W naszym zakładzie planowany jest zakup odzieży ochronnej dla pracowników. Jak powinnam ująć w księgach operacje z tym związane?
Zgodnie z art. 2376 par. 1 kodeksu pracy na pracodawcy ciąży obowiązek nieodpłatnego dostarczenia pracownikowi środków ochrony indywidualnej, zabezpieczających przed działaniem niebezpiecznych i szkodliwych dla zdrowia czynników występujących w środowisku pracy oraz informowania go o sposobach posługiwania się tymi środkami. Pracodawca jest zobowiązany dostarczyć pracownikowi nieodpłatnie odzież i obuwie robocze, spełniające wymagania określone w Polskich Normach, jeżeli odzież własna pracownika może ulec zniszczeniu lub znacznemu zabrudzeniu oraz ze względu na wymagania technologiczne, sanitarne lub bezpieczeństwa i higieny pracy.
Pracodawca może ustalić stanowiska, na których dopuszcza się używanie przez pracowników, za ich zgodą, własnej odzieży i obuwia roboczego, spełniających wymagania bezpieczeństwa i higieny pracy. Pracownikowi używającemu własnej odzieży i obuwia roboczego, pracodawca wypłaca ekwiwalent pieniężny w wysokości uwzględniającej ich aktualne ceny.
Środki ochrony indywidualnej oraz odzież i obuwie robocze dostarczane nieodpłatnie pracownikowi stanowią własność pracodawcy (pracownik, któremu powierzono z obowiązkiem zwrotu lub do wyliczenia się środki ochrony indywidualnej oraz odzież i obuwie robocze odpowiada w pełnej wysokości za szkodę powstałą w tym mieniu, o ile nie wykaże, że szkoda powstała z przyczyn od niego niezależnych, w szczególności wskutek niezapewnienia przez pracodawcę warunków umożliwiających zabezpieczenie powierzonego mienia).
Pracodawca jest też zobligowany zapewnić, aby stosowane środki ochrony indywidualnej oraz odzież i obuwie robocze posiadały właściwości ochronne i użytkowe oraz zapewnić odpowiednio ich pranie, konserwację, naprawę, odpylanie i odkażanie. Pracodawca jest ponadto obowiązany zapewnić, aby środki ochrony indywidualnej oraz odzież i obuwie robocze, które w wyniku stosowania w procesie pracy uległy skażeniu środkami chemicznymi lub promieniotwórczymi albo materiałami biologicznie zakaźnymi, były przechowywane wyłącznie w miejscu przez niego wyznaczonym.
Pracodawca powinien konsultować z pracownikami lub ich przedstawicielami wszystkie działania związane z bezpieczeństwem i higieną pracy, w tym dotyczące przydzielania pracownikom środków ochrony indywidualnej oraz odzieży i obuwia roboczego.
W myśl par. 6 pkt 4 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej pracodawca powinien prowadzić odrębnie dla każdego pracownika dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy obejmującą m.in. kartę ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także dokumenty związane z wypłatą ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację.
Operacje gospodarcze związane z nabyciem odzieży ochronnej dla pracowników wymagają odpowiednich zapisów w księgach rachunkowych pracodawcy.
1. Otrzymanie faktury z tytułu nabycia odzieży ochronnej dla pracowników”:
- Wn konto 30 „Rozliczenie zakupu”,
- Wn konto 22 „Rozrachunki publicznoprawne” (VAT),
- Ma konto 21 „Rozrachunki z dostawcawmi”.
1a. Zapłata za nabytą odzież ochronną:
- Wn konto 21 „Rozrachunki z dostawcami”,
- Ma konto 13 „Rachunki bankowe”.
2. Przyjęcie zakupionej odzieży ochronnej do magazynu:
- Wn konto 31 „Materiały”,
- Ma konto 30 „Rozliczenie zakupu”.
3. Przekazanie pracownikom odzieży ochronnej:
- Wn konto 40 „Koszty według rodzajów” lub odpowiednie konto zespołu 5,
- Ma konto 30 „Rozliczenie zakupu” (w przypadku wydania odzieży pracownikom bezpośrednio po jej nabyciu) lub konto 31 „Materiały” (w razie przekazania odzieży pracownikom z magazynu).
4. Wypłata pracownikom ekwiwalentu pieniężnego z tytułu wykorzystywania przez nich prywatnej odzieży:
- Wn konto 40 „Koszty według rodzajów” lub odpowiednie konto zespołu 5,
- Ma konto 23 „Rozrachunki z pracownikami”
oraz
- Wn konto 23 „Rozrachunki z pracownikami”,
- Ma konto 10 „Kasa” lub konto 13 „Rachunki bankowe”.
5. Obciążenie pracownika wartością odzieży ochronnej wobec braku jej zwrotu na rzecz pracodawcy:
- Wn konto 23 „Rozrachunki z pracownikami”,
- Ma konto 76-0 „Pozostałe przychody operacyjne” ©℗
Podstawa prawna
art. 2376 par. 1 ustawy z 26 czerwca 1974 r. ‒ Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1320; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 655)
par. 6 pkt 4 rozporządzenia ministra rodziny, pracy i polityki społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. z 2018 r. poz. 2369)
ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U z 2021 poz. 217; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 2106)