W miniony wtorek, 9 maja, Rada Ministrów przyjęła projekt ustawy o Krajowym Systemie e-Faktur, oficjalnie ustalający datę jego wprowadzenia na 1 lipca 2024 r. To termin, którego nie możemy już przesunąć w czasie – jest nieodwołalny z uwagi na obowiązujące prawo unijne. Wówczas w życie wejdzie obowiązek e-fakturowania dla wszystkich przedsiębiorców. Dziś każdy z nich może korzystać z systemu dobrowolnie. System w wersji testowej działa już od półtora roku – przez ten czas obsłużył już ponad 10 mln e-faktur.

Jadwiga Wojtas, dyrektor ds. produkcji i rozwoju w firmie Soneta / fot. materiały prasowe

Wejście w życie obligatoryjnych faktur elektronicznych to rewolucja w krajowym systemie rozliczeń. Jej wprowadzenie wpłynie nie tylko na aspekty technologiczne, lecz także relacje wewnątrz konkretnych organizacji: przedsiębiorstw oraz dostawców oprogramowania w biurach rachunkowych. Żeby wprowadzenie KSeF mogło zostać przeprowadzone zgodnie z wytycznymi ustawodawcy, każda z tych stron musi zadbać o swoją część pracy.

Krajowy System e-Faktur wymusi na przedsiębiorstwach aktualizację wersji systemu ERP (Enterprise Resources Planning) oraz systemów do fakturowania w taki sposób, aby można było wystawiać elektroniczne faktury sprzedaży zgodne z procedurą. To ważne zadanie dla dostawców oprogramowania – zwłaszcza że praktycznie nie będzie już miejsca na pomyłki. KSeF wymaga dużej świadomości działania, każda wystawiona w nim faktura zostaje dostarczona na platformę. Dla wielu firm wymogi formalne oraz dostosowanie do nich firmowych procesów mogą stanowić wyzwanie zarówno informatyczne, organizacyjne, jak i finansowe. Warto przygotować się do niego wcześniej, korzystając z czasu pozostałego do obligatoryjnego wdrożenia.

Jeżeli dana firma korzysta z usług zewnętrznego biura rachunkowego, cały proces fakturowania formalnie spoczywa na przedsiębiorcy. Jednak tylko na pierwszy rzut oka biuro rachunkowe, które udostępnia klientowi program do fakturowania, powinno zadbać o to, aby posiadał integrację z Krajowym Systemem. Co więcej, biuro rachunkowe powinno zapoznać się z zasadami pobierania faktur kosztowych z KSeF.

– Przedsiębiorcy będą musieli zweryfikować, czy ich dostawcy oprogramowania na czas dostarczą wszystkie zmiany związane z obsługą KSeF. Myślę, że to nierzadko będzie się wiązało – albo nawet już się wiąże – z dodatkowym kosztem, jaki trzeba ponieść na tę okoliczność. Najważniejsze, by sprawdzić u dostawcy, na kiedy dane oprogramowanie będzie gotowe na Krajowy System e-Faktur i na jakich warunkach finansowych. Ważne jest również to, jak producent będzie reagował na zmiany wprowadzone do platformy KSeF przez Ministerstwo Finansów. Jak pokazały nam lata 2022/2023, zmiany są wprowadzane cały czas, i w przyszłości również będą. Analogiczne działania prowadzono również w innych platformach, takich jak JPK_VAT, Deklaracje VAT, Płatnik itp. – powiedziała Jadwiga Wojtas, dyrektor ds. produkcji i rozwoju w firmie Soneta.

Partner

Materiały prasowe