Dlaczego więc nadal tak trudno przekonać przedsiębiorców do inwestowania w nowoczesne narzędzia, które mogą pomóc w pracy? Może dlatego, że wszyscy zapewniają, że warto, ale nikt nie pokazuje jak taki system w praktyce ułatwia pracę działom kadrowo-płacowym.

Dlatego w tym tekście pokażemy konkretne przykłady.

Więcej przeczytasz w książce "Pracownicze plany kapitałowe. Obowiązki pracodawcy" >>>>

Pracownicze Plany Kapitałowe to nie tylko wdrożenie. Po nim zaczyna się bieżąca obsługa, mnóstwo powtarzanych niemal codziennie czynności, takich jak np. aktualizacja listy pracowników przystępujących do programu lub z niego rezygnujących, naliczanie wpłat, korekta list płac, przekazywanie plików rozliczeniowych do instytucji finansowej i inne. Idealna aplikacja w sposób intuicyjny ma prowadzić użytkownika przez proces związany z obsługą PPK w firmie. Ma wyręczać go w wielu czynnościach i dbać, by nie popełnił tzw. „ludzkiego błędu”. Aplikacja Comarch PPK pozwala zautomatyzować i uprościć różne procesy.

Mamy na to dowody.

1.    Czy z pomocą aplikacji można utworzyć listę pracowników?

Listę pracowników, którzy mogą stać się uczestnikami PPK działy kadrowo-płacowe średnich i małych firm dawno już przygotowały. Znaleźli się na nich ci, którzy ukończyli 18. rok życia, a nie ukończyli  55. Ale stworzona lista będzie dynamiczna. Pracownik w dowolnym momencie może zadeklarować rezygnację z uczestnictwa w programie. Może też do niego powrócić. Warto wykorzystać więc aplikację Comarch PPK, która pomoże sporządzić listę wraz z informacją czy pracownik pozostaje w Pracowniczych Planach Kapitałowych, czy też zrezygnował z uczestnictwa w nich, a także wprowadzić w danych pracownika informacje o wysokości zadeklarowanych składek.

PRZYKŁAD 1:

Tworzenie listy pracowników

Nie ma jeszcze żadnego pracownika? Dodajmy go więc. Po kliknięciu w opcję Dodaj pierwszego pracownika aplikacja otworzy formularz do wypełnienia, a tam następujące sekcje:

•    Dane podstawowe – m.in. imię i nazwisko pracownika, obywatelstwo, numer PESEL oraz płeć pracownika.

W przypadku wprowadzenia obywatelstwa innego niż Polskie (PL), w sekcji Dane podstawowe pojawi się pytanie Czy pracownik posiada PESEL? – jeśli zostanie wybrana opcja Tak, należy wprowadzić numer PESEL oraz opcjonalnie można wprowadzić rodzaj oraz numer i serię dokumentu tożsamości. Jeśli zostanie wybrana opcja Nie –  obowiązkowe będzie wprowadzenie rodzaju dokumentu tożsamości oraz jego numeru i serii, a także daty urodzenia pracownika.

Użytkownik ma możliwość wprowadzenia danych kontaktowych pracownika, tj. numeru telefonu oraz adresu e-mail, ale wprowadzenie tych danych nie jest obowiązkowe.

•    Adres zamieszkania i Adres korespondencyjny

Adres zamieszkania pracownika jest wymagany w aplikacji. W przypadku, gdy pracownik ma taki sam adres zamieszkania, jak adres do korespondencji, można zaznaczyć parametr Adres korespondencyjny jest taki sam jak adres zamieszkania. W przypadku, gdy adres do korespondencji jest różny od adresu zamieszkania, należy go uzupełnić wprowadzając analogicznie jak w poprzednich polach – kraj, miejscowość, ulicę, numer domu/ numer lokalu, kod pocztowy oraz pocztę.

•    Informacje o zatrudnieniu

Tutaj wprowadzamy informacje związane z zatrudnieniem. Opcjonalnie: umowa o pracę lub  umowa cywilnoprawna, a także wprowadzamy – stosownie do formy – datę zatrudnienia lub datę zawarcia umowy cywilnoprawnej.

•    Uczestnictwo w PPK

Sekcja ta pojawia się po uzupełnieniu daty zatrudnienia/ zawarcia umowy cywilnoprawnej. Należy wskazać, czy pracownik podjął już decyzję o uczestnictwie w programie. Po zaznaczeniu odpowiedniej opcji aplikacja albo poprosi o uzupełnienie informacji o PPK (wysokościach składek/ dacie rezygnacji) albo w przypadku wybrania opcji ‚Nie wiem’ pozwoli zakończyć dodawanie pracownika lub anulowanie wprowadzonych danych.

Dodawanie kolejnych pracowników odbywa się z Listy pracowników. Pracownicy mogą zostać również zaimportowani z arkusza Excel o odpowiedniej strukturze.

