Jak ustalić zatrudnienie przed badaniem sprawozdania?

Mamy wątpliwości, czy klient musi poddać swoje sprawozdanie finansowe badaniu przez biegłego rewidenta. Problem dotyczy ustalenia stanu zatrudnienia, bo jeśli jest ono wyższe niż limit 50 osób, to taki obowiązek będzie go dotyczył. Jak ustalić zatrudnienie?

Badaniu podlegają roczne sprawozdania finansowe pozostałych jednostek (innych niż wymienione w art. 64 ust. 1 pkt 1–3 u.r. [ramka]), które w poprzedzającym roku obrotowym, za który sporządzono sprawozdania finansowe, spełniły co najmniej dwa z następujących warunków:

1) średnioroczne zatrudnienie w przeliczeniu na pełne etaty wyniosło co najmniej 50 osób;

2) suma aktywów bilansu na koniec roku obrotowego stanowiła równowartość w walucie polskiej co najmniej 2 500 000 euro;

3) przychody netto ze sprzedaży towarów i produktów oraz operacji finansowych za rok obrotowy stanowiły równowartość w walucie polskiej co najmniej 5 000 000 euro.

Wyrażone w euro wielkości przelicza się na walutę polską po średnim kursie, ogłoszonym przez Narodowy Bank Polski (NBP) na dzień bilansowy. Limity te dotyczą badania sprawozdania za 2024 r. Nowelizacja ustawy o rachunkowości zakłada podwyższenie limitów przychodów i sumy bilansowej, ale ta zmiana będzie dopiero dotyczyła badania za 2025 r. (po przejściu całej ścieżki legislacyjnej).

W jednostkach, w których rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, dniem bilansowym jest 31 grudnia każdego roku. Warunki, dla których limity zostały określone liczbowo w art. 64 ust. 1 pkt 1 u.r, odnoszą się do wielkości, które jednostka uzyskała w roku poprzedzającym rok obrotowy, za który sporządzono sprawozdanie finansowe. Dlatego też, aby ocenić, czy sprawozdanie finansowe za 2024 r. podlega badaniu przez biegłego rewidenta, jednostka powinna przeanalizować sumę bilansową aktywów, przychody netto oraz średnioroczne zatrudnienie za 2023 r.

Wskazówki do obliczeń

Jednym z kryteriów, o których mowa art. 64 ust. 1 pkt 4 ustawy o rachunkowości, jest średnioroczne zatrudnienie w przeliczeniu na pełne etaty. Prawo bilansowe nie precyzuje sposobu liczenia tego zatrudnienia. W praktyce należy skorzystać ze wskazówek zawartych na stronach GUS w zakresie obliczania przeciętnego zatrudnienia dla potrzeb statystyki publicznej.

GUS wskazuje, iż przeciętne zatrudnienie jest to średnia wielkość zatrudnienia obliczona dla badanego okresu na podstawie ewidencyjnego stanu zatrudnienia. Do wyliczenia przeciętnego zatrudnienia uwzględnia się wszystkie zatrudnione osoby, bez względu na to, czy jest to ich główne miejsce pracy, czy kolejne. Przeciętne zatrudnienie oblicza się po uprzednim przeliczeniu osób niepełnozatrudnionych na liczbę pełnozatrudnionych. Oznacza to, iż przeciętne zatrudnienie należy obliczać jako sumę przeciętnego zatrudnienia w poszczególnych miesiącach podzieloną przez 12. Tu GUS zwraca uwagę, iż nie ma znaczenia, czy zakład funkcjonował przez cały rok, czy nie.

Należy podkreślić, że metodę obliczania przeciętnego zatrudnienia trzeba dostosować do sytuacji kadrowej w jednostce. W przypadku dużej płynności kadr należy stosować metodę średniej arytmetycznej ze stanów dziennych w miesiącu. Przy stabilnej sytuacji kadrowej przeciętne zatrudnienie w miesiącu można obliczyć metodą:

• uproszczoną, tj. na podstawie sumy dwóch stanów dziennych (w pierwszym i ostatnim dniu miesiąca) podzielonej przez dwa, lub
• średniej chronologicznej, obliczanej na podstawie sumy połowy stanu dziennego w pierwszym i ostatnim dniu miesiąca oraz stanu zatrudnienia w 15. dniu miesiąca podzielonej przez dwa.

Metodologia opisana przez GUS zakłada, że przy zastosowaniu tych metod nie należy ujmować osób, które powyżej 14 dni nieprzerwanie w danym miesiącu przebywały na urlopach bezpłatnych, wychowawczych, a także osób otrzymujących zasiłki chorobowe, macierzyńskie, ojcowskie, rodzicielskie i opiekuńcze – z wyjątkiem osób, które łączą dodatkowy urlop macierzyński lub urlop rodzicielski z pracą w niepełnym wymiarze u pracodawcy udzielającego tego urlopu.

Warto zaznaczyć, że można skorzystać też ze wskazówek zawartych w przepisach regulujących zasady przeliczania średniorocznego zatrudnienia, określonych w rozporządzeniu ministra pracy i polityki społecznej z 9 marca 2009 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych. Zgodnie z nimi przeciętna planowana w danym roku kalendarzowym liczba zatrudnionych u pracodawcy obejmuje pracowników zatrudnionych w pełnym i niepełnym wymiarze czasu pracy (po przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy). Przy obliczaniu przeciętnej liczby zatrudnionych w danym roku kalendarzowym (obrachunkowym) dodaje się przeciętne liczby zatrudnionych w poszczególnych miesiącach i otrzymaną sumę dzieli przez 12.

Aby nie było wątpliwości, można przyjęte przez jednostkę zasady obliczania przeciętnej liczby zatrudnionych zapisać w polityce rachunkowości jednostki i stosować w sposób ciągły.

Wątpliwości dotyczące przychodów

Przy okazji warto zwrócić uwagę na wątpliwości dotyczące ustania wartości przychodów. Zgodnie z zasadami rachunkowości pod uwagę bierze się przychody netto ze sprzedaży towarów, wyrobów, robót i usług oraz z operacji finansowych, bez uwzględniania przychodów ze sprzedaży materiałów, pozostałych przychodów operacyjnych oraz zysków nadzwyczajnych. Określając przychody z operacji finansowych, należy zgodnie z art. 42 ust 3 u.r. brać pod uwagę przychody w szczególności z tytułu dywidend (udziałów w zyskach), odsetek, zysków ze zbycia oraz aktualizacji wartości inwestycji innych niż wymienione w art. 28 ust. 1 pkt 1a ustawy o rachunkowości (tj. innych niż nieruchomości oraz wartości niematerialne i prawne zaliczane do inwestycji), a także nadwyżki dodatnich różnic kursowych nad ujemnymi. ©℗