Pracownicze Plany Kapitałowe to wyzwanie dla działów kadrowo-płacowych. Mnogość nowych obowiązków i związanych z nimi terminów może przerażać, dlatego warto rozważyć wdrożenie aplikacji do obsługi PPK
Jak ustalić trzymiesięczny okres zatrudnienia zgodnie z ustawą o PPK
Z art. 16 ust. 1 ustawy z 28 listopada 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych wynika, że pracodawca ma obowiązek zawrzeć umowę o zarządzanie PPK do 10. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym upłynęły trzy miesiące zatrudnienia konkretnej osoby.
„Podmiot zatrudniający zawiera umowę o prowadzenie PPK w imieniu i na rzecz osoby zatrudnionej po upływie trzeciego miesiąca zatrudnienia w podmiocie zatrudniającym, nie później niż do 10. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym upłynął termin 3 miesięcy zatrudnienia, chyba że osoba zatrudniona zadeklaruje przed upływem tego terminu niedokonywanie wpłat do PPK, na podstawie deklaracji, złożonej w formie pisemnej podmiotowi zatrudniającemu, albo przestanie być w stosunku do tego podmiotu zatrudniającego osobą zatrudnioną. Do deklaracji, o których mowa w zdaniu poprzednim, przepis art. 23 stosuje się odpowiednio”.
Obliczenie tego terminu budziło pewne wątpliwości, gdy niejasny był termin 3 miesiące. Na gruncie prawa pracy bieg terminów ustala się w oparciu o metodę potoczną (dotyczy to osób zatrudnionych na umowę o pracę), odmienną od zasad prawa cywilnego (osoby zatrudnione na umowie zleceniu).
Zgodnie z art. 114 k.c. jeżeli termin jest oznaczony w miesiącach, a ciągłość terminu nie jest wymagana, miesiąc liczy się jako trzydzieści dni. To oznacza, że okres 3 miesięcy, o którym mowa w art. 16 ust. 1 ustawy o PPK, oznacza 90 dni.
PRZYKŁAD 1:
Osoba została zatrudniona 2 kwietnia 2021
90-dniowy okres upływa 29 maja
Pierwszy dzień na zawarcie umowy o prowadzenie przypada 30 maja a ostatni 10 czerwca
Najpóźniej do 15 lipca należy przekazać wpłatę do instytucji finansowej
Zatrudnienie po wliczeniu okresów zatrudnienia z ostatnich 12 miesięcy
W art.16. pkt 2 ustawy o PPK czytamy też:
„Do okresu zatrudnienia, o którym mowa w ust. 1, wlicza się okresy zatrudnienia z poprzednich 12 miesięcy, które miały miejsce w podmiocie zatrudniającym, a także okresy zatrudnienia w innych podmiotach zatrudniających, jeżeli z mocy odrębnych przepisów podmiot zatrudniający jest następcą prawnym w stosunkach prawnych nawiązanych przez podmiot zatrudniający, który poprzednio zatrudniał osobę zatrudnioną”.
PRZYKŁAD 2:
Osoba zatrudniona 1 kwietnia 2021
W okresie 1.09.2020 – 31.12.2021 wykonywała prace na podstawie umowy cywilnoprawnej z tytułu której podlegała obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalno-rentowym
Umowę na prowadzenie należy zawrzeć najpóźniej do 10 maja
Wypłata pierwszej składki maksymalnie do 15 czerwca
I jeszcze raz art.16, pkt. 3., który mówi, że w przypadku osób wykonujących pracę nakładczą do okresu zatrudnienia, o którym mowa w ust. 1, wlicza się okres zatrudnienia u poprzedniego pracodawcy, jeżeli zmiana pracodawcy nastąpiła na zasadach określonych w art. 231 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy.
Kiedy wpłaty
Skąd wzięły się w przykładach 1 i 2 daty wypłat? Zawarcie umowy o prowadzenie powinno nastąpić po upływie 90 dni od zatrudnienia, nie później niż do 10. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym upłynął termin 90 dni zatrudnienia.
