Prowadzę księgi małego podatnika, który chce stosować metodę kasową rozliczania VAT. Jakie operacje gospodarcze wymagają ujęcia w księgach rachunkowych?
W myśl art. 21 ust. 1 i 2 ustawy o VAT mały podatnik może wybrać metodę kasową rozliczeń VAT. Przypomnijmy, że mały podatnik to taki, u którego wartość sprzedaży wraz z VAT nie przekroczyła w poprzednim roku podatkowym wyrażonej w złotych kwoty odpowiadającej równowartości 1,2 mln euro, a także podatnik VAT prowadzący przedsiębiorstwo maklerskie, zarządzający funduszami inwestycyjnymi, w tym alternatywnymi, będący agentem, zleceniobiorcą lub inną osobą świadczącą usługi o podobnym charakterze, z wyjątkiem komisu – jeżeli kwota prowizji za wykonane usługi wraz z VAT nie przekroczyła w poprzednim roku podatkowym wyrażonej w złotych kwoty odpowiadającej równowartości 45 tys. euro.
Szczególne zasady
W przypadku podatnika, który stosuje metodę kasową, obowiązek podatkowy w odniesieniu do dokonywanych przez niego dostaw towarów (z wyjątkiem wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów, do której metoda kasowa nie ma zastosowania) i świadczonych przez niego usług powstaje według zasad szczególnych, tj. z dniem:
- otrzymania całości lub części zapłaty (w przypadku dostawy towarów lub usług na rzecz podatnika VAT zarejestrowanego jako podatnik VAT czynny),
- otrzymania całości lub części zapłaty, nie później niż 180. dnia, licząc od dnia wydania towaru lub wykonania usługi (w przypadku dostawy towarów lub usług na rzecz podmiotu niebędącego czynnym podatnikiem VAT).
Warunkiem zastosowania metody kasowej jest uprzednie zawiadomienie naczelnika urzędu skarbowego (na formularzu VAT-R), w terminie do końca miesiąca poprzedzającego okres, za który będzie stosowana ta metoda.
Mali podatnicy objęci metodą kasową rozliczania VAT wystawiają faktury na zasadach ogólnych, z tym że dodatkowo zamieszczają w ich treści wyrazy „metoda kasowa” (art. 106e ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy o VAT).
Metoda kasowa rozliczania VAT przez małego podatnika ma również zastosowanie do odliczania przez niego podatku naliczonego, wykazanego w fakturach wystawianych na jego rzecz przez kontrahentów – dostawców (i to zarówno w fakturach objętych procedurą kasową, jak i w zwykłych fakturach). Zgodnie z art. 86 ust. 10e, 11 i 13 ustawy o VAT prawo do obniżenia VAT należnego o VAT naliczony w odniesieniu do nabytych przez małego podatnika towarów i usług, w okresie stosowania przez niego metody kasowej powstaje nie wcześniej, niż w rozliczeniu za okres, w którym dokonano zapłaty za te towary (usługi). W razie braku odliczenia VAT naliczonego w ww. terminie mały podatnik może obniżyć VAT należny w deklaracji podatkowej za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych (w przypadku deklaracji kwartalnych przepisy nie zmieniły się od 1 stycznia br.). Obniżenie VAT należnego o VAT naliczony w terminie późniejszym niż wskazane terminy możliwe jest jedynie w drodze dokonania korekty deklaracji podatkowej za okres, w którym powstało prawo do odliczenia VAT naliczonego, nie później jednak niż w ciągu pięciu lat, licząc od początku roku, w którym to prawo powstało.
Mali podatnicy, którzy wybrali metodę kasową, składają w urzędzie skarbowym co do zasady deklaracje podatkowe za okresy kwartalne (na druku VAT-7K), w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po każdym kolejnym kwartale (art. 99 ust. 2 ustawy o VAT).
Uwzględnienia ponadto wymaga, że mali podatnicy tracą prawo do rozliczania VAT metodą kasową po przekroczeniu wymienionych wyżej limitów. Zobowiązani są wówczas składać deklaracje podatkowe za okresy miesięczne (na druku VAT-7), począwszy od rozliczenia za pierwszy miesiąc kwartału:
- w którym przekroczono ww. limity (jeżeli ich przekroczenie nastąpiło w pierwszym lub drugim miesiącu kwartału, a w przypadku gdy przekroczenie nastąpiło w drugim miesiącu kwartału, deklaracja za pierwszy miesiąc kwartału jest składana w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po drugim miesiącu kwartału),
- następującego po kwartale, w którym przekroczono limity (w razie przekroczenia w trzecim miesiącu kwartału).
Mały podatnik może również zrezygnować z metody kasowej, nie wcześniej jednak niż po upływie 12 miesięcy, w trakcie których rozliczał się tą metodą, po uprzednim pisemnym zawiadomieniu naczelnika urzędu skarbowego.
Na kontach
Operacje związane z metodą kasową rozliczania VAT wymagają następującego ujęcia w księgach małego podatnika:
1. Sprzedaż towarów i usług w ramach metody kasowej: Wn konto 20 „Rozrachunki z odbiorcami”, Ma konto 70-0 „Sprzedaż usług” lub konto 71-0 „Sprzedaż towarów”, Ma konto 22 „Rozrachunki publicznoprawne” (VAT należny niewymagalny);
2. Otrzymanie zapłaty od nabywcy towarów (usług): Wn konto 13 „Rachunki bankowe”, Ma konto 20 „Rozrachunki z odbiorcami”;
3. Przekwalifikowanie VAT należnego, wynikającego z faktury opłaconej przez nabywcę (w dacie otrzymania zapłaty): Wn konto 22 „Rozrachunki publicznoprawne” (VAT należny niewymagalny), Ma konto 22 „Rozrachunki publicznoprawne” (VAT należny wymagalny);
4. Nabycie towarów i usług w ramach metody kasowej: Wn konto 30 „Rozliczenie zakupu”, Wn konto 22 „Rozrachunki publicznoprawne” (VAT naliczony, podlegający odliczeniu w późniejszym terminie), Ma konto 21 „Rozrachunki z dostawcami”;
5. Przyjęcie nabytych towarów do magazynu: Wn konto 33 „Towary”, Ma konto 30 „Rozliczenie zakupu”;
6. Zapłata za nabyte towary (usługi): Wn konto 21 „Rozrachunki z dostawcami”, Ma konto 13 „Rachunki bankowe”;
7. Przekwalifikowanie VAT naliczonego, wynikającego z faktury opłaconej przez małego podatnika (w dacie dokonania zapłaty): Wn konto 22 „Rozrachunki publicznoprawne” (VAT naliczony, podlegający odliczeniu w bieżącym okresie), Ma konto 22 „Rozrachunki publicznoprawne” (VAT naliczony, podlegający odliczeniu w późniejszym terminie).
Podstawa prawna
art. 21 ust. 1 i 2, art. 86 ust. 10e, 11 i 13, art. 99 ust. 2, art. 106e ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 106; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 2419)