Nasz klient nabywa wyposażenie do biura. Są to składniki o cenie od kilkuset do kilku tysięcy złotych, ale poniżej 10 tys. zł. Każdy z nich może być użytkowany samodzielnie, niezależnie od innych. Czy spółka powinna wprowadzać je do ewidencji? Jeśli tak, to do jakiej?

Ewidencja wyposażenia sprawia księgowym wiele problemów. Z jednej strony chcą ograniczyć rozbudowywanie ewidencji środków trwałych, a z drugiej mają świadomość, że czasem potrzebna jest bieżąca dokładna wiedza na temat tego, jakie składniki są użytkowane w jednostce. Stają często więc przed dylematem, czy drobne wyposażenie o wartości jednostkowej poniżej 10 tys. zł (granica do zaliczania w koszty w przepisach podatkowych) wprowadzać do ewidencji, czy nie.

Odpowiedź na pytanie postawione na wstępie nie zawsze będzie taka sama. Zależy przede wszystkim od tego, jakiej wiedzy na bieżąco może potrzebować jednostka. I czy te informacje mogą być uzyskane z ewidencji pozabilansowej, czy tylko z ewidencji środków trwałych.

Przypomnijmy, że składnik majątku można zakwalifikować jako środek trwały, jeśli spełnia kryteria wskazane w art. 3 ust. 1 pkt 15 ustawy o rachunkowości (dalej: u.r.). Według tego przepisu środki trwałe to rzeczowe aktywa trwałe i zrównane z nimi, które są kompletne i zdatne do użytku oraz przeznaczone na potrzeby jednostki, a przewidywany okres ich ekonomicznej użyteczności jest dłuższy niż rok. Kwalifikując dany składnik do środków trwałych, należy sprawdzić, czy w ramach stosowanych uproszczeń wynikających z polityki rachunkowości, uwzględniających zasadę istotności, o której mowa w art. 8 ust. 1 u.r., można nie uznać tego składnika za środek trwały. Do uproszczeń dotyczących środków trwałych o niskiej wartości początkowej należy właśnie m.in. dokonywanie jednorazowych lub zbiorczych odpisów amortyzacyjnych albo odnoszenie ich wartości bezpośrednio w koszty.

Ani w u.r., ani w Krajowym Standardzie Rachunkowości nr 11 „Środki trwałe” nie określono konkretnych wartości, według których należałoby składniki majątku spełniające definicję środków trwałych ujmować w ewidencji bilansowej. Jednostka we własnym zakresie ustala i zapisuje w polityce rachunkowości wartości, według których dzieli składniki majątku trwałego na:

  • niskocenne, których wartość odnosi bezpośrednio w koszty, czyli kwalifikuje jako wyposażenie,
  • pozostałe zaliczone do środków trwałych, w tym ujęte jako zbiorczy obiekt inwentarzowy, amortyzowane jednorazowo lub na zasadach ogólnych stosowanych przez jednostkę.

Wprowadzanie do ewidencji środków trwałych i dokonywanie jednorazowego odpisu ma sens, jeśli ze względu na charakter składnika, powiązane z nim umowy trzeba objąć go większą kontrolą i niezbędna jest aktualna wiedza o sposobie i miejscu jego użytkowania. Z reguły takie rozwiązanie jest stosowane wtedy, gdy ewentualna ewidencja pozabilansowa nie dawałaby możliwości pozyskania wszystkich informacji niezbędnych do monitorowania takich składników. Czasem też takie rozwiązanie sprawdza się jako podniesienie znaczenia składników i uświadomienie pracownikom, którzy za nie odpowiadają, że otrzymali oni środki trwałe, a więc składniki, które mają służyć firmie wiele lat.

Warto też pamiętać, że w przypadku środków trwałych znajdujących się na terenie strzeżonym bez względu na ich wartość inwentaryzację spisem z natury wystarczy przeprowadzać raz na cztery lata.

Jeśli składnik majątku spełniający warunki dla środków trwałych ze względu na niską wartość początkową nie zostaje zakwalifikowany do środków trwałych, to nie będzie figurował w ewidencji bilansowej. Jego wartość odpisuje się jednorazowo w ciężar kosztów działalności operacyjnej jako materiał, pod datą oddania go do używania. Fakturę dokumentującą nabycie składnika majątku o niskiej jednostkowej wartości można ująć w księgach zapisem: Wn konto „Rozliczenie zakupu”, Wn konto „VAT naliczony i jego rozliczenie”, Ma konto „Pozostałe rozrachunki”. Ujęcie kosztu w związku z zaliczeniem do składników niepodlegających ewidencji jako środki trwałe: Wn konto „Zużycie materiałów i energii”, Ma konto „Rozliczenie zakupu”.

Odnosząc wartość niskocennego składnika majątku w koszty, można, w celach kontrolnych, taki przedmiot objąć ilościową lub ilościowo-wartościową ewidencją pozabilansową. Ewidencja pozabilansowa powinna umożliwić identyfikację poszczególnych przedmiotów wraz ze wskazaniem miejsca ich używania i osób za nie odpowiedzialnych. Wprowadzenie do ewidencji pozabilansowej danego składnika może odbywać się np. na podstawie dowodu PK jednostronnym zapisem: Wn konto „Niskocenne składniki majątku”. Jednostka może też wyznaczyć poziom wartości początkowej rzeczowych składników aktywów o cechach środków trwałych, poniżej którego objęcie takich przedmiotów kontrolą jest niezasadne. Wartość początkowa takich składników aktywów jest odpisywana w ciężar kosztów działalności operacyjnej, a składniki te nie są objęte ewidencją bilansową ani pozabilansową.©℗