W kolejnych terminach dołączą mniejsze zakłady: od 1 stycznia 2020 zatrudniające co najmniej 50 pracowników, od 1 lipca 2020 zatrudniające co najmniej 20 pracowników, a od 1 stycznia 2021 pozostałe podmioty zatrudniające i jednostki sektora publicznego. Duże firmy będą przecierały szlak PPK i choć najczęściej mają rozbudowane i sprawnie działające działy kadrowo-płacowe oraz technologiczne, które pomogą wdrożyć PPK, to jednak nie należy pozostawiać na ostatnią chwilę przygotowań.

Pracodawcy mają świadomość, że ciąży na nich duża odpowiedzialność. Dodatkowe koszty pracy, konieczność wyboru instytucji finansowej, która będzie zarządzać środkami pracowników, liczne obowiązki, których niezrealizowanie może skończyć się wymierzeniem wysokich kar zapisanych w ustawie o Pracowniczych Planach Kapitałowych sprawiają, że pracodawcy powinni solidnie przygotować się do wdrożenia PPK.

Przypomnijmy, że ustawodawca za niedopełnienie obowiązku zawarcia umowy o zarządzanie PPK w przewidzianym przepisami terminie przewidział grzywnę w wysokości do 1,5% funduszu wynagrodzeń u danego podmiotu zatrudniającego w roku obrotowym poprzedzającym popełnienie czynu zabronionego.

Także jeśli zatrudniający albo osoba obowiązana do działania w jego imieniu nie dopełni obowiązku zawarcia w imieniu i na rzecz osoby zatrudnionej umowy o prowadzenie PPK w przewidzianym terminie, nie dokona wpłat do PPK w przewidzianym terminie lub zgłasza nieprawdziwe dane oraz nie prowadzi dokumentacji związanej z obliczaniem wpłat do PPK podlega karze grzywny w wysokości od 1000 zł do 1 000 000 zł.

Zresztą i bez wyliczania ustawowych kar pracodawcy mają świadomość konieczności zadbania o pieniądze firmy i pracowników, zaplanowania kosztów, dopilnowania terminów, śledzenia zapisów ustawy, bo już dotknęła ją nowelizacja zanim PPK weszły w życie (zniesiono 30-krotność oraz dodano do listy uprawnionych do objęcia programem PPK kobiety na urlopie wychowawczym oraz pobierające zasiłek macierzyński albo zasiłek w wysokości zasiłku macierzyńskiego).

Wdrażanie PPK w firmie

Zaczynać właściwie powinno się od rozmów z pracownikami, by poinformować ich o zasadach przystąpienia lub rezygnacji z PPK. I to na pewno nie jest skomplikowane organizacyjnie działanie. Natomiast tworzenie listy osób, które ostatecznie przystąpią do PPK będzie już sporym wyzwaniem dla działów kadrowych, bo wymaga weryfikacji, czy: konkretna osoba spełnia wymóg wiekowy (18-55 lat), jest osobą zatrudnioną  w świetle definicji z ustawy o PPK (osoby zatrudnione to zarówno pracownicy zatrudnieni na umowie o pracę, jak i zleceniobiorcy oraz wykonujący pracę nakładczą czyli chałupniczą, którzy ukończyli 18. rok życia; członkowie rolniczych spółdzielni produkcyjnych lub spółdzielni kółek rolniczych; członkowie rad nadzorczych wynagradzani z tytułu pełnienia tych funkcji - czyli osoby podlegające obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym z tego tytułu na terenie Rzeczypospolitej Polskiej. Zasada ta dotyczy też cudzoziemców zatrudnionych w Polsce) oraz - po najnowszej nowelizacji - czy włączone zostały do programu PPK kobiety przebywające na urlopie wychowawczym lub pobierająca zasiłek macierzyński. Do tego dochodzi konieczność zaewidencjonowania deklaracji o ewentualnej rezygnacji pracownika z PPK oraz deklaracje składek tych, którzy przystąpili do PPK oraz składek z pozostałych źródeł. Wszystkie te działania na samym początku wdrażania PPK będą wymagały żmudnej, a jednocześnie odpowiedzialnej pracy działów kadrowo-płacowych.

