Kontrahent przestał płacić za usługi? Im szybciej firma zadziała, tym zatory płatnicze mniej zaszkodzą

Jesteśmy niedużą firmą. Mamy problemy z jednym z naszych kontrahentów, który bardzo nieregularnie wywiązuje się ze zobowiązań wobec nas, a ostatnio w ogóle przestał realizować należności. Zastanawiamy się, jaką politykę przyjąć, by przeciwdziałać podobnym sytuacjom w przyszłości.

Słaba kondycja finansowa płatnika, nieuzyskanie przez niego zapłaty od własnego kontrahenta czy celowe kredytowanie się kosztem wierzyciela to trzy najczęściej występujące przyczyny zatorów. Z kolei zachwianie płynności finansowej nierzadko skutkuje ograniczaniem kosztów, co pociąga za sobą wiele innych negatywnych działań. Firmy ograniczają wtedy zatrudnienie lub wstrzymują wydatki na inwestycje. W konsekwencji przedsiębiorstwo przestaje się rozwijać. Brak możliwości terminowego regulowania zobowiązań powoduje utratę pozytywnego wizerunku rzetelnego kontrahenta, co może wiązać się ze zmniejszeniem liczby otrzymywanych zleceń oraz z dodatkowymi kosztami w postaci odsetek, kosztów sądowych czy kosztów windykacji.

Nowe stawki

Przypomnijmy, że zgodnie z obwieszczeniem ministra rozwoju i technologii w sprawie wysokości odsetek ustawowych za opóźnienie w transakcjach handlowych 1 lipca 2023 r. zmieniły się ich stawki. Wynoszą one:

• 14,75 proc. w stosunku rocznym ‒ w przypadku transakcji handlowych, w których dłużnikiem jest podmiot publiczny będący podmiotem leczniczym;
• 16,75 proc. w stosunku rocznym ‒ w przypadku transakcji handlowych, w których dłużnikiem nie jest podmiot publiczny będący podmiotem leczniczym.

Odsetki są naliczane w wysokości równej sumie stopy referencyjnej Narodowego Banku Polskiego i dziesięciu punktów procentowych. Przy czym do ustalenia wysokości odsetek ustawowych za opóźnienie w transakcjach handlowych stosuje się stopę referencyjną NBP obowiązującą w dniu:

• 1 stycznia – do odsetek należnych za okres od 1 stycznia do 30 czerwca,
• 1 lipca – do odsetek należnych za okres od 1 lipca do 31 grudnia.

Ponadto ustawa o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych w art. 10 określa stawki tzw. rekompensaty dla przedsiębiorców za koszty odzyskiwania należności. I tak, dla wierzytelności do kwoty 5000 zł stawka wynosi równowartość 40 euro. Od kwoty 5001 zł do 50 000 zł ‒ stawka wynosi równowartość 70 euro, natomiast dla wierzytelności powyżej 50 000 zł ‒ stawka wynosi równowartość 100 euro.

Jak przeciwdziałać

Istnieje wiele metod zapobiegania zatorom płatniczym.

▶ Weryfikacja kontrahenta, jeśli jest dobrze przeprowadzona, pozwala uniknąć kłopotów na późniejszym etapie współpracy.

▶ Rzetelna dokumentacja kontraktu pomoże w razie potrzeby skutecznie dochodzić należności na drodze sądowej. Należy się upewnić, czy dokumentacja związana z zawarciem kontraktu handlowego została podpisana przez osoby do tego upoważnione.

▶ Dane teleadresowe warto pozyskiwać już na etapie zawierania kontraktów, podobnie jak stosowne zgody, np. na korespondencję w formie elektronicznej pomiędzy stronami, co ma istotne znaczenie chociażby w przypadku dokonywania wpisów w biurach informacji gospodarczych. Przypomnijmy tu, że w relacjach B2B, w znowelizowanej ustawie o tzw. BIG-ach, wezwanie do zapłaty z ostrzeżeniem o możliwości dokonania negatywnego wpisu do BIG może być wysłane za pośrednictwem poczty elektronicznej, pod warunkiem że jest to zapisane w umowie czy kontrakcie.

▶ Monitoring płatności jest bardzo istotnym działaniem zapobiegającym powstawaniu zatorów. Polega głównie na przypominaniu o zbliżających się terminach zapłaty za wystawione faktury. Poza najistotniejszym elementem procesu, czyli właśnie przypominaniem, podczas kontaktu dodatkowo jest weryfikowany właściwy przepływ faktur, poprawność ich wystawienia oraz to, czy faktura nie jest kwestionowana. Taka praktyka jest bardzo pomocna szczególnie w małych i średnich przedsiębiorstwach, które nie dysponują właściwymi systemami zarządzania należnościami. Korzystają więc obie strony – zarówno wystawca faktury, jak i płatnik, z którym często w imieniu wystawcy faktury kontaktuje się firma świadcząca usługi monitoringu. Rozpoczęcie procesu monitoringu nawet kilka dni po wystawieniu faktur przynosi znakomite rezultaty. Monitoring płatności pozwala na wykrycie nierzetelnych kontrahentów już na początku współpracy, zwiększa też skuteczność windykacji. Często przedsiębiorcy nie chcą korzystać z monitoringu płatności, obawiając się, że może to popsuć relacje biznesowe. Nic bardziej mylnego. Właściwe przeprowadzenie procesu monitorowania płatności nie spowoduje zachwiania dobrych relacji pomiędzy przedsiębiorcami. Wręcz przeciwnie, może poprawić ich kondycję finansową.