Czy zobowiązanie wymagalne wynikające z konta 231 dotyczące niewypłacenia pracownikowi wynagrodzenia chorobowego należy ujmować w sprawozdaniu jednostkowym Rb-28S i Rb-Z? Jeśli tak, to jaka jest podstawa prawna?

Konto „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń” służy do ewidencji rozrachunków z pracownikami i innymi osobami fizycznymi z tytułu wypłat pieniężnych i świadczeń rzeczowych zaliczonych, zgodnie z odrębnymi przepisami, do wynagrodzeń, a w szczególności należności za pracę wykonywaną na podstawie stosunku pracy, umowy zlecenia, umowy o dzieło, umowy agencyjnej i innych umów zgodnie z odrębnymi przepisami. Na stronie Wn konta 231 ujmuje się: wypłaty pieniężne lub przelewy wynagrodzeń, wypłaty zaliczek na poczet wynagrodzeń, wartość wydanych świadczeń rzeczowych zaliczanych do wynagrodzeń, potrącenia wynagrodzeń obciążające pracownika. Zatem na wskazanym koncie podlegają także ujawnieniu zobowiązania wymagalne z tytułu wynagrodzenia chorobowego niewypłaconego pracownikowi. Co istotne, środki te powinny także zostać wykazane zarówno w sprawozdaniu Rb-28S, jak i w sprawozdaniu Rb-Z.

Z rozporządzenia ministra rozwoju i finansów w sprawie sprawozdawczości budżetowej wynika m.in., że sprawozdanie Rb-28S obrazuje wykonanie planu wydatków budżetowych samorządowej jednostki budżetowej/jednostki samorządu terytorialnego. Z punktu widzenia podanych wątpliwości kluczowe zapisy zawarte są w załączniku nr 36 (Instrukcja sporządzania sprawozdań budżetowych w zakresie budżetów jednostek samorządu terytorialnego). Tamże w par. 8 ust. 2 pkt 5 postanowiono, że: „Sprawozdania sporządza się następująco: w kolumnie «Zobowiązania wymagalne» wykazuje się zobowiązania, których termin zapłaty minął przed upływem okresu sprawozdawczego, a nie są ani przedawnione, ani umorzone, z wyróżnieniem zobowiązań powstałych w latach ubiegłych i zobowiązań powstałych w roku bieżącym”. Z powyższego wynika więc, że wspomniane zobowiązanie wymagalne powinno zostać wykazane w odpowiedniej kolumnie (9 lub 10) przewidzianej dla zobowiązań według stanu na koniec okresu sprawozdawczego.
O sprawozdaniu Rb-Z, czyli kwartalnym sprawozdaniu o stanie zobowiązań według tytułów dłużnych oraz poręczeń i gwarancji, mowa jest w rozporządzeniu ministra finansów w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych w załączniku nr 9. Jak podano w par. 2 ust. 1 pkt 4, w układzie przedmiotowym prezentowane w nim są „wymagalne zobowiązania ‒ rozumiane jako wszystkie bezsporne zobowiązania, których termin płatności dla dłużnika minął, a które nie zostały ani przedawnione, ani umorzone. Są to zobowiązania wynikające głównie z dostaw towarów i usług (np. faktur niezapłaconych w terminie), prawomocnych orzeczeń sądu, udzielonych poręczeń i gwarancji. Kategoria ta nie obejmuje zobowiązań wymagalnych z tytułu papierów wartościowych, pożyczek i kredytów oraz przyjętych depozytów, a także odsetek za opóźnienie od wymagalnych zobowiązań”. Dlatego wskazane zobowiązanie wymagalne powinno zostać wykazane zarówno w sprawozdaniu jednostkowym Rb-28S, jak i w sprawozdaniu jednostkowym Rb-Z. Zaniechanie w tym zakresie może zostać wykazane jako naruszenie wskazanych regulacji prawnych rozporządzeń przez regionalną izbę obrachunkową.
