Wszystko, co warto wiedzieć o zwolnieniach grupowych [PORADNIK DGP]

Przy grupowych redukcjach zatrudnienia trzeba przestrzegać ściśle określonych zasad

Kodeks pracy (dalej: k.p.) oraz ustawa o szczególnych zasadach rozwiązywania stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracownika (dalej: u.z.g.) regulują zarówno sytuacje, w których pracodawca dokonuje zwolnień grupowych, jak i przypadki, gdy wypowiedzenie dotyczy pojedynczych pracowników i następuje z przyczyn od nich niezależnych (zwolnienia indywidualne).

Znajomość przepisów dotyczących zwolnień jest istotna nie tylko dla działów kadr i HR, lecz także dla właścicieli firm, menedżerów i wszystkich osób zaangażowanych w zarządzanie przedsiębiorstwem. Nieprzestrzeganie regulacji prawnych może prowadzić do poważnych konsekwencji, np. roszczeń odszkodowawczych pracowników, nakładania grzywien, a w konsekwencji mieć negatywny wpływ na wizerunek firmy.

Jednocześnie wspomniane regulacje, choć restrykcyjne, mają zapewnić równowagę między potrzebami pracodawcy a ochroną praw pracowników. Pracodawca zyskuje możliwość dostosowania struktury zatrudnienia do aktualnych potrzeb biznesowych, pracownicy zaś mogą liczyć na dodatkowe świadczenia czy wsparcie w poszukiwaniu nowego miejsca pracy.

podstawy prawne zwolnień grupowych

Przepisy u.z.g. stosuje się, gdy zachodzi konieczność rozwiązania stosunków pracy przez pracodawcę zatrudniającego co najmniej 20 pracowników, z przyczyn niedotyczących pracowników, w drodze wypowiedzenia dokonanego przez pracodawcę, a także na mocy porozumienia stron. Chodzi o sytuację, gdy w okresie maksymalnie 30 dni liczba zwalnianych prawników przekracza limity określone w art. 1 u.z.g. (piszemy o nich w dalszej części). Jednak przepisów u.z.g. nie stosuje się do:

• pracowników mianowanych (art. 11 u.z.g.) oraz tymczasowych (art. 6 ustawy o zatrudnianiu pracowników tymczasowych),
• funkcjonariuszy służb zmilitaryzowanych,
• członków rolniczych spółdzielni produkcyjnych.

Nierozstrzygnięty pozostaje problem stosowania ustawy wobec pracowników, z którymi nawiązano stosunek pracy w drodze wyboru.

Rozwiązanie umowy o pracę musi nastąpić za porozumieniem stron (czyli za zgodą pracownika) lub z zachowaniem okresu wypowiedzenia. Nie można stosować u.z.g. w przypadku konieczności rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia zarówno w trybie art. 52 k.p. (z winy pracownika), jak i art. 53 k.p. (bez winy pracownika).

Nie stosuje się u.z.g. również do:

• rozwiązania umowy o pracę na czas określony z upływem okresu, na jaki została ona zawarta,
• wygaśnięcia umowy o pracę.

Ustawa dotyczy natomiast umowy o pracę na okres próbny, na czas określony lub nieokreślony.

O liczbie zwolnień z przyczyn niedotyczących pracowników decyduje liczba oświadczeń o wypowiedzeniu umowy o pracę złożonych pracownikom przez pracodawcę. W przypadku porozumień stron przepisy u.z.g. stosuje się tylko wtedy, gdy zawarto co najmniej pięć porozumień. Jeśli liczba porozumień stron jest mniejsza, ustawa nie ma zastosowania, nawet gdyby łączna liczba rozwiązań umów przekroczyła ustawowy limit.

Przykład 1

Stan zatrudnienia

Ustawodawca przewidział cztery progi ilościowe (dotyczą one liczby pracowników zatrudnionych u praco dawcy), od których zależy stosowanie przepisów u.z.g. Przedstawiają się one następująco:

1) przedział od 1 do 19 pracowników – nie stosuje się przepisów u.z.g.,

2) przedział 20–99 pracowników – u.z.g. stosuje się przy zwolnieniu co najmniej 10 osób,

3) przedział 100–299 pracowników – u.z.g. stosuje się przy zwolnieniu co najmniej 10 proc. osób,

4) przedział 300 i więcej pracowników – u.z.g. stosuje się przy zwolnieniu co najmniej 30 osób.

A zatem jeśli np. w firmie jest zatrudnionych 10 pracowników, to pracodawca, rozstając się z niektórymi z nich, nie będzie stosować przepisów u.z.g. i przeprowadzać zwolnień grupowych. Jeśli natomiast pracodawca zatrudnia np. 192 pracowników, to rozwiązując umowy o pracę z co najmniej 20 z nich, będzie zobowiązany do wszczęcia procedury zwolnień grupowych.

Obliczając stan zatrudnienia, należy uwzględnić wszystkie osoby zatrudnione na podstawie stosunku pracy (pracowników w rozumieniu art. 2 k.p.).

Nie liczy się przy tym ewentualny status pracownika (aktywny/nieaktywny/młodociany), a więc nie mają znaczenia:

• urlopy związane z rodzicielstwem (urlop macierzyński, wychowawczy, rodzicielski, ojcowski, opiekuńczy),
• urlopy bezpłatne,
• zwolnienia z obowiązku świadczenia pracy,
• inne usprawiedliwione nieobecności w pracy.

Uwaga! Mimo że u.z.g. nie stosuje się do pracowników mianowanych, należy także tę kategorię pracowników uwzględnić przy ustalaniu stanu zatrudnienia (są to bowiem zatrudnieni pracownicy).

Nie jest istotny również wymiar etatu, na jaki jest zatrudniony pracownik – nie należy przeliczać wymiaru czasu pracy na pełne etaty. Zawsze decyduje faktyczna liczba zatrudnionych, nawet gdyby żaden z nich nie był zatrudniony w pełnym wymiarze czasu pracy.

Jeżeli pracownik jest zatrudniony u pracodawcy na podstawie więcej niż jednej umowy o pracę (np. na dwóch różnych stanowiskach pracy w wymiarze po pół etatu na każdym), to będzie liczony jako jeden pracownik.

Ważne! Do stanu zatrudnienia nie wlicza się osób zatrudnionych na podstawie innych niż stosunek pracy stosunków prawnych (np. umów cywilnoprawnych) i pracowników tymczasowych.

►Na jaki dzień należy obliczyć stan zatrudnienia determinujący zaliczenie do danego progu ilościowego?

Tej kwestii u.z.g. nie reguluje. W związku z tym są de facto możliwe dwa rozwiązania. Pod uwagę można brać dzień powiadomienia o zamiarze przeprowadzenia zwolnień grupowych:

1) powiatowego urzędu zatrudnienia lub

2) zakładowych organizacji związkowych.

Ze względu na to, że pracodawca w pierwszej kolejności jest zobowiązany powiadomić zakładowe organizacje związkowe o przeprowadzanej redukcji i musi przy tym wskazać liczbę zatrudnionych (a za niedopuszczalną należy uznać zmianę poziomów zatrudnienia w informacji kierowanej do związków zawodowych i do urzędu zatrudnienia), właściwą datą wydaje się dzień zawiadomienia organizacji związkowych działających u pracodawcy.

Przy weryfikacji konieczności wdrożenia procedury zwolnień grupowych ze względu na przekroczenie limitów w każdorazowym okresie 30 dni należy brać pod uwagę złożone oświadczenia woli o rozwiązaniu umowy o pracę za porozumieniem stron lub za wypowiedzeniem, a nie skutek tych oświadczeń w postaci rozwiązania umowy o pracę. O wliczeniu do limitu nie decyduje zatem rozwiązanie stosunku pracy, ale podjęcie przez pracodawcę lub obie strony decyzji o jego rozwiązaniu, uzewnętrznione w drodze podpisania porozumienia stron lub wręczenia pracownikowi wypowiedzenia umowy o pracę.

Przepisy u.z.g. nie wymagają, aby w ramach procesu zwolnień grupowych doszło do zmniejszenia zatrudnienia. Zatem należy stosować procedurę nawet wówczas, gdy następuje tylko rotacja pracowników lub gdy zatrudnienie u pracodawcy ‒ mimo prowadzonych w danej grupie zawodowej zwolnień grupowych ‒ rośnie ze względu na zatrudnianie w innych grupach zawodowych, nieobjętych procedurą zwolnień grupowych (np. pracodawca zmniejsza zatrudnienie w dziale HR, a zatrudnia nowe osoby w dziale IT).

