W k.s.h. przesądzono: wygaśnięcie mandatu członków organów spółek kapitałowych będzie ustalane w latach obrotowych, a nie kalendarzowych. Dotychczas kwestia ta była interpretowana różnorako.
dr Marcin Śledzikowski, radca prawny, Kancelaria Prawna Schampera Dubis Zając i Wspólnicy sp.j.
Bartłomiej Sordyl, aplikant radcowski, Kancelaria Prawna Schampera Dubis Zając i Wspólnicy sp.j.
Bartłomiej Sordyl, aplikant radcowski, Kancelaria Prawna Schampera Dubis Zając i Wspólnicy sp.j.
Ustawodawca dostrzegł ten problem i podzielając dominującą w praktyce koncepcję prolongacyjną postanowił, że okres kadencji powinien być liczony w latach – od dnia powołania, przy czym ostatni rok urzędowania członka organu musi być pełnym rokiem obrotowym. W tym zakresie doprecyzowaniu uległ art. 202 par. 2, art. 218 par. 2 oraz art. 369 par. 1 kodeksu spółek handlowych (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 1467). Do każdego z tych przepisów zostało dodane ostatnie zdanie, które wprost wskazuje, że kadencję oblicza się w pełnych latach obrotowych, chyba że umowa bądź statut spółki stanowi inaczej. Tym samym członek zarządu lub rady nadzorczej nie będzie pełnił swojej funkcji krócej niż okres, na który został powołany, a jego mandat zasadniczo nie wygaśnie przed upływem kadencji, na którą został powołany. Nie dotyczy to sytuacji, gdy zajdą inne przesłanki wygaśnięcia mandatu, takie jak np. śmierć, rezygnacja lub odwołanie. Co ważne, zgodnie z przepisami przejściowymi znowelizowane regulacje znajdą również zastosowanie do mandatów i kadencji członków organów, które trwają w dniu wejścia ustawy w życie (czyli 13 października br.). Dla spółek kapitałowych jest to o tyle ważne, że powinny one wewnętrznie zweryfikować podstawy kadencji i mandatów obecnych członków organów. Gdy przepis przejściowy znajdzie zastosowanie, konieczne będzie zastosowanie znowelizowanych przepisów i uwzględnienie dłuższych okresów kadencji członków organów.
Ważne różnice
Ale wróćmy do sedna. Aby lepiej zrozumieć obecny problem, należy przybliżyć różnicę pomiędzy pojęciami mandat i kadencja.
▶ Mandat jest umocowaniem do pełnienia funkcji przez członka organu, a tym samym determinuje jego status w organie spółki kapitałowej. Jest też źródłem jego praw i obowiązków. Dana osoba nabywa to uprawnienie w momencie powołania do pełnienia funkcji i traci je w chwili wygaśnięcia. To właśnie posiadanie mandatu decyduje, czy dana osoba jest, czy też nie jest członkiem organu.
▶ Kadencję natomiast należy rozumieć jako okres, przez jaki dana osoba ma sprawować swoją funkcję. Może on wynikać bezpośrednio z przepisów ustawy, ale też może być uregulowany w umowie bądź statucie spółki.
To na pozór zbliżone pojęcia, w niektórych przypadkach mogą się jednak nie pokrywać pod względem czasowym. O ile nie budzi wątpliwości, że wygaśnięcie mandatu w skutek śmierci lub odwołania członka organu prowadzi do automatycznego skrócenia okresu kadencji, o tyle ocena wygaśnięcia mandatu wskutek upływu kadencji, na jaką członek organu został powołany, przysparza w praktyce wielu problemów.
Dwa rozwiązania w praktyce
Obowiązujące jeszcze przepisy stanowią, że mandat członka organu wygasa z dniem odbycia zgromadzenia wspólników (walnego zgromadzenia) zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za pierwszy pełny rok obrotowy pełnienia funkcji członka organu. Natomiast w przypadku powołania członka organu na okres dłuższy niż rok mandat wygasa z dniem odbycia zgromadzenia wspólników (walnego zgromadzenia) zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za ostatni pełny rok obrotowy, chyba że w umowie bądź statucie postanowiono inaczej.