Podstawa prawna
  • par. 2 ust. 1 pkt 1 i 4, par. 8 ust. 2 pkt 5 załącznika nr 36 do rozporządzenia ministra rozwoju i finansów z 9 stycznia 2018 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1564),
  • par. 2 ust. 1 pkt 4 załącznika nr 9 do rozporządzenia ministra finansów z 4 marca 2010 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 1773).
Nasza gmina otrzymała środki z rządowego funduszu inwestycji lokalnych. Przeznaczeniem środków ma być modernizacja budynków gminnych, np. wymiana pokrycia dachowego. Jak ująć pod względem klasyfikacji dochód i wydatek z ww. tytułu?
Wymienione w pytaniu środki są przyznawane w związku z uchwałą nr 102 z 23 lipca 2020 r. Rady Ministrów w sprawie wsparcia na realizację zadań inwestycyjnych przez jednostki samorządu terytorialnego (M.P. z 2020 r. poz. 662). Jak wynika z par. 3 ww. uchwały, wsparcie może być przeznaczone wyłącznie na wydatki majątkowe, nie może być wykorzystane na refundację poniesionych już wydatków. Wsparcie może być przeznaczone również na wkład własny do inwestycji finansowanych z udziałem innych środków publicznych w zakresie, w jakim zakładano finansowanie tego wkładu z dochodów jednostek, z zastrzeżeniem ust. 1 i 2.
Warto także wspomnieć, że ww. środki (z Funduszu Przeciwdziałania COVID-19) JST gromadzą na wydzielonym rachunku dochodów i przeznaczają je na wydatki związane z przeciwdziałaniem COVID-19 w ramach planu finansowego tego rachunku. Wójt (burmistrz, prezydent miasta), zarząd powiatu oraz zarząd województwa dysponują środkami oraz opracowują plan finansowy dla tego rachunku Jak podało Ministerstwo Rozwoju, Pracy i Technologii, środki te mają charakter budżetowy, powinny być zatem ujmowane w budżecie jednostek, z zachowaniem ich wyodrębnienia w ramach szczególnych zasad wykonywania budżetu JST.
Z powyższym związana jest konieczność ich odpowiedniego ujęcia w budżecie JST. W tym kontekście odrębnej oceny wymaga kwestia ujęcia ww. środków jako dochodów, a odrębnej oceny wymaga kwestia ujęcia tych środków w sferze wydatkowej.Jeśli chodzi o ujęcie w dochodach budżetu, to z racji specyfiki tych środków należy je ująć w dziale 758 („Różne rozliczenia”), rozdziale 75816 („Wpływy do rozliczenia”) oraz w paragrafie oznaczonym jako 6290 („Środki na dofinansowanie własnych inwestycji gmin, powiatów [związków gmin, związków powiatowo-gminnych, związków powiatów], samorządów województw, pozyskane z innych źródeł”). Natomiast inaczej będzie w sferze wydatkowej. W tym zakresie dobór klasyfikacji budżetowej jest już determinowany rodzajem zadania, na które wspomniane środki mają być wydatkowane. W pytaniu podano, że środki mają służyć pokryciu wydatków dotyczących modernizacji budynków gminnych, np. wymiany pokrycia dachowego. W tym kontekście wydaje się, że odpowiedni będzie dział 700 klasyfikacji budżetowej („Gospodarka mieszkaniowa”), rozdział oznaczony jako 70005 („Gospodarka gruntami i nieruchomościami”). Natomiast z racji przeznaczenia środków (modernizacja) wydatki kwalifikują się do ujęcia w paragrafie 6290 („Wydatki inwestycyjne jednostek budżetowych”).
Dlatego wskazane środki pochodzące z rządowego funduszu, a przeznaczone na modernizację budynków gminnych należy jako dochody ująć w dziale 758, rozdziale 75816, paragrafie 6290, natomiast jako wydatki należy ująć je w dziale 700, rozdziale 70005, paragrafie 6290.
Podstawa prawna:
  • rozporządzenie ministra finansów z 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 1053; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 1340).
Zaczynam pracę w księgowości. Mam problem z ujmowaniem w księgach przychodów i kosztów na przełomie roku. Jak powinna wyglądać poprawna ewidencja?