Ważna jest także kwestia związana z wręczaniem pracownikom wypowiedzeń zmieniających warunki pracy i płacy (art. 42 par. 1 k.p.). Jeśli zatrudniony nie przyjmie proponowanych mu przez pracodawcę nowych warunków zatrudnienia, to dochodzi do rozwiązania umowy o pracę z upływem okresu wypowiedzenia. Wystąpienie takiego prawdopodobieństwa w razie większej liczby wręczanych pracownikom wypowiedzeń zmieniających z przyczyn niedotyczących pracowników powoduje, że pracodawca ‒ z uwagi na dotychczasowe orzecznictwo Sądu Najwyższego – jest zobowiązany także w takim przypadku do wszczęcia i przeprowadzenia procedury zwolnień grupowych.

►W jakim dniu miesiąca należy rozpocząć procedurę zwolnień?

Tego u.z.g. nie precyzuje. Może to być dowolny dzień wybrany przez pracodawcę. Liczenie terminu 30 dni, w ciągu których liczba zwolnień przekroczy limity określone w art. 1 u.z.g., rozpoczyna się od dnia wręczenia wypowiedzenia pierwszemu pracownikowi.

Do sposobu liczenia terminu 30 dni ma zastosowanie art. 111 kodeksu cywilnego w związku z art. 300 kodeksu pracy. Zgodnie z jego brzmieniem termin oznaczony w dniach kończy się z upływem ostatniego dnia. Jeżeli początkiem terminu oznaczonego w dniach jest pewne zdarzenie, to nie uwzględnia się przy obliczaniu terminu dnia, w którym to zdarzenie nastąpiło.

Przykład 2

Przy ustalaniu, czy powstał obowiązek wszczęcia procedury zwolnień grupowych, należy uwzględnić wyłącznie rozwiązanie umów o pracę z przyczyn niedotyczących pracowników, czyli niemających związku z osobą pracownika. Takimi przyczynami mogą być więc wszelkie czynniki wpływające na zapotrzebowanie na pracę danego pracownika (np. zmiana profilu działalności firmy z usługowej na handlową, w związku z czym zwiększy się liczba etatów dla przedstawicieli handlowych) poza statusem samego pracownika.

Obowiązki pracodawcy w przypadku zwolnień grupowych

Pracodawca w związku z planowanymi zwolnieniami grupowymi musi:

1) przekazać działającej u niego radzie pracowników informacje dotyczące planowanych zwolnień grupowych ‒ powinno to nastąpić w terminie umożliwiającym ewentualne przeprowadzenie konsultacji;

2) zawiadomić na piśmie zakładowe organizacje związkowe (lub przedstawicieli pracowników, jeżeli nie działają u niego związki zawodowe) o:

• przyczynach zamierzonego grupowego zwolnienia,
• liczbie zatrudnionych pracowników i grupach zawodowych, do których oni należą,
• grupach zawodowych pracowników objętych zamiarem grupowego zwolnienia,
• okresie, w ciągu którego nastąpi takie zwolnienie,
• proponowanych kryteriach doboru pracowników do grupowego zwolnienia,
• kolejności dokonywania zwolnień pracowników,
• propozycjach rozstrzygnięcia spraw pracowniczych związanych z zamierzonym grupowym zwolnieniem (a jeżeli obejmują one świadczenia pieniężne, to pracodawca musi dodatkowo przedstawić sposób ustalania ich wysokości);

3) równolegle z zawiadomieniem związków zawodowych (lub w razie ich braku ‒ przedstawicieli pracowników) przekazać na piśmie powiatowemu urzędowi pracy (PUP) takie same informacje, przy czym nie trzeba przekazywać urzędowi informacji dotyczących sposobu ustalania wysokości świadczeń pieniężnych przysługujących pracownikom;

4) przeprowadzić konsultacje ze związkami zawodowymi, a w razie ich braku ‒ z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy;

5) w razie niezawarcia porozumienia dotyczącego zwolnień grupowych wydać regulamin w tej sprawie; powinien on określać zasady postępowania w sprawach dotyczących pracowników objętych zamiarem grupowego zwolnienia, a także obowiązki pracodawcy w zakresie niezbędnym do rozstrzygnięcia innych spraw pracowniczych związanych z zamierzonym grupowym zwolnieniem;

6) po zawarciu porozumienia lub po wydaniu regulaminu zwolnień grupowych zawiadomić na piśmie właściwy PUP; kopię tego zawiadomienia trzeba przekazać związkom zawodowym, a w przypadku gdy nie działają one u pracodawcy ‒ przedstawicielom pracowników;

7) w razie ponownego zatrudniania pracowników w tej samej grupie zawodowej zatrudnić osobę, z którą rozwiązał stosunek pracy w ramach grupowego zwolnienia, jeżeli zwolniona osoba zgłosi zamiar podjęcia zatrudnienia u tego pracodawcy w ciągu roku od dnia rozwiązania z nim stosunku pracy; ten obowiązek ciąży na pracodawcy w okresie 15 miesięcy od dnia rozwiązania z pracownikiem stosunku pracy w ramach grupowego zwolnienia; „ponowne zatrudnianie pracowników w tej samej grupie zawodowej” nie oznacza nawiązywania stosunków pracy z jakimikolwiek pracownikami, ale nawiązywanie stosunku pracy tylko w ramach grupy zawodowej, którą dotknęły zwolnienia grupowe.

Konsultacje z przedstawicielami pracowników

Zawiadomienie jest czynnością rozpoczynającą konsultacje dotyczące zwolnień grupowych z reprezentantami pracowników. Pracodawca przekazuje zakładowym organizacjom związkowym lub przedstawicielom pracowników informacje w terminie umożliwiającym organizacjom zgłoszenie w ramach konsultacji propozycji dotyczących spraw objętych ich zakresem.

Przedmiotem konsultacji są w szczególności możliwość uniknięcia lub zmniejszenia rozmiaru grupowego zwolnienia oraz sprawy pracownicze związane z tym zwolnieniem, zwłaszcza możliwość przekwalifikowania lub przeszkolenia zawodowego, a także uzyskania przez zwolnionych pracowników innego zatrudnienia. Pracodawca musi dążyć do zawarcia porozumienia dotyczącego przeprowadzenia zwolnień grupowych.

Obowiązek powiadomienia urzędu pracy

W procesie zwolnień grupowych pracodawca musi dwukrotnie powiadomić urząd pracy: o zamiarze przeprowadzenia zwolnień, a następnie o dokonanych w tym zakresie ustaleniach z przedstawicielami pracowników.

▶ Pierwsze zawiadomienie następuje na początku procesu, kiedy pracodawca ‒ po zawiadomieniu związków zawodowych (przedstawicieli pracowników) ‒ jest zobowiązany przekazać właściwemu urzędowi pracy wspomniane wyżej informacje, czyli m.in. te dotyczące: przyczyna zamierzonej grupowej redukcji zatrudnienia, grup zawodowych pracowników objętych zamiarem grupowego zwolnienia, proponowanych kryteriów doboru pracowników do grupowego zwolnienia czy propozycji rozstrzygnięcia spraw pracowniczych związanych z zamierzonym grupowym zwolnieniem.

▶ Drugie zawiadomienie następuje po zawarciu porozumienia albo (jeśli do tego nie doszło) po wydaniu regulaminu zwolnień grupowych. Pracodawca zawiadamia na piśmie właściwy PUP o przyjętych ustaleniach dotyczących grupowego zwolnienia, w tym o:

• liczbie zatrudnionych i zwalnianych pracowników oraz o przyczynach ich zwolnienia,
• okresie, w ciągu którego ma zostać dokonane zwolnienie,
• konsultacji zamierzonego grupowego zwolnienia przeprowadzonej z zakładowymi organizacjami związkowymi lub z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy.

Szczególny zakres obowiązków wobec PUP nakłada na pracodawcę ustawa o instytucjach rynku pracy i przeciwdziałaniu bezrobociu (dalej: u.i.r.p.) w zakresie tzw. zwolnienia monitorowanego. Zgodnie z art. 70 u.i.r.p., w przypadku gdy pracodawca zamierza zwolnić co najmniej 50 pracowników w ciągu trzech miesięcy, powinien nie tylko zawiadomić urząd pracy o planowanych zwolnieniach, lecz także uzgodnić z nim zakres i formy pomocy dla zwalnianych pracowników, dotyczące w szczególności:

• pośrednictwa pracy,
• poradnictwa zawodowego,
• szkoleń.

