• Jak ewidencjonować usługi telekomunikacyjne
  • Czy sprawozdanie z badania dobrowolnego należny złożyć do KRS
  • W jaki sposób ująć w księgach zakup telefonów
W ramach prowadzonej działalności gospodarczej ponosimy koszty zakupu usług telekomunikacyjnych (służbowe rozmowy telefoniczne). Jak rozliczyć je w ujęciu podatkowym i bilansowym, w tym na przełomie lat obrotowych?
Zgodnie z art. 2 pkt 25a ustawy o VAT przez usługi telekomunikacyjne należy rozumieć usługi dotyczące transmisji, emisji i odbioru sygnałów, tekstów, obrazów i dźwięków lub wszelkiego rodzaju informacji drogą kablową, radiową, optyczną lub za pośrednictwem innych systemów elektromagnetycznych, w tym związane z nimi przeniesienie lub cesję praw do użytkowania środków dla zapewnienia takiej transmisji, emisji i odbioru wraz z zapewnieniem dostępu do ogólnoświatowych sieci informacyjnych. Do najpopularniejszych usług telekomunikacyjnych nabywanych w firmie należy zaliczyć wydatki z tytułu służbowych rozmów telefonicznych realizowanych zarówno za pośrednictwem telefonów stacjonarnych, jak i komórkowych (połączenia i abonament). Wydatki tego typu są zaliczane do kategorii usług ciągłych, które charakteryzuje stałe i powtarzalne zachowanie się podmiotu zobowiązanego do ich realizacji, zgodnie z treścią zawartej umowy.
W przypadku otrzymania przez przedsiębiorcę faktury z tytułu zakupu usług telekomunikacyjnych odnoszących się do dwóch lat obrotowych (np. koszty połączeń zrealizowanych w grudniu jednego roku i koszty abonamentu dotyczące stycznia roku następnego), zasadniczo wydatki z tym związane powinno się odnieść w ciężar okresów sprawozdawczych, których te koszty dotyczą – koszty połączeń zrealizowanych w grudniu w ciężar kosztów danego roku, a koszty abonamentu w ciężar roku następnego (mówi o tym zasada memoriału wyrażona w art. 6 ust. 1 ustawy o rachunkowości). Możliwe jest jednak zastosowanie – w ramach przyjętych zasad (polityki) rachunkowości – uproszczenia wynikającego z art. 4 ust. 4 ustawy o rachunkowości. Polega ono na odniesieniu łącznych kosztów związanych z nabyciem usług telekomunikacyjnych w ciężar jednego roku obrotowego – tego, w którym poniesiono wydatki na rozmowy telefoniczne lub abonament (pod warunkiem, że koszty te są nieistotne i nie wywierają ujemnego wpływu na rzetelne i jasne przedstawienie sytuacji majątkowej i finansowej firmy oraz na jej wynik finansowy). Uwzględnienia przy tym wymaga, że przed zamknięciem ksiąg rachunkowych za dany rok obrotowy (co następuje na dzień kończący rok obrotowy, jednak nie później niż w ciągu trzech miesięcy od dnia bilansowego) należy do nich wprowadzić – w postaci zapisu – każde zdarzenie, które nastąpiło w tym roku obrotowym (art. 20 ust. 1 w zw. z art. 12 ust. 2 pkt 1 i art. 52 ust. 1 ustawy o rachunkowości). Jeżeli zdarzyłoby się, że w trakcie następnego roku obrotowego do firmy wpłynie faktura z tytułu zakupu usług telekomunikacyjnych wykonanych w ubiegłym roku obrotowym (już po zamknięciu ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego, którego dotyczy), wówczas taką fakturę należy uwzględnić w ewidencji księgowej okresu, w którym ją otrzymano (a więc w następnym roku obrotowym). Ponadto należy pamiętać, że jeśli koszty usług telekomunikacyjnych odnosiły się do przyszłych okresów sprawozdawczych (np. obejmowałby okres od stycznia do lutego danego roku obrotowego), to takie wydatki powinny być rozliczone w czasie – poprzez czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów (art. 39 ust. 1 ustawy o rachunkowości).