Warto więc z odpowiednim wyprzedzeniem zainteresować się tematem, zarówno po to, by opracować harmonogram działań i dopełnić wszelkich narzuconych przez ustawodawcę terminów, ale też po to, by mieć czas zorientować się w narzędziach IT, które pomogą wdrożyć  i prowadzić PPK w firmie. Będzie to z korzyścią i dla pracowników, i dla pracodawcy oraz jego działów HR i płacowo-księgowych. Odpowiednie narzędzie, przydatne w firmach proponuje firma Comarch, mająca doświadczenie na rynku oprogramowania ERP. Tym razem jest to aplikacja, która ułatwi realizację ww działań.

- W aplikacji Comarch PPK Użytkownik będzie mógł odnotować informację o przystąpieniu pracownika do programu lub złożeniu rezygnacji. Na podstawie wprowadzonych danych w łatwy sposób będzie można wyszukać pracowników, których należy zgłosić do PPK oraz wysłać ich dane do wybranej instytucji finansowej – mówi Magdalena Pacan, konsultant systemów Comarch ERP.

Składki

Przypomnijmy: środki na konto pracownika będą wpływać z trzech źródeł. Jednym z nich będzie budżet państwa (jednorazowa wpłata na powitanie 250 zł, a potem raz w roku kwota w wysokości 240 zł), drugim źródłem będzie sam pracownik (może zdecydować, czy prócz minimalnej składki w wysokości 2 proc. swojego wynagrodzenia brutto, chce dodatkowo odprowadzić do 2 proc. swojego wynagrodzenia brutto). Trzecim źródłem wpłat będzie pracodawca, który obowiązkowo będzie wpłacać  1,5 proc. wynagrodzenia brutto pracownika. Może jednak zdecydować o zasilaniu konta wyższą składką. Wpłata dobrowolna może wynieść do 2,5 proc wynagrodzenia brutto (czyli w sumie przekazałby 4 proc.).

Przygotowanie baz z danymi o wysokości deklarowanych składek pracownika i pracodawcy to kolejny ważny zakres działań działu płac. Na tyle drobiazgowy, że dobrze przygotowany program będzie ogromnym ułatwieniem dla podczas naliczania składek.

Dodatkowo ustawodawca nowelizacją zniósł limit 30-krotności podstawy wpłat w PPK (w przypadku obliczania składek ZUS, nic się nie zmienia). W przypadku PPK składki także najlepiej zarabiających będą wpłacane w pełnej wysokości (w ZUS jeśli wynagrodzenie pracownika  przekroczy łączną wartość 30 średnich pensji, składki na ZUS nie są odprowadzane). To oznacza, że wraz ze zniesieniem limitu, będą oni mogli odłożyć więcej pieniędzy na swoim koncie PPK. Oraz to, że składka od wszystkich wynagrodzeń naliczana będzie w identyczny sposób, co ma ułatwić pracę działom kadrowo-płacowym. Zmniejszy się też ryzyko błędu w sytuacjach, gdy pracownik zatrudniony jest w kilku firmach.

Operację z naliczaniem składek a następnie ich wysyłaniem na konto ułatwić może odpowiednia aplikacja. Dlaczego?

- Pracodawca ma obowiązek naliczania i pobierania z wynagrodzenia uczestników programu wpłat na PPK. Wpłaty powinny być naliczane zgodnie z zadeklarowaną przez pracownika wysokością. Pracownik może obniżyć wysokość wpłaty podstawowej, gdy jego wynagrodzenie nie przekracza 120% minimalnego wynagrodzenia oraz zadeklarować opłacanie wpłaty dodatkowej. W trakcie uczestnictwa może wielokrotnie zmieniać wysokość wpłat. Może je dowolnie zmniejszać lub zwiększać oczywiście w granicach określonych w ustawie. Aplikacja Comarch PPK umożliwia ewidencję wysokości wpłat pracownika na podstawie złożonych deklaracji i naliczanie comiesięcznych wpłat do instytucji finansowej. Użytkownik może być pewny, że wpłaty dla każdego pracownika zostaną naliczone i pobrane zgodnie z jego deklaracjami. Dodatkowo aplikacja zweryfikuje czy w danym miesiącu pracownikowi przysługuje obniżenie wpłaty podstawowej i jeśli nie, zostanie pobrana w pełnej wysokości. Po naliczeniu wpłat użytkownik może automatycznie przesłać do wybranej instytucji finansowej informację o wysokości wpłat podstawowych i dodatkowych finansowanych przez pracownika i pracodawcę – tłumaczy Magdalena Pacan.

