Dotychczas u moich klientów żaden z pracowników nie przystąpił do PPK, więc to zagadnienie nie występowało. Co jednak należy zrobić, jeśli nowo zatrudniony pracownik należy do pracowniczych planów kapitałowych? Jak ujmować jego wynagrodzenie?

dr Katarzyna Trzpioła, ekspert ds. finansów i rachunkowości Wydział Zarządzania UW
Zasady gromadzenia środków w pracowniczych planach kapitałowych (PPK), zawierania umów o zarządzanie PPK i umów o prowadzenie PPK, finansowania i dokonywania wpłat do PPK oraz dokonywania wypłat transferowych, wypłat i zwrotu środków zgromadzonych w PPK określa ustawa z 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych (dalej: ustawa o PPK). Zgodnie z nią podmiot zatrudniający jest obowiązany do obliczenia i dokonania finansowanych przez ten podmiot wpłat do wybranej instytucji finansowej oraz do obliczenia, pobrania od uczestnika PPK i dokonania wpłat do wybranej instytucji finansowej kwot finansowanych przez niego. Wpłaty finansowane przez podmiot zatrudniający są obliczane, a wpłaty finansowane przez uczestnika PPK są obliczane i pobierane od uczestnika PPK w terminie wypłaty wynagrodzenia przez podmiot zatrudniający. Wpłaty wnoszone są w terminie do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym zostały obliczone i pobrane (art. 28 ust. 1‒4 ustawy o PPK), a dokonuje się ich od pierwszego miesiąca następującego po miesiącu, w którym powstał stosunek prawny wynikający z umowy o prowadzenie PPK.
Wpłata podstawowa do PPK finansowana przez podmiot zatrudniający wynosi 1,5 proc. wynagrodzenia. Przy czym podmiot ten może również zadeklarować w umowie o zarządzanie PPK dokonywanie wpłaty dodatkowej w wysokości do 2,5 proc. wynagrodzenia (art. 26 ust. 1 i 2 ustawy o PPK). Wpłata podstawowa do PPK finansowana przez uczestnika PPK wynosi 2 proc. wynagrodzenia. Tu też jest możliwe zróżnicowanie, ponieważ wpłata ta może wynosić mniej niż 2 proc. wynagrodzenia, ale nie mniej niż 0,5 proc. wynagrodzenia, jeżeli wynagrodzenie uczestnika PPK osiągane z różnych źródeł w danym miesiącu nie przekracza kwoty odpowiadającej 1,2-krotności minimalnego wynagrodzenia. Zgodnie z art. 27 ust. 1 pkt 3 ustawy o PPK uczestnik PPK może również zadeklarować wpłatę dodatkową w wysokości do 2 proc. wynagrodzenia.
Dla księgowych ważne jest, że wpłaty do PPK odprowadza się od kwoty wynagrodzenia brutto wypłacanego pracownikowi za świadczoną pracę.
Uwaga! Dodatkowo z Funduszu Pracy pracownik przystępujący do PPK otrzymuje wpłatę powitalną w wysokości 250 zł i corocznie 240 zł (po spełnieniu określonych wymogów).
Wpłaty do PPK finansowane przez pracodawcę (zarówno podstawowe, jak i dodatkowe) stanowią przychód ze stosunku pracy, który:
  • podlega opodatkowaniu w miesiącu, w którym pracodawca przekazał te wpłaty na rachunek instytucji finansowej,
  • nie jest uwzględniany w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i składki na ubezpieczenie zdrowotne.
Koszty z tytułu wynagrodzeń, w tym wynikające z PPK, wprowadza się do ksiąg rachunkowych według zasady memoriału zgodnie z art. 6 ust. 1 ustawy o rachunkowości, czyli w miesiącu, którego dotyczy wynagrodzenie. Stosując tę zasadę, wynagrodzenia za wrzesień 2021 r. będą kosztami tego miesiąca, nawet gdy zostaną wypłacone w październiku 2021 r. Analogicznie postępuje się z wpłatami do PPK w części finansowanej przez pracodawcę. Nie ma tu znaczenia moment wypłaty tych wynagrodzeń (czy postawienia ich do dyspozycji pracownika) ani data przekazania wpłat do instytucji finansowej.
Wpłaty w ramach PPK w częściach finansowanych przez pracodawcę należą do tzw. kosztów pracowniczych, które w księgach odnosi w ciężar konta „Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia” i/lub na odpowiednie konto zespołu funkcjonalnego.