Operacje gospodarcze związane z poniesionymi wydatkami na zakup usług telekomunikacyjnych (np. z tytułu rozmów telefonicznych) wymagają następującego ujęcia w księgach rachunkowych usługobiorcy:
1. Otrzymanie faktury dokumentującej zakup usług telekomunikacyjnych:
  • Wn konto 30 „Rozliczenie zakupu”,
  • Wn konto 22 „Rozrachunki publicznoprawne” (VAT),
  • Ma konto 21 „Rozrachunki z dostawcami”.
2. Zakwalifikowanie zakupionych usług telekomunikacyjnych w ciężar kosztów operacyjnych:
  • Wn konto 40 „Koszty według rodzajów” (usługi obce) lub odpowiednie konto zespołu 5 (np. konto 55 „Koszty zarządu”),
  • Ma konto 30 „Rozliczenie zakupu”.
3. Uregulowanie zobowiązania wynikającego z otrzymanej faktury z tytułu zakupu usług telekomunikacyjnych:
  • Wn konto 21 „Rozrachunki z dostawcami”,
  • Ma konto 13 „Rachunki bankowe”.
4. Przeniesienie części wartości usługi telekomunikacyjnej dotyczącej kolejnego okresu sprawozdawczego do rozliczenia w czasie:
  • Wn konto 64 „Rozliczenia międzyokresowe kosztów” (czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów),
  • Ma konto 49 „Rozliczenie kosztów”.
5. Ujęcie w kosztach następnego okresu sprawozdawczego części wartości usługi telekomunikacyjnej aktywowanej na koncie czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów:
  • Wn konto 49 „Rozliczenie kosztów” (w razie prowadzenia ewidencji kosztów wyłącznie na kontach zespołu 4) lub odpowiednie konto zespołu 5 (np. konto 55 „Koszty zarządu”); w przypadku prowadzenia ewidencji kosztów zarówno na kontach zespołu 4 jak i 5
  • Ma konto 64 „Rozliczenia międzyokresowe kosztów” (czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów).
Na gruncie podatku VAT prawo do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych usług powstał obowiązek podatkowy (art. 86 ust. 10 ustawy o VAT). W przypadku usług telekomunikacyjnych obowiązek ten generalnie powstaje w momencie wystawienia faktury. W razie braku wystawienia faktury lub jej wystawienia z opóźnieniem obowiązek podatkowy powstaje natomiast z chwilą upływu terminów wystawienia faktury lub z chwilą upływu terminu płatności (art. 19a ust. 5 pkt 4 lit. b oraz ust. 7 ustawy o VAT). Należy zatem pamiętać, że prawo do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony z tytułu zakupu usług telekomunikacyjnych powstaje w rozliczeniu za okres, w którym wystawiono fakturę, a w przypadku braku jej wystawienia – w rozliczeniu za okres, w którym upłynął termin wystawienia faktury lub upłynął termin płatności. Pamiętać również trzeba, że w razie braku obniżenia podatku należnego w ww. terminach można odliczyć podatek naliczony z faktur dokumentujących zakup usług telekomunikacyjnych w deklaracji podatkowej za jeden z trzech następnych okresów rozliczeniowych. Możliwe jest także obniżenie podatku należnego przez dokonanie korekty deklaracji podatkowej za okres, w którym powstało prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktur dokumentujących zakup usług telekomunikacyjnych, nie później jednak niż w ciągu pięciu lat – licząc od początku roku, w którym powstało prawo do takiego odliczenia (art. 86 ust. 11 i ust. 13 ustawy o VAT).
Podstawa prawna
art. 2 pkt 25a, art. 19a ust. 5 pkt 4 lit. b oraz ust. 7, art. 86 ust. 10 ustawy z 11 marca 2004 r.
o podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2021 r. poz. 685; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 1243)
art. 20 ust. 1 w zw. z art. 12 ust. 2 pkt 1 i art. 52 ust. 1 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 217)
Nasza firma składa sprawozdanie finansowe do KRS. Czy wraz z nim musimy złożyć sprawozdanie z badania dobrowolnego?
