Współczesna praktyka dochodzenia należności wobec dłużników wymaga nie tylko skutecznych, ale i efektywnych czasowo oraz kosztowo rozwiązań. Jednym z kluczowych dylematów wierzycieli pozostaje wybór pomiędzy polubownym rozwiązaniem sporu a skierowaniem sprawy na drogę postępowania sądowego.

Autorka: Natalia Mądry, Head of Legal Julianus Inkasso Sp. z o.o.

W kontekście kosztów postępowania sądowego, długiego czasu oczekiwania na rozstrzygnięcie oraz niepewności co do ostatecznego wyniku, alternatywne metody rozwiązywania sporów (ADR - Alternative Dispute Resolution), w tym mediacja, zyskują na znaczeniu.

Wyzwania w dochodzeniu należności według Julianus Inkasso

Jak wskazuje Natalia Mądry, Head of Legal w Julianus Inkasso Sp. z o.o., mediacja może stanowić skuteczne narzędzie dochodzenia należności, pozwalając na szybkie i mniej kosztowne rozwiązanie sporu. Julianus Inkasso podkreśla, że w wielu przypadkach mediacja może być kluczowym elementem skutecznej strategii windykacyjnej. Daje ona nie tylko większą skuteczność, ale także pozwala na ochronę relacji biznesowych i reputacji firm, co w długoterminowej perspektywie może mieć kluczowe znaczenie dla sukcesu działalności gospodarczej. Mediacja stanowi skuteczne rozwiązanie także dla osób fizycznych, umożliwiając szybkie i mniej kosztowne uregulowanie zobowiązań. Daje dłużnikom możliwość negocjacji warunków spłaty dostosowanych do ich sytuacji finansowej, a wierzycielom skuteczne narzędzie dochodzenia roszczeń przy minimalizacji kosztów i czasu postępowania. Mediacja, zgodnie z przepisami kodeksowymi, stanowi pozasądowy i nieadjudykacyjny sposób prowadzenia postępowania cywilnego. Jest to ustrukturyzowany proces, w którym strony, przy udziale mediatora, podejmują działania zgodne z zasadami określonymi w KPC. Jej zasadniczym celem jest polubowne rozwiązanie sporów o charakterze cywilnym.

Zasady mediacji – kluczowa dobrowolność

W doktrynie wyróżnia się pięć zasad mediacji: dobrowolność, poufność, bezstronność, neutralność i akceptowalność, przy czym ostatnia bywa traktowana jako część szeroko rozumianej dobrowolności. Strony, przy wsparciu neutralnego mediatora, wspólnie dążą do wypracowania porozumienia, które będzie odpowiadało ich interesom. W przeciwieństwie do postępowania sądowego, mediacja nie narzuca gotowych rozwiązań, lecz umożliwia ich samodzielne wypracowanie. Zdaniem Julianus Inkasso, jest to szczególnie ważne w relacjach handlowych, gdzie spór dotyczący należności nie musi oznaczać zerwania współpracy.

Bez względu na to, kto inicjuje mediację, jej przeprowadzenie wymaga zgody wszystkich stron. Jako procedura dobrowolna, mediacja wymaga utrzymania woli jej prowadzenia do momentu zawarcia ugody lub zakończenia w inny sposób. Zasada dobrowolności mediacji jest ściśle powiązana z autonomią woli stron, która gwarantuje im swobodę podejmowania decyzji, o ile nie narusza to przepisów prawa. Ogranicza ona ingerencję państwa w relacje między jednostkami, chyba że istnieją wyraźne ustawowe nakazy lub zakazy. Autonomia ta stanowi jeden z filarów pozasądowych metod rozwiązywania sporów, umożliwiając stronom samodzielne kształtowanie stosunków prawnych oraz eliminowanie źródeł konfliktów. Zasada dobrowolności mediacji, pozostaje również w zgodzie z fundamentalną zasadą wymiaru sprawiedliwości – prawem do sądu, określonym w art. 45 ust. 1 Konstytucji RP. W myśl tej zasady to strony sporu autonomicznie decydują o wyborze metody jego rozstrzygnięcia, czy to poprzez mediację, czy w ramach postępowania sądowego. Strona może odmówić mediacji lub się z niej wycofać bez negatywnych konsekwencji, z wyjątkiem sytuacji, gdy odmowa jest oczywiście nieuzasadniona (art. 103 § 2 KPC), co może skutkować nałożeniem kosztów przez sąd. Zaznaczyć należy również, że mediacja może być prowadzona we wszystkich sprawach cywilnych, które cechują się tzw. zdatnością ugodową, czyli takich, w których dopuszczalne jest zawarcie ugody (art. 10 KPC).

