Podatkowe zamknięcie roku i nadchodzące zmiany w VAT

IMPLEMENTACJA DYREKTYWY SME

ODPOWIEDŹ Limit krajowy nie zmienia się i wyniesie w dalszym ciągu 200 tys. zł. Najważniejszą jednak zmianą jest „otwarcie” tego limitu dla firm z innych państw UE. Dotychczas podatnicy niemający siedziby działalności gospodarczej w Polsce rozliczali co do zasady VAT od pierwszej sprzedaży dokonanej na terytorium kraju. Od 1 stycznia 2025 r. dostępne dla tej grupy podatników będzie zwolnienie podmiotowe w Polsce, na zasadach analogicznych jak dla polskich podatników.

ODPOWIEDŹ Dzięki zmianom wprowadzonym dyrektywą SME wiele firm uniknie konieczności rejestracji dla celów VAT w innych państwach UE. Same koszty związane z rejestracją na VAT i ogólne koszty związane choćby ze sporządzaniem deklaracji VAT w innych krajach UE stanowią istotną barierę dla sektora małych i średnich przedsiębiorstw. Od 1 stycznia 2025 r. polskie podmioty zyskają możliwość korzystania ze zwolnienia dla małych firm (zwolnienia podmiotowego z VAT) w innych państwach UE – na warunkach i zasadach ustanowionych przez dane państwo UE, w którym prowadzona jest działalność opodatkowana (miejsce świadczenia dla celów VAT).

ODPOWIEDŹ Państwa UE w różny sposób kalkulują nie tylko wysokość swojego limitu podmiotowego, lecz także katalog wyłączeń. Prawo unijne stwarza tu tylko pewne ramy, których kraje członkowskie muszą przestrzegać. Można wprowadzić regulacje przewidujące, że określone przekroczenia limitów nie wykluczają automatycznie korzystania z procedury SME. Dopuszczalne są także przepisy zakładające utratę zwolnienia podmiotowego, począwszy od czynności, którą przekroczono kwotę progu krajowego (tak jest w Polsce).

ODPOWIEDŹ Taka weryfikacja jest konieczna z uwagi na zróżnicowane wysokości limitów w poszczególnych państwach UE, a także sposoby ich kalkulacji. Należy także brać pod uwagę zmiany prawa w tym obszarze wpływające na wielkość limitów w poszczególnych państwach. Pomocna będzie zapewne strona Komisji Europejskiej, na której mają być publikowane przepisy obowiązujące w tym zakresie w poszczególnych państwach UE. Trudno jednak oczekiwać, że firmy mikro i małe, z uwagi na ograniczone zasoby i możliwości, samodzielnie dokonają skutecznie analizy często skomplikowanych przepisów wdrażających SME w innych państwach UE, nie mówiąc już o konieczności badania zmian prawnych oraz kierunków wykładni prawa w tym obszarze. Kluczową rolę odegra wsparcie podatników przez organy podatkowe.

ODPOWIEDŹ Podatnik będzie składać naczelnikowi Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście powiadomienie o zamiarze skorzystania ze zwolnienia w państwie członkowskim innym niż Polska. Co istotne, uprzednie powiadomienie, informacja kwartalna oraz inne pisma w sprawie korzystania ze zwolnienia przez podatników z siedzibą na terytorium kraju, a także pisma organów będą składane i doręczane za pośrednictwem konta w e-Urzędzie Skarbowym. Polska jako państwo członkowskie siedziby będzie obsługiwać sprawy polskich firm ubiegających się lub korzystających ze zwolnienia VAT w innych państwach UE w ramach SME. W drodze wymiany informacji między organami podatkowymi to, czy polski podatnik spełnił warunki do zwolnienia w państwie członkowskim innym niż Polska, będzie weryfikowane przez państwo członkowskie zwolnienia.

ODPOWIEDŹ Roczny obrót na terytorium UE nie może przekroczyć w poprzednim ani bieżącym roku podatkowym 100 tys. euro. W przeciwieństwie do limitu krajowego w Polsce, w przypadku rozpoczęcia dokonywania czynności opodatkowanych w trakcie roku podatkowego limit 100 tys. euro nie jest kalkulowany w proporcji do okresu prowadzonej działalności gospodarczej.

ODPOWIEDŹ To całkowita roczna wartość dostaw towarów i świadczenia usług dokonanych przez podatnika w danym roku podatkowym, dla których miejscem opodatkowania jest terytorium UE, z wyłączeniem podatku od wartości dodanej – w tym wartość sprzedaży na terytorium kraju, z wyłączeniem podatku.