Ustawa o rachunkowości wskazuje, które z jednostek mają obowiązek poddania sprawozdań finansowych badaniu przez biegłego rewidenta. Obowiązek taki może wynikać też z innych regulacji, np. z ustaw o podatku dochodowym od osób prawnych i osób fizycznych. Przede wszystkim w KRS należy złożyć sprawozdanie biegłego rewidenta z badania sprawozdania finansowego w sytuacji, gdy podlegało ono obowiązkowemu (ustawowemu) badaniu.
I tak obowiązkowemu badaniu podlegają roczne skonsolidowane sprawozdania finansowe grup kapitałowych oraz roczne sprawozdania finansowe jednostek kontynuujących działalność (wymieniono je szczegółowo w art. 64 ustawy o rachunkowości). Przy czym jeśli jednostka nie będzie kontynuowała działalności – np. zostanie postawiona w stan likwidacji przed zatwierdzeniem sprawozdania finansowego – jej sprawozdanie za poprzedni rok nie musi być badane. Natomiast jeśli już do tego doszło, to takie badanie w świetle przepisów ustawy o rachunkowości uznaje się za dobrowolne. Jedynie ustawa o obligacjach nakazuje emitentom dłużnych papierów wartościowych poddawać sprawozdania badaniu także wtedy, gdy podmioty te są w likwidacji.
Badaniu podlegają również sprawozdania finansowe spółek przejmujących i spółek nowo zawiązanych sporządzone za rok obrotowy, w którym nastąpiło połączenie, a także roczne sprawozdania finansowe jednostek sporządzone zgodnie z MSR, roczne połączone sprawozdania finansowe funduszy inwestycyjnych z wydzielonymi subfunduszami oraz roczne sprawozdania jednostkowe subfunduszy (wynika to z art. 64 ust. 3 i 4 ustawy o rachunkowości).
Jednostki niespełniające wyżej wymienionych kryteriów zgodnie z ustawą o rachunkowości mają prawo poddać swe sprawozdania badaniu dobrowolnemu. Przy czym decyzja ta może być też narzucona np. przez organ właścicielski.
Ponadto należy wskazać, iż obowiązkowemu badaniu poddawane muszą być sprawozdania finansowe jednostek prowadzących księgi rachunkowe, które dla celów podatkowych wybrały bilansową metodę ustalania różnic kursowych (wynika to z art. 14b ust. 2 ustawy o PIT i art. 9b ust. 1 pkt 2 ustawy o CIT).
Jak wskazuje art. 69 ust. 1 ustawy o rachunkowości, kierownik jednostki składa we właściwym rejestrze sądowym w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego:
  • sprawozdanie finansowe;
  • sprawozdanie z badania tego sprawozdania, jeżeli podlegało ono badaniu;
  • odpis uchwały bądź postanowienia organu zatwierdzającego o zatwierdzeniu tego sprawozdania finansowego i podziale zysku lub pokryciu straty; a także
  • sprawozdanie z działalności (w przypadku jednostek, o których mowa w art. 49 ust. 1 u.r.).
Z treści tego przepisu można więc wywnioskować, że do KRS składa się sprawozdanie z badania niezależnie od tego, czy zostało ono zbadane obowiązkowo czy dobrowolnie.
Jednak – jak wskazuje art. 40 ustawy o KRS – w dziale 3 rejestru przedsiębiorców zamieszcza się m.in. wzmiankę o złożeniu sprawozdania z badania, jeżeli sprawozdanie na podstawie przepisów o rachunkowości podlegało obowiązkowi badania przez firmę audytorską. Z tego jednoznacznie wynika, że do KRS złożyć należy sprawozdanie z badania rocznego sprawozdania finansowego, jeżeli podlegało ono obowiązkowemu badaniu na podstawie art. 64 ustawy o rachunkowości. Zatem jednostka, która nie jest zobowiązana do badania sprawozdania finansowego na podstawie art. 64 ww. ustawy, lecz mimo to podda to sprawozdanie dobrowolnemu badaniu, nie ma obowiązku przekazania sprawozdania z tego badania do KRS.
