Czy najem długoterminowy traktujemy jako leasing finansowy? Co zrobić, jeśli opłaty mają różną wysokość?

Coraz więcej klientów biur rachunkowych korzysta z wynajmu długoterminowego. W przypadku gdy jednostka prowadzi księgi rachunkowe i sporządza sprawozdanie finansowe zgodnie z zapisami ustawy o rachunkowości, taki najem jest ujmowany jako koszt działalności operacyjnej i księgowany jako usługa obca. W bilansie pojawią się zatem tylko zobowiązania z tytułu dostaw i usług wynikające z ostatniej niezapłaconej faktury. Zgodnie z Krajowym Standardem Rachunkowości nr 5 należy tylko zwrócić uwagę, czy płatności nie są w sposób nieuzasadniony zróżnicowane w poszczególnych miesiącach. Jeśli jest uzasadnienie ekonomiczne tego, że raty są w jednym miesiącu wyższe, a w innym niższe, to należy księgować je w wartościach wynikających z faktur. Jeśli natomiast umowa najmu długoterminowego nie uzasadnia zmienności miesięcznych opłat, to należy przeanalizować, czy na potrzeby rachunkowości nie należałoby rozliczać opłat w sposób liniowy.

Należy podkreślić, że rozliczanie linowo jest możliwe tylko w celu wiernego odzwierciedlenia istoty transakcji z rachunkowości. Na potrzeby podatku dochodowego należy rozliczać koszty na podstawie kwot wynikających z faktur. ©℗

przykład

Biuro

Spółka wynajęła na cztery lata powierzchnię biurową. W umowie ustalono, że opłaty w pierwszym półroczu każdego roku będą wynosiły po 3000 zł miesięcznie, a w drugim po 7000 zł. Ponadto zawsze styczeń i luty będą miesiącami bezczynszowymi. W tym wypadku nie ma podstaw ekonomicznych do zróżnicowania płatności miesięcznych. Postanowienia umowy nie mają związku z sezonowością działalności. Należy zatem te raty rozliczać liniowo. Suma opłat za cztery lata wynosi 4 x (2 x 0 zł + 4 x 3000 zł + 6 x 7000 zł) = 4 x 54 000 zł = 216 000 zł.

Miesięczny uśredniony czynsz będzie wynosił zatem 216 000 zł : 48 miesięcy = 4500 zł. W tej wysokości należy ujmować koszty w rachunkowości. W związku z powyższym u klienta będą występowały zarówno czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów, jak i bierne rozliczenia międzyokresowe kosztów. ©℗

Podstawa prawna

Podstawa prawna

art. 6 ust. 2 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2023 r. poz. 120; ost.zm. Dz.U. z 2023 r. poz. 295)

komunikat ministra finansów z 28 czerwca 2018 r. w sprawie ogłoszenia uchwały Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie przyjęcia aktualizacji Krajowego Standardu Rachunkowości nr 5 „Leasing, najem i dzierżawa” (Dz.Urz. Min.Fin. z 2018 r. poz. 77)