ODPOWIEDŹ Zwolnienie w państwie członkowskim, w którym podatnicy mają siedzibę działalności gospodarczej, będzie nadal przysługiwać, nawet jeżeli całkowity obrót tych podatników przekroczy próg obrotu w UE (tj. 100 tys. euro).

ODPOWIEDŹ Do przeliczenia na potrzeby określenia wysokości rocznego obrotu na terytorium Unii Europejskiej uwzględniamy kurs wymiany opublikowany przez Europejski Bank Centralny w pierwszym dniu roku lub – jeżeli w tym dniu kurs wymiany nie został opublikowany – z zastosowaniem kursu wymiany z następnego dnia publikacji.

ODPOWIEDŹ Jedna procedura nie wyklucza możliwości korzystania z drugiej. Podatnik, który spełnia kryteria dla SME, będzie mógł zarejestrować się na potrzeby tej procedury w państwie członkowskim siedziby działalności gospodarczej i jednocześnie być zarejestrowanym w tym państwie do celów OSS. Wówczas deklaruje i rozlicza w tej procedurze VAT należny dla państw członkowskich, w których nie korzysta z procedury SME.

KRAJOWY SYSTEM E-FAKTUR

ODPOWIEDŹ Tryb offline stanowi jeden ze szczególnych sposobów wystawiania faktur ustrukturyzowanych, przewidziany wraz z wprowadzeniem obowiązku wystawiania faktur przy użyciu KSeF. Umożliwia on wystawienie faktury poza KSeF w przypadku niedostępności KSeF lub gdy podatnik nie ma możliwości wystawienia faktury ustrukturyzowanej z innego powodu niż awaria KSeF. Faktura ta musi być jednak zgodną ze schemą. Może być wysłana do nabywcy w sposób z nim uzgodniony (np. mailem). Co ważne, taką fakturę trzeba będzie przesłać do KSeF najpóźniej w następnym dniu roboczym.

Możliwość stosowania trybu offline do końca 2026 r. oznacza, że podatnicy mogą wystawiać faktury ustrukturyzowane w opisany wyżej sposób niezależnie od przyczyny, a więc nie tylko w przypadku niedostępności KSeF. System firmy musi być jednak przystosowany do wystawienia faktury zgodnie ze schemą XML oraz musi być połączony z KSeF w celu wysyłki faktury. Warto też pamiętać, że możliwość stosowania trybu offline do końca 2026 r. wynika na razie z projektu ustawy, w sprawie którego trwają dopiero konsultacje społeczne i nie trafił on jeszcze do Sejmu.

ODPOWIEDŹ Pierwotne założenia dotyczące funkcjonowania KSeF wykluczały możliwość przesyłania w nim załączników do faktur ustrukturyzowanych. Jednak z uwagi na zastrzeżenia podatników zgłoszone w czasie konsultacji Ministerstwo Finansów zapowiedziało umożliwienie podatnikom przesyłania załączników do KSeF. Nowa schema faktury ustrukturyzowanej, tj. FA(3), została opublikowana 6 listopada 2024 r. i do 22 listopada podlega konsultacjom. Zgodnie z zaproponowanym przez resort rozwiązaniem załącznik stanowić będzie integralną część faktury, tj. załącznik będzie kolejnym węzłem przewidzianym przez schemat faktury ustrukturyzowanej, a nie będzie dodatkowym plikiem przesyłanym wraz z fakturą do KSeF. Oznacza to, że do KSeF nie będzie można przesłać wszelkich załączników, ale jedynie te dane, które zamieścimy w samej schemie. Nie będziemy mogli załączyć dodatkowych dokumentów, np. protokołu odbioru usług czy dokumentów CMR.

Co istotne, aby można było przesyłać załączniki, trzeba będzie wcześniej przesłać zgłoszenie do KSeF (zawierające m.in. uzasadnienie potrzeby przesyłania faktur z załącznikiem), a także uzyskać akceptację w KSeF. Warto również zauważyć, że wbrew pierwotnym zapowiedziom korzystanie z załączników nie zostanie ograniczone wyłącznie do konkretnych branż.

ODPOWIEDŹ Tak, ogólnie rzecz biorąc, wszystkie faktury w relacjach B2B, wystawiane przez podatników podlegających obowiązkowi korzystania z KSeF, powinny być wystawiane przy użyciu tego systemu. Dotyczy to również sprzedaży dla kontrahentów zagranicznych, w tym dostaw wewnątrzwspólnotowych i usług rozliczanych na zasadzie reverse chargé. Jednakże z uwagi na to, że kontrahenci zagraniczni nie będą mieli dostępu do KSeF, fakturę w formie ustrukturyzowanej podatnicy będą musieli dostarczyć nabywcy w inny sposób, np. wysyłając w pliku PDF jej wizualizację, na której trzeba będzie umieścić kod QR, który pozwoli na identyfikację faktury w systemie KSeF.