Taki program jest realizowany przez PUP, agencję zatrudnienia lub instytucję szkoleniową. Jego finansowanie spoczywa albo na pracodawcy, albo na pracodawcy i odpowiednich jednostkach administracji publicznej, albo jest realizowane na podstawie porozumienia organizacji i osób prawnych z udziałem pracodawcy. Pracodawca może zdecydować, czy pomoc zostanie udzielona pracownikom jeszcze przed wypowiedzeniem, w okresie wypowiedzenia, czy już po zwolnieniu, w okresie sześciu miesięcy po rozwiązaniu stosunku pracy. Ponadto w ramach zwolnienia monitorowanego pracownikowi może zostać przyznane świadczenie szkoleniowe.

zwolnienia indywidualne z przyczyn niedotyczących pracownika

Kilka przesłanek

Zasady przeprowadzenia zwolnień indywidualnych zostały określone w art. 10 u.z.g. Tę regulację stosuje się, gdy spełnione są łącznie następujące warunki:

• zwolnienia przeprowadza pracodawca zatrudniający co najmniej 20 pracowników;
• liczba zwalnianych pracowników jest mniejsza niż ta, która powoduje konieczność wdrożenia procedury zwolnień grupowych;
• wyłącznym powodem rozwiązania umów o pracę są przyczyny niedotyczące pracowników.

Nawet w przypadku, gdy ma zostać zwolniona jedna osoba, a spełnione są opisane wyżej warunki, to przy rozwiązaniu umowy o pracę powinien znaleźć zastosowanie wspomniany art. 10 u.z.g.

Do rozwiązania umowy o pracę w ramach zwolnień indywidualnych może dojść na podstawie zarówno wypowiedzenia, jak i porozumienia stron.

►Co należy rozumieć pod pojęciem „przyczyny niedotyczące pracownika”, o których mowa w art. 10 u.z.g.?

Ustawa nie zawiera definicji tego sfomułowania. „Przyczynami niedotyczącymi pracownika” mogą być zarówno przyczyny dotyczące pracodawcy, jak i te, które występują obiektywnie ‒ nie dotyczą żadnej ze stron stosunku pracy. Jednak najczęściej przyczynami zwolnień indywidualnych są okoliczności, które w pewien sposób dotyczą pracodawcy, niezależnie, czy zostały one przez niego zawinione. Mogą to być m.in. przyczyny ekonomiczne (np. zmniejszenie się liczby zamówień, utrata ważnego kontrahenta pracodawcy uzasadniająca zmniejszenie produkcji), organizacyjne (np. reorganizacja przedsiębiorstwa, decyzja o powierzeniu obsługi niektórych procesów podmiotom zewnętrznym) czy techniczne (np. automatyzacja procesów produkcyjnych).

Zwolnienie indywidualne może być wynikiem likwidacji stanowiska pracy lub zmniejszenia liczby osób zatrudnionych na danym stanowisku (redukcji zatrudnienia).

Podobnie jak ma to miejsce w innych przypadkach rozwiązywania umów o pracę, przyczyna nie może być pozorna. Odnosząc powyższe do likwidacji stanowiska pracy, obiektywna potrzeba tej likwidacji może być zakwestionowana m.in. wtedy, gdy dojdzie wyłącznie do nieistotnych zmian dotyczących tego stanowiska, a zatrudnienie w takim przypadku będzie kontynuowane. Likwidacja stanowiska pracy może zostać zakwestionowana np. wtedy, gdy zmieni się wyłącznie nazwa dotychczasowego stanowiska lub nastąpi nieistotna modyfikacja zakresu obowiązków na danym stanowisku.

Z kolei rzeczywista likwidacja stanowiska nastąpi np. w sytuacjach, w których zadania wykonywane dotychczas na likwidowanym stanowisku:

• nie będą już u pracodawcy realizowane;
• zostaną rozdzielone pomiędzy zatrudnionych na innych stanowiskach;
• zostaną powierzone wykonawcom zewnętrznym.

Może się zdarzyć, że pracownikowi zostanie wręczone oświadczenie o wypowiedzeniu umowy o pracę z powodu likwidacji jego stanowiska pracy w momencie, w którym ono jeszcze istnieje. Jednak taka sytuacja nie powoduje, że wskazana przyczyna rozwiązania umowy jest pozorna. Ponieważ wprowadzanie zmian organizacyjnych jest procesem, uzasadnione może być rozwiązanie umowy o pracę jeszcze przed faktycznym zlikwidowaniem zajmowanego stanowiska, o ile jest pewne, że taka zmiana w strukturze firmy nastąpi w niedalekiej przyszłości.

Jeśli przyczyną zwolnienia indywidualnego jest redukcja zatrudnienia, to, podobnie jak w przypadku zwolnień grupowych, pracodawca jest zobowiązany zastosować kryteria doboru do zwolnienia i nawiązać do nich w treści wypowiedzenia. Szerzej na temat kryteriów doboru do zwolnienia piszemy niżej.

W przeciwieństwie do rozwiązania umowy o pracę w trybie zwolnień grupowych w przypadku zwolnienia indywidualnego przyczyny niedotyczące pracownika muszą być wyłącznym powodem rozwiązania umowy. Oznacza to, że jeśli oprócz przyczyn niedotyczących pracownika zaistniały również inne, które go dotyczyły, do zwolnienia pracownika nie będą miały zastosowania przepisy u.z.g., a tym samym w związku z rozwiązaniem umowy nie powstanie prawo tego pracownika do odprawy ustawowej.

Przykładem wystąpienia dodatkowej przyczyny dotyczącej pracownika jest sytuacja, w której pracownik, któremu pracodawca złożył wypowiedzenie zmieniające z przyczyn go niedotyczących, odmówił przyjęcia nowych warunków pracy i płacy, a odmowa nie była uzasadniona (np. nowe warunki zatrudnienia nie były gorsze od dotychczasowych).

Odmowa przyjęcia nowych warunków pracy i płacy może:

• być obiektywnie uzasadniona – w takiej sytuacji w związku z rozwiązaniem umowy o pracę pracownikowi przysługuje prawo do odprawy ustawowej;
• nie być obiektywnie uzasadniona – wówczas decyzja pracownika o odmowie przyjęcia warunków może zostać uznana za współprzyczynę rozwiązania umowy, w związku z czym nie będzie mu przysługiwała ustawowa odprawa.

Jeśli pracownik odwoła się do sądu, to ten oceni, czy w danej sytuacji istniały obiektywne przyczyny uzasadniające odmowę przyjęcia zmienionych warunków pracy i płacy.

Ochrona pracowników przed zwolnieniami

W przypadku zwolnień indywidualnych w odniesieniu do poszczególnych pracowników można wyróżnić zasadniczo trzy poziomy szczególnej ochrony przed wypowiedzeniem:

▶poziom 1 ‒ dotyczy pracowników wymienionych w art. 10 ust. 5 u.z.g., tj. posłów, senatorów, radnych; w tym przypadku nie ma możliwości wypowiedzenia umowy z przyczyn niedotyczących pracownika;

▶poziom 2 – dotyczy pracowników wymienionych w art. 5 ust. 5 u.z.g., czyli m.in. pracowników w wieku przedemerytalnym, pracownic w ciąży, członków zarządu zakładowej organizacji związkowej, społecznych inspektorów pracy; w takim przypadku możliwe jest złożenie jedynie wypowiedzenia zmieniającego;

▶poziom 3 ‒ dotyczy innych pracowników, których stosunek pracy z mocy przepisów szczególnych podlega ochronie przed wypowiedzeniem lub rozwiązaniem umowy o pracę, tj. m.in. pracowników korzystających z urlopu wychowawczego trwającego dłużej niż trzy miesiące lub pracowników uprawnionych do urlopu wychowawczego, którzy złożyli wniosek o obniżenie wymiaru czasu pracy; w ich przypadku jest możliwe złożenie wypowiedzenia, jeśli zakładowa organizacja związkowa się nie sprzeciwi.

Od tego, czy pracownik podlega szczególnej ochronie przed wypowiedzeniem (poziom 3), zależy sposób, w jaki zamiar rozwiązania umowy z tą osobą powinien zostać skonsultowany ze związkiem zawodowym.