Zgodnie z art. 6 ust. 1 ustawy o rachunkowości w księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty (zasada memoriału). Reguła ta wyklucza ujmowanie w bieżącym okresie sprawozdawczym operacji gospodarczych odnoszących się do innych okresów. Dotyczy ona m.in. następujących zdarzeń gospodarczych o charakterze wynikowym, zaistniałych na przełomie roku obrotowego:
  • Wygenerowanie przychodów operacyjnych z tytułu sprzedaży towarów, w przypadku ich odbioru przez nabywcę pod koniec danego roku obrotowego (w grudniu) [Wn konto 20 „Rozrachunki z odbiorcami”, Ma konto 73-0 „Sprzedaż towarów”, Ma konto 22 „Rozrachunki publicznoprawne-VAT” i wydanie towarów z magazynu: Wn konto 73-1 „Wartość sprzedanych towarów w cenach zakupu (nabycia)”, Ma konto 33 „Towary”] oraz zapłaty za nie na początku następnego roku (w styczniu) [Wn konto 13 „Rachunki bankowe”, Ma konto 20 „Rozrachunki z odbiorcami”];
  • Wygenerowanie przychodów operacyjnych z tytułu sprzedaży usług ciągłych (np. telekomunikacyjnych, najmu, dzierżawy, leasingu, dystrybucji energii elektrycznej), wykonanych na rzecz kontrahentów (nabywców) pod koniec danego roku obrotowego (w grudniu) [Wn konto 65 „Pozostałe rozliczenia międzyokresowe”, Ma konto 70-0 „Sprzedaż usług”], a zafakturowanych na ich rzecz i opłaconych przez nich na początku następnego roku obrotowego (w styczniu) [Wn konto 20 „Rozrachunki z odbiorcami”, Ma konto 65 „Pozostałe rozliczenia międzyokresowe”, Ma konto 22 „Rozrachunki publicznoprawne-VAT” oraz Wn konto 13 „Rachunki bankowe”, Ma konto 20 „Rozrachunki z odbiorcami”];
  • Wygenerowanie przychodów finansowych z tytułu należnych na dzień bilansowy, nienotyfikowanych przez bank odsetek od założonych lokat terminowych, dotyczących bieżącego roku obrotowego [Wn konto 65 „Pozostałe rozliczenia międzyokresowe”, Ma konto 75-0 „Przychody finansowe”], których termin wypłaty przypada w następnym roku (w styczniu) [Wn konto 13 „Rachunki bankowe-rachunek bieżący lub rachunek lokat terminowych”, Ma konto 65 „Pozostałe rozliczenia międzyokresowe”, Ma konto 75-0 „Przychody finansowe”];
  • Wygenerowanie przychodów operacyjnych z tytułu odszkodowania, w związku z wypadkiem samochodu firmowego, objętego ubezpieczeniem AC, w przypadku jego przyznania przez firmę ubezpieczeniową pod koniec bieżącego roku obrotowego (w grudniu) [Wn konto 24 „Pozostałe rozrachunki”, Ma konto 76-0 „Pozostałe przychody operacyjne”] oraz wypłaty na początku przyszłego roku (w styczniu) [Wn konto 13 „Rachunki bankowe”, Ma konto 24 „Pozostałe rozrachunki”];
  • Wygenerowanie przychodów operacyjnych z tytułu odszkodowania za bezumowne korzystanie z lokalu przez najemcę, w przypadku gdy dotyczy ono ostatniego miesiąca bieżącego roku obrotowego (grudnia) [Wn konto 20 „Rozrachunki z odbiorcami” lub konto 24 „Pozostałe rozrachunki”, Ma konto 76-0 „Pozostałe przychody operacyjne”], a jego zapłata przez najemcę następuje w następnym roku [Wn konto 13 „Rachunki bankowe”, Ma konto 20 „Rozrachunki z odbiorcami” lub konto 24 „Pozostałe rozrachunki”];
