Zbliża się druga rocznica terminu, w którym Polska miała przyjąć ustawę implantującą unijną dyrektywę o sygnalistach. Pierwotny termin upłynął 17.12.2021 r. a ustawy nie ma i w najbliższym czasie nie będzie. Przedsiębiorcy jednak muszą chronić sygnalistów już teraz.
Aktualny stan prawny
/>
Stopień zaawansowania prac nad polskim projektem ustawy wobec ostatnich wydarzeń politycznych to olbrzymia niewiadoma. Z ostatniej aktualizacji strony internetowej RCL z sierpnia 2023 r. wynika, że rząd nie zatwierdził finalnej treści projektu a poszczególne ministerstwa nie były wtedy zgodne co do kształtu projektowanych przepisów. W związku ze zmianą rządu dalszy los projektu jest nieznany. To, że Polska musi przyjąć ustawę o sygnalistach jest pewne. Jaki kształt przyjmie ustawa i kiedy wejdzie w życie już jednak nie wiadomo.
Aktualny stan nie sprzyja nikomu. Przedsiębiorcy ze zniecierpliwieniem wyczekują ustawy, która wskaże czego oczekuje od nich polski ustawodawca. Sprawy nie ułatwiają sądy akcentujące zarówno możliwość, jak i konieczność bezpośredniego stosowania Dyrektywy. Dochodzi zatem do sytuacji, w której przedsiębiorcy wdrażają w swoich firmach systemy ochrony sygnalistów oparte o jeden z poprzednich projektów ustawy. Skutkiem jest funkcjonowanie regulaminów niespełniających wymogów najnowszego projektu lub unijnych założeń.
Criminal compliance
Sprawa jest o tyle poważna, że whistleblowing to centralny punkt całego systemu criminal compliance,którego celem jest zapewnienie zgodności działania przedsiębiorstwa z normami prawa karnego. Sygnalistą jest natomiast osoba, która posiada wiedzę o nieprawidłowościach zachodzących w organizacji i kierując się dobrem interesu publicznego postanawia je zgłosić. Zatem to dzięki niemu możliwe jest podjęcie kroków zaradczych i wyeliminowanie nieprawidłowości. Zarówno dyrektywa, jak i projekty ustaw przewidują trzy kanały zgłaszania nieprawidłowości: zgłoszenia wewnętrzne, zewnętrzne oraz ujawnienie publiczne. Podanie informacji do mediów powinno być ostatecznością. W pierwszej kolejności whistleblower powinien o nieprawidłowościach powiadomić przełożonych, ale zamiast tego może dokonać zgłoszenia zewnętrznego do wskazanego w ustawie organu - Państwowej Inspekcji Pracy.
Z punktu widzenia criminal compliance największe znaczenie mają zgłoszenia wewnętrzne. Głównymi zadaniami zarządu w takiej sytuacji jest ochrona sygnalisty przed działaniami represyjnymi poprzez zapewnienie mu anonimowości oraz zweryfikowanie doniesień. Zadania te są proste tylko z pozoru. Weryfikacja zgłoszeń przez osoby bez odpowiedniego doświadczenia może nie przynieść pożądanych rezultatów. Obowiązek anonimizacji w tym przypadku nie sprowadza się natomiast tyle do zapewnienia możliwości dokonania zgłoszeń bez podania jakichkolwiek danych osobowych, co raczej do ich zebrania przez osobę odpowiedzialną i zabezpieczenia przed ujawnieniem ich nawet osobom zarządzającym przedsiębiorstwem.
Jak chronić sygnalistów?
Przedsiębiorcy szukając oszczędności wdrażają jednak nieprzemyślane systemy anonimowego zgłaszania nieprawidłowości, które anonimowe są jedynie z nazwy. Paradoksalnie, przyjęcie takich rozwiązań może przynieść odwrotny skutek. W najnowszym projekcie polskiej ustawy nieprzyjęcie w ogóle wewnętrznych procedur zagrożone jest karą grzywny, ale ujawnienie danych sygnalisty już karą pozbawienia wolności do jednego roku.
Osoba, którejpowierzono przyjmowanie zgłoszeń staje się swoistym filtrem anonimizującym pomiędzy sygnalistą a osobami zarządzającymi przedsiębiorstwem. Powierzenie tej roli osobie znajdującej się wewnątrz organizacji może wiązać się z licznymi komplikacjami. Naturalnym jest, że w przypadku zgłoszenia nieprawidłowości, po stronie zarządu powstanie pokusa poznania tożsamości sygnalisty. Problem tkwi w służbowej a przez to i ekonomicznej zależności osoby obsługującej sygnalistów od zarządu. Odpowiedzialność takiej osoby jest zatem nie do pozazdroszczenia – w przypadku nieujawnienia tożsamości sygnalisty naraża się na nieprzychylność pracodawcy, natomiast w przypadku naruszenia anonimowości zgłaszającego – na odpowiedzialność karną. Rozwiązaniem tego problemu jest skorzystanie z usług profesjonalistów podczas projektowania systemu anonimowego zgłoszeń i powierzenie zewnętrznemu podmiotowi kompleksowej obsługi sygnalistów. Usługi takie oferowane są przez wyspecjalizowane kancelarie prawne, które często zajmują się także przeprowadzeniem wewnętrznych postępowań wyjaśniających w ramach tzw. analityki śledczej.
Termin vacatio legis wskazany w projekcie ustawy to dwa miesiące. Odwlekanie w czasie wdrożenia nowych rozwiązań może okazać się złym pomysłem zwłaszcza dla dużych przedsiębiorców. Muszą oni pamiętać o obowiązku konsultacji wdrażanych mechanizmów z przedstawicielami pracowników. W tym stosunkowo krótkim czasie firmy będą zobowiązane do zaimplementowania systemu zgłaszania naruszeń gwarantującego anonimowość sygnalisty, a więc do opracowania wewnętrznego regulaminu i rejestru zgłoszeń, wyznaczenia osób odpowiedzialnych za przyjmowanie zgłoszeń, przeszkolenia pracowników z nowych regulacji. Działania te warto więc podjąć z wyprzedzeniem już teraz.