Na zamknięcie roku w spółkach jest czas do 30 czerwca

Wspólnicy i akcjonariusze spółek do końca czerwca mają czas, by formalnie podsumować 2023 rok. Podpowiadamy, jak przygotować się do corocznych zgromadzeń oraz jakie uchwały powinny na nich zapaść.

Chociaż ustawodawca w art. 382 par. 31 ustawy z 15 września 2000 r. ‒ Kodeks spółek handlowych (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 4; dalej: k.s.h.) podpowiada spółkom akcyjnym, jakie elementy powinny się znaleźć w sprawozdaniu (m.in. ocena sytuacji spółki, ocena współpracy z zarządem i wypełniania przez zarząd obowiązków informacyjnych), dobrą praktyką jest pokazanie szerszej perspektywy i uzupełnienie sprawozdania także o szczegółowe informacje dotyczące pełnego zakresu działań zrealizowanych przez radę nadzorczą. [ramka 1]

Ramka 1

Do końca czerwca rady powinny sprawdzić, czy odbyły minimalną liczbę spotkań w minionym roku, a także podsumować efekt współpracy z doradcami rady (jeżeli byli w danym roku powoływani). Powinny także ocenić roczne sprawozdania przygotowane przez zarząd (finansowe i z działalności) oraz wniosek zarządu dotyczący podziału zysku albo pokrycia straty.

Przy zamknięciu roku ważna jest współpraca rady nadzorczej z biegłym rewidentem ‒ należy zawiadomić audytora o terminie posiedzenia rady oraz umożliwić mu wzięcie w nim udziału.

Współpraca z biegłym rewidentem

Grupy kapitałowe, banki i spółki akcyjne muszą poddawać sprawozdania finansowe badaniu przez biegłego rewidenta, niezależnie od wysokości osiągniętych obrotów. Obowiązek taki, jak wskazuje art. 62 ust. 21 pkt 4 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 120; ost.zm. Dz.U. z 2023 r. poz. 295; dalej: u.r.) może dotyczyć także innych jednostek, które spełniają dwa z trzech następujących warunków:

• średnioroczne zatrudnienie w przeliczeniu na pełne etaty to co najmniej 50 osób,
• suma aktywów bilansu na koniec roku obrotowego to co najmniej 2,5 mln euro,
• przychody netto ze sprzedaży towarów i produktów oraz operacji finansowych za rok obrotowy to co najmniej 5 mln euro.

Jednocześnie zwracamy uwagę na zapowiadaną nowelizację ustawy o rachunkowości i podwyższenie progów finansowych w ramach implementacji unijnej dyrektywy delegowanej Komisji (UE) 2023/2775 z 17 października 2023 r. zmieniającej dyrektywę Parlamentu Europejskiego i Rady 2013/34/UE w odniesieniu do dostosowania kryteriów wielkości przedsiębiorstwa dla mikro-, małych, średnich i dużych jednostek lub grup (Dz.Urz. UE L z 21 grudnia 2023 r., s. 1). Na podstawie projektu wspomnianej ustawy, w przyszłych latach, obowiązek badania sprawozdania finansowego przez biegłego rewidenta może dotyczyć mniejszej liczby spółek.

Wróćmy jednak do aktualnych obowiązków. Przy zamknięciu roku warto zweryfikować, czy umowa z audytorem nie wygasa i czy nie trzeba poszukać nowego biegłego. Zwykle to zgromadzenie wspólników/akcjonariuszy (organ zatwierdzający sprawozdanie finansowe) jest odpowiedzialne za wybór firmy audytorskiej do badania sprawozdania finansowego, choć czasami umowy spółek delegują ten obowiązek na inne organy. Samo podpisanie umowy z audytorem leży już w gestii zarządu. Warto przy tym pamiętać, że za brak poddania sprawozdania badaniu grożą sankcje karne, a zgodnie z art. 79 pkt 1 u.r. jest to grzywna lub kara ograniczenia wolności. Dlatego jest to kluczowy element do weryfikacji w spółkach.

Obecnie pierwsza umowa o badanie sprawozdania finansowego może być zawarta na okres nie krótszy niż dwa lata z możliwością przedłużenia na kolejne co najmniej dwuletnie okresy. Jeżeli podmiotem badanym jest jednostka zainteresowania publicznego, to maksymalny okres trwania zlecenia z biegłym rewidentem nie może być dłuższy niż pięć lat. Potem musi nastąpić przynajmniej trzyletnia przerwa, aby zapewnić niezależność biegłego w podejmowanych pracach.

Organizacja zgromadzenia

Przygotowując się do zorganizowania zwyczajnego zgromadzenia z wyprzedzeniem, trzeba zweryfikować kwestie techniczne i organizacyjne, aby mieć pewność, że uda się przeprowadzić spotkanie w ustawowym terminie.

▶ Krok 1. Sprawdź wewnętrzne regulaminy

Spółki mogą przeprowadzić zgromadzenie stacjonarnie lub z wykorzystywaniem środków porozumiewania się na odległość, jeśli umowa lub statut nie wyłączyły takiej możliwości. W każdym wypadku szczegółowe zasady udziału w e-zgromadzeniu powinny być uregulowane wewnętrznym regulaminem, który uchwalany jest przez radę nadzorczą, a w razie jej braku ‒ przez wspólników. Czas przygotowań do zwyczajnych zgromadzeń jest dobrym momentem, aby uzupełnić dokumentację i wdrożyć takie usprawnienie w codziennej działalności spółki.

