Rozliczenie pomocy z Tarczy Finansowej PFR 1.0: Jak wyliczyć kwotę do zwrotu w małej i średniej firmie

całkowity zwrot

Mały lub średni przedsiębiorca zobowiązany jest do zwrotu 100 proc. subwencji, gdy w ciągu 12 miesięcy od dnia jej przyznania nastąpiło choć jedno ze zdarzeń:

1) zaprzestanie prowadzenia działalności gospodarczej (w tym także zawieszenie prowadzenia działalności gospodarczej),

2) otwarcie likwidacji,

3) otwarcie postępowania upadłościowego lub restrukturyzacyjnego.

Co istotne – jeżeli działalność gospodarcza przedsiębiorcy zostanie zawieszona, choćby na jeden dzień w trakcie 12 miesięcy od dnia przyznania subwencji finansowej, to będzie on zobowiązany do zwrotu 100 proc. subwencji finansowej. przykład 10

Przykład 10

Nawet chwilowe zawieszenie to kosztowny błąd

Mały przedsiębiorca po trzech miesiącach od otrzymania subwencji podjął decyzję o zawieszeniu prowadzenia działalności gospodarczej. Po następnych dwóch miesiącach wznowił działalność. Przedsiębiorca będzie zobowiązany do zwrotu 100 proc. subwencji.

zasady częściowego umorzenia

Jeżeli MSP prowadziło działalność gospodarczą przez cały okres 12 miesięcy od daty przyznania subwencji, subwencja podlega zwrotowi na następujących zasadach:

1) bezwarunkowo zatrzyma z tytułu prowadzenia działalności 25 proc. kwoty subwencji – jako swoistą premię z tytułu prowadzenia owej działalności;

2) bezwarunkowo musi zwrócić 25 proc. kwoty subwencji;

3) dodatkowe 25 proc. zwrotu subwencji uwarunkowane jest skalą poniesionej skumulowanej straty gotówkowej na sprzedaży w okresie 12 miesięcy, licząc od pierwszego miesiąca, w którym MSP odnotowało stratę po 1 lutego 2020 r. lub od miesiąca, w którym została podjęta decyzja PFR o przyznaniu subwencji (jak rozumieć pojęcie straty gotówkowej – wyjaśniamy w dalszej części);

4) kolejne 25 proc. zwrotu subwencji uzależnione jest od poziomu utrzymania średniego zatrudnienia (pojęcie to również wyjaśniamy w dalszej części).

Skumulowana strata – czyli co?

Wyjaśnienia wymaga pojęcie skumulowanej straty gotówkowej na sprzedaży. W regulaminie Tarczy Finansowej PFR 1.0 nie jest ono bowiem pojęciem tożsamym z pojęciem zysku (straty) ze sprzedaży, którym posługuje się ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 217).

Skumulowana strata gotówkowa na sprzedaży według najnowszej wersji regulaminu obowiązującej od 28 kwietnia 2021 r. (par. 5 pkt 3 lit. b):

• w przypadku MSP prowadzących księgi rachunkowe – została zdefiniowana jako odzwierciedlona w rachunku zysków i strat strata na sprzedaży z wyłączeniem kosztów amortyzacji; mamy tutaj istotną zmianę, bo wcześniejszy regulamin (czyli ten obowiązujący jeszcze do 27 kwietnia br.) określał, że dla MSP prowadzących pełną księgowość rachunkową stratą gotówkową była „odzwierciedlona w rachunku wyników strata na sprzedaży netto z wyłączeniem w szczególności kosztów amortyzacji, rezerw i odpisów lub wyniku z przeszacowania lub sprzedaży aktywów”;
• w przypadku MSP rozliczających się na podstawie księgi przychodów i rozchodów – jest rozumiana jako odpowiadająca kwocie wykazanej straty;
• w przypadku MSP rozliczających się na podstawie karty podatkowej lub na ryczałcie – jest obliczana jako skumulowany spadek przychodów ze sprzedaży w porównaniu do przychodów z analogicznego okresu roku poprzedniego.

Jeżeli dojdzie do zmiany sposobu rozliczania w trakcie okresu, za który wyliczana jest skumulowana strata gotówkowa na sprzedaży, to należy zastosować sposób kalkulacji odpowiedni do formy rozliczania w tych miesiącach i zsumować otrzymane wartości. Za trzy miesiące np. strata wyliczona może być na podstawie księgi przychodów i rozchodów, a za kolejne dziewięć miesięcy na podstawie pełnej księgo wości.

Obliczając wysokość kwoty do zwrotu z tytułu straty, warto w przypadku MSP mieć na uwadze, że umorzenie subwencji z tytułu straty nie może przekroczyć 25 proc. kwoty udzielonej subwencji. przykłady 11 i 12

Przykład 11

Nie zawsze pełna rekompensata

Przedsiębiorca otrzymał subwencję w wysokości 2 mln zł. Zanotował stratę gotówkową na sprzedaży w wysokości 700 tys. zł. Z samego tytułu straty na sprzedaży będzie uprawniony do zatrzymania do 500 000 zł – ponieważ umorzenie subwencji z tytułu straty może wynieść maksymalnie 25 proc. kwoty udzielonej subwencji.

