W jaki sposób wyceniać zaliczki w obcej walucie

Mamy wątpliwości co do ujmowania i wyceny zaliczek w walucie obcej. Nasi nowi klienci mają je wyceniane do bilansu. My dotychczas tego nie robiliśmy. Który sposób jest prawidłowy?

Zaliczki, podobnie jak przedpłaty, to forma częściowej zapłaty ceny świadczenia wynikającego z umowy pomiędzy kontrahentami. Jest ona dokonywana, zanim świadczenie zostanie zrealizowane. W momencie realizacji umowy zaliczka zostaje zaliczona na poczet ceny dobra lub usługi. Zgodnie z przepisami prawa cywilnego w przypadku rozwiązania umowy podlega zwrotowi kontrahentowi, który ją wpłacił. Przekazanie zaliczki przyszły nabywca dobra lub usługi ujmuje w księgach jako należność równą kwocie środków pieniężnych faktycznie przekazanych sprzedawcy i obejmującą część wartości (ceny) świadczenia, które ma być wykonane przez sprzedawcę, oraz kwotę obciążeń publicznoprawnych związanych ze świadczeniem. Oczywiście prezentacja w sprawozdaniu finansowym zależy od tego, na co została przekazana dana zaliczka, nie są one bowiem pokazywane w bilansie jako należności, ale odpowiednio:

• w przypadku zaliczek na środki trwałe – w pozycji „A.II. 3. Zaliczki na środki trwałe w budowie”,
• w przypadku zaliczek na wartości niematerialne i prawne – w pozycji „A.I.4 Zaliczki na wartości niematerialne i prawne”,
• w przypadku zaliczek na zakup towarów, materiałów lub usług – w pozycji „B.I.5 Zaliczki na dostawy i usługi”.

W momencie wykonania przez kontrahenta świadczenia (dostawy lub wyświadczenia usługi) i otrzymania faktury w księgach dokonuje się rozliczenia wpłaconej zaliczki.

Zasada ta ma zastosowanie do zaliczek wyrażonych zarówno w walucie polskiej, jak i obcej. W tym drugim przypadku należy pamiętać, że art. 30 ust. 2 ustawy o rachunkowości (dalej: u.r.) wskazuje, że wyrażone w walutach obcych operacje gospodarcze ujmuje się w księgach na dzień ich przeprowadzenia, odpowiednio po kursie:

1) faktycznie zastosowanym w tym dniu, wynikającym z charakteru operacji – w przypadku sprzedaży lub kupna walut oraz zapłaty należności lub zobowiązań,

2) średnim ogłoszonym dla danej waluty przez NBP z dnia poprzedzającego ten dzień – w przypadku zapłaty należności lub zobowiązań, jeżeli nie jest zasadne zastosowanie kursu, o którym mowa w pkt 1, a także w przypadku pozostałych operacji.

Ustalając wartość zaliczki, należy mieć na uwadze, że w przypadku jej zapłaty z rachunku walutowego stosuje się kurs średni NBP, a następnie ustala różnice kursowe wynikające z rozchodu waluty.

Jak wskazuje art. 35 ust. 8 u.r., do wyceny rozchodu walut z własnego rachunku walutowego można także zastosować kurs historyczny, tzn. kurs przeciętny, FIFO lub LIFO. Zasady przyjęte przez jednostkę do wyceny rozchodu środków pieniężnych z rachunku walutowego powinny zostać opisane w polityce rachunkowości.

Po wykonaniu przez kontrahenta usługi i otrzymaniu faktury należy rozliczyć wpłaconą zaliczkę. Fakturę dokumentującą zakup usługi od kontrahenta wystawioną w walucie obcej wycenia się według kursu średniego NBP z dnia poprzedzającego dzień jej wystawienia. Wtedy powstaną różnice kursowe wynikające z różnych kursów zapłaty zaliczki i zarachowania kosztu na podstawie faktury.

Przykład

Jeśli zaliczka nie zostanie rozliczona do dnia bilansowego, to nie dokonuje się jej wyceny. Z racji tego, że rozliczenie między kontrahentami ma nastąpić poprzez wykonane świadczenia, nie jest to już pozycja pieniężna. Zatem nie należny dokonywać przeliczenia zaliczki po kursie obowiązującym jednostkę na dzień bilansowy. Ujmuje się ją w takiej wartości, w jakiej pierwotnie została zaksięgowana.

Nie dokonuje się również wyceny i zmiany wartości zaliczek w przypadku ich przewalutowania. Jeśli np. wpłacone w euro zaliczki zostaną przewalutowane na dolary amerykańskie, to dokonanie zmiany waluty obcej, w której pierwotnie została wyrażona należność z tytułu wpłaconej zaliczki, odbywa się przy zastosowaniu odpowiednich kursów przeliczeniowych. Przewalutowania nie należy utożsamiać z wymianą walut. Zapisy, jakie wystąpią w związku z tym w księgach, będą dotyczyły jedynie przeksięgowań w ramach prowadzonej ewidencji analitycznej do konta służącego do ewidencji rozrachunków. W związku z tym nie powstaną różnice kursowe.

Na koniec warto jeszcze nadmienić, że jeżeli na dzień bilansowy dostawa lub usługa nie została wykonana, to kwotę z tytułu wpłaconej zaliczki należy zinwentaryzować drogą uzyskania od kontrahenta potwierdzenia salda. W przypadku gdy przewalutowanie ma miejsce dopiero w momencie rozliczenia zaliczki, to potwierdzenia salda należy dokonać w walucie, w której dokonano wpłaty zaliczki. Kontrahenta nie interesują kursy i zasady przeliczania obowiązujące państwa klienta. Jego interesuje wartość zaliczki w kwocie, w jakiej ma być ona między kontrahentami rozliczona. ©℗