Załączenie takiego sprawozdania z badania jest jednak możliwe, gdyż system e-krs nie weryfikuje podstawy prawnej badania sprawozdania. Nie ma też oczywiście żadnych sankcji za dołączenie dobrowolne tego dokumentu do pakietu składanego w KRS. Wręcz przeciwnie, może stanowić to dobrą praktykę, bowiem kierownictwo jednostki informuje w ten sposób o dodatkowej weryfikacji prawidłowości danych przez audytora, który atestuje to sprawozdanie.
Przypomnieć należy, że obowiązek złożenia sprawozdania finansowego do KRS to 15 dni od dnia jego zatwierdzenia.
Jeśli sprawozdanie finansowe zostało zatwierdzone, kierownik jednostki musi złożyć wymagane dane do KRS. Za brak złożenia dokumentów zgodnie z art. 79 ustawy o rachunkowości grozi kara grzywy albo kara ograniczenia wolności. ©℗
Podstawa prawna
ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 217)
art. 14b ust. 2 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 1128; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 1243)
art. 9b ust. 1 pkt 2 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1406; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 1243)
art. 40 ustawy z 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym (Dz.U. z 2021 r. poz. 112)
Planujemy zakup telefonów. Zarówno komórkowych, jak i stacjonarnych, które zostaną zamontowane w siedzibie naszej firmy. Jak klasyfikować te wydatki i w jaki sposób trzeba je zaewidencjonować w księgach?
Zgodnie z art. 3 ust. 1 pkt 15 ustawy o rachunkowości telefony mogą być zakwalifikowane do środków trwałych, o ile przewidywany okres ich ekonomicznej użyteczności jest dłuższy niż rok (z czym wiąże się konieczność dokonywania od ich wartości początkowej odpisów amortyzacyjnych). Z uwagi na niską wartość początkową (np. nieprzekraczającą wartości granicznej 10 tys. zł, na którą wskazują przepisy podatkowe) oraz przyjęte w firmie uproszczenia rachunkowe, tego typu urządzenia mogą też podlegać – jako tzw. niskocenne składniki firmowego majątku – bezpośredniemu odpisaniu w ciężar kosztów operacyjnych. Zakup i późniejsza eksploatacja aparatów telefonicznych w działalności gospodarczej (korzystanie z usług telekomunikacyjnych) wymaga dokonania następujących zapisów w ewidencji księgowej.
1. Otrzymanie faktury dokumentującej zakup urządzenia telefonicznego:
  • Wn konto 30 „Rozliczenie zakupu”,
  • Wn konto 22 „Rozrachunki publicznoprawne” (VAT),
  • Ma konto 21 „Rozrachunki z dostawcami” lub konto 24 „Pozostałe rozrachunki”.
1a. Zapłata za nabyty aparat telefoniczny: Wn konto 21 „Rozrachunki z dostawcami” lub konto 24 „Pozostałe rozrachunki”, Ma konto 13 „Rachunki bankowe”.
2. Ujęcie nabytego aparatu telefonicznego w ewidencji środków trwałych (na podstawie dowodu OT): Wn konto 01 „Środki trwałe”, Ma konto 30 „Rozliczenie zakupu”,
3. Dokonanie odpisu amortyzacyjnego od nabytego aparatu telefonicznego, zakwalifikowanego do środków trwałych: Wn konto 40 „Koszty według rodzajów” (amortyzacja) lub odpowiednie konto zespołu 5, Ma konto 07 „Odpisy umorzeniowe środków trwałych”.
4. Odpisanie nabytego telefonu komórkowego bezpośrednio w ciężar kosztów operacyjnych (w dacie oddania do użytkowania): Wn konto 40 „Koszty według rodzajów” (zużycie materiałów) lub odpowiednie konto zespołu 5, Ma konto 30 „Rozliczenie zakupu”.
5. Ujęcie odpisanego bezpośrednio w ciężar kosztów operacyjnych telefonu komórkowego w ewidencji pozabilansowej: Wn konto 09 „Niskocenne składniki majątku”.
Podstawa prawna
ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 217)