Jeśli pracownik korzysta ze szczególnej ochrony, ale u.z.g. dopuszcza możliwość rozwiązania z nim umowy o pracę za wypowiedzeniem, to możliwość ta będzie uzależniona od tego, czy związek zawodowy w terminie 14 dni od otrzymania zawiadomienia o zamiarze rozwiązania umowy nie złoży sprzeciwu wobec takiej decyzji pracodawcy. Sprzeciw zakładowej organizacji związkowej jest w tym przypadku wiążący dla pracodawcy. Jeśli zostanie zgłoszony, to pracodawca może zmienić pracownikowi chronionemu warunki pracy i płacy, o ile nie ma możliwości dalszego zatrudniania go na dotychczasowym stanowisku.

W pozostałych przypadkach, gdy pracownik nie korzysta ze szczególnej ochrony przed wypowiedzeniem, konsultacja zamiaru rozwiązania jego umowy ze związkami zawodowymi odbywa się na zasadach ogólnych, określonych w kodeksie pracy.

Przykład 3

Zasady ustalania odpraw

W przypadku zwolnień indywidualnych zastosowanie znajdzie art. 8 u.z.g., z którego wynika prawo do ustawowej odprawy dla pracownika zwalnianego w tym trybie. Jej wysokość będzie zależała od stażu zatrudnienia u pracodawcy i będzie wynosiła odpowiednio równowartość:

• jednomiesięcznego wynagrodzenia, jeżeli pracownik był zatrudniony u danego pracodawcy krócej niż dwa lata;

• dwumiesięcznego wynagrodzenia, jeżeli pracownik był zatrudniony u danego pracodawcy od dwóch do ośmiu lat;

• trzymiesięcznego wynagrodzenia, jeżeli pracownik był zatrudniony u danego pracodawcy ponad osiem lat.

Maksymalna wysokość odprawy to, podobnie jak w przypadku zwolnień grupowych, równowartość 15-krotnego minimalnego wynagrodzenia za pracę.

Zasady dotyczące wyliczenia stażu zatrudnienia uprawniającego do odprawy oraz zasady dotyczące ustalania wysokości jednomiesięcznego wynagrodzenia nie różnią się od zasad obowiązujących w ramach zwolnień grupowych.

proces zwolnień – procedury i obowiązki

Wymogi formalne

Wypowiedzenie umowy o pracę, w tym wypowiedzenie w ramach zwolnień grupowych, musi spełniać określone wymogi formalne. Przede wszystkim musi mieć formę pisemną. Oznacza to konieczność sporządzenia dokumentu w takiej formie z własnoręcznym podpisem. Alternatywnie możliwe jest sporządzenie wypowiedzenia w formie elektronicznej z podpisem kwalifikowanym. Wypowiedzenie powinno też zawierać pouczenie o prawie odwołania się do sądu pracy.

Ważne! W przypadku dokonywania zwolnień grupowych w formule zdalnej wypowiedzenie należy przesłać w formie elektronicznej z podpisem kwalifikowanym. Wymogu formy pisemnej nie spełnia natomiast sam skan wypowiedzenia lub e-mail.

Co istotne, rozwiązanie z pracownikiem stosunku pracy w ramach zwolnienia grupowego może nastąpić nie wcześniej niż po upływie 30 dni od dnia zawiadomienia właściwego PUP o przyjętych ustaleniach dotyczących grupowego zwolnienia, a w przypadku gdy nie jest ono wymagane ‒ nie wcześniej niż po upływie 30 dni od dnia zawarcia porozumienia lub ustalenia regulaminu zwolnień grupowych. Nie dotyczy to przypadków rozwiązania z pracownikami stosunków pracy w razie zakończenia działalności pracodawcy wskutek prawomocnego orzeczenia sądowego.

Przykład 4

W takich sytuacjach, jak przywołana w przykładzie, warto pamiętać, że w przypadku trzymiesięcznego okresu wypowiedzenia można skrócić okres wypowiedzenia do jednego miesiąca (art. 361 k.p.). Wówczas jednak pracownikowi przysługuje odszkodowanie w wysokości wynagrodzenia za pozostałą część okresu wypowiedzenia. Okres, za który przysługuje odszkodowanie, wlicza się pracownikowi pozostającemu w tym okresie bez pracy do okresu zatrudnienia.

W praktyce bardzo istotną kwestią w przypadku zwolnień grupowych są kryteria doboru pracowników do zwolnienia. Pracodawca jest obowiązany je ustalić oraz zawiadomić o nich zakładowe organizacje związkowe (w przypadku ich braku ‒ przedstawicieli pracowników) oraz właściwy powiatowy urząd pracy. Pracodawca ma prawo swobodnego wyznaczenia kryteriów doboru pracowników do zwolnienia z pracy (por. wyrok SN z 3 czerwca 2014 r., sygn. akt III PK 126/13, z 1 czerwca 2012 r., sygn. akt II PK 258/11).

• kwalifikacje, doświadczenie zawodowe,
• zakres odpowiedzialności pracownika,
• rodzaj wykonywanej pracy i jej znaczenie dla pracodawcy,
• szczególne potrzeby pracodawcy,
• natężenie obowiązków u poszczególnych pracowników,
• otrzymane kary porządkowe i naruszanie dyscypliny pracy,
• przydatność pracownika do pracy na danym stanowisku pracy, w szczególności wykonywanie pracy przy zamykanych i reorganizowanych projektach,
• efektywność i jakość wykonywanych zadań, w tym stosunek do obowiązków,
• umiejętność współpracy w zespole oraz przydatność do realizacji celów komórki organizacyjnej lub spółki,
• długotrwały bezpłatny urlop udzielony przez pracodawcę oraz posiadanie innego źródła dochodów,
• staż pracy. ©℗

Do obiektywnych kryteriów Sąd Najwyższy zalicza np. kwalifikacje, doświadczenie zawodowe, zakres odpowiedzialności pracownika, rodzaj wykonywanej pracy i jej znaczenie dla pracodawcy, szczególne potrzeby pracodawcy, natężenie obowiązków u poszczególnych pracowników (wyrok z 14 grudnia 2017 r., sygn. akt II PK 322/16).

Jednocześnie trzeba pamiętać, że pracodawca, który przy dokonywaniu redukcji zatrudnienia z przyczyn organizacyjnych stosuje określone zasady (kryteria) doboru pracowników do zwolnienia z pracy, powinien wskazując przyczyny wypowiedzenia, nawiązać do zastosowanego kryterium doboru pracownika do zwolnienia z pracy. Powinien także wskazać, że np. wybór ten jest spowodowany i usprawiedliwiony znanymi pracownikowi jego niższymi kwalifikacjami zawodowymi w porównaniu z kwalifikacjami innych pracowników, których dotyczyły przyczyny zmuszające pracodawcę do ograniczenia wielkości zatrudnienia (zob. wyrok SN z 16 grudnia 2008 r., sygn. akt I PK 86/08). SN przyjmuje, że pracodawca dokonujący zwolnienia z przyczyn ekonomicznych (dotyczących pracodawcy) powinien dla obrony zasadności tej czynności wykazać, iż zastosował obiektywne, sprawiedliwe kryteria doboru pracownika do zwolnienia i wziął przy tym pod uwagę wszystkich pracowników, których dotyczą przyczyny zmuszające go do rozwiązania stosunku pracy. Jeżeli zostały ustalone zasady postępowania, a zwłaszcza kryteria doboru pracowników do zwolnienia, to powinny być one zastosowane jednakowo do wszystkich pracowników. W każdym razie odstępstwa od przyjętych zasad wymagają bardzo przekonującego uzasadnienia (wyrok SN z 8 sierpnia 2006 r., sygn. akt I PK 50/06).

Ważne! Pracodawca dokonujący zwolnień grupowych, który stosuje kryteria doboru pracowników do zwolnienia, powinien przedstawić te kryteria w wypowiedzeniu umowy o pracę.

Zakres ochrony

Przypomnijmy, że aby pracodawca mógł dokonać zwolnienia w zwykłym trybie (a nie grupowym), musi:

• pamiętać o zakazach wypowiedzenia umowy o pracę (sytuacjach, kiedy wypowiedzenie umowy nie jest dopuszczalne),
• podać przyczynę uzasadniającą wypowiedzenie umowy,
• przeprowadzić indywidualne konsultacje z zakładową organizacją związkową.