Przykład 12

Umorzenie nie może przekroczyć wykazanej straty

Przedsiębiorca otrzymał subwencję w wysokości 700 tys. zł. Zanotował stratę gotówkową na sprzedaży w wysokości 100 tys. zł. Przedsiębiorca z tytułu straty na sprzedaży będzie uprawniony do zatrzymania do 100 tys. zł (ponieważ umorzenie subwencji nie może wynosić więcej niż wykazana strata).

Utrzymanie stanu osobowego

Jak wspomniano wyżej, 25 proc. zwrotu subwencji uzależnione jest od poziomu utrzymania średniego zatrudnienia. Przy czym wartość tę liczy się nieco inaczej w przypadku MSP niż w przypadku mikroprzedsiębiorców.

Najpierw należy ustalić średnie zatrudnienie. Średnie zatrudnienie ustala się, sumując liczbę pracowników zatrudnionych na ostatni dzień miesiąca kalendarzowego w okresie 12 pełnych miesięcy kalendarzowych liczonych od końca miesiąca kalendarzowego poprzedzającego datę zawarcia umowy subwencji finansowej, a sumę tę dzieląc przez 12.

W tej kalkulacji nie uwzględnia się pracowników przebywających na urlopach bezpłatnych przez pełny miesiąc kalendarzowy. Uwzględnia się natomiast m.in. pracowników przebywających na urlopach wypoczynkowych, zwolnieniach lekarskich, świadczeniu rehabilitacyjnym czy nieobecnych w pracy z nieusprawiedliwionych przyczyn.

Nie jest konieczne utrzymanie tych samych pracowników w ciągu 12-miesięcznego okresu. Na potrzeby badania warunków umorzenia subwencji finansowej bierze się pod uwagę średnią liczbę pracowników (średnie zatrudnienie) w tym okresie.

Ważny jest stan zatrudnienia na ostatni dzień miesiąca kalendarzowego. Oznacza to, że nie uwzględnia się w kalkulacji pracownika, który był zatrudniony np. tylko w pierwszej połowie miesiąca. przykład 13

Przykład 13

Ważna liczba pracowników na koniec miesiąca

Mały przedsiębiorca otrzymał subwencję w maju 2020 r. 15 stycznia 2021 r. rozwiązał umowę z dwoma pracownikami. Jednocześnie od 18 stycznia 2021 r. zatrudnił nowego pracownika, który 31 stycznia 2021 r. w dalszym ciągu był zatrudniony. Dla potrzeb określenia stanu zatrudnienia trzeba uwzględnić liczbę pracowników na koniec miesiąca. A zatem liczba zatrudnionych pracowników uległa zmianie, została pomniejszona o jednego pracownika.

Otrzymany wynik porównuje się do średniej liczby pracowników w 2019 r. Tę wartość oblicza się jako średnią z liczby pracowników na 31 grudnia 2019 r. oraz na 30 czerwca 2019 r. W ten sposób wylicza się poziom utrzymania średniego zatrudnienia.

Jeżeli na 30 czerwca 2019 r. przedsiębiorca z sektora MSP nie zatrudniał żadnych pracowników, to jako stan zatrudnienia na ten dzień należy przyjąć „0”.

Jeżeli firma powstała po 30 czerwca 2019 r., to należy uwzględnić jedynie zatrudnienie na 31 grudnia 2019 r.

Przykład 14

Jak policzyć w MSP średnie zatrudnienie w 2019 r.

Przedsiębiorca na 30 czerwca 2019 r. nie zatrudniał żadnych pracowników, natomiast według stanu na 31 grudnia 2019 r. zatrudniał 20 pracowników. W jego przypadku średnie zatrudnienie w 2019 r. to (biorąc pod uwagę sposób wyliczania tej wartości dla MSP wskazany w regulaminie) 10 pracowników [(0+20) : 2 =10].

Przykład 15

Gdy mała lub średnia firma powstała po 30 czerwca

Firma z sektora MSP powstała w listopadzie 2019 r. Według stanu na 31 grudnia 2019 r. zatrudniała 45 pracowników. Średnie zatrudnienie w 2019 r. wynosi zatem 45 pracowników. Jeżeli bowiem podmiot należący do sektora MSP powstał po 30 czerwca 2019 r., to należy uwzględnić jedynie zatrudnienie na 31 grudnia 2019 r.

Ramka 8

Zmiana sposobu ustalania średniego zatrudnienia

Według najnowszej wersji regulaminu średnią liczbę pracowników ustala się w okresie 12 pełnych miesięcy kalendarzowych liczonych od końca miesiąca kalendarzowego poprzedzającego datę zawarcia umowy subwencji finansowej, a nie od końca miesiąca kalendarzowego poprzedzającego datę złożenia wniosku, jak wskazywano w poprzedniej wersji.