Rodzaje mediacji w postępowaniu cywilnym – sądowa i umowna

Artykuł 183¹ § 2 KPC przewiduje dwa rodzaje mediacji: sądową, prowadzoną na podstawie postanowienia sądu, oraz umowną, wynikającą z zawartej przez strony umowy o mediację. Mediacja sądowa może mieć miejsce wyłącznie w toku postępowania sądowego, natomiast mediacja umowna zazwyczaj odbywa się przed jego wszczęciem, choć strony mogą również podjąć ją w trakcie trwającego postępowania. W literaturze wskazuje się także na mediację inicjowaną na wniosek strony, jednak w świetle art. 183¹ § 2 zd. 2 KPC, gdy jedna strona składa wniosek o mediację, a druga wyraża zgodę, dochodzi do zawarcia umowy o mediację. Tym samym stanowi ona jedynie wariant mediacji umownej, a nie odrębny jej rodzaj.

Umowa o mediację

Mediacja umowna jest prowadzona na podstawie umowy o mediację, przy czym wszczęcie mediacji jest inicjowane wnioskiem strony o przeprowadzenie mediacji, który doręczany jest mediatorowi wraz z dowodem doręczenia odpisu wniosku drugiej stronie. Czym jest więc umowa o mediację? Umowa o mediację to umowa nazwana, uregulowana w KPC, na mocy której strony zobowiązują się do rozwiązania istniejącego lub mogącego powstać w przyszłości sporu w drodze mediacji z udziałem neutralnego mediatora. Jej istotnym elementem jest zgodne oświadczenie woli stron, że podejmą próbę polubownego rozwiązania konfliktu, zamiast od razu kierować sprawę do sądu. Zawarcie takiej umowy wiąże się przede wszystkim z obowiązkiem uczestnictwa w mediacji, choć nie narzuca obowiązku zawarcia ugody. Julianus Inkasso zauważa, że pozwala to stronom na otwarty dialog, uniknięcie kosztownego i długotrwałego procesu sądowego oraz wypracowanie rozwiązania dostosowanego do ich indywidualnych potrzeb i interesów.

Zgodnie z art. 183¹ § 3 KPC kluczowe elementy umowy o mediację to określenie przedmiotu mediacji oraz wybór mediatora albo określenie zasad jego wyboru. W literaturze wskazuje się, że z umowy o mediację powinno wynikać, iż strony godzą się na mediację. Może ona funkcjonować jako samodzielna umowa lub klauzula mediacyjna w umowie głównej, przy czym jej skuteczność nie jest uzależniona od ważności tej umowy. Choć przepisy nie wymagają konkretnej formy, zaleca się dokumentowanie umowy w formie pisemnej lub elektronicznej dla celów dowodowych.

Jak skutecznie zainicjować mediację? Wniosek i jego znaczenie

Jedną z istotnych zalet mediacji jest jej mniej sformalizowany charakter, umożliwiający wszczęcie postępowania na wniosek jednej ze stron, nawet w przypadku braku wcześniejszej umowy mediacyjnej. Warunkiem koniecznym dla skutecznego rozpoczęcia mediacji jest jednak uzyskanie zgody drugiej strony sporu. Można przyjąć, że w takim przypadku wniosek o przeprowadzenie mediacji stanowi jednocześnie propozycję zawarcia umowy o mediację. O ile sama umowa o mediację wymaga jedynie podstawowych elementów formalnych, o tyle wniosek o mediację podlega bardziej rygorystycznym wymaganiom. Powinien on zawierać oznaczenie stron, precyzyjne określenie żądania, przytoczenie okoliczności uzasadniających żądanie, podpisy stron, wykaz załączników, a także – w przypadku zawarcia umowy mediacyjnej w formie pisemnej – jej odpis (art. 183⁷ KPC).