  • Poniesienie kosztów operacyjnych związanych z zakupem materiałów, zużytych do produkcji pod koniec danego roku obrotowego (w grudniu) [Wn konto 30 „Rozliczenie zakupu”, Wn konto 22 „Rozrachunki publicznoprawne-VAT”, Ma konto 21 „Rozrachunki z dostawcami” oraz przyjęcie nabytych materiałów do magazynu Wn konto 31 „Materiały”, Ma konto 30 „Rozliczenie zakupu” oraz wydanie materiałów z magazynu do zużycia w procesie wytwórczym: Wn konto 40 „Koszty według rodzajów-zużycie materiałów” lub odpowiednie konto zespołu 5, Ma konto 31 „Materiały”], w sytuacji uregulowania zobowiązania handlowego wobec dostawcy na początku następnego roku (w styczniu) [Wn konto 21 „Rozrachunki z dostawcami”, Ma konto 13 „Rachunki bankowe”];
  • Poniesienie kosztów operacyjnych związanych z zakupem paliwa do firmowych pojazdów pod koniec danego roku obrotowego (w grudniu) [Wn konto 30 „Rozliczenie zakupu”, Wn konto 22 „Rozrachunki publicznoprawne-VAT”, Ma konto 21 „Rozrachunki z dostawcami” oraz Wn konto 40 „Koszty według rodzajów-zużycie materiałów i energii” lub odpowiednie konto zespołu 5, Ma konto 30 „Rozliczenie zakupu”], w sytuacji uregulowania zobowiązania handlowego wobec dostawcy na początku następnego roku (w styczniu) [Wn konto 21 „Rozrachunki z dostawcami”, Ma konto 13 „Rachunki bankowe”];
  • Poniesienie kosztów operacyjnych związanych z zakupem usług obcych (np. mediów) zrealizowanych przez kontrahentów (dostawców) pod koniec danego roku obrotowego (w grudniu) [Wn konto 40 „Koszty według rodzajów-zużycie materiałów i energii, usługi obce” lub odpowiednie konto zespołu 5, Ma konto 30 „Rozliczenie zakupu”], a zafakturowanych przez nich i opłaconych na ich rzecz na początku następnego roku obrotowego (w styczniu) [Wn konto 30 „Rozliczenie zakupu”, Wn konto 22 „Rozrachunki publicznoprawne-VAT”, Ma konto 21 „Rozrachunki z dostawcami” oraz Wn konto 21 „Rozrachunki z dostawcami”, Ma konto 13 „Rachunki bankowe”];
  • Poniesienie kosztów operacyjnych wynagrodzeń, należnych pracownikom za ostatni miesiąc danego roku (za grudzień) [Wn konto 40 „Koszty według rodzajów-wynagrodzenia” lub odpowiednie konto zespołu 5, Ma konto 23 „Rozrachunki z pracownikami”], których wypłata (po potrąceniu zaliczki PIT oraz składek ubezpieczeniowych finansowanych przez pracowników) przypada na początek następnego roku obrotowego (w styczniu) [Wn konto 23 „Rozrachunki z pracownikami”, Ma konto 13 „Rachunki bankowe”];
  • Poniesienie kosztów finansowych niezapłaconych (nienotyfikowanych przez bank na dzień bilansowy, tj. niewymagających na ten dzień zapłaty) odsetek od kredytów i pożyczek bankowych, odnoszących się do bieżącego roku obrotowego [Wn konto 75-1 „Koszty finansowe”, Ma konto 13-1 „Kredyty bankowe” lub konto 65 „Pozostałe rozliczenia międzyokresowe”], których termin zapadalności przypada w następnym roku obrotowym (np. w styczniu) [Wn konto 75-1 „Koszty finansowe”, Ma konto 13 „Rachunki bankowe” oraz storno odsetek naliczonych na dzień bilansowy: Wn konto 13-1 „Kredyty bankowe” lub konto 65 „Pozostałe rozliczenia międzyokresowe”, Ma konto 75-1 „Koszty finansowe”]. 
Podstawa prawna:
  • art. 6 ust. 1 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 351; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 568).