Mając ustalony poziom utrzymania średniego zatrudnienia, można wyliczyć wartość subwencji podlegającej redukcji z tytułu redukcji zatrudnienia. tabela 2 Liczy się ją według wzoru:

Wartość subwencji finansowej podlegającej do zwrotu z tytułu redukcji zatrudnienia = wartość subwencji finansowej x 50 proc. x skala redukcji zatrudnienia

Tabela 2. Zależność subwencji do zwrotu od poziomu utrzymania średniego zatrudnienia

Przy czym skalę redukcji zatrudnienia według regulaminu w przypadku MSP liczy się według wzoru:

Skala redukcji zatrudnienia

Przykład 16

Skala redukcji zatrudnienia w MSP

Przedsiębiorca zawarł umowę o subwencję finansową w czerwcu 2020 r. Otrzymał 800 tys. zł subwencji. W 2019 r. zatrudniał średnio 150 pracowników (średnia z liczby pracowników na 31 grudnia 2019 r. oraz 30 czerwca 2019 r.). Z kolei od maja 2020 r. do kwietnia 2021 r. (czyli od końca miesiąca kalendarzowego poprzedzającego datę zawarcia umowy subwencji finansowej, tj. koniec maja, przez 12 pełnych miesięcy kalendarzowych) zatrudniał nieprzerwanie 120 osób na podstawie umowy o pracę na pełen etat oraz 10 osób na podstawie umowy zlecenia, zgłoszonych do ubezpieczeń społecznych. Przy ustaleniu kwoty subwencji do zwrotu należy przyjąć liczbę 130 pracowników. Skala redukcji zatrudnienia wynosi zatem według wzoru przyjętego przez PFR:

Wartość subwencji do zwrotu z tytułu redukcji zatrudnienia wynosi według powyższego wzoru:

800 000 zł x 50 proc. x 2/15 = 400 000 zł x 2/15 = ~53 333 zł

W wyjątkowych przypadkach PFR może podjąć decyzję o zmianie warunków zwolnienia z obowiązku zwrotu subwencji finansowej dla MSP, których spadek przychodów ze sprzedaży wyniósł więcej niż 75 proc., biorąc pod uwagę indywidualną sytuację danego MSP. przykład 17

Przykład 17

Rozliczenie otrzymanych pieniędzy przez średniego przedsiębiorcę

Średni przedsiębiorca otrzymał subwencję finansową 3 500 000 zł. Strata wyniosła 1 000 000 zł. W 2019 r. zatrudniał 16 pracowników. Na początku 2020 r. zatrudnienie wzrosło, w efekcie od końca miesiąca kalendarzowego poprzedzającego datę zawarcia umowy subwencji nieprzerwanie zatrudniał 20 osób.

Wyliczenie kwoty do zwrotu będzie wyglądało w jego przypadku następująco:

Krok 1. Najpierw przedsiębiorca policzy kwotę, którą może zatrzymać z tytułu prowadzenia działalności. Jest to 25 proc. subwencji, czyli 875 000 zł.

Krok 2. W drugiej kolejności zapisuje kwotę, którą bezwarunkowo musi zwrócić: to 875 000 zł (25 proc. subwencji).

Krok 3. Następnie przedsiębiorca musi wyliczyć wartość subwencji do zwrotu z tytułu poniesionej straty gotówkowej na sprzedaży. Strata wyniosła 1 000 000 zł. Przedsiębiorca może umorzyć z tego tytułu maksymalnie 25 proc. kwoty subwencji, tj. 875 000 zł.

Krok 4. Kolejne wyliczenie to wartość subwencji do zwrotu w zależności od utrzymanego poziomu zatrudnienia. Średnia liczba pracowników w okresie 12 pełnych miesięcy kalendarzowych liczonych od końca miesiąca kalendarzowego poprzedzającego datę zawarcia umowy subwencji finansowej wyniosła 16 pracowników. Średni stan zatrudnienia w 2019 r. wynosił 20 pracowników. Poziom utrzymania zatrudnienia wynosi zatem 80 proc. (porównanie 20 do 16 pracowników). Przedsiębiorca musi więc wyliczyć skalę redukcji zatrudnienia. Skala ta wyniosła 20 proc. Kwota subwencji do zwrotu w związku z redukcją zatrudnienia wynosi zatem:

wartość subwencji x 50 proc. x skala redukcji zatrudnienia = 3 500 000 zł x 50 proc. x 20 proc. = 350 000 zł

A zatem przedsiębiorca zachowa pozostałą część z 25 proc., czyli:

875 000 zł ‒ 350 000 zł = 525 000 zł

Krok 5. W ostatecznym rozrachunku przedsiębiorca sumuje kwoty, które może zachować:

875 000 zł + 875 000 zł + 525 000 zł = 2 275 000 zł. A zatem zwrócić będzie musiał 1 225 000 zł (875 000 zł + 350 000 zł).