Dla wygaśnięcia mandatu wskutek upływu czasu kluczowym jest zatem dzień odbycia zgromadzenia, na którym zatwierdza się sprawozdanie finansowe za ostatni rok obrotowy. Zgromadzenie to powinno odbyć się nie później niż w terminie sześciu miesięcy od dnia bilansowego. Okres kadencji jest natomiast niezależny od roku obrotowego, a członkowie organów są powoływani na kadencję liczoną w latach, poczynając od dnia powołania. W takiej sytuacji okres kadencji skończy się w trakcie danego roku obrotowego.
przykład
Wygaśnięcie mandatu przed upływem kadencji
30 września 2022 r. zgromadzenie wspólników (walne zgromadzenie) powołało członka organu na trzyletnią kadencję. Powinna ona upłynąć 30 września 2025 r. Jednak z racji tego, że członek organu został powołany na okres dłuższy niż rok (trzy lata), mandat powinien mu wygasnąć z dniem odbycia zgromadzenia zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za ostatni pełny rok obrotowy. Jeżeli przyjmiemy, że pojęcie ostatniego pełnego roku obrotowego należy rozumieć w ten sposób, że dotyczy ostatniego roku obrotowego, który w pełni zawarł się w okresie kadencji, wówczas należy przyjąć, że będzie to rok obrotowy 2024. Zgromadzenie zatwierdzające sprawozdanie finansowe za ten rok powinno odbyć się najpóźniej 30 czerwca 2025 r. Tak więc zgodnie z pierwszą koncepcją i przy założeniu, że nie doszło do nowelizacji, mandat członka organu powołanego na trzy lata wygasłby po dwóch latach i siedmiu miesiącach, a więc przed upływem okresu, na jaki został powołany.
Odmienny pogląd prezentowali zwolennicy teorii prolongacyjnej. Zgodnie z ich założeniami za ostatni rok obrotowy należy przyjąć ten, który rozpoczął się w okresie kadencji członka organu. Przekładając tę koncepcję na wspomniany wyżej przykład, należy wskazać, że ostatnim rokiem obrotowym, który rozpocznie się w czasie trwania trzyletniej kadencji, będzie rok 2025 (kadencja powinna trwać do 30 września 2025 r.). W konsekwencji przyjęcia tej koncepcji nastąpi de facto wydłużenie mandatu członka organu, gdyż wygaśnie z dniem odbycia zgromadzenia zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za 2025 r., co w naszym przykładzie może odbyć się 30 czerwca 2026 r. W takiej sytuacji mandat członka organu wygaśnie po upływie kadencji, na jaką został pierwotnie powołany. W rzeczywistości członek organu będzie pełnił swoją funkcję, aż trzy lata i siedem miesięcy (do czerwca 2026 r., kiedy odbędzie się zgromadzenie wspólników).
Koncepcja prolongacyjna znalazła szersze uznanie doktryny, ale też podzieliła orzecznictwo sądowe. Sąd Najwyższy w orzeczeniu z 24 listopada 2016 r. (sygn. akt III CZP 72/16) przyjął, że ostatnim pełnym rokiem obrotowym jest ten, który rozpoczął się w czasie trwania kadencji członka organu. SN uznał bowiem, że teoria ta w największym stopniu realizuje wolę spółki wyrażoną w powołaniu członka organu na z góry określony czas oraz chroni interesy spółki. Przeprowadzona przez Sąd Najwyższy wykładnia, chodź słuszna, to jednak nie zapewnia trwałej stabilności obrotu. Do tej pory bowiem rozbieżności pomiędzy okresem kadencji a rokiem obrotowym skutkowały problemem z ustaleniem daty wygaśnięcia mandatu członków organu spółek kapitałowych. W odpowiedzi na apele płynące zarówno z rynku, jak i środowisk prawniczych ustawodawca postanowił uregulować tę kwestię i ostatecznie – podczas prac nad nowelizacją k.s.h. – podzielił koncepcję prolongacyjną.