Czy należy pobrać zaliczkę na PIT od ekwiwalentu za używanie telefonu prywatnego do celów służbowych

Spółka dopuściła możliwość używania przez pracowników ich prywatnych telefonów w celu realizacji zadań służbowych, przy czym pracownik musi korzystać ze służbowej karty SIM. Pracownik w zamian za korzystanie z osobistego sprzętu otrzymuje ekwiwalent pieniężny (w formie zryczałtowanej kwoty), doliczany do wynagrodzenia miesięcznego. Wysokość tego ryczałtu jest tak skalkulowana, aby sfinansować wartość telefonu w adekwatnej części uzależnionej od skali jego użytkowania do celów zawodowych. Czy spółka musi pobrać jako płatnik zaliczkę na PIT od przekazywanej pracownikowi opłaty ryczałtowej?

Stosownie do art. 12 ust. 1 ustawy o PIT za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności:

• wynagrodzenia zasadnicze,
• wynagrodzenia za godziny nadliczbowe,
• różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona,
• świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika,
• wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Przychodami ze stosunku pracy są zatem wszelkie świadczenia otrzymywane przez pracownika w związku z pozostawaniem w stosunku pracy, w tym także świadczenia otrzymywane nieodpłatnie.

Dodatkowe świadczenie

Obowiązujące przepisy prawa pracy nie nakładają na pracodawcę obowiązku zrekompensowania pracownikowi wydatków poniesionych na zakup telefonu w części proporcjonalnej do skali użycia telefonu do celów służbowych. To z kolei prowadzi do wniosku, że w sytuacji nieotrzymania zwrotu poniesionych kosztów przez pracownika, byłby on zobowiązany do ich pokrycia z własnych środków. Zatem przyjęcie dodatkowego świadczenia oferowanego przez pracodawcę leży w interesie pracownika, gdyż jest równoznaczne z uniknięciem przez niego wydatku, jaki musiałby ostatecznie ponieść, gdyby pracodawca nie dokonał jego zwrotu. Wobec tego otrzymywany przez pracownika ryczałt (ekwiwalent) za wykorzystywanie do celów służbowych prywatnego telefonu komórkowego stanowi dodatkowe świadczenie otrzymywane przez pracownika od pracodawcy, a w konsekwencji przychód w rozumieniu art. 11 ust. 1 i art. 12 ust. 1 ustawy o PIT.

Warunki zwolnienia

Jednak na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o PIT wolne od podatku dochodowego są ekwiwalenty pieniężne za używane przez pracowników przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, stanowiące ich własność. Należy tutaj wskazać, że kwota wypłaconego ekwiwalentu korzysta ze zwolnienia od podatku po spełnieniu łącznie następujących warunków:

• ekwiwalent musi być wypłacony w pieniądzu,
• kwota ekwiwalentu powinna odpowiadać poniesionym przez pracownika wydatkom, to znaczy musi zachodzić racjonalny związek pomiędzy kwotą wypłaconą pracownikowi a wartością używanych do celów pracodawcy narzędzi, materiałów lub sprzętu należących do pracownika oraz stopniem zużycia rzeczy w trakcie tego używania,
• narzędzia, materiały lub sprzęt muszą stanowić własność pracownika,
• narzędzia, materiały lub sprzęt należące do pracownika muszą być wykorzystywane przy wykonywaniu pracy na rzecz pracodawcy.

W analizowanej sprawie należy stwierdzić, że skoro ekwiwalent będzie wypłacony w pieniądzu i będzie odpowiadał poniesionym przez pracowników wydatkom w związku z używaniem telefonów, które stanowić będą ich własność oraz telefony te będą wykorzystywane przez pracowników do wykonywania pracy na rzecz pracodawcy, to wówczas ekwiwalent pieniężny (ryczałt) wypłacony pracownikom w zamian za użytkowanie osobistego telefonu do celów działalności pracodawcy (służbowych) będzie zwolniony z PIT na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o PIT. W konsekwencji z tytułu przekazywanych pracownikom ekwiwalentów (ryczałtu) na spółce (pracodawcy) nie będzie ciążył obowiązek pobrania zaliczki na PIT od wypłacanego ekwiwalentu. Zaprezentowane stanowisko podzielają organy podatkowe (interpretacja indywidualna dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 16 stycznia 2024 r., sygn. 0112-KDIL2-1.4011.931.2023.1.DJ). ©℗