5000,00 zł – 685,50 zł – 250,00 zł + 75,00 zł) × 17 proc.] – 43,76 zł = 659,96 zł
• Zaliczka na podatek dochodowy po zaokrągleniu: (659,964 zł – 334,37 zł) = 325,59 zł, po zaokrągleniu 326,00 zł
• Kwota do wypłaty przed pobraniem wpłaty do PPK: (5000,00 zł – 685,50 zł – 388,31 zł – 326 zł) = 3600,19 zł
• Wpłata pracownika do PPK: 5000,00 zł x 2 proc. = 100,00 zł (będzie potrącona z wynagrodzenia)
Obciążenia pracodawcy
• Ubezpieczenia społeczne, w tym wypadkowe (w analizowanym przypadku 1,67 proc.): 5000,00 zł x (9,76 proc. + 6,5 proc. + 1,67 proc.)] = 896,50 zł
• Składki na FP i FS: 2,45 proc. x 5000,00 zł = 122,50 zł
• Składka na FGŚP: (0,1 proc. x 5000,00 zł) = 5,00 zł
• Razem: 1024,00 zł
Księgowania
1. LP. Kwota wynagrodzenia brutto:
• Wn „Wynagrodzenia” 5000,00 zł;
• Ma „Rozrachunki z pracownikami z tytułu wynagrodzeń” 5000,00 zł.
2. LP. Składki społeczne obciążające pracownika:
• Wn „Rozrachunki z pracownikami z tytułu wynagrodzeń” 685,50 zł;
• Ma „Rozrachunki z ZUS” 685,50 zł.
3. LP. Składka zdrowotna:
• Wn „Rozrachunki z pracownikami z tytułu wynagrodzeń” 388,31 zł;
• Ma „Rozrachunki z ZUS” 388,31 zł.
4. LP. Zaliczka na podatek dochodowy:
• Wn „Rozrachunki z pracownikami z tytułu wynagrodzeń” 326,00 zł;
• Ma „Rozrachunki z urzędem skarbowym” 326,00 zł.
5. LP. Wpłata na PPK obciążająca pracownika:
• Wn „Rozrachunki z pracownikami z tytułu wynagrodzeń” 100,00 zł;
• Ma „Pozostałe rozrachunki” 100,00 zł.
6. LP. Składki społeczne, FP i FGŚP obciążające pracodawcę:
• Wn „Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia” 1024,00 zł;
• Ma „Rozrachunki z ZUS” 1024,00 zł.
7. LP. Wpłata na PPK obciążająca pracodawcę:
• Wn „Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia” 75,00 zł;
• Ma „Pozostałe rozrachunki” 75,00 zł.
8. WB. Wypłata wynagrodzenia w październiku:
• Wn „Rozrachunki z pracownikami z tytułu wynagrodzeń” 3500,19 zł;
• Ma „Rachunek bankowy” 3500,19 zł.
Podstawa prawna
ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 217)
ustawa z 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1342)