Wybór instytucji finansowej

Pracodawca w porozumieniu ze związkami zawodowymi musi wybrać instytucję finansową, w której utworzone zostaną rachunki PPK dla pracowników. Jeśli w firmie nie ma związków zawodowych, wtedy pracodawca dokona wyboru w porozumieniu z reprezentacją osób zatrudnionych. Jeśli pracodawca nie osiągnie porozumienia na miesiąc przed upływem terminu zawarcia umowy – wybiera  instytucję finansową sam.

Umowę na prowadzenie konta pracodawca może zawrzeć z jedną z następujących instytucji finansowych:
•    Funduszem inwestycyjnym, zarządzanym przez Towarzystwo Funduszy Inwestycyjnych
•    Funduszem emerytalnym zarządzanym przez Powszechne Towarzystwo Emerytalne lub Pracownicze Towarzystwo Emerytalne
•    Zakładem Ubezpieczeń

Lista instytucji znajduje się na stronie https://www.mojeppk.pl. Podobnie jak warunki oferowane przez nie.

Decyzja o wyborze nie jest łatwa, bo przecież chodzi o ulokowanie pieniędzy pracowników. Warto więc brać pod uwagę wyniki finansowe instytucji w przeszłości, politykę inwestycyjną funduszu, doświadczenie firmy na rynku, zwłaszcza w prowadzeniu PPE, wysokość opłaty za zarządzanie (warto dla dobra pracowników negocjować opłaty; maksymalnie może to być  0,5 proc., ale większość firm w okresie przejściowym schodzi nawet do stawki zerowej ).

Warto też np. weryfikować z jakim oprogramowaniem ERP potrafi współpracować jej system IT, skoro pracodawca będzie musiał instytucji finansowej przesyłać różne informacje, m.in. zgłoszenie pracownika do PPK, złożenie przez niego deklaracji rezygnacji z PPK, kwoty składek pobranych z wynagrodzenia pracownika. Kompatybilność używanego w przedsiębiorstwie systemu kadrowo-płacowego ze środowiskiem IT w instytucji finansowej pozwoli na sprawne wypełnienie obowiązków informacyjnych bez konieczności ręcznego wprowadzania danych do systemów udostępnianych przez instytucje finansowe – podpowiadają eksperci Comarch.

Przypomnijmy: Umowę na zarządzanie pracodawca musi podpisać do 25 października 2019, a  umowę na prowadzenie do 12 listopada 2019 roku.

- Aplikacja Comarch PPK będzie umożliwiała współpracę i wymianę danych z wszystkimi instytucjami finansowymi, które będą stosowały standard danych wypracowany przez specjalnie powołaną Grupę Roboczą, skupiająca producentów systemów ERP, w tym Comarch S.A., agentów transferowych oraz instytucje finansowe – zapewnia Magdalena Pacan.

Obsługa pracowniczych planów kapitałowych

Można powiedzieć, że z dniem 12 listopada czynności wdrażające pracodawcy będą mieć za sobą. Ale to dopiero początek przygody z PPK… Po tej dacie zacznie się żmudny proces odprowadzania składek, archiwizowania danych, przybywania nowych pracowników, rezygnacji innych, wypłat przez 60. rokiem życia… To wszystko będzie wymagać takiego środowiska IT, która pozwoli pracodawcy i jego działowi kadrowo-płacowemu mieć pewność, że wszystkie terminy zostały dotrzymane, składki odpowiednio naliczone i odprowadzone.

Pracownicze Plany Kapitałowe to nowe wyzwanie dla każdego przedsiębiorstwa niezależnie od wielkości, dlatego należy się do niego odpowiednio przygotować także pod względem informatycznym. Wraz z wejściem w życie PPK warto zaktualizować  więc posiadane programy zwłaszcza pod kątem informatyzacji pewnych procesów, np. przekazywania środków, informatyzacji procesów na linii pracownik-pracodawca, pracodawca fundusze itp. Sprawna realizacja obowiązków wynikających z ustawy o PPK ułatwia pracę i chroni pracodawcę przed koniecznością zwiększania zatrudnienia w działach kadrowo-płacowych – uważają eksperci Comarch. 

- Wdrożenie dedykowanej aplikacji pozwoli zautomatyzować wiele żmudnych i powtarzalnych procesów związanych z obsługą PPK oraz ustrzec się przed błędami, o które nietrudno zwłaszcza przy dużej ilości pracowników. Aplikacja podpowie, dla którego pracownika należy przesłać informację o przystąpieniu czy rezygnacji do instytucji finansowej, a także wyliczy poprawnie kwoty składek na podstawie wprowadzonych podstaw – wyjaśnia Magdalena Pacan.