Jeżeli zgromadzenie ma się odbyć zdalnie, to spółki mogą skorzystać z usług wykwalifikowanych podmiotów, które udostępniają platformy do odbywania zgromadzeń. Umowę z takim podmiotem warto zawrzeć z odpowiednim wyprzedzeniem.

▶ Krok 2. Wyślij zaproszenia na zgromadzenie

Spółka powinna zweryfikować, czy zmienił się skład osobowy wspólników/akcjonariuszy i skierować zaproszenia do osób ujawnionych w księdze udziałów w przypadku spółki z ograniczoną odpowiedzialnością czy rejestrze akcjonariuszy w spółce akcyjnej.

▶ Krok 3. Określ, komu powinno zostać udzielone absolutorium

Kolejnym zadaniem jest zidentyfikowanie składów osobowych organów spółki w minionym roku obrachunkowym, aby określić, komu powinno zostać udzielone absolutorium i za jaki okres, a także, aby powołać członków organów na kolejne kadencje. Dla obliczania kadencji organów w spółkach kapitałowych k.s.h. wprowadza zasadę pełnych lat obrotowych. Aby zmniejszyć ryzyko pomyłki, warto sprawdzić wewnętrzne regulacje spółki w tej kwestii.

▶ Krok 4. Zweryfikuj konieczność podjęcia nowych uchwał

Katalog uchwał, które muszą zostać podjęte podczas zwyczajnego zgromadzenia, wynika z przepisów k.s.h. Jednak także i w tym wypadku nie warto iść utartym szlakiem i w pełni powielać projektów uchwał przygotowanych na potrzeby wcześniejszych zgromadzeń.

Trzeba sprawdzić, czy w poprzednim roku nie doszło do nadzwyczajnych zdarzeń, które wpływają na treść uchwał (np. podział spółki czy jej przekształcenie), lub czy przepisy nie wymagają podjęcia dodatkowych uchwał. Takim przykładem jest uchwała o dalszym istnieniu spółki z o.o. W przypadku nienajlepszej sytuacji finansowej przedsiębiorstwa trzeba również zwrócić uwagę, czy nie zostały spełnione przesłanki do zgłoszenia jego upadłości.

Dodatkowo spotkanie wspólników/akcjonariuszy jest dobrą okazją, aby podjąć uchwały także w innych, bieżących sprawach. Ważne, aby były objęte porządkiem obrad przedstawionym w zaproszeniu. Może to być np. udzielenie zgody na przeprowadzenie konkretnej transakcji albo zmiana statutu/umowy spółki.

Bezpieczna wypłata dywidendy

Kulminacyjnym punktem zwyczajnych zgromadzeń jest podjęcie przez udziałowców decyzji co do sposobu przeznaczenia osiągniętego zysku lub pokrycia straty.

W przypadku gdy wspólnikami są podmioty zagraniczne, mogą pojawić się problemy na gruncie podatku u źródła (WHT). To na polskiej spółce bowiem, jako płatniku podatku, ciąży potencjalna odpowiedzialność za nieprawidłowe wykonanie obowiązków przede wszystkim na gruncie ordynacji podatkowej, a w niektórych przypadkach także na gruncie kodeksu karnoskarbowego. Warto sprawdzić tę kwestię z wyprzedzeniem i zebrać odpowiednią dokumentację na potrzeby transakcji. Może się okazać, że potrzebne jest pozyskanie odpowiednich opinii albo złożenie specjalnych oświadczeń.

Przed całkowitym podziałem zysku w spółkach akcyjnych należy sprawdzić, czy spółka osiągnęła bezpieczny próg środków zgromadzonych na kapitale zapasowym, w wysokości co najmniej 1/3 kapitału zakładowego. Jeżeli nie, wówczas – jak wskazuje art. 396 par. 1 k.s.h. ‒ co najmniej 8 proc. wartości wypracowanego w poprzednim roku zysku należy przeznaczyć na ten cel.

Z perspektywy księgowej istotne jest sprawdzenie, czy wspólnicy otrzymywali zaliczki na poczet przyszłego zysku. Jeśli tak, to przypadający im zysk powinien zostać pomniejszony o kwotę wypłaconych zaliczek.

Ważne sprawy techniczne

Warto pamiętać, że zmiany kadrowe w spółce i podjęcie dodatkowych uchwał, np. dotyczących zmian w umowie/statucie spółki, mogą wymagać aktualizacji informacji w rejestrach. Czas zwyczajnych zgromadzeń to dobry moment, aby zweryfikować, czy nie występują zaległości w zgłaszaniu zmian do Krajowego Rejestru Sądowego i Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych.

Niezwłocznie po skompletowaniu dokumentów, które podlegają zgłoszeniu do Repozytorium Dokumentów Finansowych, dobrze jest sprawdzić, czy pliki zostały prawidłowo podpisane i mają właściwe parametry, tj. czy system widzi dokumenty i umożliwia ich wysłanie.

Jako ostatni dokument należy przygotować oświadczenie zarządu o zgodności dokumentów finansowych z przepisami u.r., które jest wymagane przez art. 19e ust. 6 ustawy z 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 685; ost.zm. Dz.U. z 2023 r. poz. 825). ©℗

Ramka 2