Jednym z głównych celów nowelizacji wchodzącej w życie w czwartek jest profesjonalizacja rad nadzorczych. Nowe przepisy mają wyposażyć członków RN w instrumenty umożliwiające regularny, rzeczywisty i fachowy nadzór.
Natalia Mosur adwokat, senior manager w Olesiński & Wspólnicy
Co to konkretnie oznacza dla członków rad nadzorczych?
■ Częstsze, regularne posiedzenia RN – teraz będą musiały odbywać się przynajmniej raz w każdym kwartale roku obrotowego (co może być nowością w sp. z o.o.). Ma to wymóc bieżącą kontrolę nad sprawami spółki.
■ Bardziej profesjonalną coroczną ocenę sprawozdania finansowego. Służyć temu ma obecność biegłego rewidenta badającego sprawozdanie finansowe spółki na posiedzeniu RN, którego przedmiotem jest ocena tego sprawozdania. Biegły przedstawi radzie sprawozdanie z badania oraz udzieli odpowiedzi na pytania jej członków.
■ Większe uprawnienia kontrolne. Dotychczas RN mogła żądać od zarządu i pracowników spółki sprawozdań i wyjaśnień – uprawnienie to zostało jednak skonkretyzowane. Rada po 13.10.2022 r. będzie mogła żądać przekazania jej wszelkich informacji, dokumentów, sprawozdań lub wyjaśnień dotyczących spółki. Krąg osób, które mogą być adresatem prośby, również został rozszerzony. Poza zarządem i pracownikami, żądanie może zostać skierowane do prokurentów, likwidatorów oraz osób wykonujących na rzecz spółki w sposób regularny określone czynności na podstawie umowy o dzieło, zlecenia albo innej umowy o podobnym charakterze. Szczególnie ostatni katalog może być więc szeroko rozumiany. Co więcej, osoby te nie uchylą się od odpowiedzi – jeśli nie przekażą informacji we wskazanym terminie (zasadniczo 14 dni), narażają się na konsekwencje karne. Do KSH wprowadzono bowiem nowe przepisy karne – nieudzielenie RN żądanych informacji lub udzielenie ich niezgodnych ze stanem faktycznym może skutkować nałożeniem grzywny czy nawet ograniczeniem wolności. Dodatkowo w SA sam zarząd będzie zobowiązany do informowania RN o wszystkich istotnych sprawach spółki (w tym o uchwałach zarządu, sytuacji spółki, realizacji wyznaczonych kierunków rozwoju), i to w niektórych przypadkach niezwłocznie po ich wystąpieniu. Jeśli któraś z przekazanych danych będzie niejasna dla rady, może ona oczywiście, a nawet powinna, poprosić o wyjaśnienie (i tu wracamy do uprawnień opisanych powyżej).
■ Możliwość skorzystania ze wsparcia zewnętrznego doradcy – i to na koszt spółki. Doradca zbada określoną sprawę dotyczącą działalności spółki, może też przygotować stosowne analizy lub opinie. Zakres tematyczny jest nieograniczony, doradca może być więc istotnym wsparciem dla RN, a rada, posiadając taki instrument, nie zasłoni się już brakiem specjalistycznej wiedzy.
■ Nowe obowiązki sprawozdawcze – rada będzie musiała przygotować sprawozdanie ze swojej działalności. Wspólnicy/akcjonariusze będą więc mogli ocenić sposób działania rady.
Z perspektywy RN nowe uprawnienia i obowiązki mają spowodować, że nadzór będzie profesjonalny i faktyczny. Uprawnienia powiązane są jednak z obowiązkami, a te mają oczywiście wpływ na odpowiedzialność członków RN. W nowym stanie prawnym, mając na uwadze wiele nowych uprawnień, trudno będzie członkowi RN usprawiedliwić swoją bierność lub brak reakcji na nieprawidłowości w spółce brakiem danych czy informacji (a to zdarzało się w przeszłości). O tym członkowie RN powinni pamiętać.
Warto też przypomnieć, że część nowych uprawnień można ograniczyć lub zmodyfikować, a w przypadku sp. z o.o. trzeba je w większości najpierw wprowadzić do umowy spółki. Wspólnicy i akcjonariusze powinni zastanowić się, jak dobrze ułożyć relacje pomiędzy poszczególnymi organami (w tym w zależności od wielkości spółki i jej przedmiotu działalności) – tak, żeby nadzór mógł być wykonywany efektywnie, a nie skończył się na przesyłaniu dokumentów i pytań pomiędzy RN a zarządem.
