Przedawnione należności, od których nie dokonano odpisów aktualizujących, trzeba wyksięgować

Mamy problem z ujmowaniem przedawnionych rozrachunków. Jak powinno się postępować w takich sytuacjach? Czy zawsze trzeba wyksięgować przedawnioną należność od kontrahenta? W jakim terminie mamy to zrobić – na 31 grudnia czy na 1 stycznia?

Przedawnienie rozrachunków między kontrahentami budzi wiele emocji. Jest to obszar w którym rachunkowość ma odzwierciedlić regulacje prawa cywilnego. Należy zatem – po pierwsze – wskazać, że do przeoczenia momentu przedawnienia należności nie powinno dochodzić. Po to m.in. na koniec każdego roku obrotowego inwentaryzuje się należności – te od kontrahentów, którzy prowadzą księgi rachunkowe, w drodze potwierdzenia sald. I tu należy zaznaczyć, że jeśli potwierdzenie salda zostanie podpisane przez samego dłużnika lub przez upoważnionego jego przedstawiciela (np. księgową, która ma to wpisane w zakres obowiązków), wywoła to efekt w postaci przerwania biegu przedawnienia, a po przerwaniu termin przedawnienia biegnie od nowa. Jeśli zinwentaryzowanie należności drogą potwierdzenia salda nie jest możliwe, np. wobec braku kontaktu z dłużnikiem czy istnienia sporu między nim a wierzycielem, to należy przeprowadzić jej weryfikację. Oznacza to, że jednostka powinna na bieżąco monitorować stan należności i odpowiednio reagować w sytuacji, gdy należność może się przedawnić.

Terminy przedawnienia regulują przede wszystkim przepisy kodeksu cywilnego (dalej: k.c.). Upływ terminu przedawnienia roszczenia jest uwzględniany co do zasady wyłącznie w przypadku podniesienia takiego zarzutu przez podmiot zobowiązany. Wyjątek dotyczy jednak roszczeń przysługujących przeciwko konsumentom.

Terminy

Jak stanowi art. 118 zdanie 1 k.c., termin przedawnienia wynosi sześć lat, a dla roszczeń o świadczenia okresowe oraz roszczeń związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej trzy lata. Terminy te znajdują zastosowanie, o ile przepisy szczególne nie przewidują innych terminów dla poszczególnych lub wszystkich roszczeń z danych typów stosunków prawnych. W odniesieniu do roszczeń wynikających ze sprzedaży mamy właśnie szczególny przepis. Termin przedawnienia wynosi dwa lata dla roszczeń z tytułu sprzedaży dokonanej w zakresie działalności przedsiębiorstwa sprzedawcy, roszczenia rzemieślników z takiego tytułu oraz roszczenia prowadzących gospodarstwa rolne z tytułu sprzedaży płodów rolnych i leśnych.

Stosownie do art. 118 zdanie 2 k.c. koniec terminu przedawnienia przypada na ostatni dzień roku kalendarzowego, chyba że termin ten jest krótszy niż dwa lata. W przypadku zatem roszczeń, dla których termin przedawnienia wynosi dwa, trzy czy sześć lat, niezależnie od tego, czy roszczenie stało się wymagalne na początku, w połowie czy na koniec roku, termin przedawnienia w każdym przypadku upłynie dopiero odpowiednio z ostatnim dniem roku kalendarzowego. Wierzytelność jest przedawniona od 1 stycznia roku następującego po upływie terminu przedawnienia.

Należy też przypomnieć, że wierzyciel może podjąć działania zmierzające do przerwania biegu przedawnienia. Katalog zdarzeń prowadzących do ponownego rozpoczęcia biegu terminu przedawnienia został uregulowany w art. 123 par. 1 k.c. Skutek taki wywoła każda czynność przed sądem lub innym organem powołanym do rozpoznawania spraw lub egzekwowania roszczeń danego rodzaju albo przed sądem polubownym, przedsięwzięta bezpośrednio w celu dochodzenia lub ustalenia albo zaspokojenia lub zabezpieczenia roszczenia oraz uznanie roszczenia przez osobę, przeciwko której roszczenie przysługuje. Czynnością taką będzie m.in. złożenie pozwu do sądu, wniosku o nadanie klauzuli wykonalności tytułowi egzekucyjnemu czy wniosku o wszczęcie egzekucji do komornika. Bieg terminu przedawnienia może również ulec zawieszeniu. Dochodzi do tego m.in. przez czas trwania mediacji (co do roszczeń objętych umową o mediację) oraz przez czas trwania postępowania pojednawczego.

Na kontach

Należy podkreślić, że z punktu widzenia rachunkowości należność, która się przedawniła, nie przyniesie już jednostce korzyści ekonomicznych. Nie spełnia zatem definicji aktywów i należy ją wyłączyć z ksiąg rachunkowych.

Zgodnie z art. 35b ust. 4 ustawy o rachunkowości przedawnione należności, od których nie dokonano uprzednio odpisów aktualizujących ich wartość lub dokonano odpisów aktualizujących w niepełnej wysokości, zalicza się odpowiednio do pozostałych kosztów operacyjnych lub kosztów finansowych. Rodzaj kosztów, w które spisuje się przedawnione należności, jest uzależniony od rodzaju należności, w tym rodzaju przychodów, które generowały.

Podstawą dokonania wyksięgowania należności może być dowód PK sporządzony na tę okoliczność. Nie ma konieczności, by kierownik jednostki podejmował decyzję w tej sprawie, gdy konieczność wyksięgowania z powodu utraty statusu aktywów ma miejsce w związku z upływem terminu przedawnienia wynikającego z przepisów prawa. Wyksięgowanie powinno być zasadniczo dokonane pod datą przedawnienia należności.

W przypadku jednostek, w których rok obrotowy pokrywa się z kalendarzowym, zdarza się sytuacja, że należność, której koniec terminu przedawnienia przypada np. 31 grudnia 2023 r., nie jest jeszcze w świetle prawa bilansowego przedawniona w tym dniu. Jak wskazuje k.c., przedawni się z 1 stycznia 2024 r., ponieważ z tym dniem nie będzie można jej dochodzić. W praktyce jednak taka należność też nie przyniesie już korzyści ekonomicznych. Zatem powinna na 31 grudnia 2023 r. zostać objęta 100-proc. odpisem aktualizującym, o ile wcześniej nie została nim objęta. Wtedy na 1 stycznia 2024 r. należy wyłączyć taką należność z ksiąg jako należność przedawnioną.

Przykład