W przypadku zwolnień grupowych te wymogi formalne ulegają modyfikacjom. Zakres ochrony przed zwolnieniami jest mniejszy niż w przypadku tradycyjnych zwolnień.

Po pierwsze, zasadniczo zostaje uchylona ochrona przed wypowiedzeniem umowy o pracę. Innymi słowy, wypowiadanie stosunków pracy w ramach grupowego zwolnienia oznacza co do zasady uchylenie ochrony przed wypowiedzeniem umowy. Możliwe jest zatem zwolnienie pracowników, których nie można zwolnić w zwykłym trybie. Przy czym wypowiedzenie pracownikom stosunków pracy w sytuacjach usprawiedliwionej nieobecności jest dopuszczalne w czasie urlopu trwającego co najmniej trzy miesiące, a także w czasie innej usprawiedliwionej nieobecności pracownika w pracy, jeżeli upłynął już okres uprawniający pracodawcę do rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia.

Po drugie, pracodawca musi nadal podać przyczynę uzasadniającą wypowiedzenie umowy, ale najczęściej odnosi się ona do przyczyn biznesowych, zmian organizacyjnych, co samo w sobie stanowi uzasadnioną przyczynę wypowiedzenia (o ile jest to twierdzenie prawdziwe).

Po trzecie, zasadniczo nie trzeba przeprowadzać indywidualnej konsultacji z zakładową organizacją związkową. W praktyce jednak nie zawsze uda się zawrzeć porozumienie w sprawie grupowego zwolnienia, o którym mowa w art. 3 u.z.g., i w tej sytuacji konieczne są indywidualne konsultacje wypowiedzeń z zakładową organizacją związkową.

W prawie pracy są grupy pracowników szczególnie chronione przed zwolnieniem (np. pracownicy cztery lata przed nabyciem uprawnień emerytalnych). Zgodnie z u.z.g. wypowiadanie stosunków pracy w ramach grupowego zwolnienia nie pozwala dokonać wypowiedzenia definitywnego takim osobom, ale pracodawca może wypowiedzieć warunki pracy i płacy.Przy czym, jak wskazał SN w wyroku z 4 marca 2021 r. (sygn. akt II PSKP 14/21), w przypadku wypowiedzenia warunków pracy i płacy pracownikowi szczególnie chronionemu prawidłowość tej czynności prawnej zależy od tego, czy istnieje sytuacja, w której „nie jest możliwe zatrudnienie pracownika na dotychczasowym stanowisku”.

• któremu/której brakuje nie więcej niż cztery lata do osiągnięcia wieku emerytalnego;
• w ciąży oraz w okresie urlopu macierzyńskiego;
• od dnia złożenia przez niego/nią wniosku o udzielenie urlopu macierzyńskiego albo jego części, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego albo jego części, urlopu rodzicielskiego albo jego części, urlopu ojcowskiego albo jego części oraz urlopu opiekuńczego ‒ do dnia zakończenia tego urlopu;
• będącym członkiem zarządu zakładowej organizacji związkowej;
• będącym społecznym inspektorem pracy;
• będącym członkiem rady pracowników.©℗

Jeżeli wypowiedzenie warunków pracy i płacy powoduje obniżenie wynagrodzenia pracownikom, o których mowa w ramce 5, to do końca okresu, w którym korzystaliby ze szczególnej ochrony przed wypowiedzeniem lub rozwiązaniem stosunku pracy, przysługuje imdodatek wyrównawczy obliczony według zasad wynikających z k.p.

Zasady przeprowadzania rozmów rozwiązujących umowę o pracę

Przeprowadzenie rozmów w sprawie rozwiązania umowy o pracę może mieć miejsce zarówno w trybie stacjonarnym, jak i zdalnym. Najczęściej takie rozmowy z pracownikiem przeprowadzają przynajmniej dwie osoby ze strony pracodawcy (np. przełożony oraz osoba z działu HR). Nie jest to wymóg formalny, ale dobra praktyka dla ewentualnych celów dowodowych. Rekomendowane jest, aby na początku wyjaśnić, że celem tego spotkania jest zakończenie współpracy i pracodawca dokonuje wypowiedzenia umowy o pracę.

Jeżeli spotkanie ma charakter tradycyjny, to należy wręczyć wypowiedzenie umowy o pracę i dać pracownikowi możliwość zapoznania się z dokumentem. Pracownik nie musi wyrazić zgody na wypowiedzenie umowy (jest to decyzja pracodawcy). Jeżeli pracownik nie poświadczy odbioru dokumentu, to ze spotkania powinna zostać sporządzona notatka służbowa opisująca to spotkanie, a oryginał wypowiedzenia należy wysłać pocztą listem poleconym za potwierdzeniem odbioru na adres pracownika.

Z kolei w formule zdalnej należy przesłać e-mailem do pracownika oświadczenie pracodawcy o wypowiedzeniu umowy o pracę, podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym i poprosić o zapoznanie się z nim.

konsekwencje dla pracodawcy i pracownika

Odprawy

W przypadku zwolnień grupowych pracodawca obowiązany jest do wypłaty odpraw pieniężnych, o których mowa w art. 8 ust. 1 u.z.g. Odprawa to jednorazowe świadczenie pieniężne, które ma stanowić dla pracownika rekompensatę za niezawinioną utratę miejsca pracy. Przysługuje ona w razie rozwiązania stosunku pracy z przyczyn niedotyczących pracownika zarówno w trybie zbiorowym, jak i indywidual nym (art. 10 ust. 1 u.z.g.). Nie ma przy tym znaczenia, czy rozwiązanie stosunku pracy dotknięte było wadą, ponieważ prawo do tego świadczenia przysługuje w związku z samym ustaniem stosunku pracy w trybie przewidzianym w u.z.g. Warto też wiedzieć, że odprawa przysługuje niezależnie:

• od innych świadczeń związanych z rozwiązaniem stosunku pracy oraz
• od tego, czy rozwiązanie stosunku pracy nastąpiło na podstawie wypowiedzenia czy też porozumienia stron (art. 8 ust. 1 u.z.g.).

Prawo do niej mają pracownicy zatrudnieni na podstawie terminowych umów o pracę, jeżeli zawarto porozumienie o rozwiązaniu stosunku pracy z przyczyn niedotyczących pracownika. Nie ma przy tym znaczenia, który podmiot zainicjował jego zawarcie.

Uwaga! Odprawa pieniężna przysługuje nie tylko w przypadku wypowiedzenia „definitywnego”, lecz także zmieniającego warunki pracy lub/i płacy, w sytuacji gdy pracownik nie zaaprobował zaproponowanych mu przez pracodawcę warunków.

Takie stanowisko potwierdza orzecznictwo SN (zob. wyroki: z 9 listopada 1990 r., sygn. akt I PR 335/90; z 1 kwietnia 2015 r., sygn. akt I PK 211/14; z 22 stycznia 2015 r., sygn. akt III PK 55/14; z 27 sierpnia 2013 r., sygn. akt II PK 340/12; z 12 kwietnia 2012 r., sygn. akt I PK 144/11). Z orzeczniczego dorobku wynika, że rozwiązanie stosunku pracy w trybie wypowiedzenia zmieniającego, a nie „definitywnego”, ma znaczenie tylko dla oceny, czy przyczyny niedotyczące pracownika stanowią wyłączny powód uzasadniający rozwiązanie stosunku pracy. Jeśli bowiem pracownikowi zaproponowano odpowiednią pracę, to odmowa jej przyjęcia może być w pewnych przypadkach traktowana jako współprzyczyna rozwiązania stosunku pracy. Prawdziwość zamiaru dokonania wypowiedzenia zmieniającego może być dowiedziona tylko wówczas, gdy warunki pracy lub/i płacy zostały formalnie wypowiedziane, a więc gdy pracownikowi zaproponowano na piśmie nowe stanowisko lub nową pracę.

Warto przy tym pamiętać, że odprawa jest świadczeniem pieniężnym mającym charakter jednorazowy i niedopuszczalne jest wypłacenie jej w ratach – stwierdził tak SN w wyroku z 10 października 1990 r. (sygn. akt I PR 297/90).

Co więcej, pracownik nie może zrzec się prawa do odprawy, ponieważ spełnia ona funkcje podobne do wynagrodzenia (zob. wyrok SN z 21 lutego 2017 r., sygn. akt I PK 76/16, postanowienie SN z 14 lutego 2012 r., sygn. akt II PZ 48/11).