ODPOWIEDŹ Takie sytuacje mogą wystąpić w praktyce. Z jednej strony bowiem w polu P_1 faktury ustrukturyzowanej będzie wskazana data wystawienia nadana fakturze przez wewnętrzny system firmy. Z drugiej strony w przepisach data wystawienia faktury ustrukturyzowanej jest zdefiniowana jako moment przesłania faktury do KSeF i ta data powinna znaleźć się w ewidencji podatkowej. W praktyce może się okazać, że faktura przygotowana w systemie firmy w danym dniu nie zostanie skutecznie przesłana do systemu (i zwalidowana) tego samego dnia, lecz w dniu następnym. Taka sytuacja może wystąpić np. wtedy, gdy faktury są przesyłane do KSeF w późnych godzinach wieczornych, a zwłaszcza gdy są przesyłane w paczkach. Sesja wysyłki może zostać nawiązana już po północy choćby z uwagi na przerwę serwisową bądź chwilowy brak połączenia z internetem. Wówczas data wskazana na fakturze w polu P_1 będzie różna od daty wystawienia rozumianej jako data przesłania faktury do KSeF. Ważne jest zapewnienie takiej funkcjonalności systemu, aby weryfikował zgodność tych dat i w ewidencji uwzględniał datę przesłania do KSeF jako datę wystawienia faktury.

Ma to szczególne znaczenie w sytuacji, gdy data wystawienia faktury determinuje moment powstania obowiązku podatkowego w rozliczeniach VAT, np. dla usług najmu, dzierżawy, leasingu czy dostawy mediów. Problem może również dotyczyć faktur wystawianych w walucie obcej, jeśli kurs waluty jest uzależniony od daty wystawienia faktury. Przepisy pozostawiają tutaj bufor jednego dnia różnicy między wspomnianymi datami (P_1 + 1), czyli nie trzeba będzie korygować faktury ze względu na błędny kurs, jeśli zostanie ona przesłana do KSeF nie później niż następnego dnia.

KOREKTY FAKTUR Z LAT UBIEGŁYCH

ODPOWIEDŹ W odniesieniu do okresów nieprzedawnionych można obniżyć VAT na podstawie faktur korygujących przy spełnieniu określonych warunków. Co istotne, do faktur korygujących zmniejszających, wystawionych do końca 2020 r. (tj. przed wejściem w życie zmian wprowadzonych w pakiecie SLIM VAT) zastosowanie mają stare przepisy wymagające uzyskania potwierdzenia ich odbioru przez nabywcę. Potwierdzenie to może mieć dowolną formę, np. może to być oświadczenie nabywcy, że otrzymał korekty. Jednak nawet w przypadku braku takiego potwierdzenia przepisy obowiązujące do końca 2020 r. pozwalały obniżyć VAT, jeśli miała miejsce udokumentowana próba doręczenia faktury korygującej oraz z posiadanej dokumentacji wynika, że nabywca towaru lub usługobiorca wiedział, że transakcja została zrealizowana zgodnie z warunkami określonymi w fakturze korygującej. W celu obniżenia VAT wystarczające jest zatem udokumentowanie wysyłki faktury korygującej do kontrahenta oraz wykazanie, że nabywca o korekcie wiedział, o czym może świadczyć potwierdzenie sald, które uwzględnia wystawioną korektę. Obniżenia VAT należałoby wówczas dokonać poprzez skorygowanie rozliczenia VAT za okres, w którym miało miejsce potwierdzenie sald, gdyż wówczas zostały spełnione warunki dla ujęcia faktury korygującej.

Istotnym ograniczeniem rozliczenia faktur korygujących za okres 2018–2020 jest jednak przedawnienie zobowiązań podatkowych za okres styczeń–listopad 2018 r. Należy jednocześnie przyspieszyć działania, gdyż z końcem 2024 r. przedawnieniu ulegną zobowiązania za kolejne okresy, tj. grudzień 2018 r. i styczeń‒listopad 2019 r. Niestety organy podatkowe prezentują niekorzystne dla podatników stanowisko, z którego wynika, że nie ma możliwości wykazania faktury korygującej, jeśli przedawniło się zobowiązanie za okres, w którym wystawiono fakturę pierwotną. ©℗