Będzie to ogromna operacja, wręcz logistyczne wyzwanie dla Polskiego Funduszu Rozwoju, bo firm małych i średnich jest po prostu bardzo dużo. A jak do PPK powinny przygotowywać się te przedsiębiorstwa? O czym pamiętać?

MŚP CZYLI KTO? TERMINY PRZYSTĄPIENIA

Średnie firmy, to te zatrudniające mniej niż 250 pracowników, których roczny obrót nie przekracza 50 milionów euro lub całkowity bilans roczny nie przekracza 43 milionów euro. W Polsce jest obecnie ponad 15 tys. średnich firm. W firmach zatrudniających od 50 do 249 pracowników Pracownicze Plany Kapitałowe wejdą w życie od 1 stycznia 2020 r. (według stanu zatrudnienia na dzień 30 czerwca 2019 r.).

Małe firmy,  to te zatrudniające mniej niż 50 pracowników, których roczny obrót oraz/lub całkowity bilans roczny nie przekracza 10 milionów euro. W Polsce jest niemal 54 tys. małych firm. W firmach zatrudniających od 20 do 49 pracowników – start programu nastąpi 1 lipca 2020 r. (według stanu zatrudnienia na dzień 31 grudnia 2019 r.).

WYZWANIA

1 stycznia 2020 obowiązkiem utworzenia PPK objęta zostanie grupa firm średnich. Będą mogły skorzystać z doświadczeń zdobytych w czasie uruchamiania PPK w pierwszej fazie, bo niezależnie od wielkości, model wdrażania będzie identyczny.

Jakie pytania powinien postawić sobie (i działom kadrowo-płacowym) pracodawca?

Warto zastanowić się nad odpowiednim zaplanowaniem konkretnych czynności. Im wcześniej – tym lepiej. Im bardziej szczegółowy plan – tym jeszcze lepiej. Wiele z nich można (i trzeba) wykonać wcześniej. Należy do nich np. sprawdzenie, ile osób kwalifikuje się do zapisania do PPK, oszacowanie, oczywiście w dużym przybliżeniu, ile osób w programie pozostanie, jakie w związku z tym koszty czekają pracodawcę, czy stać go na deklarację wpłaty dodatkowej.

Szacując koszty, warto też określić potrzeby kadrowe. Rozwiązanie najprostsze nie zawsze jest najlepsze. Dodanie obowiązków pracownikom w dziale HR, może wcale nie okazać się rozwiązaniem ekonomicznym.

Możliwym i niezbędnym wręcz do wykonania przed 1 stycznia 2020 jest oszacowanie kosztów wdrożenia i obsługi systemu informatycznego do PPK.

MŚP już mogą też zapoznać się z ofertami instytucji finansowych, widniejących na portalu www.mojeppk.pl. Gruntowna i niespieszna analiza propozycji ułatwi pracodawcy wybór, a wcześniej przygotuje do rozmowy ze związkami zawodowymi czy reprezentacją pracowników.

I jeszcze coś, co pracodawca powinien umieścić na liście zadań – koncepcja przekazania informacji na temat PPK pracownikom, bo to na ile uda się programem zainteresować, przekuje się na ich deklaracje. I raczej, pamiętając o karach za sugerowanie rezygnacji, nie warto oczekiwać, że większość zatrudnionych z PPK postanowi zrezygnować.

KTO POWINIEN ZNALEŹĆ SIĘ NA LIŚCIE UPRAWNIONYCH DO PPK

Zgodnie z ustawą o Pracowniczych Planach Kapitałowych, każda firma lub instytucja zatrudniająca co najmniej jedną osobę, podlegającą obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym, musi utworzyć PPK dla swoich pracowników.

Zwolnieni z tego obowiązku będą m.in. mikroprzedsiębiorcy (czyli firmy zatrudniające mniej niż 10 osób), w sytuacji gdy wszyscy pracownicy złożą deklarację rezygnacji z uczestnictwa w PPK.

Do PPK zapisane zostają automatycznie osoby zatrudnione, czyli  zarówno pracownicy zatrudnieni na umowie o pracę, jak i zleceniobiorcy oraz wykonujący pracę nakładczą, członkowie rolniczych spółdzielni produkcyjnych lub spółdzielni kółek rolniczych; członkowie rad nadzorczych wynagradzani z tytułu pełnienia tych funkcji.

Zasada ta dotyczy też cudzoziemców zatrudnionych w Polsce.

Z automatu nie znajdą się na niej pracownicy 55 plus, którzy będą mogli jednak sami chęć przystąpienia zadeklarować. Górna granica wieku to 70 lat.

O tym kto ostatecznie na liście, a tym samym w PPK, pozostanie, okaże się, gdy pracownicy podejmą decyzję. Warto pamiętać: nie będzie to decyzja ostateczna! Pracownik może w dowolnym momencie do PPK przystąpić, jak i z nich zrezygnować.

WYBÓR INSTYTUCJI FINANSOWEJ

Pracodawca w porozumieniu ze związkami zawodowymi (lub reprezentacją pracowniczą) musi wybrać instytucję finansową, w której utworzone zostaną rachunki PPK dla pracowników.