Ważne:
Pierwszej wpłaty należy dokonać w miesiącu następującym po miesiącu, w którym została zawarta umowa o prowadzenie PPK, maksymalnie do 15. dnia kolejnego miesiąca.
Kolejnych wpłat należy dokonywać do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym wpłaty zostały obliczone i pobrane.
Czyli: naliczanie wpłat do PPK powinno nastąpić od pierwszego wynagrodzenia, wypłaconego pracownikowi po zawarciu dla niego umowy o prowadzenie PPK. Wpłaty powinny być przekazywane instytucji finansowej nie później niż do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym zostały obliczone i pobrane (dotyczy to również pierwszej wpłaty).
Wpłaty do PPK stanowią określony procent wynagrodzenia pracownika. A definiuje je ustawa o PPK jako „podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe uczestnika PPK, zgodnie z ustawą o systemie ubezpieczeń społecznych (bez stosowania ograniczenia dot. tzw. 30-krotności), z wyłączeniem podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe osób przebywających na urlopie wychowawczym oraz pobierających zasiłek macierzyński lub zasiłek w wysokości zasiłku macierzyńskiego”.
Czytaj też
Pięć przykładów, które udowadniają, że wdrożenie i obsługa PPK nie są trudne
Wypłata transferowa
Ustawa o PPK przewiduje trzy podstawowe dyspozycje: wypłaty, wypłaty transferowej i zwrotu.
Dyspozycję wypłaty składa uczestnik PPK, który ukończył 60. rok życia (art.97 ustawy o PPK) i chce pobrać środki zgromadzone na koncie PPK.
Dyspozycję wypłaty można też złożyć przed ukończeniem 60 lat w przypadku poważnej choroby uczestnika PPK lub kogoś z jego rodziny (współmałżonek lub dzieci). Możliwe będzie wypłacenie 25 proc. zgromadzonych środków, których nie będzie trzeba zwrócić. Przed 60.rokiem życia można też zlecić dyspozycję wypłaty środków PPK o ile uczestnik nie ukończył 45.roku życia a środki przeznaczy na cele mieszkaniowe. Nie jest to wypłata bezzwrotna, trzeba będzie ją zwrócić w ustalonym terminie.
Zlecenie wypłaty może też dotyczyć tzw. świadczenia małżeńskiego. Niezbędne wymogi to: ukończenie 60.roku życia przez oboje małżonków, posiadanie kont PPK w tej samej instytucji finansowej oraz złożenie wspólnego oświadczenia o chęci wypłaty środków w formie świadczenia małżeńskiego. Jeśli te warunki są spełnione, po połączeniu kont nastąpi wypłata środków w minimum 120 comiesięcznych ratach.
Dyspozycja zwrotu dotyczy wcześniejszej – czyli przed 60.rokiem życia - wypłaty zgromadzonych środków.
Więcej na temat wypłat i zwrotu środków przeczytasz tu:
https://www.gazetaprawna.pl/ppk/artykuly/1457938,dyspozycje-uczestnika-w-ppk.html
W kontekście zatrudnienia (także zmiany pracodawcy) interesuje nas szczególnie wypłata transferowa.
Dyspozycja wypłaty transferowej
Oznacza ona przeniesienie środków z jednego konta PPK na inne konto PPK uczestnika programu lub z konta PPK na inne konta wymienione w ustawie.
Kiedy w firmie zaistnieje taka sytuacja? Na przykład, gdy pracownik zmieni miejsce zatrudnienia, lub gdy podmiot zatrudniający zdecydował się wypowiedzieć umowę o zarządzanie instytucji finansowej, a także gdy doszło do rozwodu lub śmierci współmałżonka.
