Kim jest mikroprzedsiębiorca? Kluczową kwestią jest zdefiniowanie, kim jest mikroprzedsiębiorca. Ustawa o swobodzie działalności gospodarczej charakteryzuje mikrofirmy jako podmioty, które w co najmniej dwóch ostatnich latach obrotowych zatrudniały mniej niż 10 pracowników, a roczny dochód netto nie przekroczył równowartości w złotych 2 milionów euro.
Nowe obowiązki: terminy. Najmniejsze firmy na początek będą musiały przesyłać skarbówce dane z ewidencji zakupu i sprzedaży VAT. Chodzi o strukturę JPK_VAT, którą należy przesyłać co miesiąc bez wezwania organu podatkowego. Termin pierwszej obowiązkowej wysyłki za styczeń mija 26. lutego. Każdy kolejny plik JPK musi być przesłany do 25.dnia następnego miesiąca. Mikroprzedsiębiorcy mogą jednak przesłać pliki JPK wcześniej tj. za listopad i grudzień. Jak zapewnia Ministerstwo Finansów, podmioty te będą mogły wówczas liczyć na szybszy zwrot podatku VAT. To nie wszystkie obowiązki mikroprzedsiębiorców w ramach JPK. Od 1 lipca 2018 roku będą musiały raportować pozostałe struktury w ramach JPK na wezwanie fiskusa.
Jakie dane należy przygotować? JPK_VAT to zestaw informacji o transakcjach mikroprzedsiębiorcy. Jest to odzwierciedlenie danych zawartych w prowadzonych przez firmy ewidencjach zakupu i sprzedaży VAT. Ewidencja zawiera informacje służące identyfikacji poszczególnych transakcji, w tym numer, za pomocą którego kontrahent może być sprawdzony na potrzeby VAT. Te wszystkie dane pobierane są bezpośrednio z systemów księgowych firm i służą wygenerowaniu pliku JPK_VAT. Inne dane, które przesyłane będą na żądanie skarbówki dotyczą: ksiąg rachunkowych (JPK_KR), wyciągów bankowych (JPK_WB), magazynu (JPK_MAG), faktur VAT (JPK_FA), podatkowych ksiąg przychodów i rozchodów (JPK_PKPIR) oraz ewidencji przychodów (JPK_EWP).
Jak przesłać JPK? Istotnym jest, że wszystkie pliki JPK muszą być przesyłane wyłącznie drogą elektroniczną. Mikrofirmy przesyłające JPK_VAT muszą pamiętać, że udostępniane informacje muszą być zgodne z danymi ujętymi w deklaracjach VAT. Przedsiębiorcy mogą wykorzystać komercyjne systemy księgowości, lub skorzystać aplikacji Ministerstwa Finansów. Ta ostatnia opcja wymaga uzupełnienia dostępnego na stronie internetowej MF arkusza kalkulacyjnego (plik CSV.) i wygenerowania plików w postaci xml. Są też inne sposoby, by przesłać pliki JPK.
Czy dane są bezpieczne? Poza zabezpieczeniami antyhakerskimi, każda przekazywana urzędnikom informacja podlega także ochronie prawnej. Dane objęte są bowiem tajemnicą skarbową oraz przepisami prawa o ochronie danych osobowych. Ochronę plików zapewnia m.in. podpis elektroniczny, którym opatrzone są pliki JPK. Okazuje się jednak, że kwestia podpisu plików JPK bywa kłopotliwa dla przedsiębiorców.
- Firma musi posiadać ważny podpis, a to wiąże się dodatkowymi kosztami. Często okazywało się, że podpis, z którego podatnik chce skorzystać, stracił ważność lub jest przypisany do osoby, która nie ma prawa do wysyłki – mówi Wioletta Golda z Comarch. Jak dodaje ekspertka, równie istotnym obowiązkiem jest zgłoszenie do właściwego dla podatnika urzędu skarbowego informacji o osobie fizycznej upoważnionej do składania w imieniu podatnika deklaracji (JPK_VAT) za pomocą środków komunikacji elektronicznej na urzędowym formularzu UPL-1.
Jak uniknąć błędów przy wysyłce JPK? Jak wskazują eksperci z Comarch, wyzwaniem dla przedsiębiorców jest także poprawne wypełnienie wszystkich wymaganych danych.
-Podatnicy muszą pamiętać o tym, że dane nie mogą być wprowadzane zbiorczą kwotą, a każda faktura musi być wprowadzana pojedynczo. Co więcej, muszą być wprowadzone wszystkie wymagane dane tj. numer identyfikacji podatkowej, adres kontrahenta, numer źródłowy dokumentu w przypadku faktur zakupu itd.– Użytkownicy Systemów – dodaje Wioletta Golda.
Kłopotliwa korekta JPK. Każda korekta deklaracji VAT niesie za sobą konieczność korekty pliku JPK_VAT. Jak wskazuje ekspertka z Comarch, należy pamiętać o tym, że poprawiony plik powinien zawierać wszystkie transakcje z danego okresu, a nie jedynie te, które zostały skorygowane.
VAT kwartalnie, JPK co miesiąc. Warto zaznaczyć, rozliczenie kwartalne VAT nie upoważnia to kwartalnego przesyłania JPK_VAT. Pliki JPK muszą być przesyłane za każdy miesiąc. -Te wymagania mogą zaskoczyć niektórych przedsiębiorców rozliczających się kwartalnie, bo zmuszają ich do ewidencji rejestrów VAT na bieżąco – mówi Wioletta Golda.