Pracownik nabywa prawo do odprawy z upływem ostatniego dnia trwania stosunku pracy, co oznacza, że praco dawca powinien ją wypłacić najpóźniej w dniu ustania stosunku pracy. W razie zawarcia porozumienia o skróceniu okresu wypowiedzenia obowiązuje zasada analogiczna. Zgodnie z wyrokiem SN z 21 października 1999 r. (sygn. akt I PKN 320/99) odsetki za opóźnienie wypłaty tego świadczenia przysługują od dnia następnego po dniu ustania stosunku pracy (art. 481 k.c. w związku z art. 300 k.p.).

Wysokość odprawy pieniężnej ‒ jak wynika z art. art. 8 ust. 1 u.z.g. ‒ zależy od stażu pracy u danego pracodawcy. Przysługuje ona w wysokości:

• jednomiesięcznego wynagrodzenia, jeżeli pracownik był zatrudniony u danego pracodawcy krócej niż dwa lata;

• dwumiesięcznego wynagrodzenia, jeżeli pracownik był zatrudniony u danego pracodawcy od dwóch do ośmiu lat;

• trzymiesięcznego wynagrodzenia, jeżeli pracownik był zatrudniony u danego pracodawcy ponad osiem lat.

Wysokość ww. świadczenia określa się według zasad obowiązujących przy obliczaniu ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy.

Artykuł 8 ust. 4 u.z.g. określa maksymalną wysokość, której nie może przekraczać odprawa pieniężna. Jest to kwota 15-krotnego minimalnego wynagrodzenia za pracę obowiązującego w dniu rozwiązania stosunku pracy. Jest ono ustalane w trybie art. 2 ust. 3 bądź 5 ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę.

Artykuł 8 ust. 1 u.z.g. ma charakter semiimperatywny, co w praktyce oznacza, że strony stosunku pracy mogą:

• uzgodnić w umowie bądź ugodzie odprawę w wyższej wysokości niż przewidziana we wspomnianej regulacji albo
• w blankietowy sposób wyłączyć stosowanie normy ograniczającej wysokość odprawy.

Nie ma również przeszkód prawnych, aby w układzie zbiorowym (uchwały SN z 24 listopada 1993 r., sygn. akt I PZP 46/93, i z 8 stycznia 2002 r., sygn. akt III ZP 31/01) bądź innym porozumieniu zbiorowym partnerzy społeczni podwyższyli przysługujące pracownikowi świadczenie (wyrok SN z 24 sierpnia 2009 r., sygn. akt I PK 41/09). Może ono przekraczać limit 15-krotnego wynagrodzenia za pracę określonego w art. 8 ust. 4 u.z.g.

Ponowne zatrudnienie

W razie ponownego zatrudniania pracowników w tej samej grupie zawodowej pracodawca powinien zatrudnić tego, z którym rozwiązał stosunek pracy w ramach grupowego zwolnienia, jeżeli zwolniony pracownik zgłosi zamiar podjęcia zatrudnienia u tego pracodawcy w ciągu roku od dnia rozwiązania z nim stosunku pracy. Tak wynika z art. 9 u.z.g. Przepisy wskazują też, że pracodawca powinien ponownie zatrudnić pracownika w okresie 15 miesięcy od dnia rozwiązania z nim stosunku pracy w ramach grupowego zwolnienia.

Zgłoszenie przez pracownika zamiaru powrotu do zakładu pracy przed upływem roku od rozwiązania stosunku pracy może nastąpić przez każde zachowanie, które ujawnia ten zamiar w sposób dostateczny, np. pisemnie, ustnie, telefonicznie, za pomocą faksu czy poczty elektronicznej.

Skutki prawne nieprawidłowo przeprowadzonych zwolnień

Według orzecznictwa SN co do zasady jakiekolwiek błędy przy stosowaniu procedury zwolnień grupowych powodują uznanie nieprawidłowości wypowiedzenia umowy o pracę. To z kolei może skutkować orzeczeniem o bezskuteczności dokonanego wypowiedzenia i (stosownie do wyboru pracownika) przywróceniem go do pracy lub zasądzeniem odszkodowania, jeżeli umowa o pracę uległa już rozwiązaniu (art. 45 k.p.).

Jednak z orzecznictwa Trybunału Sprawiedliwości UE wynika, że nie każde uchybienie może skutkować podważeniem wypowiedzeń umowy o pracę. W wyroku z 13 lipca 2023 r. (sygn. C-134/22) TSUE orzekł, że pracownicy nie mogą domagać się przywrócenia do pracy lub odszkodowania z powodu naruszenia procedury zwolnień grupowych w przypadku uchybienia formalnego pracodawcy polegającego na niepowiadomieniu o zwolnieniach urzędu pracy. Do tej pory przyjmowano, że w takiej sytuacji wypowiedzenia umów mogą być kwestionowane.

Choć wyrok zapadł w sprawie dotyczącej pracownika zatrudnionego w Niemczech, to ma zastosowanie także do zwolnień grupowych przeprowadzanych w innych krajach UE, w tym w Polsce. Pracownik był zatrudniony w niemieckim przedsiębiorstwie od 1981 r. Spółka miała problemy finansowe i w październiku 2019 r. wszczęto wobec niej postępowanie upadłościowe. Decyzję o przeprowadzeniu zwolnień grupowych podjęto 17 stycznia 2020 r. W tym samym dniu przekazano informację w tej sprawie radzie zakładowej, ale kopii tego pisma nie przekazano do publicznej agencji zatrudnienia (niemiecki odpowiednik urzędu pracy). Rada uznała, że nie da się uniknąć likwidacji części etatów, wobec czego przygotowano plan zwolnień i 23 stycznia przesłano go do agencji zatrudnienia. Pięć dni później pracownik został poinformowany, że jego umowa zostanie rozwiązana. Wniósł powództwo do właściwego sądu pracy, żądając stwierdzenia braku rozwiązania stosunku pracy. W uzasadnieniu pozwu podniósł, że pracodawca nie przekazał do agencji zatrudnienia kopii informacji o planowanych zwolnieniach, w rezultacie czego naruszył procedurę zwolnień grupowych. Pracownik uznał, że z tego powodu wypowiedzenie jego umowy jest nieważne. Niemiecki sąd powziął wątpliwości co do stosowania unijnej dyrektywy 98/59/WE dotyczącej zwolnień grupowych i skierował w tej kwestii pytania prejudycjalne do TSUE.

Trybunał przypomniał, że pracodawca, który zamierza dokonać zwolnień grupowych, jest zobowiązany uprzednio do przeprowadzenia konsultacji w tej kwestii z przedstawicielami pracowników (w Niemczech ‒ z radą zakładową, w Polsce ‒ z organizacjami związkowymi). Przedstawiciele pracowników powinni otrzymać informację m.in. o:

• przyczynach zamierzonego zwolnienia,
• grupach pracowników, w których planowane są zwolnienia,
• okresie, w którym przewidywane są likwidacje etatów.

Kopię zawierającą dane przekazane przedstawicielom pracowników należy też przesłać właściwemu organowi władzy publicznej (w Niemczech ‒ publicznej agencji zatrudnienia, w Polsce ‒ właściwemu urzędowi pracy).

W tym kontekście powstała wątpliwość prawna, czy jeśli pracodawca uchybi temu wymogowi, to pracownicy mogą następnie kwestionować wypowiedzenie dokonane w ramach zwolnień grupowych i domagać się przywrócenia do pracy lub odszkodowania. TSUE odpowiedział na powyższe pytanie przecząco. Podkreślił, że celem konsultacji z przedstawicielami pracowników jest uniknięcie rozwiązywania umów o pracę lub ograniczenie ich liczby, a także, co do zasady, złagodzenie ich konsekwencji. Dyrektywa nr 98/59/WE w sprawie zbliżania ustawodawstw państw członkowskich odnoszących się do zwolnień grupowych przewiduje dwa rodzaje obowiązków:

• po pierwsze, pracodawca jest zobowiązany do informowania przedstawicieli pracowników i przeprowadzania z nimi konsultacji;
• po drugie, ma obowiązek powiadomienia o zwolnieniach właściwego organu władzy publicznej.

Przy czym powiadomienie organu władzy publicznej też jest dwojakiego rodzaju. Pracodawca bowiem ma obowiązek przesłania organowi informacji zawartych w komunikacie do przedstawicieli pracowników (pierwsze powiadomienie), a ponadto musi przedstawić urzędowi na piśmie także zamiar przeprowadzenia zwolnienia grupowego (drugie powiadomienie).