Mimo że wniosek o mediację nie jest pismem procesowym, a tym samym nie podlega formalnym wymaganiom określonym dla pism procesowych (art. 126 i nast. KPC), to konieczność sprecyzowania żądania i jego uzasadnienia wykazuje pewne podobieństwa do pozwu. Umowa o mediację przede wszystkim wywołuje skutki procesowe. Zgodnie z art. 183⁶ KPC stanowi podstawę do wszczęcia mediacji, natomiast na mocy art. 202¹ KPC strona może przed wdaniem się w spór co do istoty podnieść zarzut umowy o mediację skutkujący skierowaniem stron do mediacji. Należy pamiętać, że dla nadania ugodzie mediacyjnej skutków ugody sądowej niezbędne jest jej zatwierdzenie przez sąd.

Mediacja a koszty – czy to się opłaca według Julianus Inkasso?

Julianus Inkasso sygnalizuje również, że koszt mediacji jest znacznie niższy niż koszty postępowania sądowego, zwłaszcza gdy weźmie się pod uwagę długotrwałość procesów i związane z nimi wydatki na pełnomocników, ekspertyzy czy opłaty sądowe. Dodatkowo, ustawodawca przewidział zachęty finansowe dla osób decydujących się na mediację przed wniesieniem pozwu. Zgodnie z art. 13e ustawy z dnia 28 lipca 2005 r. o kosztach sądowych w sprawach cywilnych (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 959 z późn. zm.), jeżeli powód przed wytoczeniem powództwa wziął udział w mediacji prowadzonej na podstawie umowy o mediację lub podjął próbę rozwiązania sporu przez złożenie wniosku o rozpatrzenie sporu przez właściwy sąd polubowny ustanowiony ustawą w celu rozpatrywania sporów konsumenckich albo wniosku o wszczęcie postępowania w sprawie pozasądowego rozwiązania sporu konsumenckiego, opłata stała lub stosunkowa od pozwu ulega obniżeniu o dwie trzecie, nie więcej jednak niż o 400 zł. Jest to istotna ulga finansowa, która może dodatkowo skłonić strony do wyboru mediacji jako pierwszego kroku w rozwiązywaniu sporu. Julianus Inkasso wskazuje, że dzięki takim rozwiązaniom mediacja nie tylko staje się bardziej atrakcyjną alternatywą, ale również realnym sposobem na zmniejszenie obciążenia sądów i promowanie polubownego rozwiązywania konfliktów.

Mediacja w windykacji – rekomendacja Julianus Inkasso dla efektywnego dochodzenia należności

Podsumowując, mediacja jest jednym z najbardziej efektywnych narzędzi windykacyjnych, które pozwala na szybkie i kosztowo efektywne dochodzenie należności. Dzięki swojej elastyczności, poufności oraz wysokiej skuteczności, stanowi atrakcyjną alternatywę dla postępowania sądowego. Julianus Inkasso rekomenduje mediację jako kluczowy element strategii windykacyjnej, podkreślając, że w wielu przypadkach pozwala ona na osiągnięcie satysfakcjonującego rozwiązania dla obu stron. Oczywiście, w sytuacjach, w których dłużnik działa w złej wierze i unika zobowiązań, skierowanie sprawy do sądu pozostaje koniecznością. Jednakże w większości przypadków mediacja pozwala na efektywne rozwiązanie sporu przy minimalizacji kosztów i ryzyka. Warto skorzystać z profesjonalnego wsparcia, dlatego Julianus Inkasso zachęca do kontaktu, aby dobrać optymalne rozwiązania dopasowane do konkretnej sytuacji.