Umowę o zarządzanie pracodawca może zawrzeć z jedną z następujących instytucji finansowych:

•    Funduszem inwestycyjnym, zarządzanym przez Towarzystwo Funduszy Inwestycyjnych
•    Funduszem emerytalnym zarządzanym przez Powszechne Towarzystwo Emerytalne lub Pracownicze Towarzystwo Emerytalne
•    Zakładem Ubezpieczeń

Pełna lista instytucji na stronie https://www.mojeppk.pl

WPŁATY

Środki na konto pracownika będą wpływać z trzech źródeł: z budżetu - jednorazowa wpłata na powitanie 250 zł, a potem raz w roku kwota w wysokości 240 zł, z wpłat własnych pracownika  w wysokości 2 proc. wynagrodzenia brutto (ewentualnie dodatkowo 2 proc. swojego wynagrodzenia brutto) oraz z wpłat pracodawcy. Obowiązkowo będzie on wpłacać  1,5 proc. wynagrodzenia brutto pracownika. Może też zdecydować o zasilaniu konta wyższą składką, o ile uzna, że jego budżet jest w stanie znieść tego typu obciążenie. Wpłata dobrowolna może wynieść do 2,5 proc wynagrodzenia brutto (czyli w sumie 4 proc.).

SYSTEMY INFORMATYCZNE DO WDROŻENIA I OBSŁUGI PPK

Już obecnie firmy prowadzą operacje płacowo-księgowo-kadrowe z wykorzystaniem odpowiednich programów. Warto je zaktualizować  pod kątem informatyzacji ewidencjonowania (także deklaracji rezygnacji/przystąpienia), obliczania wpłat i przekazywania środków, informatyzacji procesów na linii pracodawca – instytucja finansowa.

Także w przypadku gromadzenia i archiwizowania materiałów dotyczących PPK rola oprogramowania będzie istotna.

Sporo małych i średnich firm zleca obsługę IT firmom zewnętrznym. Jest to dla nich i bezpieczniejsze, i tańsze rozwiązanie. Niewielkie zespoły mogą po prostu nie posiadać wystarczających zasobów oraz odpowiedniej wiedzy.

Przy okazji wdrażania PPK pracodawca może stanąć przed pytaniami:

Czy dokonywać zakupu bardziej zaawansowanej aplikacji do obsługi PPK, co pozwoli w maksymalnym stopniu zautomatyzować proces ewidencjonowania, wdrażania, a potem przekazywania wpłat, czy szukać rozwiązań oszczędniejszych – często pozornie, w których część prac zostanie wykonana dzięki systemowi, a część będzie pozostawiona po stronie pracowników z działów kadrowo-płacowych.

Na te obawy odpowiedź mają praktycy, zajmujący się przygotowywaniem takich systemów.

- Pracownicze Plany Kapitałowe to program długoterminowy, a wynikające z ustawy nowe obowiązki pracodawca będzie realizował cyklicznie. Już te argumenty powinny przekonać pracodawców do korzystania z rozwiązań informatycznych. Aplikacja Comarch PPK automatycznie pobierze dane związane z PPK z modułu kadrowo-płacowego i na ich podstawie prześle dane do instytucji finansowych. Format danych eksportowanych z aplikacji jest zgodny ze wzorcem wypracowanym przez Grupę Roboczą, w skład której wchodziły także instytucje finansowe. Gwarantuje to, że dane bez problemu będą mogły być przez nie przetworzone i zapisane na kontach uczestników PPK. Dane mogą być przekazywane do instytucji za pomocą wymiany automatycznej do wybranych instytucji lub plików xml. Odbywa się to więc za pomocą mechanizmów znanych już użytkownikowi, gdyż w ten sam sposób przesyła e-deklaracje czy deklaracje ZUS. Jest to bardzo wygodne i pozwoli na zaoszczędzenie czasu działów kadr, a w rezultacie ochroni pracodawcę przed koniecznością zatrudniania pracowników do obsługi PPK. Zaletą Comarch PPK jest także to, że na bieżąco jest dostosowywany do zmieniających się przepisów i interpretacji. Użytkownik może być pewny, że będzie działał zgodnie z obowiązującymi przepisami. Choć aplikacja jest rozwiązaniem oferowanym klientom odpłatnie, to jej cena została tak skalkulowana, aby była korzystna dla wszystkich pracodawców. Cena uzależniona jest od ilości zatrudnionych pracowników, więc mniejszy pracodawca poniesie niższy koszt – mówi Magdalena Pacan, konsultant systemów Comarch ERP.
 – Wiele praktycznych informacji o działaniu aplikacji zostanie zaprezentowanych podczas bezpłatnego webinaru, który odbędzie się 28 listopada. Zapraszam do udziału
– dodaje Magdalena Pacan
Więcej szczegółów o webinarze znajduje się na stronie: https://webinary.comarch.pl/aplikacja-comarch-ppk-w-praktyce/