Na podstawie wprowadzonych danych pracownicy widoczni na Liście pracowników mają ustawione odpowiednie na dzień bieżący statusy Uczestnictwa w PPK:

Zgłoszony – pracownik zgłoszony do PPK, informacja została przesłana do wybranej instytucji finansowej,
Zgłoszony, wymaga aktualizacji danych – pracownik zgłoszony do PPK, jednak występuje rozbieżność danych (identyfikacyjnych, kontaktowych, wysokościach składek podstawowej i/lub dodatkowej, zakończenia zatrudnienia) pierwotnie przesłanych do instytucji finansowej, a danych obowiązujących na dzień logowania do aplikacji,
Zrezygnował – pracownik zrezygnował z uczestnictwa w PPK przed zawarciem umowy o prowadzenie PPK lub zrezygnował po wcześniejszym przystąpieniu, a informacja o rezygnacji została przesłana do wybranej instytucji finansowej,
Przystępuje, informacja niewysłana – pracownikowi odnotowano datę zgłoszenia do PPK w aplikacji, jednak informacja ta nie została jeszcze przesłana do wybranej instytucji finansowej,
Rezygnuje, informacja niewysłana – pracownik, któremu odnotowano datę rezygnacji z PPK w aplikacji, jednak informacja o rezygnacji nie została jeszcze wysłana do wybranej instytucji finansowej,
Do uzupełnienia – pracownik nie podjął jeszcze decyzji o uczestnictwie lub rezygnacji z PPK, dodatkowo na karcie pracownika pojawia się informacja, kiedy pracownik osiągnął wymagany staż pracy,
Za krótki staż – staż pracy pracownika nie uprawnia go w chwili obecnej do przystąpienia do PPK (pracownik zatrudniony po 01.07.2019r., staż w danej firmie jest krótszy niż 3 miesiące), dodatkowo na karcie pracownika pojawia się informacja, kiedy pracownik osiągnie wymagany staż pracy,
Oczekuje na przystąpienie – pracownik, który przystępuje do PPK, jednak data przystąpienia jest późniejsza, niż data bieżąca (systemowa),
Zakończono współpracę (zgłoszony) – pracownik zwolniony/ z zakończoną umową cywilno-prawną, który mimo zwolnienia pozostaje uczestnikiem PPK,
Zakończono współpracę (zrezygnował) – pracownik zwolniony/ z zakończoną umową cywilno-prawną, który został zgłoszony do PPK ale zrezygnował,
Niepodlegający – osoby, które ustawowo nie mogą przystąpić do PPK, bądź mogą przystąpić jedynie na swój wniosek (zleceniobiorcy, których umowy nie podlegają ubezpieczeniom społecznym, osoby powyżej 70 roku życia, osoby pomiędzy 55 a 70 rokiem życia, osoby nie podlegające obowiązkowemu ubezpieczeniu emerytalno-rentowemu). Status ten dostęp-ny jest jedynie w aplikacji współpracującej z Comarch ERP HR.

2. Czy aplikacja pomoże naliczyć i dodać pierwszą składkę?

Naliczanie składek jest pracochłonne i czasochłonne. Ale od czego aplikacja, która pomoże sporządzić listę uczestników PPK i naliczyć odpowiednie składki na podstawie wprowadzonych danych u pracowników.  

PRZYKŁAD 2:

Dodawanie pierwszej składki

Aby ręcznie uzupełnić informacje dotyczące pierwszych składek uczestników PPK, z poziomu ekranu startowego w sekcji Składki należy wybrać opcję Dodaj pierwszą składkę.

Po wybraniu opcji Dodaj pierwszą składkę pojawi się okno dotyczące wyboru miesiąca, od którego rozpoczęte zostanie odkładanie składek na PPK. Po wskazaniu odpowiedniego miesiąca należy wybrać opcję Zatwierdź. Jeśli Użytkownik chciałby się wycofać z wprowadzania składek należy wybrać opcję Anuluj.

Po zatwierdzeniu miesiąca składkowego pojawi się on na liście Składek. Aby uzupełnić dane o podstawach składek i samych składkach należy kliknąć na rekord z wybranym miesiącem – pojawi się okno z listą osób, które w danym miesiącu są uczestnikami PPK.

Po wprowadzeniu kwoty podstawy aplikacja sama wyliczy należne składki – podgląd ich wartości dostępny jest po rozwinięciu zapisu z nazwiskiem pracownika – z tego poziomu można również ręcznie wprowadzić kwoty składek. Po wybraniu opcji Utwórz plik dane zostaną zapisane i zostanie wygenerowany plik XML

W przypadku instytucji finansowej umożliwiającej automatyczną wymianę danych istnieje możliwość bezpośredniej wysyłki informacji o składkach pracownika.

W przypadku instytucji finansowej umożliwiającej automatyczną wymianę danych istnieje możliwość bezpośredniej wysyłki informacji o składkach pracownika.