przykład

Ewidencja
Stan faktyczny
W spółce ABC wynagrodzenia za dany miesiąc są wypłacane 10. dnia następnego miesiąca. Pracodawca i pracownik finansują wpłatę do PPK w wysokości podstawowej. Zgodnie z przyjętą przez spółkę zasadą wpłaty do PPK są wnoszone 5. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym zostały obliczone i pobrane.
Wynagrodzenie miesięczne pracownika wynosi 5000 zł. Przysługują mu podstawowe koszty uzyskania przychodów i złożył pracodawcy PIT-2. Nie korzysta on ze zwolnienia z art. 21 ust. 1 pkt 148 ustawy o PIT, czyli dla osób do 26. roku życia.
Obliczenia
• Kwota wpłaty do PPK (nieodpłatne świadczenie podlegające opodatkowaniu, ale niepodlegające składkom ZUS) – przychód pracownika z tytułu wpłaty do PPK, obliczonej w październiku 2021 r. od wynagrodzenia za wrzesień 2021 r., a wniesionej na rachunek pracownika w PPK – 5 października 2021 r.: 75,00 zł (1,5 proc. x 5000,00 zł)
• Kwota wynagrodzenia: 5000,00 zł
• Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne: 5000,00 zł
• Składki na ubezpieczenia społeczne: [5000,00 zł x (9,76 proc. + 1,5 proc. + 2,45 proc.)] = 685,50 zł
• Składka na ubezpieczenie zdrowotne: [(5000,00 zł – 685,50 zł) x 9 proc.] = 388,31 zł
• Składka zdrowotna odliczana od podatku: [7,75 proc. x (5000,00 zł – 685,50 zł)] = 334,37 zł
• Zaliczka na podatek dochodowy przed odliczeniem składki zdrowotnej: [(5000,00 zł – 685,50 zł – 250,00 zł + 75,00 zł) × 17 proc.] – 43,76 zł = 659,96 zł
• Zaliczka na podatek dochodowy po zaokrągleniu: (659,964 zł – 334,37 zł) = 325,59 zł, po zaokrągleniu 326,00 zł
• Kwota do wypłaty przed pobraniem wpłaty do PPK: (5000,00 zł – 685,50 zł – 388,31 zł – 326 zł) = 3600,19 zł
• Wpłata pracownika do PPK: 5000,00 zł x 2 proc. = 100,00 zł (będzie potrącona z wynagrodzenia)
Obciążenia pracodawcy
• Ubezpieczenia społeczne, w tym wypadkowe (w analizowanym przypadku 1,67 proc.): 5000,00 zł x (9,76 proc. + 6,5 proc. + 1,67 proc.)] = 896,50 zł
• Składki na FP i FS: 2,45 proc. x 5000,00 zł = 122,50 zł
• Składka na FGŚP: (0,1 proc. x 5000,00 zł) = 5,00 zł
Razem: 1024,00 zł
Księgowania
1. LP. Kwota wynagrodzenia brutto:
• Wn „Wynagrodzenia” 5000,00 zł;
• Ma „Rozrachunki z pracownikami z tytułu wynagrodzeń” 5000,00 zł.
2. LP. Składki społeczne obciążające pracownika:
• Wn „Rozrachunki z pracownikami z tytułu wynagrodzeń” 685,50 zł;
• Ma „Rozrachunki z ZUS” 685,50 zł.
3. LP. Składka zdrowotna:
• Wn „Rozrachunki z pracownikami z tytułu wynagrodzeń” 388,31 zł;
• Ma „Rozrachunki z ZUS” 388,31 zł.
4. LP. Zaliczka na podatek dochodowy:
• Wn „Rozrachunki z pracownikami z tytułu wynagrodzeń” 326,00 zł;
• Ma „Rozrachunki z urzędem skarbowym” 326,00 zł.
5. LP. Wpłata na PPK obciążająca pracownika:
• Wn „Rozrachunki z pracownikami z tytułu wynagrodzeń” 100,00 zł;
• Ma „Pozostałe rozrachunki” 100,00 zł.
6. LP. Składki społeczne, FP i FGŚP obciążające pracodawcę:
• Wn „Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia” 1024,00 zł;
• Ma „Rozrachunki z ZUS” 1024,00 zł.
7. LP. Wpłata na PPK obciążająca pracodawcę:
• Wn „Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia” 75,00 zł;
• Ma „Pozostałe rozrachunki” 75,00 zł.
8. WB. Wypłata wynagrodzenia w październiku:
• Wn „Rozrachunki z pracownikami z tytułu wynagrodzeń” 3500,19 zł;
• Ma „Rachunek bankowy” 3500,19 zł.
Podstawa prawna
ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 217)
ustawa z 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1342)