Jak ująć rozrachunki z tytułu karty przedpłaconej

Czy rozrachunki z tytułu karty przedpłaconej wydanej pracownikowi naszego urzędu ująć na koncie 234, czy 240? Czyli jako rozrachunki z pracownikiem czy jako zobowiązanie wobec banku?

W celu prawidłowego ujęcia w księgach rachunkowych operacji wykonanych kartą płatniczą przez pracowników jednostki sektora finansów publicznych wskazane jest utworzenie dodatkowego konta rozliczeniowego 240 „Pozostałe rozrachunki” w analityce z numerem karty płatniczej i osoby, która otrzymała kartę.

Zgodnie z art. 4 ust. 2 ustawy o rachunkowości zdarzenia, w tym operacje gospodarcze, ujmuje się w księgach rachunkowych i wykazuje w sprawozdaniu finansowym zgodnie z ich treścią ekonomiczną. Operacje, które zostaną opłacone kartą płatnicza, powinny zostać przeniesione ze zobowiązań wobec dostawców na zobowiązanie wobec banku z tytułu rozliczenia karty płatniczej. Przeniesienie wskazanych sald na konto rozliczeniowe z bankiem urealni zobowiązania wobec dostawców.

Objaśnienia załącznika nr 3 do rozporządzenia ministra finansów w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej do konta 234 „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń” wskazują, że służy ono do ewidencji rozrachunków z pracownikami i innymi osobami fizycznymi z tytułu wypłat pieniężnych i świadczeń rzeczowych zaliczonych, zgodnie z odrębnymi przepisami, do wynagrodzeń, a w szczególności należności za pracę wykonywaną na podstawie stosunku pracy, umowy zlecenia, umowy o dzieło, umowy agencyjnej i innych umów zgodnie z odrębnymi przepisami.

Konto 240 „Pozostałe rozrachunki” służy do ewidencji krajowych i zagranicznych należności i roszczeń oraz zobowiązań nieobjętych ewidencją na kontach 201–234. Konto 240 może być używane również do ewidencji pożyczek i różnego rodzaju rozliczeń, a także krótko- i długoterminowych należności funduszy celowych.

Na stronie Wn konta 240 ujmuje się powstałe należności i roszczenia oraz spłatę i zmniejszenie zobowiązań, a na stronie Ma – powstałe zobowiązania oraz spłatę i zmniejszenie należności i roszczeń. Ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 240 powinna zapewnić ustalenie rozrachunków, roszczeń i rozliczeń z poszczególnych tytułów.

Ujęcie w księgach zobowiązania wobec banku z tytułu operacji wykonanych kartą powinno zostać zrealizowane zapisami:

1. FV ‒ faktura za zakupione materiały lub usługi (zobowiązanie wobec wystawiającego fakturę):

• Wn konto 310 „Materiały”,
• Ma konto 201 „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami”;

2. PK ‒ ujęcie w księgach zobowiązania wobec banku, w którym jednostka posiada kartę płatniczą:

• Wn konto 201,
• Ma konto 240 „Pozostałe rozrachunki”;

3. WB ‒ spłata zobowiązania wobec banku z tytułu obciążenia wydatkami uregulowanymi kartą płatniczą:

• Wn konto 240 „Pozostałe rozrachunki”,
• Ma konto 130 „Rachunek bieżący jednostki”. ©℗