Te dwa obowiązki względem organu dotyczą jednak odrębnych etapów postępowania. Pierwszy należy spełnić, gdy pracodawca dopiero poweźmie zamiar dokonania zwolnień i przystępuje do konsultacji z przedstawicielami pracowników, drugi zaś ‒ gdy zatrudniający już przygotuje zamierzone zwolnienia grupowe. Informacje dotyczące założeń zwolnień grupowych zawarte w pierwszym powiadomieniu mają wyłącznie charakter informacyjny i przygotowawczy.

Celem obowiązku przesłania informacji właściwemu organowi publicznemu jest umożliwienie temu organowi antycypowania, w stopniu, w jakim jest to możliwe, negatywnych konsekwencji planowanych zwolnień grupowych, aby móc poszukiwać skutecznych rozwiązań problemów wynikających z tych zwolnień, gdy zostaną mu one notyfikowane. Jeśli weźmie się pod uwagę cel przesłania informacji oraz to, że następuje ono na etapie, na którym zwolnienia grupowe są dopiero planowane przez pracodawcę, nasuwa się wniosek, że działania właściwego organu władzy publicznej nie służą rozpatrzeniu indywidualnej sytuacji każdego z pracowników, lecz całościowej analizie planowanych zwolnień grupowych. W rezultacie ciążący na pracodawcy obowiązek przesłania właściwemu organowi władzy publicznej kopii zawierającej dane zawarte w pisemnym komunikacie do przedstawicieli pracow ników nie ma na celu przyznania ochrony indywidual nej pracownikom objętym zwolnieniami grupowymi.

Ważne! Z wyroku TSUE wynika, że niedopełnienie przez pracodawcę obowiązku przekazania urzędowi pracy informacji o planowanych dopiero zwolnieniach grupowych, określonych w art. 2 ust. 3 u.z.g., nie może stanowić podstawy do kwestionowania przed sądem legalności wypowiedzenia umowy o pracę. Z kolei naruszenie obowiązku zawiadomienia właściwego urzędu pracy o ustaleniach dotyczących grupowego zwolnienia wskazanych w art. 4 tej ustawy mogłoby być skutecznie podnoszone przez pracownika przed sądem.

W praktyce, jak wspomnieliśmy, interpretacja dokonana przez TSUE ma zastosowanie także do zwolnień grupowych przeprowadzonych w Polsce. Z art. 2 u.z.g. wynika obowiązek zawiadomienia związków zawodowych o przeprowadzeniu zwolnień grupowych (pisaliśmy o nim wcześniej). A równolegle z zawiadomieniem związków zawodowych ‒ lub przedstawicieli pracowników ‒ praco dawca musi przekazać PUP na piśmie takie same informacje jak związkom zawodowym.

Po zawarciu porozumienia lub po wydaniu regulaminu zwolnień grupowych, zgodnie z art. 4 u.z.g., pracodawca ma też obowiązek pisemnie zawiadomić właściwy PUP o przyjętych ze związkami zawodowymi ustaleniach dotyczących grupowego zwolnienia. Wypowiedzenie pracownikowi stosunku pracy (lub rozwiązanie stosunku pracy na mocy porozumienia stron) w ramach grupowego zwolnienia może nastąpić dopiero po powiadomieniu PUP (odmienne uregulowania dotyczą sytuacji, gdy do zwolnień grupowych dochodzi w wyniku zakończenia działalności przez pracodawcę). Jest więc to termin, w którym pracodawca najwcześniej może złożyć pracownikom wypowiedzenia. Z kolei skutek tego wypowiedzenia, czyli rozwiązanie stosunku pracy w ramach grupowego zwolnienia, może nastąpić nie wcześniej niż po upływie 30 dni od dnia zawiadomienia PUP.

Wyrok TSUE jest korzystny dla pracodawców w Polsce. Ogranicza w praktyce możliwość kwestionowania zwolnień grupowych. Do tej pory przyjmowano, że jakikolwiek błąd w procedurze wynikającej z u.z.g. powoduje, iż wypowiedzenie umowy dokonane w ramach tych zwolnień może być kwestionowane.

Odwołanie się pracownika do sądu pracy

Jak już wcześniej wskazaliśmy, naruszenie procedury zwolnień grupowych przez pracodawcę daje pracownikowi podstawę do odwołania się od wypowiedzenia z uwagi na wypowiedzenie umowy z naruszeniem przepisów. Sądy pracy przyjmują bowiem, że kodeksowe sformułowanie o naruszeniu „przepisów o wypowiadaniu umów o pracę” (art. 45 par. 1 k.p.) jest na tyle szerokie, że obejmuje również przepisy określone w innych ustawach, w tym w u.z.g.

Naruszenie procedury zwolnień grupowych nie zawsze oznacza, że wypowiedzenia będą sprzeczne z prawem. Jak uznał TSUE w omówionym wyżej wyroku z 13 lipca 2023 r. (sygn. C-134/22), niedopełnienie obowiązku zawiadomienia urzędu pracy o planowanych zwolnieniach grupowych (w Polsce tzw. pierwsze zawiadomienie) nie może stanowić podstawy do kwestionowania legalności wypowiedzenia umowy o pracę. Niedopełnienie pozostałych obowiązków, w tym złożenia tzw. drugiego zawiadomienia do urzędu pracy, tj. o ustaleniach dotyczących zwolnienia grupowego, już może skutkować podważeniem wypowiedzeń umowy o pracę i (stosownie do wyboru pracownika) przywróceniem go do pracy lub zasądzeniem odszkodowania, jeżeli umowa o pracę uległa już rozwiązaniu (art. 45 k.p.).

Jak zauważył SN w wyroku z 3 lutego 2006 r. (sygn. akt II PK158/05), przywrócenie pracownika do pracy na mocy prawomocnego wyroku sądu powoduje, że odpada podstawa prawna wypłaty odprawy pieniężnej. W innym wyroku, z 11 września 2007 r. (sygn. akt II PK 21/07), SN wskazał, że pracownik, który – odwołując się od wypowiedzenia umowy o pracę, złożonego na podstawie u.z.g.– domaga się przywrócenia do pracy, powinien liczyć się z obowiązkiem zwrotu wypłaconej odprawy. niezależnie od tego, czy kwestionuje istnienie przyczyny wypowiedzenia.

przeciwdziałanie negatywnym skutkom grupowych redukcji

Wsparcie dla zwolnionych pracowników

W przypadku przeprowadzania zwolnień grupowych pracodawca ma nie tylko obowiązek przestrzegania przepisów prawnych, lecz także podjęcia działań, które mają złagodzić ich skutki dla objętych nimi pracowników.

Wśród dostępnych form wsparcia szczególne znaczenie zyskuje outplacement, czyli programy aktywnego wspierania osób, które tracą zatrudnienie. Ich celem jest ułatwienie zwolnionym pracownikom odnalezienia się na rynku pracy, co przekłada się na zmniejszenie negatywnych skutków społecznych i ekonomicznych związanych z utratą zatrudnienia.

Outplacement może przybierać różne formy, w zależności od możliwości finansowych pracodawcy oraz specyfiki zwolnień. Mogą to być np. indywidualne sesje doradcze, warsztaty z zakresu poszukiwania pracy, pomoc w przygotowaniu dokumentów aplikacyjnych, a także organizacja szkoleń zwiększających kwalifikacje zawodowe. W szczególnych przypadkach, zwłaszcza gdy przedsiębiorstwo planuje znaczną redukcję zatrudnienia, outplacement może obejmować także wsparcie psychologiczne dla zwalnianych, co pozwala złagodzić stres związany z utratą pracy.

Korzyści z outplacementu są obopólne – zarówno dla pracowników, jak i dla pracodawcy. Z punktu widzenia tych pierwszych umożliwia to szybsze znalezienie nowego zatrudnienia, podniesienie kwalifikacji zawodowych lub nawet przebranżowienie się, co bywa konieczne w sytuacji zmieniających się realiów rynkowych. Z kolei dla tego drugiego działania te mogą wpłynąć na poprawę wizerunku firmy jako odpowiedzialnego pracodawcy, co ma znaczenie dla utrzymania relacji z pozostałymi pracownikami oraz ze środowiskiem biznesowym.