Art. 19. Ustawy o PPK precyzuje, że w terminie 7 dni, po upływie 10 dni miesiąca, następującego po miesiącu, w którym upłynął termin 3 miesięcy zatrudnienia, uczestnik PPK składa podmiotowi zatrudniającemu oświadczenie o zawartych w jego imieniu umowach o prowadzenie PPK, w którym wymienia instytucję finansową, z którą w jego imieniu zawarto taką umowę.
Podmiot zatrudniający, zobowiązany jest niezwłocznie po zawarciu umowy o prowadzenie PPK w imieniu i na rzecz uczestnika PPK, poinformować tego uczestnika PPK o obowiązku złożenia w jego imieniu wniosku o wypłatę transferową środków zgromadzonych na jego rachunkach PPK prowadzonych przez instytucje finansowe, z którymi umowy o prowadzenie PPK zawarły na jego rzecz i w jego imieniu inne podmioty zatrudniające, na jego rachunek PPK prowadzony przez instytucję finansową, z którą umowę o prowadzenie PPK zawarł podmiot zatrudniający, któremu złożono oświadczenie, o którym mowa w ust. 1.
Pracownik ma 7 dni od dnia otrzymania informacji od pracodawcy, by poinformować w formie pisemnej, że nie wyraża zgody na wypłatę transferową. O ile zgadza się, nie musi przekazywać pisemnej informacji, a podmiot zatrudniający złoży wniosek o wypłatę transferową środków zgromadzonych na rachunkach PPK prowadzonych przez instytucje finansowe, z którymi umowy o prowadzenie PPK zawarły na rzecz tego uczestnika PPK i w jego imieniu inne podmioty zatrudniające, na jego rachunek PPK prowadzony przez instytucję finansową, z którą umowę o prowadzenie PPK zawarł podmiot zatrudniający, któremu złożono oświadczenie, o którym mowa w ust. 1.
Jeśli pracownik nie wyrazi zgody na złożenie wniosku, środki dotychczas zgromadzone na rachunkach PPK, z których korzystał u poprzedniego pracodawcy, pozostaną na tych rachunkach PPK do czasu ich wypłaty, wypłaty transferowej lub zwrotu.
Aplikacja nie do zastąpienia
Powyższe informacje dla pracownika – uczestnika PPK są instrukcją dla ewentualnych działań. Dla działów kadrowo-płacowych stały się codziennością. Wielość możliwych zadań związanych z ruchem kadrowym, w tym obliczanie terminów, naliczanie wpłat, powiązanie tego z terminami wynagrodzeń, deklaracje wypłat, transfery - powoduje, że pracodawcy wiedzą już, po ponad 2 latach z PPK, że najlepszym sposobem na uniknięcie błędów i dotrzymanie terminów jest odpowiednia aplikacja. Na przykład Comarch PPK. Dlaczego?
Wyjaśnia Magdalena Pacan z firmy Comarch:
Pracownicze Plany Kapitałowe to wyzwanie dla działów kadrowo-płacowych. Mnogość nowych obowiązków i związanych z nimi terminów może przerażać, dlatego warto rozważyć wdrożenie aplikacji do obsługi PPK. Aplikacja Comarch PPK pozwala na realizację wszystkich obowiązków wynikających z przepisów takich jak m.in. ewidencję danych związanych z uczestnictwem pracownika w programie czy naliczanie składek PPK, ale jej główną zaletą jest podpowiadanie Użytkownikowi o zadaniach do wykonania i zbliżających się terminach. Użytkownik otrzyma informację, kiedy pracownik osiągnie 3-miesięczny staż i do kiedy należy go zgłosić do PPK. Aplikacja powiadomi też o upływającym terminie na przekazanie do instytucji finansowej informacji o rezygnacji pracownika z uczestnictwa w PPK czy terminie przekazania wpłat. Comarch PPK umożliwia także bezpośrednią wymianę danych z wybranymi instytucjami finansowymi dzięki czemu Użytkownik zyskuje czas, który poświęciłby na wprowadzanie danych do aplikacji udostępnianych przez instytucje i ma gwarancję, że wysyłane dane są poprawne dzięki walidacji danych.