W pierwszej kolejności firmy będą musiały dostosować posiadane oprogramowanie do nowych przepisów. W przypadku mikrofirm bardzo często będzie się to wiązało z zakupem nowego systemu informatycznego. Większość producentów szybko wprowadziła zmiany pozwalające na wysyłkę plików na serwery Ministerstwa Finansów.
– Klienci firmy Comarch SA, posiadający aktualną gwarancję na swoje systemy, otrzymali bezpłatnie i na czas nowe wersje oprogramowania. Warto pamiętać, że szczegółowe zasady dotyczące rozliczania się za pomocą Jednolitego Pliku Kontrolnego ulegają zmianom. Użytkownicy oprogramowania Comarch ERP nie muszą się jednak obawiać – twórcy systemów zarówno w wersji chmurowej, jak i stacjonarnej, nieustannie czuwają nad ich zgodnością z obowiązującymi przepisami – mówi Monika Litwicka, Główny Analityk Biznesowy z firmy Comarch SA.
Największym problemem, z którym borykają się podatnicy jest obowiązek podpisywania plików JPK_VAT podpisem kwalifikowanym. Firma musi posiadać ważny podpis, a to wiąże się dodatkowymi kosztami.
– Często okazywało się, że podpis, z którego podatnik chce skorzystać, stracił ważność lub jest przypisany do osoby, która nie ma prawa do wysyłki. Niezwykle istotnym obowiązkiem o charakterze formalnym jest zgłoszenie do właściwego dla podatnika urzędu skarbowego informacji o osobie fizycznej upoważnionej do składania w imieniu podatnika deklaracji (JPK_VAT) za pomocą środków komunikacji elektronicznej na urzędowym formularzu UPL-1. Bardzo często problemy dotyczące podpisów wychodziły w ostatniej chwili, czyli w dniu kiedy mijał termin obowiązkowej wysyłki. Firmy były w bardzo trudnej sytuacji i musiały szybko zaopatrzyć się w bezpieczny podpis kwalifikowany lub zadbać o jego aktualizację. Dlatego warto pomyśleć o tym odpowiednio wcześniej – mówi Monika Litwicka.
Kolejną przeszkodą, która musiała zostać rozwiązana w firmach przekazujących plik JPK były niewypełnione wszystkie obowiązkowe dane Po pierwsze, podatnicy muszą pamiętać o tym, że dane nie mogą być wprowadzane zbiorczą kwotą, a każda faktura musi być wprowadzana pojedynczo. Po drugie, muszą być wprowadzone wszystkie wymagane dane tj. numer identyfikacji podatkowej, adres kontrahenta, numer źródłowy dokumentu w przypadku faktur zakupu itd. Informację na ten temat można znaleźć na stronie Ministerstwa Finansów.
– Użytkownicy Systemów Comarch ERP mogą skorzystać z bezpłatnej obsługi klienta –doradza nasz ekspert.
Dużo wątpliwości budzi obowiązek przesyłania plików co miesiąc w przypadku podatników rozliczających się kwartalnie. Ci podatnicy nadal będą mogli składać deklarację co trzy miesiące, jednak JPK_VAT będą musieli przesyłać co miesiąc. JPK_VAT za każdy miesiąc danego kwartału powinien zawierać transakcje tylko z jednego miesiąca. Suma trzech JPK_VAT ma odpowiadać kwotom wykazanym w deklaracji za dany kwartał.
– Te wymagania mogą zaskoczyć niektórych przedsiębiorców rozliczających się kwartalnie, bo zmuszają ich do ewidencji rejestrów VAT na bieżąco – ocenia Monika Litwicka.
Bardzo często podatnicy muszą złożyć korektę deklaracji VAT. Złożenie korekty deklaracji VAT niesie za sobą konieczność przesłania „korekty” JPK_VAT. Należy pamiętać o tym, że poprawiony plik powinien zawierać wszystkie transakcje z danego okresu, a nie jedynie te, które zostały skorygowane.
– Mikroprzedsiębiorstwa, które będą obowiązkowo wysyłać pliki JPK_VAT od 1 stycznia 2018 r., powinni wykorzystać doświadczenie dużych, małych i średnich przedsiębiorstw, które przetarły szlaki w tym zakresie. Firma Comarch obsłużyła już tysiące firm w zakresie wysyłki JPK. Dzięki temu zbudowaliśmy wiedzę i doświadczenie oraz sprawdziliśmy działanie mechanizmu w praktyce. Dzięki nam tysiące firm z powodzeniem wysłało i pobrało potwierdzenie w postaci Urzędowego Potwierdzenia Odbioru (UPO) – mówi Monika Litwicka.
Na koniec warto zwrócić uwagę na fakt, że od 1 stycznia 2018 mikroprzedsiębiorstwa nie tyko są zobligowane do wysyłki JPK_VAT co miesiąc, ale przepisy wymuszają na nich również obowiązek prowadzenia elektronicznej ewidencji VAT oraz przesyłania deklaracji VAT (VAT-7, VAT-7K, VAT-UE oraz VAT-27) drogą elektroniczną (Art.99 Ust.11b ustawy o VAT) .