Przykład 5

Podsumowując, outplacement i inne formy wsparcia dla zwolnionych pracowników są ważnym elementem odpowiedzialnego podejścia do zarządzania procesem zwolnień grupowych. Ich wdrożenie wymaga nakładów finansowych i organizacyjnych, jednak korzyści płynące z takich działań, zarówno dla pracowników, jak i dla samego przedsiębiorstwa, są nie do przecenienia.

Rola związków zawodowych

W procesie zwolnień grupowych związki zawodowe stanowią główną reprezentację interesów pracowników oraz współpracują z pracodawcą w celu minimalizacji negatywnych skutków tych działań. Obowiązek konsultacji z zakładowymi organizacjami związkowymi, określony w art. 2 u.z.g., podkreśla istotność dialogu społecznego w przeprowadzaniu tego rodzaju redukcji zatrudnienia.

Pracodawca, planując zwolnienia grupowe, ma obowiązek rozpoczęcia konsultacji z działającymi u niego organizacjami związkowymi. Konsultacje te obejmują nie tylko ustalenie szczegółów dotyczących samego procesu zwolnień, lecz także analizę możliwości uniknięcia lub zmniejszenia ich zakresu. W myśl art. 2 ust. 2 u.z.g. konsultacje powinny dotyczyć m.in. przekwalifikowania lub przeszkolenia zawodowego pracowników objętych zwolnieniami oraz pomocy w znalezieniu innego zatrudnienia, co ma zminimalizować negatywne skutki społeczne wynikające z utraty przez nich pracy.

Pracodawca zobowiązany jest do pisemnego zawiadomienia związków zawodowych o szczegółach planowanego zwolnienia, zgodnie z art. 2 ust. 3 u.z.g. W zawiadomieniu tym należy uwzględnić m.in. przyczyny zwolnienia, liczbę pracowników objętych redukcją, grupy zawodowe, do których należą, kryteria doboru pracowników do zwolnienia, kolejność zwolnień, a także propozycje dotyczące świadczeń przysługujących pracownikom. Informacje te muszą zostać przedstawione w terminie umożliwiającym organizacjom związkowym zgłoszenie swoich propozycji (art. 2 ust. 4 u.z.g.).

Pracodawca jest także zobowiązany do przekazania dodatkowych informacji, jeśli mogą one mieć wpływ na przebieg konsultacji i treść porozumienia. Efektem konsultacji powinno być zawarcie porozumienia pomiędzy pracodawcą a zakładowymi organizacjami związkowymi, zgodnie z art. 3 ust. 1 u.z.g. Porozumienie to musi określać zasady postępowania w sprawach dotyczących pracowników objętych zwolnieniami oraz obowiązki pracodawcy w zakresie niezbędnym do rozwiązania spraw pracowniczych związanych z redukcją zatrudnienia. W przypadku braku porozumienia ze wszystkimi organizacjami związkowymi pracodawca zobowiązany jest uzgodnić jego treść z reprezentatywnymi organizacjami, które zrzeszają co najmniej 5 proc. pracowników zatrudnionych u pracodawcy (art. 3 ust. 3 u.z.g.). Jeśli zawarcie porozumienia nie jest możliwe, to pracodawca może ustalić zasady postępowania w regulaminie, uwzględniwszy w miarę możliwości propozycje przedstawione przez organizacje związkowe w trakcie konsultacji (art. 3 ust. 4). W przypadku gdy u pracodawcy nie działają zakładowe organizacje związkowe, konsultacje prowadzone są z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym w danej firmie (art. 2 ust. 7 oraz art. 3 ust. 5 u.z.g.).

Organizacje związkowe, poza rolą negocjacyjną, mogą także inicjować działania alternatywne wobec zwolnień grupowych. Współpraca z pracodawcą może obejmować propozycje:

• reorganizacji zatrudnienia,
• czasowego zmniejszenia wymiaru czasu pracy,
• wprowadzenia programów dobrowolnych odejść czy
• przeszkolenia zawodowego.

Związki mogą również wspierać pracowników w kwestiach prawnych, np. pomagając w sporządzeniu odwołań od decyzji pracodawcy czy wniosków o dodatkowe świadczenia.

Ważne! Zaangażowanie związków zawodowych w proces zwolnień grupowych ma kluczowe znaczenie nie tylko dla ochrony interesów pracowników, lecz także dla zwiększenia transparentności działań pracodawcy.

Konsultacje i porozumienia zawierane z organizacjami związkowymi przyczyniają się do ograniczenia konfliktów oraz budowy zaufania w relacjach społecznych, co jest szczególnie ważne w sytuacjach wymagających restrukturyzacji zatrudnienia.

Alternatywy dla zwolnień

W obliczu konieczności ograniczenia kosztów zatrudnienia pracodawcy nie zawsze muszą decydować się na radykalne kroki, takie jak zwolnienia grupowe. Wiele przedsiębiorstw, zamiast sięgać po redukcję zatrudnienia, rozważa alternatywne rozwiązania, które pozwalają na utrzymanie kadry pracowniczej przy jednoczesnym dostosowaniu kosztów do bieżących możliwości finansowych. Jednym z najczęściej stosowanych środków jest reorganizacja zatrudnienia, która może obejmować zmiany w strukturze organizacyjnej firmy, takie jak połączenie działów, zmniejszenie liczby stanowisk kierowniczych czy wprowadzenie rotacyjnych grafików pracy. Takie działania pozwalają na bardziej efektywne wykorzystanie zasobów ludzkich bez konieczności zwalniania pracowników.

Rozwiązania te pozwalają przedsiębiorstwom na zachowanie stabilności i elastyczności w obliczu trudnych warunków ekonomicznych, jednocześnie minimalizując negatywne skutki dla zatrudnionych.

Przykład 6

Wnioski

Proces zwolnień indywidualnych i grupowych jest wyzwaniem, które wymaga odpowiedzialności i współpracy obu stron. Transparentność działań, znajomość prawa oraz otwartość na dialog społeczny mogą znacznie złagodzić negatywne skutki tego procesu ‒ trudnego zarówno dla pracodawców, jak i dla pracowników ‒ przyczyniając się do utrzymania zaufania i stabilności w środowisku pracy.

▶ Pracodawca, który planuje zwolnienia grupowe, musi tę decyzję skonsultować z zakładowymi organizacjami związkowymi lub przedstawicielami pracowników, jeśli związki zawodowe nie działają w przedsiębiorstwie. Informacje o planowanych zwolnieniach muszą być przekazane w sposób szczegółowy, obejmując przyczyny zwolnień, kryteria doboru pracowników, harmonogram oraz propozycje wsparcia dla zwalnianych osób. Kryteria doboru muszą być jasne, obiektywne i zgodne z zasadą równego traktowania. Pracodawca powinien także zadbać o transparentność procesu, co pozwala zbudować zaufanie wśród pracowników oraz ograniczyć ryzyko konfliktów. Ważnym elementem jest również współpraca z urzędami pracy oraz wdrażanie programów wsparcia, takich jak outplacement.

▶ Proces zwolnień grupowych wiąże się z ryzykiem popełnienia błędów, które mogą skutkować negatywnymi konsekwencjami prawnymi i wizerunkowymi dla pracodawcy. Do najczęstszych uchybień należy brak konsultacji ze związkami zawodowymi lub z przedstawicielami pracowników, co jest niezgodne z przepisami i może prowadzić do roszczeń odszkodowawczych. Innym błędem jest stosowanie niejasnych lub dyskryminujących kryteriów doboru pracowników do zwolnienia, co naraża pracodawcę na zarzut naruszenia zasad równego traktowania. Często spotykane jest także niewdrożenie odpowiednich działań wspierających dla zwalnianych pracowników, takich jak pomoc w poszukiwaniu nowego zatrudnienia czy organizacja szkoleń. Nierzadko dochodzi również do nieprzestrzegania terminów czy lekceważenia formalnych wymogów, np. w zakresie zgłaszania zwolnień do urzędów pracy. Wiele przedsiębiorstw ignoruje także możliwość zastosowania alternatywnych rozwiązań, takich jak reorganizacja zatrudnienia, czasowe zmniejszenie wymiaru czasu pracy czy programy dobrowolnych odejść.

▶ Dla pracowników kluczowe jest aktywne korzystanie z dostępnych narzędzi wsparcia, np. szkoleń, doradztwa zawodowego czy programów przekwalifikowania. Znajomość przysługujących praw, tj. dotyczących odprawy czy możliwości odwołania od decyzji pracodawcy, stanowi ważny element ochrony interesów pracownika. ©℗