3.    Czy aplikacja pomoże dodać składki za kolejne miesiące?

Oczywiście. Ułatwiając tym samym pracę działu kadrowo-płacowego, bo z doświadczenia dużych firm wiadomo, że uczestnicy PPK zmieniają deklaracje co do wysokości stawek. Poza tym zadeklarowana składka może się zmienić, jeśli pracownik otrzymał premię lub nagrodę, od której odprowadzane są składki emerytalno-rentowe albo był na urlopie bezpłatnym czy na zwolnieniu lekarskim i nie osiągnął 1,2-krotności wynagrodzenia minimalnego. Wszystkie te informacje muszą być uwzględnione przed dokonaniem comiesięcznej wpłaty na konto PPK.

PRZYKŁAD 3:

Jeśli składki za pierwszy miesiąc zostały wprowadzone (zaimportowane lub dodane ręcznie), po wejściu na listę składek można dodać składki na trzy różne sposoby:

1.    Dodać składki za kolejny miesiąc – w tym przypadku należy wybrać opcję Dodaj za kolejny miesiąc. Taką listę należy uzupełnić ręcznie.
2.    Skopiować je z miesiąca poprzedniego (opcja: Dodaj za kolejny miesiąc kopiując wartości z poprzedniego miesiąca) – wówczas składki za kolejny miesiąc dodadzą się w analogicznej wysokości jak za miesiąc ubiegły.
3.    Zaimportować składki za kolejne miesiące z arkusza Excel – w tym przypadku należy wybrać opcję Importuj z arkusza, po czym wskazać właściwy arkusz z danymi.

4. Czy aplikacja pomoże wykonać korektę składek?

Korekty wypłat to codzienność dla kadr. Są one wykonywane z różnych przyczyn. Po wprowadzeniu PPK w przedsiębiorstwie korekta wypłaty może wiązać się także z koniecznością skorygowania wpłat do PPK. Z poziomu aplikacji Comarch PPK można wykonać korektę składek PPK oraz przesłać odpowiednią informację do instytucji finansowej.

Dokonywanie korekty

PRZYKŁAD 4:

Z poziomu ekranu startowego należy wybrać opcję Składki/ odpowiedni miesiąc składkowy. Po odnalezieniu pracownika, dla którego konieczne jest wykonanie korekty, należy rozwinąć informacje o składkach za wybrany miesiąc i wybrać opcję Koryguj.


Na ekranie pojawi się formularz korekty składki za dany miesiąc dla wybranej osoby. Po wprowadzeniu niezbędnych zmian Użytkownik może wybrać, czy chce Utworzyć plik z korektą, uwzględniającą nowe wartości, czy Anulować korektę.

Po utworzeniu pliku z korektą,  plik XML zostanie zapisany we wskazanym w Danych firmy katalogu przechowywania plików wymiany.

W przypadku instytucji finansowej umożliwiającej automatyczną wymianę danych, istnieje możliwość bezpośredniej wysyłki korekty składek uczestnika PPK.

Informacja o dacie wysyłki korekty dostępna jest z poziomu opcji Przesłano informację o składkach i korektę Pokaż szczegóły.

5. Czy aplikacja będzie za nas pamiętać o ważnych zadaniach?

Tak! Aplikacja Comarch podpowiada użytkownikowi czynności, które należy wykonać w danym momencie np. poinformuje o konieczności zgłoszenia pracownika do programu po przepracowaniu odpowiedniego okresu czy przypomni o terminie przesłania informacji o rezygnacji pracownika z PPK do instytucji finansowej.

PRZYKŁAD 5:

W zakładce Oczekujące zadania pojawiają się informacje o najważniejszych zadaniach, które użytkownik powinien wykonać oraz o upływających terminach.

O czym przypomni system?

• o konieczności wysłania informacji o przystąpieniu oraz rezygnacji pracownika z PPK,
• o osiągnięciu przez pracownika stażu pracy wymaganego do przystąpienia do PPK,
• o zbliżającym się terminie wysyłki składek za poprzedni miesiąc (względem daty bieżącej), jeśli składki za wspomniany miesiąc mają status w przygotowaniu lub częściowo wysłane,
• o konieczności wysłania informacji o zmianie danych – jeśli co najmniej jeden pracownik ma status zgłoszony, wymagana aktualizacja danych,
• o konieczności wykonania korekty, gdy występuje różnica w aktualnej wartości składek, a wartości składek przesłanych do instytucji finansowej.

Przypomni też np. o konieczności zgłoszenia pracownika do PPK, gdy minie 3-miesięczny staż pracy.

Opcja Zobacz więcej dostępna przy powiadomieniu przenosi Użytkownika do miejsca, z którego może wykonać dane zadanie oczekujące.

W przypadku informacji o osiągnięciu stażu pracy wymaganego do przystąpienia do PPK lub osią-gnięcia go do końca bieżącego miesiąca po wybraniu opcji Zobacz więcej zostanie wyświetlona lista pracowników, którzy osiągają wspomniane kryterium. Taką listę można wyeksportować do arkusza Excel za pomocą opcji Eksportuj do arkusza.